第四章 研究結果分析
第三節 大學校院對檔案鑑定的看法及鑑定作業建議
國
立 政 治 大 學
‧
Na tiona
l Ch engchi University
93
第三節 大學校院對檔案鑑定的看法及鑑定作業建議
本節為大學校院檔案鑑定人員執行大學校院檔案鑑定的看法和建議，
說明對檔案鑑定的看法、經驗、檔案鑑定時的參考資料、對檔案管理局的 建議，以及檔案鑑定之後續保存實際情況等。
壹、對檔案鑑定的看法
瞭解大學校院的檔案保存價值鑑定，是判斷大學校院的檔案保存價值，
選擇具有長期保存價值的檔案，永久典藏；反之，判斷沒有長期永久保存 價值的大學校院檔案，則淘汰或是調整保存年限。
A1:「挑選出來的檔案，是有經過鑑定的，可知道檔案具有歷史價值，
所以我們學校把這些檔案改為永久檔案，提供好的環境，放在庫房裡 面。」(A1:L94-95)
A2:「其實辦過檔案價值鑑定後，就可以很清楚鑑定的重要性。本校 105 年執行之檔案價值鑑定，是以 89 年已屆保存年限 1 至 3 年的檔案 清理為主，以各機關而言，1 至 3 年之檔案通常都是屬於檔案價值程 度低、不具重要性之檔案。但是本校透過檔案價值鑑定，除了由業務 承辦人『拯救』了一些檔案，改列永久保存，在鑑定會議上，也由鑑 定委員又另外『拯救』了一些檔案。所以，透過檔案價值鑑定，不但 可以真實賦予檔案的保存價值，做到『該存則存、該毀則毀』的檔案 清理目的。」(A2:L145-151)
貳、檔案鑑定的經驗
大學校院檔案鑑定的經驗包括挑選有價值的檔案、業務單位的配合、
檔案鑑定委員的配合及學者專家的參與，分述如下：
‧ 國
立 政 治 大 學
‧
Na tiona
l Ch engchi University
94
一、挑選有價值的檔案
大學校院的檔案管理人員在前置作業時，要擇定檔案的數量和範 圍，並初步判斷檔案保存價值，先將定期檔案和具有長期保存價值的 檔案找出來。
A3:「文書組扮演行政協助單位，作檔案鑑定，鑑定是相當專業的，檔 案鑑定可以把檔案的保存價值再找出來。避免重要檔案被銷毀。」
(A3:L89-90)
A1:「前置作業滿重要的，因為我們學校很認真的挑選、篩選對學校來 說有價值的檔案。所以鑑定會議的時候，對委員來說，很容易就可以 看到檔案的價值，認同我們挑出來的檔案，所以前置作業下的功夫很 重要。(A1:L91-93)
找出有價值的檔案，挑選、判斷哪些有價值的檔案是最重要、最難的。
因為沒有人會告訴你重要檔案的原則是什麼，都要自己找出有價值的 檔案，看系統、看庫房、看區分表，然後要判斷有沒有價值，這個最 重要，也最困難。」(A1:L45-48)
C1:「如果要找出有關校史檔案、有價值的檔案，最重要的是在前置作 業與會議過程中，把檔案的長久保存價值找出來，檔案鑑定作業可決 定檔案之存毀，所以不重要的會移為定期檔案或銷毀。」(C1:L28-30)
二、業務單位的配合
大學校院的檔案管理人員都認為最瞭解大學校院檔案的是業務單 位，所以需要業務單位加入檔案保存價值鑑定的前置作業中。透過業 務單位挑選檔案保存價值，進一步將定期檔案或具有永久保存價值的 檔案挑出來。但也擔心業務單位的配合度不高、不夠瞭解檔案的資訊 內容、不瞭解檔案存毀的準則等。
A1:「檔案管理人員初步在挑檔案的時候，多用歷史價值進行篩選，只
‧ 國
立 政 治 大 學
‧
Na tiona
l Ch engchi University
95
挑選校史檔案，校史檔案以外的檔案，檔管人員有時看不出來，希望 業務單位可以幫忙看，但是給業務單位看，他們也不一定能挑選出有 永久保存價值和校史價值的檔案，承辦人可能分成兩種，一類可能覺 得都很重要，另一類承辦人覺得都不重要。這時候就覺得承辦單位沒 有檔案管理的概念很可惜，他們有業務承辦的知識，可是沒有檔案價 值和檔案鑑定的概念，就不知道怎麼挑出有價值的檔案。(A1:L77-83)
…希望可以有業務單位參與，將業務單位挑選檔案的重點、原則、類 型、看法列入考量，因為他們的業務經驗，有參考的價值。不過也要 告訴業務單位檔案價值、檔案管理、鑑定的概念，這樣他們才可以加 入檔案鑑定。」(A1:L87-90)
A2:「機關辦理檔案鑑定時，須要各業務單位的全力配合，才能順利完 成，檔案價值鑑定會議是在協助學校解決檔案存毀問題、使學校盡力 做到『該存則存、該毀則毀』，並積極促進檔案應用，而非只是例行的 形式會議。…
要做到這個層面，我認為承辦人的作業步驟最重要。因為各處室之業 務承辦人，位居檔案鑑定作業之起始作業。業務承辦人於收到銷毀目 錄時，會逐一審視其所屬業務之檔案資訊，有疑義者會自行調檔或與 其主管先行討論，並做成初步之意見表示。
由於有他們仔細的逐一審核校對，於召開鑑定會議時，各檔案鑑定小 組委員（多為各處室一級主管）就可以比較清楚其所屬業務之檔案價 值，避免流失有意義或重要的檔案，並正確判斷檔案是否具有保存價 值，真正做到『該存則存、該毀則毀』的檔案鑑定目的。(A2:L50-62)
三、檔案鑑定委員的配合
大學校院的檔案管理人員認為找檔案鑑定委員開會是比較困難的，
因為擔任檔案鑑定的委員是一級長官和行政主管，較無交集的開會時 間，也擔心檔案鑑定會議開會的次數過多，對檔案鑑定的委員是負擔。
A2:「目前學校規模小跟行政團隊合作很強，鑑定小組的成員是行政
‧ 國
立 政 治 大 學
‧
Na tiona
l Ch engchi University
96
主管，他們幫忙看鑑定的檔案，很用心、花費滿多的心力，如果檔案 數量太大，怕鑑定的委員負擔太重，一個學期要召開兩次鑑定會議，
這可能是我們行政團隊面對的困難，檔案鑑定的數量過多跟次數過於 頻繁。(A2:L127-130)
本校的檔案保存價值鑑定小組置召集人一名，由校長兼任。校長都進 來主持召開鑑定會議了，所以，整個團隊目前運作成效良好。學校行 政團隊和諧，有校長當召集，行政團隊全力以赴。(A2:L131-133)
學校組織大、小，其實各具有優缺點，以本校而言，組織規模小，人 員編制少，每個人手上都同時都承辦很多業務，相較之下，工作量比 其他大學負荷重。但是組織規模小，每個人都是生命共同體，在溝通 協調與互動上，就比較容易而且快速。所以，本校 105 年在執行檔案 鑑定時，初步由各業務承辦人進行比較嚴謹之核校，之後在鑑定會議 時，再由鑑定委員做最後的把關，進行的還算順利。不過，108 年 8 月底以前要進行永久檔案之移轉，未來每學期勢必至少要召開 1 至 2 次的鑑定會議，方能完成 42 至 80 年間的永久檔案的鑑定作業。所以，
對本校各處室而言，未來的鑑定，有關人力不足、每次鑑定所耗費時 間太多，應該是未來 106 至 108 年間，最大的困難與考驗。」
(A2:L117-126)
A3:「找委員共同的時間開會是困難的，因為委員的時間很忙碌，如 果委員不能來的話，要找秘書代理，因為一級長官比較忙，學校的秘 書，看什麼樣的議題最好找業務瞭解人士…」(A3:L85-86)
四、學者專家參與
大學校院檔案管理人員認為有必要找學者專家參與檔案鑑定，因 為學者專家更瞭解檔案的背景和內容資訊，可以客觀的判斷檔案保存 價值。
A3:「…並邀請○○主任及相關文、史學者參與鑑定，該案專家學者名
‧ 國
立 政 治 大 學
‧
Na tiona
l Ch engchi University
97
額最多以 4 名為原則。(A3:L15-19)
…盡量找瞭解檔案議題的學者或者專家，參與會議。」(A3:L86-88)
A1:「…有請一級長官來參與，但是長官不一定瞭解檔案…，所以之後 應該會希望有學者專家參與，才可以有更客觀的方法挑選檔案。」
(A1:L84-86)
參、檔案鑑定的參考資料
大學校院檔案管理人員會參考檔案管理局的機關檔案管理作業手冊、
檔案鑑定(實體和線上)課程、檔案分類及保存年限區分表，以及其他大學 校院的檔案保存價值鑑定經驗。
A1:「參考檔管局的機關檔案管理作業手冊、檔案局之前開的鑑定課程 和講義、我們學校的區分表，也會上網 google 其他機關的鑑定報告，
因為鑑定相關資料不多，才會上網查看看別人是怎麼做的。」
(A1:L49-51)
A2:「對沒做過檔案鑑定的文檔同仁而言，檔案鑑定作業相對於其他檔 案管理作業，是比較艱深的。所以進行檔案鑑定前，除了參考其他學 校之作法外，積極參與檔管局、教育部舉辦之教育訓練或數位學習課 程，大量吸收相關知識與訓練是必要的。」(A2:L63-66)
A3:「參考其他學校跟機關的鑑定經驗，主要以學校為主。」(A3:L46)
C1:「參考機關檔案作業手冊，內有鑑定流程，多數機關都會參照鑑定 流程作業。也發現機關也善用檔案鑑定基準，基準包括原始價值、法 律價值、行政價值、歷史價值、資訊價值、成本、風險，來考量檔案 的保存價值，或是更改保存年限及清理處置方式。學校還要具備校史
‧ 國
立 政 治 大 學
‧
Na tiona
l Ch engchi University
98
及沿革資料，才能掌握學校之背景，搭配學校的歷史和行政作業，將 有價值之檔案找出。」(C1:L31-35)
肆、檔案管理局的檔案鑑定作業流程及檔案鑑定基準的應用
大學校院的檔案管理人員利用檔案管理局的檔案鑑定作業流程和檔 案鑑定基準，實際操作檔案保存價值鑑定和判定檔案保存價值。
A2:「本來是看不懂檔案局提供的鑑定流程圖，後來逐漸累積了知識、
經驗和教育訓練，就能夠比較瞭解這個流程圖，算是很清楚的流程圖。
鑑定會議上有採用檔案局的檢核表，裡面對於鑑定的基準，應用歷史、
資訊等基準可幫助委員很快地進入狀況。例如本次鑑定 89 年的檔案，
就可以用歷史和資訊價值來判斷。」(A2:L140-144)
A3:「檔案保存價值鑑定的基準包括原有價值，行政稽憑、法律價值、
歷史價值、管理成本及風險評估，並用來決定檔案保存價值與存毀的
歷史價值、管理成本及風險評估，並用來決定檔案保存價值與存毀的