美國 NARA 的 LDRG 描述規則

美國國家檔案暨文書總署(National Archives and Records Administration, NARA)在 2008 版的《生命週期資料需求指南》(Lifecycle Data Requirements Guide, LDRG)開宗明義指明，是為解釋紀錄NARA生命週期資料之元素(欄位)架構，是 包含檔案資料生命週期中檔案描述的資料需求，並未涵蓋所有的生命週期。此 架構可應用於NARA所有永久檔案資料的描述，也包含聯邦和總統文書、以及 受贈資料。此架構提供指引元素內容規範，以產生完整和一致性描述，以及註 記元素值的著錄權威來源。NARA表示LDRG會隨著新資料徵集和作業實務改善 而持續維護與修訂。²²

就檔案資料描述的元素，LDRG 主張應不限層次與載體外，也應包含檔案 產生者與數位物件的元素。描述檔案時，要配合檔案資料的來源背景描述產生 者，每一系列描述必須在全宗(或合集)之下，並連結到檔案產生者；而產生者 描述可連結到多元層次描述；每一單件或案卷描述必須連結到系列描述。所有 連結可維護檔案來源及其階層架構。即表示檔案描述的基礎，亦是基於檔案來 源理論、全宗原則與尊重原始順序的傳統原則。針對數位物件，例如圖像資料 的數位化重製品等，也應連結到檔案描述，一件檔案單件可以有多個數位物件。

數位物件的規範元素，是因應數位典藏與網路開放服務需求而生。

基於檔案來源理論等傳統原則，以及數位網路服務發展，LDRG 在檔案描 述元素主要有：1. 檔案描述元素：包括智能性元素、實體元素、和載體元素；

2. 檔案產生者，包括個人或組織；3. 檔案描述層次：包括全宗、系列、案卷、

單件四層次；4. 數位物件元素：數位物件是 NARA 檔案典藏的複本，是在單件 層次連結到檔案描述。

一、LDRG 架構與描述項目

LDRG 架構首先區分為檔案資料與相關元素(Archival Materials and Related Elements)和微縮產品元素(Microform Product Elements)二章。第一 章的架構是以描述規範的概念性原則區分為四大部分，簡述如下。

22 NARA, Lifecycle Data Requirements Guide (Washington: National Archives and Records Administration, 3 March 2008).

(一) 全宗和檔案資料的描述元素

檔案資料的描述元素可區分為智能、實體、以及載體等三大類元素：

1. 智能元素：包括題名、註記、數字、日期、檢索點、限制、產生 者、行政管理等 8 大項。

2. 實體元素：主要描述複本狀態，包括清單、數量、典藏設備等。

3. 載體元素：包括載體類型、視聽媒體元素等。

(二) 組織的描述元素

檔案是由組織所產生時的檔案來源描述資訊，包括組織名稱、AACR2 的名稱、行政歷史、人物參照、其他組織名稱等元素。

(三) 人物的描述元素

描述檔案是個人產生者，包括個人名稱、傳記註、生卒年、資訊來源 註、以及其他個人名稱等元素。

(四) 數位物件的描述元素。

數位物件的描述元素包括：物件類型、物件識別、縮圖檔名、縮圖大 小、存取檔名、存取檔案大小、物件指定、物件描述、計畫識別等元 素。

第二章是微縮產品元素，此規範架構是用來描述 NARA 製作的微縮產 品，共包括產品、實體、捲/片等三大類元素。細項元素有微縮產品名稱、

摘要、地名參照、組織名稱參照、人名參照、主題參照、涵蓋起始日期、

一般註、載體類型、實體註、典藏設備、微捲/微片號碼、微捲/微片描述 等。

二、描述項目的組成與編碼

LDRG 每一描述元素是由：1.元素特性表：特性表中包括必備、重複 性、資料類型、權威值、適用層次、限視聽資料、開放元素等七項；2. 定 義、目的、關係、和規則陳述；3. 範例等三大項組成。

以題名為例，每一描述元素的架構組成如下：

(一) 元素名稱 題名 (Title)

(二) 特性表

必備 重複性 資料類型 權威值 適用層次 限 A/V 開放元素 是 不是 變長字串 無 全宗/合集

系列 案卷 單件

不是 是

(三) 定義、目的、關係、與規則

1. 定義：題名是用來命名全宗、合集或檔案資料。

2. 目的：作為辨識資料和檢索點作為查詢檔案資料，題名是主要的識 別資訊。

3. 關係：題名必須加以命名，題名是獨立的，但所有題名元素是取決 於它。

4. 規則：包括一般規則：在全宗、合集和系列層次，題名是由 NARA 命名；在案卷層次則通常是由檔案資料產生者給予的；在單件層次 則可以是正式的、產生者命名或是 NARA 指定。以下分別以全宗、

合集、系列、案卷、單件層次，說明相關規則。例如機關檔案用

「Records of +機關名稱」，個人文書用「個人名稱+Papers」，以及 人為蒐藏用「機關名稱+Collection」或「個人名稱+Collection」。

(四) 範例

在各項細則下，提供範例供參，例如：

1.全宗/合集層次：

Record of the War Labor Policies Board Lou Henry Hoover Papers

Roosevelt Family Papers Ernest Hemingway Collection

2.系列層次

Quarterly Status Reports Albert Einstein’ Letters

Journal of Agricultural Research

3.案卷層次

News clippings regarding ACOG [Association of Central Oklahoma Governments]

Reports on Weapon System Design

4.單件層次

Triumph of the Will Manual for Army Cooks

NARA 在 LDRG 中各項描述規則中，其描述項目組成架構採用標準化 組成，不僅提供描述項目的定義與目的、規則說明與範例，其特色在於提 供包括必備、重複性、資料類型、權威值、適用層次、限視聽資料、開放 元素等項目的特性表。其中亦指出每項描述項目適用的檔案層次，具體明 確。