第四章 研究結果分析
第二節 大學校院檔案歸類及其檔案保存價值
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第二節 大學校院檔案歸類及其檔案保存價值
本節透過訪談和實例，瞭解大學校院檔案保存價值的定義、判定面向 和基準、重視的檔案保存價值，並說明大學校院如何歸類永久保存檔案、
校史檔案、定期檔案及國家檔案。
壹、檔案保存價值判定標準
透過深度訪談研究和實例，瞭解檔案保存價值的定義、檔案保存價值 的面向、檔案保存價值的參考基(標)準，以及對大學校院檔案鑑定來說，
所重視與不重視的檔案保存價值。
一、檔案保存價值的定義
大學校院因文書和公務處理，產生大量的檔案，各類型的檔案具有不 同的檔案保存價值，可以從多元、多面向的角度，例如「原始價值」、「行 政稽憑」、「歷史價值」、「法律價值」、「資訊價值」、「成本考量」及「風險 評估」等項因素來決定檔案保存價值。大學校院普遍認為愈有意義及參考 性的檔案，愈具有檔案保存價值，因為可以持續利用檔案的資訊和內容，
而且檔案的檔案之保存價值與保存年限成正比的關係。
A1:「檔案的價值很廣，不同的人有不同的角度，看不同的檔案就有不 同的價值。有些人看到這個資訊是有意義的，就有價值，像業務單位 就會明顯看出他們的業務檔案有價值的部分。我認為不同的人看不同 的檔案，有不同的評斷，盡量客觀的看檔案，這樣才會找出有價值、
有意義的檔案。」(A1:L52-55)
A2:「基於公務所需，學校每天都會產生大量的檔案，而於檔案歸檔時，
各業務承辦人均會依檔案分類及保存年限區分表賦予檔案之保存年限。
而『檔案鑑定』則是一項評估檔案價值的程序，決定哪些檔案須永久
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保存，哪些又該予以執行銷毀程序。換句話說，『檔案價值』是檔案鑑 定的核心，是決定哪些檔案應該被保存，哪些檔案應予以銷毀之關鍵 因素。(A2:L68-72)
但是檔案價值並非是單一且恆常不變的，而是多元、多面向的。本校 105 年在檔案鑑定會議時，會運用檔案的『原始價值』、『行政稽憑』、
『歷史價值』、『法律價值』、『資訊價值』、『成本考量』與『風險評估』
等不同的面向，經過不同角度來檢視及判定檔案的價值。以本校 89 年 屆保存年限檔案之鑑定作業而言，鑑定委員多重視檔案之「原始價值」、
『歷史價值』及『行政稽憑』，由定期改列永久保存之檔案多屬具有前 3 項價值者，反較少考量『法律價值」、『資訊價值」及『成本考量』
等。」 (A2:L73-79)
A3:「檔案價值是以檔案的性質、特性，檔案價值高的影響保存年限長，
檔案價值低的保存年限短。」(A3:L47-48)
C1:「其實檔案都有價值，只是檔案價值何在、保存年限的差異。檔案 因為有承辦人的行政與業務需要，在工作時派得上用場，可作為參考。
像研究人員與老師會覺得檔案的歷史價值、資訊價值、參考價值最為 重要，最好都能掌握其價值以持續利用檔案之內容。」(C1:L36-39)
二、檔案保存價值的面向和參考的基(標)準
大學校院會依原始價值、行政稽憑、歷史價值、法律價值、資訊價值、
參考使用、財政收支、重要決策及會議、個人權益、法規制定、成本考量 與風險評估等面向評估檔案的保存價值。
A1:「…會從重要決策、重要會議；個人權益；制定法規；歷史保存價 值方面來看」(A1:L60-61)
A2:「本校在檔案鑑定會議時，會運用檔案的『原始價值』、『行政稽憑』、
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『歷史價值』、『法律價值』、『資訊價值』、『成本考量』與『風險評估』
等不同的面向，來判定檔案的價值。」(A2:L80-82)
A3:「都有，歷史、資訊、法律都影響檔案的價值。
主要重視歷史價值，因為歷史價值可以顯示歷史事件、事情的發生，
尤其檔案是第一手資料，真實性高，偽造的成分很低，不能再變造，
透過檔案可以知道為什麼那個時候政府機關會有這個公文或是相關公 文的出現，或是某某機關成立，何時成立、做什麼業務，在那時候的 背景之下，都有證據價值、研究性質。因為檔案的造假性低，而且檔 案保存到現在，反映了當時的時空背景，除非不公開，不然不能掩蓋 歷史事件，所以那個時候的歷史珍貴度會出現。」(A3:52-59)
C1:「歷史意義、內容資訊、法律信證、參考使用、財政收支、行政稽 憑都會影響檔案保存價值之存在。」(C1:L40-41)
三、重視與不重視的檔案保存價值類型
大學校院重視及不重視的檔案保存價值，分述如下：
(一)重視校史和個人權益的檔案
大學校院皆重視校史檔案，像是具有校史沿革背景、時代空 間轉換、對外互動關係、學校核心業務等具有歷史和參考性質的 檔案，也重視涉及師生的法規、個人權益的教師人事資料。
A1:「我覺得有一些面向我會比較重視，像是我個人較重視歷史價 值，就會將有校史價值的檔案找出來，還有法律，本校制定法規 的檔案也滿重要的，因為法律會影響不同人的權益，影響老師和 學生。再者，像是退休、年資換算，因為影響個人的權益，所以 我認為這些面向可以思考。」(A1:L56-59)
A2:「以本校 89 年屆保存年限檔案之鑑定作業而言，鑑定委員多
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重視檔案之『原始價值』、『歷史價值』及『行政稽憑』，由定期改 列永久保存之檔案多屬具有前 3 項價值者，反較少考量『法律價 值』、『資訊價值』及『成本考量』等面向。(A2:L83-86)
…永久檔案對學校而言，重要程度遠甚於定期檔案，故鑑定時會 更審慎，重視的面向就會更多元，除了『原始價值』、『歷史價值』
及『行政稽憑』等面向外，『法律價值』、『資訊價值』及『風險評 估』應會一併予以考量。」(A2:L94-97)
A3:「…歷史和研究考據上的價值，可反映當時的真實面貌。研究 生或老師要做學術研究，他們要從檔案的來龍去脈中，知道這個 歷史事件的演變，所以歷史和研究考據非常重要。(A3:L49-51)
鑑定要先找出主題性，像是歷史背景、重大事件、核心業務、相 關業務等主題，也要先定位學校在國家的歷史背景。
第一個是找出當時的時空背景，像是政策、歷史或是社會背景，
將學校的校史背景和國家的背景比對，找出有特色的時空背景。
第二個是找出當時的互動關係，跟國家、社區及其他機關的關係，
因為學校的互動不會只有單一機關，所以不會只看單一機關。想 要找出學校跟外界的互動關係，可能會找教育部或其他機關互動 的檔案，以反映出國家對教育政策的管理、思想控制、引導，然 後看學校怎麼回應機關、為什麼下這個政策、怎麼下政策。
第三個找出學校的核心運作以及校史沿革，例如學校的高等教育 類、系所類、第一個系所中心、研究發展等等，找出有獨特性、
特殊性、跟時代背景有高度相關的檔案。」(A3:60-71)
C1:「多數都對歷史價值較重視，學校的法規、施政規劃、學校整 體的建設和發展規劃、特別舉辦的活動，也都是受到重視的。」
(C1:L42-43)
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(二)不重視轉知、例行性、周知的檔案
學校較不重視轉知、周知的檔案，因重複性高，無長期或永久的 參考價值。
C1:「機關可能較不重視每天不斷轉知、周知的訊息，或是問卷的 填覆、答覆，都是較不受重視的，因為是例行性、枝微的事。」
(C1:L43-45)
貳、定期檔案、大學永久保存檔案、校史檔案、國家檔案
瞭解大學校院檔案透過檔案保存價值鑑定，判定檔案保存價值，按檔 案保存年限價值依序排列，區分為定期檔案、大學永久保存檔案、校史檔 案、國家檔案，見圖 4.8「大學校院檔案類型圖」，並說明定期檔案、大學 永久保存檔案、校史檔案、國家檔案的性質和特性。
圖 4.8 大學校院檔案類型圖 資料來源：本研究整理
一、定期檔案
大學校院的定期檔案，依檔案分類及保存年限區分表，給與定期的保 存年限，經過檔案保存價值鑑定後，例行性、轉知性、暫時參考用、短期 影響力的檔案，將視為定期檔案。
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A1:「定期的檔案很廣，範圍很大沒辦法一一說清楚，但像是例行性業 務、參考利用的文件，外部來文轉發告知的檔案，「例行性」會辦理的，
都比較會是定期的檔案。」(A1:L61-63)
A2:「有鑑定一些永久的檔案，有些不該是永久的，會改列成定期檔案。
定期的檔案，經過內容鑑定，沒有影響力，沒有原始、歷史、行政等 等價值，屆滿保存年限之後，就辦理依規定辦理銷毀程序。
(A2:L117-120)
有關檔案的保存年限，是依其性質及價值區分為永久保存或定期保存，
而定期保存檔案經過鑑定後，如其內容不具重要性，或沒有原始、歷 史、行政稽憑等價值，通常在屆滿保存年限之後，會依規定程序辦理 清理、銷毀作業。」(A2:L98-101)
A3:「每天、每周，屬於例行性業務，轉知性的公文。
公文的時間影響性是短期的，短期的決策，反應短時的事情，影響力 和價值低。」(A3:L72-74)
C1:「機關的檔案分類及保存年限區分表，會將定期檔案提出來，可以 參考。(C1:L46)
…有長期保存價值者，繼續設定為永久保存價值，如果沒有保存價值、
誤歸檔，就將其調為定期檔案。同理，也會審視定期檔案，經過鑑定 如具有保存價值，就會設定成永久保存。適當地調整檔案之保存年限。」
(C1:L53-56)
二、大學永久保存檔案
大學校院的永久保存檔案，像是校務會議、組織編制、學籍資料、不 動產取得等，依檔案分類及保存年限區分表，給與永久的保存年限，檔案
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保存價值鑑定時，也視檔案的高度影響力、重要性、長期決策和行政稽憑 等特性，判定為大學永久保存檔案。
A1:「永久的檔案，像是校務會議、行政會議、組織編制、歷史文物、
校旗、校歌、學籍資料、法規、印信、重大建設工程、任免遷調、退 休等等。」(A1:L64-65)
A2:「機關永久性檔案多與機關重要制度、決策、機關行政組織等，具
A2:「機關永久性檔案多與機關重要制度、決策、機關行政組織等，具