第二章 文獻探討
第二節 各國大學校院檔案鑑定
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鑑定須要從鑑定者具有廣博的知識和運用知識的決策能力。檔案價值鑑定 是鑑定主體在檔案價值認知的基礎上，對檔案客體有無價值和價值大小的 預測和評估，並據此決定檔案的存毀，對檔案價值進行評估是鑑定的主要 形式。從特徵上來看，檔案鑑定是一項受主觀因素作用的、以價值評估為 核心的鑑別工作。檔案鑑定者在評估檔案是否有情報價值、歷史文化價值 時，應具有更廣闊的視角和更豐富的知識」。
檔案鑑定工作如此重要，作為一個篩選的機制，決定檔案的保存或是 銷毀，不僅是檔案本身的價值判斷，也是檔案鑑定人員執行的考驗。從檔 案鑑定的意義和內涵，至鑑定的時機與目的，以及鑑定的重要性，都有其 意義及目標性，對整體的鑑定有所影響。鑑定工作因是決定檔案存毀，找 出檔案價值，對於現在及未來檔案保存實體有篩選的功能，需要有理論架 構和實務經驗的支持，才得將檔案鑑定工作持續、完善的執行。
第二節 各國大學校院檔案鑑定
本節為討論國際檔案理事會、美國、英國、中國大陸等各國大學校院 檔案鑑定的作法：
壹、國際檔案理事會
國際檔案理事會（ICA）於 2013 年所編「學生檔案鑑定與清理指南 (Guidelines on Appraisal and Disposition of Student Records)」，適用高中以上 的機構，有關學生的文書要辦理檔案鑑定，皆可以適用此指南。
學生檔案鑑定與清理指南(Guidelines on Appraisal and Disposition of Student Records)內容有 13 個部分(ICA,2013)：
(一) 前言：2010 年由「大學及研究機構檔案選擇、鑑定和清理檔案的 國際會議(International Council on Archives Section on University
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and Research Institutions Archives)」產出。
(二) 申明：專家用最新的理論和過去的經驗所編定而成，可用指南執 行檔案鑑定，但是不鼓勵用特別的方法和途徑來鑑定檔案。
(三) 範圍：用來鑑定和清理學生檔案，不論檔案的形式、產生者、大 小、人物、法律或研究資料。
(四) 條款及定義：
1. ISO 15489-1。
2. DLM Forum Foundation, MoReq2010。
3. 鑑定定義：決定文件如何保存及保存多久的決定過程。
4. 大學定義：高中之後的教育機構，如大學、學院、機構等。
(五) 學生檔案：包括學生的學籍資料、學習資料(報告、考試、計劃書)、
個人資料(醫藥、職業、帳務)、生活資料(社團、志工、運動、社 會參與)等。
(六) 政策：建議大學及研究機構應訂定大學檔案鑑定政策，妥善經營 大學檔案，提升大學檔案管理的素質。
(七) 責任：檔案鑑定應是檔案管理人員和學校的權責人員組成，同時 顧及法律要求和行政實務，設立特別或常設性的檔案鑑定委員會，
成員可由檔案管理人員、利害關係人和學者專家等組成。
(八) 實際管理：實體檔案要注意案卷和案件，案情相同的要聚合一起，
案件要標明清楚；電子檔案則要注意是否可持續使用。
(九) 個人資料：除非經過同意，應該要避免鑑定學生的個人或敏感資 料及受限制的檔案。
(十) 鑑定：大學的文件必須要保存至法律要求及權益關係屆滿、喪失 行政運作需要等為止。有些文件涉及校史和社會的歷史，具有歷 史價值，或是有關計畫研究檔案、證明文件、學術進展、某特定 時期、傑出理工和文學領域的貢獻者、特別的種族、血統、性別、
經濟、團體等主題的檔案，這些大學檔案必須永久保存。
(十一) 清理：經過鑑定後，沒有保存價值的大學檔案，除了銷毀，另 可提供給當事人個人檔案，或是給其他有興趣的機構。
(十二) 鑑定報告：鑑定報告要記載檔案描述資訊(案卷、案件、箱、容 量等)、目錄清單。經過校級、國家或地方的同意，才可以銷毀或
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是轉移文件。
(十三) 附錄：引用的相關法規及資料。
貳、美國檔案人員協會
美 國 檔 案 人 員 協 會 (SAA) 於 2005 年 編 定 「 學 院 和 大 學 檔 案 指 南 (Guidelines for College and University Archives)」，敘明大學檔案有教育、研 究、財政、法律等特性，是扮演儲存大學記憶的重要載體。大學檔案因有 其年代價值，透過辨識、獲取、維持、保存，繼續保存在學院和大學中。
大學有如此多的文書，必須要去蕪存菁，故利用經濟的做法，運用檔案鑑 定處理儲存於庫房的非現行文書，辨識出大學的重要文書，將重要的大學 檔案永久保存。
學院和大學檔案指南(Guidelines for College and University Archives)內 容有 7 個部分(SAA,2005)：
(一) 概要
1. 辨識、蒐集、維護、典藏大學檔案，繼續保存於學院和大學 中。
2. 任務：為教育、研究、財政、法律服務，以及其他子母機構 服務。
3. 組成：內部為行政單位、學生、研究生、教職員服務，外部 為校友、校外人士、政府服務。
(二) 行政管理
在合作網絡和專業標準跟實務中，學術檔案要能履行任務和實踐 策略，並為主機構服務。例如，選擇檔案時，要基於專業的鑑定 標準和重視主要服務對象的需求。
(三) 文件管理
1. 學校的檔案管理有些包括文件管理。
2. 應依文件的生命週期和既定的法律來管理文件。辨識重要的 文件，利用策略來保存資訊和文件的長久價值，而不論其形 式。
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3. 制定文件的管理政策。
(四) 檔案管理，包括徵集、保存、應用及服務。其中徵集，是檔案管 理 人 員 用 鑑 定 標 準 (appraisal criteria) 、 徵 集 鑑 定 (acquisitions appraisal)決定館藏。基於鑑定，依行政性、法律性、財務性及研 究價值，獲取、保存長期價值的檔案，決定大學文件是否保存在 庫房中。服務包括行政服務、教育和研究服務、為民服務等。
(五) 附錄
1. 學術檔案的類型：
(1) 法律規範、重要檔案(包括複製品)、政策方針、行政會議 及執行報告、機關往來文件。
(2) 預算、審計、研究及參訪報告、學校發展及籌款等報告。
(3) 學院會議及報告、教學大綱、考古題、行事曆、課表、
學生學習資料。
(4) 學生學習資料、學術研究、學生榮譽及社會參與資料。
(5) 行政職員、教師簡歷、人事資料。
(6) 出版品、新聞稿、海報、小冊子、書、雜誌、目錄、公 告、學生報紙、學生指導手冊、職員名錄、年刊、網頁 等資料。
(7) 特殊類型的檔案，例如：影音、照片、錄影音帶、口述 歷史資料、地圖、藍圖、建設資料。
(8) 科學家、榮譽教授、博士。
(9) 電子檔案。
(10) 工藝品。
(11) 內部橫向溝通文件。
(12) 與學校有關的團體、機構、個人。
(13) 傑出校友。
2. 遵守家庭教育權利和隱私法。
3. 參考書目。
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參、美國維吉尼亞聯邦大學為例
美國的 大 學 中 有 編 訂 大 學 檔 案 政 策 ， 例 如 美 國 維 吉 尼 亞 聯 邦 大 學 (Virginia Commonwealth University，簡稱 VCU)，於 2014 年編訂大學檔案 政策(University Archives Policy)(VCU,2014)：
(一) 前言：負責或遵守維吉尼亞聯邦政府公共文書法(Virginia Public Records Act)的行政管理者、教師、職員等，需要知道此法案、相 關內容和規定。
(二) 定義
1. 檔案鑑定(Appraisal)：依行政、法律、財務、證據、資訊、研 究價值決定檔案價值的判斷。
2. 檔案文件(Archival Records)：大學文件有行政、法律、財務、
證據性、資訊、研究價值者，由檔案管理人員依處理程序和 維吉尼亞政府所訂的文件保存年限和清理區分表(Records Retention and Disposition Schedule)來清理文件，以成為檔案。
3. 清理(Disposition)：銷毀或決定文件成為大學檔案。
4. 文 件 保 存 年 限 和 清 理 區 分 表 (Records Retention and Disposition Schedule)：列出相同的系列文件的文件保存時間 和處置方式。權責單位是維吉尼亞聯邦圖書館。
5. 大學檔案館(University Archives)：檔案保存的儲藏所，並蒐集、
推廣、提供有效使用。由維吉尼亞聯邦圖書館負責典藏維吉 尼亞聯邦大學的檔案。
6. 大學檔案管理人員(University Archivist)：由維吉尼亞聯邦圖 書館指定一人負責大學檔案管理，負責蒐集、整理、描述、
保存，提供檔案使用，遵守檔案原則和維吉尼亞聯邦政府公 共文書法。
7. 大學文件(University Record)：由維吉尼亞聯邦法§42.1-77 定 義為公共紀錄。大學的紀錄文件包括董事、職員、行政人員 等活動和業務所產生的紀錄文件，不限檔案形式和媒體，也 不限出版物、人事檔案、學生文件、研究文件、財務文件，
病歷和行政管理文件。
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(三) 聯繫：由維吉尼亞聯邦圖書館管理負責。
(四) 程序
1. 鑑定作業：
(1) 依維吉尼亞聯邦圖書館所訂的文件保存年限和清理區分 表(Records Retention and Disposition Schedule)。
(2) 部分文件未涵蓋在文件保存年限和清理區分表(Records Retention and Disposition Schedule)中。
(3) 透過調查、列清單目錄、檢查、文件分析，再檢討鑑定 程序和清理決定。
(4) 告知有關行政人員和教職員，所做的鑑定程序和清理決 定。
2. 文件移交為檔案
(1) 有必要和各單位溝通。
(2) 有關的行政人員和教職員可以加入討論、合作，應將文 件移交至檔案館。
(3) 檔案文件不可典藏於校外。
3. 控制大學檔案
(1) 大學檔案有責保管機密檔案文件。
(2) 大學檔案管理人員依專業標準和相關的法規執行檔案管 理作業，並與行政人員和教職員合作。
(3) 提供指南、資訊、傳播、管理及使用功能。
(五) 相關資料
1. 維吉尼亞聯邦政府公共文書法(Virginia Public Records Act) 2. 維 吉 尼 亞 聯 邦 政 府 公 共 文 書 管 理 政 策 (VCU Records
Management Policy)
3. 維 吉 尼 亞 聯 邦 政 府 資 訊 自 由 法 (Virginia Freedom of Information Act)
4. 家庭教育和隱私權法(Family Educational Rights and Privacy Act)
5. 健 康 保 險 流 通 及 責 任 法 (Health Insurance Portability and Accountability Act)
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6. 政 府 資 訊 收 集 及 傳 播 法 (Government Data Collection and Dissemination Practices Act)
(六) 歷史版本：2014 新版 (七) 問題解答
肆、英國倫敦瑪麗皇后大學為例
從 英 國 大 學 中 挑 選 合 適 的 例 子 ， 倫 敦 瑪 麗 皇 后 大 學 (Queen Mary University)檔案鑑定政策(Archives Appraisal Policy)，其政策能揭示鑑定範 圍、責任、指導原則等，確保大學文件能連續性的、有責任性的做出鑑定 判斷，將文件轉換成檔案，有助於大學檔案的長久保存及傳播使用，內容 有 6 個部分(Queen Mary University,2014)：
(一) 介紹
1. 檔案提供重要的證據、教學和學習資料、研究和創新資料，
服務對象擴及地方、國家和國際，也提供政策、經濟、環境 跟文化資料。大學檔案是大學的記憶，可以給後輩參考應用。
2. 鑑定政策可提供辨識檔案保存價值、館藏檔案的品質，可確 保過去中有高度資料性質的檔案，能透過鑑定保存下來。
3. 目的：鑑定是圖書館和學生服務中的一個部分，可幫助大學 知識創造和知識傳播。
4. 服務對象：校內所有學生、學術研究者、專業教職員、前教
4. 服務對象：校內所有學生、學術研究者、專業教職員、前教