加拿大 RAD 檔案描述規則

加拿大檔案界歷經 20 餘年努力，終於在 1993 年完成加拿大《檔案描述規 則(Rules for Archival Description, RAD)》¹⁷。RAD依據來源原則，用以產生「查 檢工具」形式的檔案描述規則，其主要目的在於(1)辨識檔案來源、產生時間、

數量及其實體特徵；(2)提供行政管理資訊；(3)提供檔案內容。¹⁸

1998 年加拿大檔案描述委員會(Canadian Committee on Archival Description, CCAD)開始思考RAD的修訂，其中接受美國檔案界邀請參與有關APPM相容於 EAD的討論，共同在 2001 年參加CUSTARD計畫。並以 2003 年CUSTARD計畫的 成果DACS作為其RAD第二版修訂的基礎，持續修改各章節條文規範內容，促使

17 Canadian Committee on Archival Description, Rules for Archival Description (Ottawa: Bureau of Canadian Archivists, 1990).

18 薛理桂，「國際與北美地區檔案描述標準發展現況」，圖書館學與資訊科學 30:2 (民 93 年 10 月)：63。

19 Canadian Committee on Archival Description, Toward a Second Edition of RAD: A Report (June 2005), 3-4.

20 Canadian Committee on Archival Description, Rules for Archival Description, 2008 version (Ottawa: Bureau of Canadian Archivists, 2008), xxiii-xxv.

為二部分：第一部分是處理描述檔案本身的資訊；第二部分是處理決定標 目和建立檢索點的參照資訊。兩部分規則的處理皆從整體性到特定性。

第一部分：描述

第一章是描述的整體性規則，再依資料類型依次規範多媒體、文字性文 書、圖像資料、製圖資料、建築和工藝圖、動畫、聲音紀錄、電子文書、

微縮紀錄、物件、集郵文書、以及個別單件等 12 章。第一章的描述項目，

共有九項，簡述如下。

1. 題名與責任項(Title and Statement of Responsibility Area)

可在所有層級中描述。例如提名包含正式題名與提供提名。如果檔案已 有一個正式題名，即照錄。正式題名很少存在於全宗與系列層級，大多 存在於案卷與件層級中，並且比較常見於非文字資料中。如果沒有正式 題名，就要基於全宗、副全宗或系列的內容提供一個題名，提供題名由 一個名稱元素(即產生檔案的個人、家族或團體)與代表檔案特質元素，

以某一個人全宗為例，全宗名稱可取為 Joe Smith fonds 或 Jones Family fonds 等。

2. 版本項(Edition Area)

僅在件(item)層級描述。在超過一種的文件形式時，版本項才會被使用，

其包含兩個元素，一是版本的聲明、及與此版本相關的責任聲明，通常 版本項是被使用在出版品中，但也可以用在未出版的文件上。

3. 特殊細節項(Class of Material Specific Detail Area)

可用在所有層級的描述上。例如製圖檔案、建築工藝圖的比例、設計、

類屬等。

4. 產生日期項(Date(s) of Creation Area)

可用在所有層級的描述上。日期包含檔案資料最早以及最近的日期，在 其描述的層次中依其單位被描述。

5. 實體描述項(Physical Description)

可用在所有層級的描述上。高廣度是實體描述區的一部分，包含「其他 實體細節、「尺寸」以及項目層級的「附件）」，高廣度是用來測量文件 檔案的長度與精確計算照片或地圖的數量，高廣度元素中應說明資料有

多少數量及擁有什麼。

6. 出版者系列項(Publisher’s Series Area)

僅在件(item)層級描述。僅在出版或作家系列中特殊的單元特徵中被描 述。

7. 檔案描述項(Archival Description Area)

全宗層級的行政歷史或傳記概略，亦可在系列層級中應用。範圍與內容 可在所有的層級中被描述。行政歷史應包含日期、功能職掌的授權、範 圍、先前與後來的組織團體、行政管理關係、及行政管理架構等；傳記 概略應包含名稱、居住地、教育、工作、生活與活動等。

8. 附註項(Note Area)

可用在所有層級的描述。提供原本描述項之外與檔案相關資訊的描述機 會。

9. 標準號碼項(Standard Number Area)

唯有在件(item)層級描述。例如 ISBN、ISSN、或任何被認可的標準號 碼。

第二部分：檢索點

RAD內容的編排，為檢索的標目與參見。簡述如下：²¹

1. 檢索點的選擇(Choice of Access Points)

檢索點的選擇有三大類：(1)來源檢索點：用於全宗及系列層級，包含 人物、團體機構、家庭。(2)作者檢索點：用於系列、案卷、件的層級，

用人名、作者、題名、責任描述等。(3)其他非主題檢索點。

2. 人物標目(Headings for Persons)

如名字的選擇：不同名字之間的選擇(廣為人知的名字、筆名)，相同名 字不同形式的選擇(完整、語言、手跡、拼字)。

21 Canadian Committee on Archives Description, Rules for Archival Description,

<http://www.cdncouncilarchives.ca/archdesrules.html> (25 July 2009)

3. 地理名稱(Geographical Names ) 選擇大家熟知與通用。

4. 機關團體標目(Headings for Corporate Bodies)

選擇的順序是：(1)機關團體發行的出版品中所用的名稱；(2)參考來源 中出現的名稱；(3)在全宗檔案中出現的名稱。

5. 參見(Reference)

針對人名、地名、機關團體的參見。

二、描述項目的組成與編碼

RAD 的描述項目規則的組成，以第一章描述的整體性規則而論，主張 是基於尊重全宗的檔案原則與 General International Standard Bibliographic Description (ISBD(G)的架構。共計九大項的規則中，除了一般性規則外，

描述項目歸納為題名與責任項、版本項、資料特殊細節項、產生日期、實 體描述項、出版者系列項、檔案描述項、附註項、以及標準號碼項，各大 項皆有初步規則說明。

以題名與責任項為例，其組成與編碼如下：

1. 初步規則 (Preliminary rule) 2. 專有題名 (Title proper)

3. 一般資料命名 (General material designation)：包括多媒體、文字性資 料、動畫、建築工藝圖等載體類型，是選擇性使用的規則。

4. 並列題名 (Parallel titles)

5. 其他題名資訊 (Other title information)

6. 責任敘述 (Statements of responsibility)：僅提供在單件層次的描述。

RAD 2 中各項描述規則中，其描述項目組成架構與編碼系統並未一致 性。且版本、出版者系列、以及標準號碼等三項，皆僅提供單件層次描述 時所用。對於檔案產生者之重要來源資訊，以及編排系統的結構資訊，皆 未能清楚說明與規範。