第五章 結論與建議
第三節 進一步研究建議
一、以中文檔案描述內容標準進行個案研究
由於檔案描述內容規則所規範的描述資訊，包括檔案資料本身和檔案 來源資訊二大類，列出的描述項目超過 30 項。又檔案資料的多樣性，依來 源有官方公文檔案、民間契約文書、以及個人和家族典藏等，且載體又有 紙質文書、圖像資料、影音紀錄、多媒體檔案、和電子文件等多元化類型。
未來可以本研究成果為草稿，進行各類型檔案典藏描述的個案研究，以實 務瞭解檔案描述作業中複雜的資訊取捨與決策依據等議題。
二、就檔案描述資訊開放查詢與取用，進行使用者需求與行為研究
國內檔案典藏機構，有如教育部、外交部等政府機關檔案典藏單位；
有國史館、臺灣文獻館等史實編纂機構；有中研院近史所與臺史所等學術 研究機構。不同檔案典藏機構因應母機構屬性不同，對於檔案典藏與開放 利用發展亦有所差異，因此，作為檔案描述資訊開放查詢與內部管理的基 礎工作，應就檔案描述資訊，進行使用者需求與行為研究，主要使用者應 區分為外部讀者與內容管理人員，以瞭解不同使用族群使用檔案的真正需 求與行為模式，據以調整檔案描述內容規範。
參考書目
一、中文參考書目
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廖彩惠 (2006)，「我國與加拿大檔案編排描述之比較」 檔案季刊 5(3)：
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蔡青芳 (2003)，「照片檔案編排與描述之研究」，國立政治大學圖書資訊與 檔案學研究所，碩士論文。
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二、英文參考書目
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附錄
附錄一 專家焦點座談大綱
Q1：檔案整編時，依遵資料結構標準(如 EAD、MARC21)與資料內容標準 (APPM、RAD)的必要性，理由為何？
Q2：在檔案描述(著錄)實務上，現行遵循或參考哪些規範？是否滿足著錄時的需 求或遭遇困難？
我國「國家檔案描述作業手冊」於民國 95 年一月頒布，鑑於國家檔案描述 需要，並便於國際間檔案資訊交換，我國國家檔案描述格式在制定時分析 EAD、
MARC AMC、ISAD(G)、Dublin Core 等國內外各主要檔案描述格式之特點與應 用情形，屬紙質類型者，採檔案描述編碼格式(Encoded Archival Description,簡 稱 EAD)著錄；屬特殊媒體類型者，採視覺資源協會視覺資源核心項目(Visual Resources Association Core,簡稱 VRA)格式著錄。(檔案管理局，國家檔案描述 作業手冊(臺北市：檔案管理局，民國 95 年)，頁 i-2)
Q3：DACS 制定目的在於提供一致性規範，適用範圍可容許多元層次描述與適 用各種型態檔案，各單位適用的可行性為何？
DACS 宣稱可適用不同載體的檔案資料、檔案產生者、各級控制層次、以及 數位化物件。
Q4：依據各單位典藏檔案的特性，DACS 所規範的項目是否能夠成為著錄時的 指引？(三大部分共計十四章)那些項目應加以規範？
根據調查，彙整國內中研院近史所、中研院台史所、國史館和檔案管理局，
初步獲得各機構皆著錄的欄位僅有 2.1 參考代碼、2.3 題名、2.4 日期等三項目；
至少有一機構著錄的欄位則有：
2.1 參考代碼 ith 1、2；dmh 1、2；na 1
2.2 典藏單位的名稱與位置 dmh 1；na 1
2.3 題名 imh 2；ith 2；dmh 2
2.4 日期 imh 1、2；ith 1、2
2.5 數量 imh 4；na 1、3、4
2.6 產生者名稱 imh 4；ith 1、4；na 3
2.7 行政/傳記歷史 imh 1；ith 1、4；dmh 1
3.1 範圍與內容 imh 1、2；ith 1、2、3；dmh 2、3；na 1、3
3.2 編排系統 imh 1；ith 3
4.1 管理使用狀況 dmh 4
4.2 實體取得狀況 dmh 3、4；na 4
4.4 複製品的取得與使用狀況 ith 1、2、3；dmh 3、4；na 3
4.5 資料語言與字體 imh 4；dmh 3、4
4.6 檢索工具 ith 1
5.1 典藏歷史 imh 1；dmh 3
5.2 採訪的直接來源 imh 1；dmh 3
6.1 原件現存的位置 imh 1；dmh 1
6.4 出版註 imh 1
7.1 附註項 ith 1
註：代碼意義，imh- 中研院近史所、ith- 中研院台史所、dmh- 國史館、na- 檔 案管理局；1- 全宗、2- 系列、3-案卷、4- 案件。
Q5：DACS 每個項目的規範內容包括目的與範圍、一般規則、細項規範、以及 EAD 元素與 MARC21 欄位的範例，是否滿足著錄時參考指引？
Q6：DACS 由 SAA 組成任務小組，網羅各種典藏機構的專業人士參與(包括國 會圖書館、大學圖書館、與博物館等，但 NARA 則未參與其中)，可以作為國內 檔案界效法？
附錄二 學者專家焦點座談紀錄
時間：2009.06.10 14:00~16:30 地點：政治大學百年樓211教室 主持人：薛理桂
出席人員：王麗蕉、洪一梅、張玉華、陳怡佩、彭文琁、楊淑華、廖彩惠、劉 淑慎、蔣光菊
記錄者：顏佩貞
一、 主持人致詞 (略)
二、 焦點討論
Q1：檔案整編時，依遵資料結構標準(如EAD、MARC21)與資料內容標準(APPM、
RAD)的必要性，理由為何？
王：
國內大多遵從EAD的資料結構標準，但只有EAD的格式，很難了解每一個 欄位要如何著錄，每位作業人員也有不同的想法，沒有一套規範的話，著錄出 來的內容會很不一致。EAD宣稱每一個層次都可適用，但實際上著錄的問題滿 大。比如地名的著錄，全宗層次可以著錄「台灣省」包含整個範圍，但到案卷 或案件就不知道要著錄省、縣(市)、鄉(鎮)、鄰(里)、或是土名等到哪一種層級，
要具體還是廣泛？
在實務工作上面，發現國內的檔案內容描述標準較缺乏，雖然檔案局有國 家檔案描述著錄手冊，但還是沒辦法解決一些實務問題。尤其我們處理民間檔 案，像是古契書的部分，要如何分類與命名，史學界也還在討論，所以當時我 們參考了DACS的標準、國內單位的規範。但在查找時，並沒有發現國內單位有 一個公開的內容著錄標準(可能內部有，但未公開)。我覺得有內容描述標準是有 其必要性的。
還有年代的問題，在全宗與案卷、案件著錄的年代是不一樣的，清代、日 治時期的檔案日期不一致，是否要有個規範以西元紀年統一？還有資料的來源 可能也不是太清楚，這樣我們參考的依據在哪裡？
劉：像土地文書上面用的是舊曆，在換算到西元紀年時，要換算到年就好？還 的時候應著錄清代的地名，但考慮到資料庫或Finding Aids的形式，必須著錄現 代的地名。我剛看到DACS都有把它著錄出來，考慮到管理的需要，以及之後轉
張：
以民國紀年的，參加數典之後才轉為西元紀年，配合新系統的開發，再請廠商 轉置。然後遵循數位典藏後設資料小組給的規範，我們的規範可以說是從那發 展下來的。
後來我發現每個全宗都有自己的特質，好像不能完全用同一個規範。比如 地名，一般院轄市不註記省份，縣市會註記省份，但後來的蔣經國、李登輝檔 案，只註記省份或縣市好像不太足夠。因為李登輝總統常下鄉鎮，如果只註記 彰化縣、台南縣縣名，好像沒多大意義。所以面對不同的檔案，欄位的註記都 會做些調整。
對著錄人員或讀者來說，當然希望註記越詳細越好。而我設定的族群是現 在還在唸書的學生，希望他們可以知道台灣的各鄉鎮是在那個縣市，所以欄位 的註記也會有所調整。
蔣：雖然剛科長提到全宗的著錄會做一些調整，但實際著錄的人員都會希望檔 案的著錄，在地名、紀年、字體的寫法在著錄上可以一致，希望盡量以原檔為 準。
薛：
系列的題名可能以產生單位，加上資料主題或資料類型。案卷可能就不加單 位，而直接從主題命名，但主題要怎樣呈現？要用多少的字？目前國內這方面 好像沒有明確的規範？
目前可能有資料結構的標準，但是對資料內容的標準，可能還不太足夠。但 後設小組訂出的還是資料結構標準，內容描述標準還是各單位自訂。資料結構 標準與內容描述標準是不一樣的東西，但以往大家容易混淆。雖然檔案局有制 訂國家檔案描述的手冊，但會不會不夠詳細？或多舉一些著錄範例？所以資料 結構標準與資料內容標準的必要性是不容置疑的。
=>初步結論
各機構進行檔案整編時，皆依機構需求，例如數位典藏、機關檔案管理、資料 庫系統建置、或典藏管理等因素，除了格式(結構)、欄位(元素)規範外，亦有部 分關於內容著錄的原則性規定。為確保資料內容一致性和著錄品質，不論資料
各機構進行檔案整編時，皆依機構需求，例如數位典藏、機關檔案管理、資料 庫系統建置、或典藏管理等因素，除了格式(結構)、欄位(元素)規範外，亦有部 分關於內容著錄的原則性規定。為確保資料內容一致性和著錄品質，不論資料