第二章 文獻探討
第三節 我國檔案鑑定及檔案保存價值
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第三節 我國檔案鑑定及檔案保存價值
壹、我國檔案鑑定
我國機關檔案鑑定工作的規範有「檔案保存價值鑑定規範」、「機關檔 案管理作業手冊」第 15 章鑑定及檔案相關法規等法令規章，提供機關可 依循、合理地、有效地執行檔案鑑定工作。檔案管理局自民國 90 年底起 陸續訂制「檔案法施行細則」、「機關檔案保存年限及銷毀辦法」和「檔案 保存價值鑑定規範」等相關子法，確定鑑定之作業規範，讓各檔案機構的 鑑定活動有明確規章可以遵循，確保鑑定作業的效率與品質(張聰明，
2001)。
檔案保存價值鑑定作業步驟為：一、瞭解檔案鑑定時機及目的；二、
瞭解檔案範圍及概況；三、分析機關功能和背景；四、選擇鑑定方式；五、
選擇鑑定方法；六、應用基準評估檔案價值；七、提出鑑定結果及鑑定報 告，以下分別敘述：
一、瞭解檔案鑑定時機及目的
(一) 瞭解檔案鑑定時機：機關檔案鑑定作業指引，有提到以下八項(國 家發展委員會檔案管理局，2015)：
1. 因修訂檔案保存年限區分表，認有必要者。
2. 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者。
3. 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者。
4. 檔案因天災或事故致毀損者。
5. 機關檔案保存年限區分表清理處置方式定為屆期後鑑定 者。
6. 機關檔案移轉檔案管理局前。
7. 辦理電子檔案轉置、移轉(交)或清查階段。
8. 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級) 階段。
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(二) 確定檔案鑑定目的：機關應列出機關檔案鑑定的目的，例如配合 機關檔案保存年限區分表訂(修)定、檔案銷毀或移轉等檔案清理 決策之需要、選擇有歷史價值的文物等，透過列出檔案鑑定目的、
釐清目的方向，可協助機關在執行檔案鑑定時，有目標性、有效 地處理鑑定工作。
二、瞭解檔案範圍和概況
(一) 確定檔案鑑定之範圍：包括 1.數量、2.檔號或分類號、3.檔案類別、
4.原件/複製品、5.檔案涵蓋年代、6.檔案產生時間等資料。
(二) 分析機關檔案概況：
1. 檔案產生之原因及目的。
2. 檔案描述：檔案類別所含案卷及主要內容(敘述檔案涉及人、
事、物、時間與地點)、所記載事項重要性等資料。
3. 檔案內容摘要及特色：重要案卷之案名及案情，包括檔案 性質、重要性、重要結果、結論、影響結果之辦理過程或 重要數據及附件；檔案使用需求及價值；檔案之完整性、
代表性、關聯性、獨特性、互補性、時效性及真實性；重 要檔案媒體之型式等。
4. 檔案媒體形式：紙本、底片、微縮片、幻燈片、錄音(影) 帶、光(影)碟、電子檔案或其他型式。
5. 檔案保存狀況：正常、蟲蛀霉蝕、檔案散落或未裝訂、檔 案破損、目錄資訊與原件不符等。
6. 與其他檔案之關係。
7. 相關檔案鑑定案例。
三、分析機關功能和背景
在執行檔案鑑定時要考量機關的功能分析和機關背景，才能瞭解機關 的主要核心職能和次要功能，因此須列出：
(一) 機關名稱。
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(二) 機關組織沿革。
(三) 機關組織相關業務法令及職能變遷。
(四) 機關主要職能對國家或社會及涉及法令之影響。
(五) 機關內部業務單位數量、員額及預算。
(六) 機關的重要性分析：機關各類職能與所屬業務之重要性及關聯性、
機關內各單位之重要性、機關於同類型政府職能之重要性等。
四、選擇鑑定方式
主要運用內容鑑定、職能鑑定及宏觀鑑定這三種鑑定方式，逐件、
逐案、逐類或抽樣地評估檔案鑑定價值(檔案管理局，2005)：
(一) 內容鑑定：依檔案主題重要性、檔案內容資訊與主題之關聯性及 應用需求，逐案或逐件評估檔案價值，並分析下列事項：
1. 檔案使用需求與價值。
2. 檔案內容之重要性及影響層面。
3. 檔案未妥予留存，影響內、外部利害關係人利益之程度及 風險。
4. 檔案之完整性、代表性、關聯性、獨特性、互補性、時效 性及真實性。
5. 過去相關檔案鑑定之結果。
6. 與國家檔案徵集主題之關聯性。
(二) 職能鑑定：蒐整機關組織沿革、大事紀、檔案目錄、業務法令、
年度計畫與報告、預算、年報、民意機關答詢報告、統計報告、
檔案檢調及應用統計等相關資料，分析機關內各類職能及各單位 之重要性，衡量檔案使用需求及擇定之鑑定基準，依類別擇選重 要之檔案，並評估下列事項：
1. 機關核心職能。
2. 機關各類職能與所屬業務之重要性及關聯性。
3. 機關內各單位之重要性。
4. 機關與外部團體或個人互動關係。
5. 機關與上下層級機關業務之關聯性。
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6. 檔案使用需求及價值。
7. 檔案未妥予留存，影響內、外部利害關係人利益之程度及 風險。
8. 與國家檔案徵集主題之關聯性。
(三) 宏觀鑑定：分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性，評 估檔案價值，其遵循及辦理事項如下：
1. 確立檔案鑑定主題或範圍。
2. 擇選機關進行組織沿革及職能分析。
3. 依國家檔案徵集策略或機關檔案鑑定目的，辦理檔案鑑 定。
4. 依政府或各機關之重要職能、檔案產生者及檔案產生時間 擇選檔案。
5. 擇選重要類別之檔案。
五、選擇鑑定方法
各機關辦理檔案保存價值鑑定應依鑑定之目的、檔案性質、數量 及範圍，並衡酌機關經費、人力、作業時間、檔案鑑定技術及對民眾 權益維護之影響，採下列一種或數種方法進行(檔案管理局，2005)；
並在此階段決定檔案鑑定參與人員，必要時，需成立鑑定小組：
(一) 邀請學者專家鑑定：依機關及檔案性質邀請相關學者專家參與鑑 定。
(二) 邀請利害關係人參與分析：邀請檔案當事人、使用團體或利害關 係人參與鑑定分析，提供其意見，作為鑑定判定之參考。
(三) 邀集業務單位會審：由機關內部單位主管或相關人員，採聯合審 查或召開會議方式商定。
(四) 進行檔案內容審查：至檔案典藏處所審查檔案內容及保存狀況。
(五) 選擇代表性檔案審查：依類別或案卷選擇具代表性、獨特性或案 情完整者，進行檔案內容檢視並評估保存價值，可採用之方法如 下：
1. 隨機抽樣：將檔案編號，再依亂數表隨機選取檔案。
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2. 系統抽樣：將檔案編號後排序，從中有系統地抽取樣本(如 每隔相同時間間距取樣、每隔 100 個項目抽取 1 個樣本)，
說明如下：
抽樣間距＝母體群大小／樣本數 抽樣比率＝樣本數／母體群大小
3. 分層抽樣：依檔案之價值及種類(如檔案產生地點、產生者 及產生原因等)分類，再分別於各類別中進行抽樣。
4. 選擇抽樣：針對特定或個別的檔案具有特殊價值者，直接挑 選保存。
(六) 舉辦公聽會：藉由公聽會方式聽取各方意見，凝聚共識。
(七) 公開資訊徵詢大眾評論：機關完成鑑定作業後，公開相關鑑定資 訊，如檔案鑑定報告初稿，諮詢各方意見。
(八) 選擇鑑定基準進行檢核：參酌檔案之使用需要及重要性、檔案具 有之各項價值及現有館藏優劣等資訊，透過討論形成共識，作成 檔案鑑定基準檢核表，據以判定檔案保存之優先順位。
(九) 辦理焦點群體座談：邀集與鑑定標的相關之團體，藉由互動及討 論，以形成檔案保存價值鑑定結果之共識。
(十) 訪問相關人、事、物，如訪談機關業務單位、資深或退休主管人 員等，以掌握機關職能、業務運作、檔案涵蓋年代及內容等相關 資訊。
(十一) 檔案使用調查：調查檔案之使用者數量、應用頻率等應用需求，
依檔案類別或檔案應用申請目的，統計分析檔案內外部使用情形，
以確認各單位業務職能及重要性。
(十二) 其他適當方法：如文獻分析、相關機關協商、輿情資訊研析或 參酌過去相關檔案鑑定之結果。
六、 應用基準評估檔案保存價值
機關依業務需要及實際操作檔案鑑定工作的權衡影響，可適當地、
彈性地選擇檔案保存價值判定基準，從中衡量檔案的使用價值。以下
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列出檔案保存價值的基準，以評估檔案價值：
(一) 原有價值：指檔案之本質、內容或實體形式特性具有之原始價值，
其評量指標如下：
1. 實體形式特性：指檔案存在時間及外觀實體形式等特性。
2. 替代特性：指檔案之不可替代性。
3. 本質特性：指檔案媒體型式或其材質、章戳、墨水、印刷 與裝訂等審美及藝術特性，如檔案裝訂型式為卷軸裝等具 有展覽價值之檔案。
(二) 行政稽憑價值：指得作為機關組織職能運作、決策、業務處理及 績效等事證或責任稽憑之價值，其評量指標如下：
1. 檔案資料之可信度。
2. 機關決策及業務處理之參考性。
3. 行政影響評估之可能性。
4. 考評機關行政績效及行政責任之參考性。
(三) 法律價值：指檔案清理之適法性及保障團體或個人權益之價值，
其評量指標如下：
1. 檔案內容涉及團體或個人權益及財產之維護。
2. 檔案銷毀涉及相關法令之合法性，例如土地登記規則第 19 條規定，土地收件簿、登記申請書及其附件，除土地所有 權第 1 次登記案件應永久保存外，應自登記完畢之日起保 存 15 年。
(四) 資訊價值：指得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值，
其評量指標如下：
1. 檔案內容研究價值，例如美軍在臺交通事件處理案件。
2. 檔案內容之代表性、獨特性、發展性及集中性。
3. 檔案使用情形，例如檢調紀錄及應用統計資料。
4. 檔案應用之需求，例如民眾申請應用各類檔案之分析。
5. 與其他檔案之關聯性及互補性。
6. 檔案應用之限制。
(五) 歷史價值：指得保存典章制度或作為史籍資料之價值，其評量指 標如下：
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1. 檔案產生年代或特定時間，例如民國 38 年以前產生之檔
1. 檔案產生年代或特定時間，例如民國 38 年以前產生之檔