第二章 文獻探討
第二節 DACS 的制定沿革與概念原則
1983 年，美國國會圖書館為了使《檔案與手稿機讀編目格式》(MARC Format for Archival and Manuscripts Control, MARC AMC)之交換格式運用時，有 編目手冊可以依循，制定《檔案、個人文件和手稿編目手冊》(Archives, Personal Paper, and Manuscripts Cataloging Manual, APPM)；1989 年由美國檔案人員學會 (SAA)出版第二版，全稱改為《檔案、個人文件和手稿：檔案典藏機構、歷史 學會和手稿圖書館的編目手冊》((Archives, Personal Paper, and Manuscripts：A Cataloging Manual for Archival Repositories, Historical Societies , and Manuscript Libraries)，仍簡稱APPM。8
APPM 第二版的架構，主要區分為二大部分：
Part I Description
第一部分描述，包括一般通則、題名及責任項、版本項、資料與出版特 殊細節項、日期項、實體描述項、文件系列項、附註項等。
Part II heading and uniform title (標目與劃一題名)
包括檢索點選擇、個人標目、地理名稱、團體標目、劃一題名等章節規 範。
由於 APPM 第一版是由美國國會圖書館制定，一方面深受圖書館 MARC 格 式標準與 AACR2(英美編目規則)影響，一方面為了與其他圖書館資源相容，因 此 APPM 不論在架構上、內容上、甚至是術語方面，皆與圖書館編目規範類似。
隨 90 年代Internet普及與WWW興起，MARC 21、EAD等關注於結構格式 規範的討論與標準的制定較為完備後，2001 年SAA接受美國國家人文基金會贊 助，組成「美加檔案描述任務小組」 (Canadian-U.S. Task Force on Archival Description, CUSTARD)，投入一項聯合美國與加拿大之描述標準的跨國計畫，
期望可產生一內容標準以取代APPM與RAD，並容納ISAD(G)與ISAAR(CPF)所 有資料元素，以及適用於所有類型的檔案描述。9
8 Steven Hensen, Comp., Archives, Personal Papers and Manuscripts, 2nd ed. (Chicago: Society of American Archivists, 1989).
9 Society of American Archivists, Describing Archives: A Content Standard (Chicago: Society of American Archivists, 2004), v.
CUSTARD 主要目的有下列三點：
1. 透過檔案描述提供取用檔案資料，至少可依來源加以取用。
2. 記載檔案資料的背景脈絡(context)、內容(content)與結構(structure)，以 促進檔案資料的理解。
3. 記載檔案的典藏保管歷史、編排系統、及其產生與使用，以建立檔案的 真實性。10
在CUSTARD跨國計畫的努力下，終於 2004 年正式出版「描述檔案：內容 標準」(Describing Archives: A Content Standard，簡稱DACS)。11 DACS所遵循 的檔案編排與描述原則：檔案館管理與藏品之描述主要根源於檔案的特性、其 產生的背景、和二百年的檔案理論。12 以下將闡述DACS分別從四大面向 (一、
檔案資源的特性；二、編排與描述的關係；三、檔案描述的特性；四、檔案資 料的產生者)，以及與其對應的八大原則，分述於下。
一、 檔案資源的特性
檔案是個人或組織活動自然產生的結果，並非刻意所造成的產品，因 此，檔案的產生是自然的彙集、漸進的與連續性的成果。
原則 1 ：檔案紀錄所具備獨特性(唯一性)的特質
一直以來，所謂的檔案是指個人或組織所產生的文件，具有機成長的特性 及長期累積性，並且具有持續保存的價值。檔案反映出的特定主題、形式 等，使檔案紀錄具備獨特性與唯一性的特質，此特質是檔案編排與描述需 加以呈現的。
原則 2：尊重全宗原則是檔案編排描述的基礎
由個人或組織所產生、累積以及維護的檔案，必須要保存在一起，無論其 產生的個人或組織是否仍然存在，必須依據其原始的順序彙集，而不能和
10 Society of American Archivists, CUSTARD Project；轉引自薛理桂，「國際與北美地區檔案描 述標準發展現況」，圖書館學與資訊科學 30:2 (民 93 年 10 月)：64。
11 Society of American Archivists, Describing Archives: A Content Standard, v.
12 Society of American Archivists, Describing Archives: A Content Standard, xi-xv.
其他不同個人或組織所產生的檔案混合，即所謂的尊重全宗原則，且有兩 個附帶的原則──來源原則及原始順序原則。來源原則是指同一個人或組 織所產生的全宗必須一起呈現，並且和其他組織或個人所產生的檔案有所 區隔，檔案的來源必須被明確的反映在描述上面；原始順序原則指不論是 檔案實體或是智能方面的描述，都必須要能夠維持檔案產生者當初所建立 的順序，不能加以破壞或混淆，如此才能夠維護檔案的證據價值。全宗原 則、來源原則、及尊重原始順序等三個原則，便是檔案編排與描述的基礎。
二、 編排與描述的關係
檔案編排與檔案描述的基本原則皆為尊重全宗原則，編排與描述之 間，二者關係相當密切。其區分準則，所謂檔案編排是指依據檔案實體及 智能性的特性，首先依其產生者(個人或機構)將資料加以區別，其次盡可 能去辨別原有檔案歸檔之原始排列順序，將其組織性呈現出來；而檔案描 述則是有關檔案資料的書目性資料，例如：檔案的產生過程及其內容方面 的敘述。根據檔案編排與描述的緊密關係所制定的原則如下。
原則 3 編排的層次及其群體之辨識
編排是識別檔案資料的首要步驟，須依據當初產生者所建立的順序。但是 當組織已經不存在或者遺失了當初產生順序時，各層次的描述應要有一定 彈性。一般而言，檔案編排的層級主要區分為「檔案館層級」、「全宗層級」、
「系列層級」、「案卷層級」、以及「件層級」等五大控制層次。由於檔案資 料的數量龐大及層級複雜，描述時必須釐清檔案整體及其細分層級的關聯 性。
原則 4：描述反映出編排的特性
檔案館典藏時必須能夠描述出上千件檔案的範圍，像是描述檔案的數量、
各層級中的細節，並依據資料的重要性、管理的需求性、典藏的來源以及 使用者的檢索需求等，由多層級的描述所構成，檔案館應當能夠選擇一個 最佳的層級來描述檔案，並利用描述資訊充分反映出編排的特性。
三、 檔案描述的特性
檔案館藏呈現其本質與來源的多樣性，檔案描述亦反應檔案的自然特 性。為符合機構、區域、國家描述系統的一致性描述，則規則必須可適用 各種格式與原生載體，和各種徵集來源。
原則 5：描述適用於所有檔案資料載體形式
來源原則的意涵在於由機構或個人產生、彙集或維持和使用的文件必須彙 集在一起，其前提即不能因為檔案特殊的形式或載體而拒絕描述相關檔 案。不同媒體當然會依不同規則描述其現有的特徵，例如：錄音資料需要 有播放速度及時間長短的說明，照片資料則要說明其為黑白或是彩色。因 此，描述必須適用於所有檔案資料，不論其載體形式。
原則 6：檔案描述原則是不論產生者為團體機關、個人或家族皆能適用
檔案紀錄是因應組織的功能或個人活動所產生的，其實體狀態、編排、主 題等皆有其差異性，檔案描述必須適用團體、個人、或家族等各式產生者。
原則 7 檔案描述呈現詳細的多樣性及層級性
檔案紀錄的特性與原始順序必須概括在檔案描述資訊之中，且檔案實體的 高廣尺寸及其複雜性也需要更詳細的描述，才能充分表現其多樣化的組 成。因此，檔案資訊的描述必須能呈現出檔案紀錄的多樣性及層級性。可 再細分為下列三項原則：
1. 描述和編排層級是一致的：雖然檔案編排的層級決定檔案描述的層級，
但並非所有的編排層級都需要加以描述。例如副全宗或副系列，可以在 全宗或系列層級加以描述。當檔案持續增加之際，進行編排前應當先描 述一些基本的資訊。檔案編排是可以改變的，尤其是在檔案館收到一連 串、有規律性累積的檔案時，編排作業會隨著檔案的累積而持續進行中。
2. 明確的指出描述層級的關聯性，可以引導使用者到較高或較低的適當層 級的描述。
3. 每個層級的描述資訊應與該層級特性相符：當進行多層級描述時，各層 級資訊應符合層級特性，例如案卷層級的描述不應在系列層級中呈現，
以避免不必要的重複性，造成描述人力與資源浪費，甚至是造成使用者 對檔案編排次序與相關資訊的混淆情形。
四、 檔案資料的產生者
描述檔案產生者的資訊相當重要，並且是必須是可以提供使用者應用 的檔案資訊，以下原則是針對檔案產生者的重要性所制定。
原則 8：檔案資料的產生者和資料本身都需要被描述
來源原則是檔案編排與描述的基礎，此原則係依據檔案的來源與產生者之 相關重要資訊都必須加以描述，包括檔案的產生者及檔案形成過程中的收 藏者皆需要進行辨識與描述其資訊，特別是產生者的功能與活動等相關資 訊。此外，為了提高使用者檔案來源資訊的應用，控制標目等相關檢索點 不僅是先前的產生者，其接續性的產生者等組織變更，都應加以描述與連 結，例如：某個機關團體的組織改組，關於組織變革的資訊也應該予以描 述。
由 SAA 針對 DACS 制定過程中，開宗明義以檔案紀錄的特性、編排與描 述關係、檔案描述的特性、以及描述檔案產生者等四大面向，所聲明的八項原 則，系統化地闡述檔案紀錄的獨特性與唯一性，尊重檔案來源原則的編排與描 述之概念性基礎，編排的控制層次之定義，描述必須反映編排方法及其層級關 係，適用各種檔案資料型態與載體，通用於團體、個人或家族等各種來源檔案，
描述必須呈現檔案多樣性與層級性，以及檔案資料產生者本身及其相關標目的 描述等。在內容標準之條文規範前，重申檔案本質的特殊性，衍生的編排與描 述必須呈現檔案紀錄的多樣性與層級關連性，可促進此內容標準的主要使用者
──實務界的檔案人員，瞭解檔案編排與描述的理論性主張及其概念基礎。