第二章 文獻探討
第一節 國際檔案描述專業標準之發展
回顧檔案描述專業標準發展，必須要追溯至 19 世紀荷蘭三位著名檔案學者 所出版的編排與描述手冊(通稱荷蘭手冊)，本書不僅確立檔案全宗與尊重原始 順序之編排理論性基礎，更闡明檔案描述的方法與工具，出版迄今已有百餘年 歷史，是深受歐美檔案學界推崇。而自 20 世紀中葉，檔案管理隨電腦科技的發 展，亦邁入現代化管理另一里程，國際檔案學會分別就檔案內容(content)和檔 案脈絡(context)資訊描述規範，於 1990 年代制定的 ISAD(G)與 ISAAR(CPF)之 國際檔案描述標準，以促成國際檔案資訊交換與共享，並作為各國制定國家標 準的依據，並於 21 世紀隨資訊網路環境的進展，分別於 2000 年及 2004 年重新 修訂與公布。
茲就前述荷蘭手冊、ISAD(G)和 ISAAR(CPF)等三種重要的檔案描述專業標 準的制定及其主要架構與規範內容，簡述如下：
一、 荷蘭手冊
三位著名荷蘭檔案學者(Muller、Feith、Fruin)於 1898 年通力完成
《Handleiding Voor Het Ordenen En Beschrijven Van Archieven》，1920 年再 版 。 1968 年 在 美 國 出 版 英 文 版 本 《 Manual for the Arrangement and Description of Archives》。如依英文版本可將其中譯為：「檔案編排與描述 手冊」，該手冊又通稱為「荷蘭手冊」。
全書共有 6 章，分別闡述全宗概念、編排系統、檔案文獻描述、編製 檔案目錄(Inventory)、檔案描述的進一步發展、慣用名詞與符號，總計 100 條關於檔案編排與描述的規範。
荷蘭手冊的主要內容架構與規範重點如下：
第一章檔案館藏的來源與組成：規範條文內容包括全宗定義、檔案全宗為 有機成長體、有關行政單位或個人都可形成檔案全宗、檔案館典藏檔案的 來源、有關參照的概念、以及全宗不可分散之概念與分散的處置等。
第二章檔案文件的編排：檔案全宗的系統性編排、編排系統必須基於全宗 原有組織、編排必須儘可能重建其原始順序、編排考量史學研究興趣應視 為次要條件、同一案卷檔案不可分散、遺失文件的處理等。
第三章檔案文件的描述：檔案全宗描述重點為檔案目錄(inventory)、檔案人 員對全宗形成背景有明確概念、先描述系列與案卷以取得整體觀點、檔案 目錄應包含內容描述、文件年代、內含系列、案卷與件等。
第四章編製檔案目錄：主要針對編製檔案目錄的各種情況加以規範，包括 檔案與手稿應有明顯區別、行政機構變革時全宗的處置、不同類型檔案文 件的編排依據(如土地契約應依地理劃分、個人資產文件應以姓名字順排 序)、檔案全宗應提供索引、每一檔案文件都需提供一題名及其存放位置之 描述等。
第五章檔案描述的進一步發展：製作年表以說明檔案全宗重要的內容、原 有文件不存在時可以抄本替代、檔案人員應熟悉館藏中最重要的文件加以 公開等。
第六章慣用名詞與符號：不同檔案目錄應採用一致性的術語、對各種檔案 文件如帳冊與法律文件等應加以區分不同程序產生文件的形式、年代與日 期表示方式與符號規範等。
荷 蘭 手 冊 出 版 已 有 百 餘 年 歷 史 ， 美 國 檔 案 學 家 謝 倫 伯 格 (T. R.
Schellenberg)稱之為「現代檔案人員的聖經」(A Bible of Modern Archivists)，2 由全書架構與規劃可窺見作者們對檔案編排與描述整體性的主張與系統化 詳細的陳述。
二、 ISAD(G)[國際, 1994, 2000]3
國際檔案理事會(International Council on Archives, ICA)於 1994 年出版
《 國 際 檔 案 描 述 標 準 (General International Standard Archival Description,
2 Schellenberg, T. R., Appraisal of Modern Public Records (Washington: National Archives and Records Services, 1956), 175.
3 ICA Committee on Descriptive Standard, ISAD(G): General International Standard Archival Description, 2nd ed. (Ottawa: International Council on Archives, 1999).
ISAD(G))》，作為國際間各檔案工作人員描述檔案資料時參考規範。標準中 共包括 26 項基本描述元素，整體架構是依圖書館界所通用的《國際書目著 錄標準(International Standard Bibliographic Description(General), ISBD(G)》為範 本所制定。
ISAD(G)第二版的修訂起源於第一版中 5 年後修正的宣告，在 ICA 所 屬檔案描述委員會(Commission on Descriptive Standard, CDS)召集修訂會 議，並廣徵各國檔案學界的意見討論，於 2000 年公告 ISAD(G)第二版，仍 維持 26 條基本元素的規範條文。
ISAD(G)制定目的在於：(1)確保檔案描述的一致性、合適性與自我解 釋。(2)協助檔案資訊的檢索與交換。(3)促使檔案權威資料達到分享。(4) 整合各檔案機構的檔案描述資訊，成為一致性的資訊系統。4
ISAD(G)是融合資料內容資訊在資料結構規範上，亦有多個國家正式採 行。5 其主要架構與規範內容，簡述如下：6
1. 多元層次描述 (Multilevel Description)
2. 多元層次描述規則 (Multilevel Description Rules)
說明檔案從一般到特定的描述原則，有關描述層次的資訊，以及描述的 連結等。
3. 辨識項 (Identity Statement Area)
用以辨識有關檔案描述單元的重要資訊，包括：參考代碼、題名、日期、
描述層次、描述單元的數量等。
4. 背景脈絡項 (Context Area)
有關檔案描述單元的來源與蒐藏資訊，包括：產生者名稱、行政/傳記 歷史、檔案歷史、徵集或移轉的直接來源等。
4 ICA Committee on Descriptive Standard, ISAD(G): General International Standard Archival Description, 2nd ed. (Ottawa: International Council on Archives, 1999), 8.
5 Roe, Kathleen D., Arranging & Describing Archives and Manuscripts, (Chicago: SAA, 2005), 95-96.
6 ICA Committee on Descriptive Standard, ISAD(G): General International Standard Archival Description, 2nd ed. (Ottawa: International Council on Archives, 1999), 8-9.
5. 內容與結構項 (Content and Structure Area)
有關檔案描述單元之主題性質和編排等資訊，包括：範圍與內容、鑑定、
銷毀與保存資訊、累加、編排系統等。
6. 取用與使用狀況項 (Conditions of Access and Use Area)
包括取用管理狀況、重製管理情形、資料語文/書寫體、實體特性與技 術需求、查檢工具等。
7. 相關資料項 (Allied Material Area)
主要是與檔案描述單元有重要關連的資訊，包括：原件存放位址、複本 存放地點、相關單元描述、出版註。
8. 附註項 (Note Area)
特殊資訊，和其他大項未能表達的資訊。
9. 描述控制項 (Description Control Area)
本項之目的在於規範檔案描述是由何人、何時、如何呈現的，包括資訊 有：檔案人員註、規則或協定、描述日期等。
三、 ISAAR(CPF) [國際,1996, 2004]7
由國際檔案理事會 (ICA)特別組成描述標準委員(Commission on Descriptive Standards, ICA/CDS)於 1993-1995 年針對檔案權威紀錄(團體、
個人與家族)所研擬的國際標準，並在 1996 年公布第一版《國際檔案權威 紀錄標準：團體、個人與家族(International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families, ISAAR(CPF))》。在 2000-2004 年間委員會主要任務是修訂 ISAAR(CPF)任務。2004 年公布第 二版，是歷經五年的修訂過程。
ISAAR(CPF)是提倡一致性、適當的與自我解釋的團體、個人與家族的 描述之準備，以支援檔案權威紀錄的分享。目的在於與現存國際標準相 容，並可作為發展國家標準的基石。ISAAR 最主要目的是提供文書產生者
7 International Council on Archives, International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, 2nd ed. (Paris: ICA, 2004).
與文書產生背景等檔案描述標準化的一般性規則，進而提供下列功能：
根據文書背景包含連結到不同變化的描述之供應，取用在實體上是分 散的檔案與文書，
藉由使用者對檔案與文書產生與使用背景等瞭解，使其獲得在意義上 與重要性的更佳解釋；
明確辨識文書產生者在不同實體關係的描述，特別是記載團體組織的 行政改變，或是人物在個人或家族的環境的變化；
作為機構、系統或網路上描述紀錄的交流。
且依據標準所形成的檔案權威紀錄亦可作為檔案描述單元中控制名稱形 式與辨識團體、個人或家族命名的檢索點。
ISAAR(CPF)第二版是第一版(1996)的擴展與重新建構，1996 年版包括三 大部分(area)：權威控制項(Authority Control Area)、資訊項(Information Area)、和附註項(Notes Area)；第二版則是包含四大部分：辨識項(Identity Area)，如同第一版的控制項；描述項(Description Area)，類似資訊項；關 連項(Relationships Area)；以及控制項(Control Area)，類似附註項。
檔案權威紀錄的描述元素，構成下列四大項資訊：
辨識項：唯一辨識實體的資訊，包含描述與定義紀錄標準化檢索點。
描述項：包含實體的本質、背景與活動的相關性資訊。
關連項：記載與描述與其他團體、個人與家族的關係。
控制項：記載唯一性的權威紀錄如何、何時、以及由何機構產生與維 護
針對前述三種檔案描述規範及相關標準，就其制定年代、負責機構、規範 層次、核心內容、標準化強度，參見表 2-1。
表 2- 1：三種檔案描述專業標準比較 名稱
項目 荷蘭手冊 ISAD(G) ISAAR(CPF)
制定年代
1898 年初版，1920 年再版。1968 年在美 國出版英文。
1994 年第一版，2000 年公布第二版
1996 年第一版，2004 年公布第二版 (Inventory)
融 合 資 訊 內 容 與 資
國際檔案理事會於 1990 年代制定 ISAD(G)與 ISAAR(CPF)，並自 2000 年 以來陸續修訂，兩者主要是規範資料結構標準，但亦將資料內容的規則融入其 中，一是針對檔案智能內容、一是關注在檔案產生來源，國際檔案學界共同努 力所制定的檔案描述專業性國際標準。