DACS 架構、描述項目及其組成編碼

一、 DACS 架構與描述項目

新檔案描述內容標準(DACS)適用所有檔案控制層次的描述，也可用來 建置包括單一層次目錄性紀錄與完整層次全宗目錄等描述資訊，相較之下 APPM則是專門為了建置目錄性紀錄的描述標準。DACS主要架構是包含三 大部分，第一部分是描述檔案資料，第二部分是描述產生者，第三部分是 名稱形式。節錄其規範內容如下：¹⁶

(一) 第一部分：描述檔案資料 (Describing Archival Materials)

第一部分描述檔案資料，是用來描述檔案資料的獨特性內容，適用所 有控制層次，不論檔案的媒體類型，可以將館藏的整體和個別的單件分別 描述並加以組合。共包含下列 8 大章節：

第一章 描述的層級

DACS 將描述的層級可有單一層次描述或多元層次描述。配合 ISAD(G) 對於描述性的架構所認可的四個基本層級：全宗(fonds)、系列(series)、

案卷(file)以及件(item)，DACS 所提供的元素適用任何一個層級描述其檔 案群體及其相關層級資訊。

16 Society of American Archivists, Describing Archives: A Content Standard.

第二章 識別性元素

關於識別性元素，DACS 規範有：(一)參考代碼，(二)典藏處所的名稱 與地址，(三)題名，(四)日期，(五)稽核數量，(六)產生者名稱，以及(七) 行政/傳記歷史等辨識檔案單元的資料元素。前五項是檔案資料描述的 重要元素。

第三章 內容和結構元素

在內容與結構元素中，主要規範檔案產生時的功能、活動、商業活動、

和檔案週期程序等內容範圍資訊，以及用來識別檔案的多樣性、依據檔 案之間的關聯性來排列順序的編排系統等二大類資料元素。

第四章 檢索和使用狀況的元素

主要規範檔案在檢索方面的限制性與應用性，考量到讀者與管理者二方 面使用者的需求，包括：管理使用狀況、實體取得狀況、技術性取得狀 況、管理複製與使用狀況、資料的語言與字體、以及檢索工具等六大項 資料元素。

第五章 採訪與鑑定的元素

關於檔案徵集與鑑定資料元素，涉及檔案的真實性、完整性以及解釋 性，是檔案描述重要資訊。共包括下列四節：

 典藏歷史：檔案產生者所有權與典藏權的轉移等訊息；

 徵集的直接來源：包含採訪的日期、採訪的方法以及其他相關資 訊，如捐贈契約書。

 鑑定、銷毀和保存資訊：描述相關了解檔案鑑定的決定、銷毀工 作以及處置期限表以及使用上的資訊。

 預期增加：是指典藏單位取得檔案後，檔案持續增加的資訊。

第六章 相關性資料元素

在相關性資料元素，包括原件現存的位置、複製品存放的位置、相同典 藏處所或不同典藏處所之間關係密切檔案資料訊息、以及出版註等四大 項資料元素。

第七章 附註項元素

用來描述任何前述資料元素無法定義的訊息，例如特定保存條件或特殊 引文格式。

第八章 描述性的控制元素

提供文件產生及修訂的檔案描述紀錄，包含四個方面：資源使用方面、

是依據什麼規則或協定、修訂者的姓名以及產生與修訂的日期、建立持 續性關於內容、形式以及引文來源的政策。

(二) 第二部分：描述產生者(Describing Creators)

在 DACS 的第二部分對於產生者作了詳細的描述，這是在以往的規則 中所不足的重要訊息。檔案與圖書的不同點在於檔案管理非常重視檔案產 生者的資訊，因為「檔案來源理論」及其全宗原則和尊重原始順序概念，

引導檔案脈絡(context)和檔案結構(structure)的描述，是提供使用者確認檔案 真實性的基礎。而圖書館界則是採用分類與主題等內容原則，提供使用者 更多檢索點。因此，DACS 規範的第二及第三部分主要針對檔案產生者，

而圖書館的 AACR2(或新版的 RDA)目錄規則中，則是以作者為主要著錄項 目。第二部分的規範則是參考 ICA 所制定的 ISAAR(CPF)為基準。在檔案管 理人員執行著錄工作時，必須先依照三個步驟去建立檔案的背景資料：

步驟一：檔案管理人員必須先選擇檔案資料的產生者為個人、家族或者團 體機構；在第 9 章「識別產生者」提供了這方面的規範及指引。

步驟二：檔案管理人員必須組合關於這些個人或家族的傳記資訊，以及團 體機構的歷史、結構、功能與關聯性等資料；在第 10 章提供了傳 記或行政歷史方面的指引。

步驟三：最後，檔案產生者名稱的形式需依照 DACS 來規範。

第二部分描述產生者，主要提供檔案產生脈絡資訊的規範，共有 3 大章節：

1. 第九章識別產生者

用來識別機關團體、個人以及家族在檔案產生、組成、累積、維護以及 使用過程中的描述規則，以協助使用者選擇合適的檢索點，以方便使用 者搜尋與辨識檔案紀錄。就檔案而言，產生者可能為機關團體或是個 人，甚至是某個家族。

2. 第十章行政/傳記歷史

主要目的仍是促進檔案形成背景脈絡更加明確與易於理解。在行政/傳 記歷史會提供有關公司團體、家庭或者個人等產生者的相關資訊，並以 其功能作為使用者查詢時的檢索點。

3. 第十一章權威紀錄

指引權威紀錄的產生，資料元素是依據 ISAAR(CPF)制定的，包括權威 形式、並列形式、其他權威形式、以及其他形式等名稱。

(三) 第三部分：名稱形式(Form of Name)

在第三部分包含三個章節，有關名稱的形式是依據 AACR2 所制定的，

但不同的是 DACS 是強調檔案產生者，包括個人、家族與機關團體名稱等 來源資訊。包括下列 3 個章節：

1. 第十二章個人和家族名稱的形式

選擇名稱標目的基本原則是依照較為熟知的名稱。在此章節中詳細規範 各種情況下，宗教、婚姻、語言等不同考量，區辨名稱形式的規範。

2. 第十三章地理名稱的形式

地理名稱是用以區分同樣名稱的公司團體、會議、或是政府機構等。

3. 第十四章團體機關的名稱形式

團體機關名稱選擇的順序，依序是在出版刊物、參考資源、機關團體文 書、與行政文書相關的檔案描述、最後是在其他檔案中呈現的名稱。

總結 DACS 新的內容標準，其規則條文是由三大組成部分構成，呈現 檔案的獨特性與積累性，是承繼 200 年來檔案來源原則之理論性基礎，以 尊重全宗與原始順序的概念性原則，以及控制層次之科學性方法，兼具理 論與實務的內容著錄規範。第一部分是描述檔案資料的規則，是運用持續 性、適切性與自我解釋的特性進行檔案內容之描述，著錄規則可適用檔案 及手稿資料的每一層級，且無論檔案的載體類型或形式，皆可將檔案館藏 的集合群體和個別單件加以描述與組合關聯；第二部分是描述產生者主要 提供檔案產生脈絡資訊的規範，包含產生者名稱的規則，行政/傳記歷史的

規範，以及檔案典藏單位維護權威系統的權威紀錄規範；第三部分是提供 個人、家族或者機關團體檔案產生者、典藏者或者檔案主題名稱的標準形 式之選擇規範。

二、 DACS 描述項目組成與編碼

DACS 參考 ISAD(G)標準的 26 項描述項目，在檔案描述部分共列出 25 元素，與 ISAD(G)的差異在於少了控制層次，每一項描述項目的組成與 編碼方式，都包含：描述項目名稱、目的與範圍、資訊來源、一般規則、

選擇性的細則、以及 EAD 與 MARC 21 的編碼範例。

以 2.3 題名一項為例，其組成與編碼如下：

1. 目的與範圍 (Purpose and Scope)

每一描述項目都以目的與範圍以清楚指出該項目所包含描述相關資訊 規則。

以題名為例，其目的是為了提供可辨識資料的描述字詞或片段。題名 可以是檔案人員命名或是正式題名。檔案人員通常會為檔案資料命 名，命名考量通常包括產生者或蒐藏者名稱，以及檔案資料的特性。

2. 資訊來源 (Sources of Information)

主要是指引檔案描述必須根據適當來源。

以題名為例，檔案人員命名題名的依據有檔案本身內部資訊，或是文 書處置計畫、或與捐贈者聯繫得知等外部資訊來源。

3. 一般規則 (General Rules)

在提供題名資訊時，依慣例是由名稱或檔案特性組成足以作為資料唯 一辨識的簡短題名。

4. 選擇性細則

在題名項中，規範了名稱元素、家族名稱元素、機關團體名稱元素、

檔案單元的特性、檔案單元的主題等細則。例如在名稱元素中規範是 要著錄檔案產生、積累或維護之人物、家族、或機關團體名稱。

5. 編碼範例

作為描述項目呈現的結構格式，提供 EAD 和 MARC 21 等二種常用的 結構標準為編碼範例。

EAD 編碼：

<unittitle> British American Tobacco Company records </unittitle>

<unittitle> Jame M. Woodbury diary, letters, and other materials

</unittitle>

MARC 21 著錄：

245 00 $a Project Ngoc records, $f 1978-1998

245 00 $a Clarence McGehee collection on Ruth St. Denis, $f 1908-1937

DACS 為了提供檔案描述時明確指引，每一項描述項目的組成架構及 編碼方法是一致的，即每一項目都前述五項的說明，僅是在選擇性細則中，

不同描述項目有不同詳簡資訊的規範，作為檔案人員選擇性的參考依據