第二章 文獻探討
第一節 檔案鑑定意義與內涵
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第二章 文獻探討
本研究為國立大學校院檔案鑑定之研究，先從探究檔案鑑定的意義與 內涵，接著瞭解國立大學校院檔案的作業方式及流程，並探究各國大學校 院有關檔案鑑定的指南及政策，以及探究我國檔案鑑定的作業步驟及檔案 保存價值鑑定原則、判定基準。因此，將文獻探討分為四節：第一節，瞭 解檔案鑑定之意義與內涵；第二節，探討各國大學校院有關檔案鑑定的指 南及政策；第三節，說明我國檔案鑑定的作業步驟及檔案保存價值鑑定原 則、判定基準；第四節，小結。
第一節 檔案鑑定意義與內涵
為瞭解檔案鑑定，以國際檔案理事會（International Council on Archives，
簡稱 ICA）、美國、英國、中國大陸及我國來瞭解檔案鑑定的意義，並以 檔案鑑定之時機與目的、重要性來瞭解檔案鑑定的內涵。
壹、 檔案鑑定之意義
檔案鑑定的意義以國際檔案理事會、美國、英國、中國大陸及我國作 為瞭解的對象來說明。
一、 國際檔案理事會
國際檔案理事會（ICA）所編「學生檔案鑑定與清理指南」 (Guidelines on Appraisal and Disposition of Student Record)中檔案鑑定是：決定文件如 何保存及保存多久的決定過程(ICA, 2013)，係基於檔案價值，決定文書或 檔案最終處理的一個基本檔案功能。(林素甘，2012) 。
二、 美國
美國檔案人員協會(Society of American Archivists,簡稱 SAA)對檔案鑑
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定(Archival Appraisal)所下的定義(Bellardo & Bellardo, 1992)：根據文書在 現行行政、法律與財務方面的用途，具有憑證與資訊或研究價值，其編排 方式，以及與其他文書的關聯，從而判斷其價值，以及確定文書處理的過 程。並依五種分析及鑑定的原則，找出具有持久價值的檔案(Gerald, 1993)：
(一) 分析檔案的功能特性、產生者及產生之目的。
(二) 分析檔案資訊的意義及品質。
(三) 分析檔案上下文及相關文件之來源。
(四) 分析潛在使用及檢索檔案實體、法律及資訊之應用限制。
(五) 分析維護檔案所需成本及保存檔案可獲得之利益。
另 外 ， 美 國 國 家 檔 案 暨 文 件 總 署 (National Archives and Records Administration,簡稱 NARA)之檔案管理規則(National Archives and Records Administration Regulation)中檔案鑑定的定義為：訂定檔案保存年限過程中，
評估檔案價值之步驟。NARA 在評估檔案時，是以檔案鑑定來作為判定檔 案列為永久保存或定期保存及提出檔案保存年限建議之過程，並決定聯邦 檔案價值及最終清理方式(陳憶華，2010)。
三、 英國
英國國家檔案館對檔案鑑定所下的定義是：區別檔案有持續性保存價 值和未來沒有持續性保存價值的過程(The National Archives, 2013)。對組織 的業務活動進行行政、法律、財務及歷史研究需要評估，配合政府權責及 稽憑及配合組織、研究者或其他使用者的需要，決定應予保存的檔案、保 存年限及移轉或銷毀等最終清理方式(Public Record Office, 2001)，對於檔 案管理而言，可真正留存具有保存價值的檔案，提升檔案管理效益。
英國以鑑定分析，判斷檔案對於國家或機關是否具長期保存或持續保 存價值。並設有法定的公共檔案諮詢委員會(Advisory Council on Public Records)，由歷史學家、研究人員、政黨代表及知名人員所組成，就檔案 管理、鑑定途徑及鑑定結果提供相關諮詢建議(張聰明，2005)。
檔案鑑定著重功能分析(functional analysis)與業務需求之評估，也兼顧
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業務性質與內容價值兩大面向的衡量，其鑑定機制(張聰明，2005)：
(一) 確認核心業務功能或其他關切的領域。
(二) 確認檔案清理目錄中與前揭領域有關的檔案群組。
(三) 配合機關業務需要與國家檔案局之鑑選政策，以行政稽憑與 研究價值評估檔案。
(四) 考量需永久保存的檔案，進行必要的檔案內容抽樣瞭解。
(五) 記錄鑑定結果，提出後續轉置措施等未來的行動建議，並撰 擬鑑定報告。
四、 中國大陸
中國大陸的檔案鑑定稱為「檔案價值鑑定」。鄧紹興、和寶榮(1996，頁 94)在《檔案管理基礎》一書中對檔案價值鑑定所下的定義：檔案價值鑑定 工作是檔案館(室)對所收到的檔案、文件，根據一定的原則、標準和方法，
判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案而予以 銷毀的一項檔案業務工作。檔案價值鑑定是判定和區別檔案的價值，決定 檔案的存毀和賦予檔案的保存年限。
中國大陸學者認為檔案價值鑑定需要按照一定的原則、標準和方法辦 理作業，同時也相當看重檔案鑑定人員的角色。對於檔案鑑定人員在進行 檔案鑑定作業的前期，要求鑑定人員已具備基本的檔案價值認知及一定的 檔案管理素養，才能作出客觀的評估與預測。認為檔案鑑定人員是決定檔 案的去留及決定檔案有無價值或價值高低的重要角色。
五、 我國
王久明(1998，頁 15)《檔案學辭典》檔案鑑定：確定檔案價值的過程，
即根據檔案在現行政府管理、法律和財務等方面的使用情況，以及檔案的 證據價值與研究價值，並根據檔案的整理情況及相互間的關係，對檔案作 出處置。《機關檔案管理作業手冊》第 15 章，檔案鑑定定義(檔案管理局，
2005)：指依據檔案內容、形式屬性及應用需求，遵循一定原則與步驟，選
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擇適當方式、方法及基準，判定檔案保存價值，作為決定檔案保存年限及 提供檔案銷毁、移轉與保存等清理決策參考之過程。
綜合《檔案學辭典》及《機關檔案管理作業手冊》兩者所述，可以得 知我國「檔案鑑定」為：「根據檔案的資訊內容、形式屬性、應用需求及 使用用途，依循一定的原則與步驟，在選擇過程中考量檔案在行政、法律、
財務及歷史之證據性，判斷檔案的保存價值，作為決定檔案保存年限長短 及相關清理作業之作業」。
貳、 檔案鑑定之時機與目的
檔案鑑定為檔案管理過程當中的篩選機制，可以有效地保存重要的、
有資訊的、有參考性質的檔案，同時，也淘汰掉短暫性、較無參考性質、
一般性和周知性的檔案。目前檔案指的都是來自政府部門、機關團體、大 學校院或是行使公權力的單位，這些機構在處理公務時，運作而產生的文 字或非文字的紀錄。這些文書檔案資料，由於每日處理業務的緣故，產生 的數量十分龐大，資訊內容也多元豐富，要如何有系統的歸類、有效率的 提供使用，並有規劃的擇選所需要的檔案資料，就要倚靠機關內對於檔案 的篩選，用檔案鑑定作為一個判斷檔案保存或是銷毀的工具，故稱為檔案 管理過程當中篩選的機制。
過去，1983 年美國檔案管理人員伯納(Richard Berner)曾提出，檔案鑑 定的理論需要關注，假如我們延誤得更久，我們將被無用的文件與各種形 式的機讀紀錄所覆蓋，無法加以分辨哪些是值得保存的文件。檔案鑑定的 最主要目的就是為了要篩選具有長久保存價值的重要檔案(薛理桂，1998)。
不論檔案的性質是紙本文件，或是機讀紀錄及電子檔案等，都需要有效地 獲得檔案在原始公務製作過程中的資訊價值及特性，瞭解這份資訊是否有 長期保存的必要或是短暫保存就達到參考使用的目的，此為檔案選擇要做 的事情。
倘若要進行檔案鑑定，會有一些鑑定的理由跟目的，可以依據《機關
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檔案管理作業手冊》第 15 章(檔案管理局，2005)，來瞭解會進行檔案鑑定 的時機。下述為檔案鑑定辦理之七種時機 (各機關檔案有下列情形之一時，
應辦理檔案保存價值鑑定)：
一、 因修訂檔案保存年限區分表，認為有必要者。
二、 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭執者。
三、 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者。
四、 檔案因天災或事故致毀損者。
五、 機關永久保存檔案移轉至檔案管理局前。
六、 辦理電子檔案轉置、移轉(交)或清查階段。
七、 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級) 階段。
以上都是可能會進行檔案價值判定的時機，或是要進行檔案鑑定的目 的。如果遇到對檔案的保存價值或是清理處置有疑慮的狀況，便可以考慮 進行機關檔案鑑定，來對檔案的概況、內容、數量，採取什麼樣的方式來 討論處理檔案的留存情形。
由於歷史悠久、公務處理產生之檔案數量之多，庫房典藏的檔案量太 大，空間和相關資源倍感壓力，所以留存具有行政稽憑、歷史證據及參考 需要之重要檔案，淘汰沒有資訊性或較少證據價值的檔案，是故進行檔案 鑑定作業。如要進行機關檔案鑑定，就要計畫性的清理鑑定，對檔案進行 保存年限價值的判定，運用客觀的檔案保存價值基準，達到去蕪存菁的作 用。有計畫的清理作業，可區別出沒有長久保存價值、具有長久保存價值 及具國家檔案價值之永久保存檔案。
參、 檔案鑑定之重要性
檔案鑑定之重要，是為了避免流失重要、有意義的文書檔案，以及解 決庫房的壓力，檔案鑑定成為檔案單位處置文書檔案的重要程序，檔案人 員透過它來建立支援行政活動和提供學術研究的收藏資源(林素甘，2006)。
中國大陸學者汪孔德(2004，頁 21-24)提出檔案鑑定的重要性，檔案鑑定是
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涉及檔案的質量和檔案的存亡命運，決定每一份文件的去留與作用的大小，
不僅僅是檔案管理工作中的一項業務環節，而是整個檔案工作的基礎。
在西方研究中很早就展開檔案鑑定實務理論的探討，尤其是大量的文 件資料產生，庫房空間容納有限，要有效管理檔案要採取有選擇性的方法，
以突破現前的困境和有利於未來的檔案管理作業。在 1930 年代，美國國 家檔案館運行檔案管理作業，蒐集及擁有數量多的聯邦政府檔案，以致於
以突破現前的困境和有利於未來的檔案管理作業。在 1930 年代，美國國 家檔案館運行檔案管理作業，蒐集及擁有數量多的聯邦政府檔案，以致於