第四章 研究結果分析
第一節 大學校院檔案鑑定作業方式及流程
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第一節 大學校院檔案鑑定作業方式及流程
透過深度訪談，分析大學校院檔案鑑定時機、原因、選擇檔案鑑定之 作業方式和方法及檔案鑑定作業流程，本研究整理分析後，以提供國立大 學校院檔案鑑定作業參考。
壹、檔案鑑定起因
瞭解檔案鑑定的起因，包括檔案鑑定的因素、時機、檔案鑑定頻率及 規劃。
一、檔案鑑定因素
大學校院辦理檔案鑑定的內部因素與外部因素，分述如下：
(一)內部因素
大學校院辦理檔案鑑定的內部因素是重新判定保存年限合 適性、辦理檔案銷毀、檔案因年代久遠而需判定保存年限、移 轉檔案至檔案管理局、執行檔案管理作業中程實施計畫等情形 要辦理檔案鑑定。
A1:「辦理鑑定的原因，是因為庫房裡有發現有些檔案放在不適 合的分類號，有些有價值的檔案放在定期的檔案中，而那些檔 案具有歷史價值，希望不要只有 5 年、10 年。像那次鑑定就挑 選本校某些業務的第一份公文，例如報教育部的行事曆，是第 一份、且重要的公文，不是因為它是行事曆所以重要，因為它 是遷校後的有關行事曆的第一份檔案，有歷史的價值我們才要 留它。」(A1:L1-7)
C1:「檔案鑑定可以幫助機關判定檔案的保存價值和保存年限，
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對檔案保存年限有疑義、移轉和銷毀時，可做檔案價值鑑定。」
(C1:L1-2)
A2:「依據本校檔案保存價值鑑定小組設置要點規範，本校『檔 案銷毀、移轉或應用，產生疑義或發生爭議者』應由召集人召 開檔案價值鑑定會議。因本校今（105）年執行 89 年度已屆保 存年限檔案之銷毀作業，所以辦理檔案鑑定作業。(A2:L1-4)
但如果以檔管局 105 年 5 月 24 日檔徵字第 1050009042 號函：『國 家檔案移轉辦法第 2 條規定：各機關永久保存之檔案，自文件 產生之日起屆滿 25 年者，應於次年移轉檔案中央主管機關管理。
同辦法第４條規定，屆滿移轉年限之檔案，移轉前各機關應先 辦理保存價值鑑定，經鑑定仍具永久保存價值者，應編製檔案 移轉目錄併同鑑定報告，依所定程序，函送檔案中央主管機關 審核。』爰此，本校自 42 年創校至 80 年 12 月 31 日前，已屆移 轉年限之永久保存檔案，會陸續於於 108 年 6 月以前，辦理鑑 定作業」(A2:L87-94)
A3:「為配合辦理本校『檔案管理作業中程實施計畫』，提升檔 案管理效能而辦理本校○○部檔案保存價值鑑定。(本校「檔案 管理作業中程實施計畫」之第七點檔案價值鑑定) 」(A3:L1-3)
(二)外部因素
大學校院辦理檔案鑑定的外部因素，主要是參加金檔獎而需 要辦理檔案鑑定。
A1:「…那時候要參加金檔獎，就想說至少要做一次。」(A1:L7)
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二、檔案鑑定時機
因挑選近年來有辦理檔案鑑定的大學校院，所以訪談對象的檔案 鑑定時間在民國 100 年至 105 年區間，而大學校院辦理檔案鑑定的時 機是在檔案銷毀、移轉及參加金檔獎之前。
A1:「民國 100 年，大約要參加金檔獎之前。」(A1:L7)
A2:「104 年底準備，105 年召開鑑定會議。」(A2:L5)
A3:「民國 100.12.7 鑑定會議」(A3:L4)
三、檔案鑑定頻率及規劃
大學校院視實際情形和需要，有些沒有規劃、有些有規劃檔案鑑定 期程，分述如下：
(一)無規劃檔案鑑定期程
大學校院辦理檔案銷毀和維護作業，會先進行檔案鑑定，配 合著檔案銷毀作業運作，成為輔助機制，無主動和固定的檔案鑑 定頻率。
A3:「有需要的時候才進行檔案鑑定」(A3:L5)
C1:「…視機關之業務需要銷毀或移轉時都需要鑑定。…」
(C1:L3)
A2:「105 年因為銷毀及修護作業所需，進行檔案鑑定 1 次。」
(A2:L6)
A1:「只有 100 年有辦過檔案鑑定，1 次。」(A1:L9)
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(二)有規劃檔案鑑定期程
大學校院辦理規劃移轉屆滿 25 年檔案，因檔案數量多，分年 分階段執行鑑定作業，因此會有固定的檔案鑑定作業頻率和規 劃。
A1:「明年(106)跟後年(107)會做，因為要辦理屆滿 25 年移轉的 檔案，依規定移轉之前要辦理鑑定。」(A1:L10-11)
A2:「…配合檔管局 105 年 5 月 24 日檔徵字第 1050009042 號函：
『國家檔案移轉辦法第 2 條規定，各機關永久保存之檔案，自 文件產生之日起屆滿 25 年者，應於次年移轉檔案中央主管機關 管理。同辦法第 4 條規定，屆滿移轉年限之檔案，移轉前各機 關應先辦理保存價值鑑定，經鑑定仍具永久保存價值者，應編 製檔案移轉目錄併同鑑定報告，依所定程序，函送檔案中央主 管機關審核。』…本校自 42 年創校至 80 年 12 月 31 日前，已 屆移轉年限之永久保存檔案，會陸續於於 108 年 6 月以前，辦 理鑑定作業，預計每學期至少須辦 1 至 2 次(亦即未來 3 年，每 年須辦理 2-4 次鑑定作業)。」(A2:L7-15)
貳、檔案鑑定小組及鑑定人員
瞭解大學校院的檔案鑑定小組及參與檔案鑑定的成員，並瞭解對大學 校院來說，合適與不合適的檔案鑑定成員的因素。
一、組成檔案鑑定小組及成員
大學校院進行檔案鑑定，會先訂定並依據學校的檔案保存價值 鑑定小組設置要點召開鑑定小組、擬定檔案鑑定計畫，及擇定檔案 鑑定會議的成員。
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(一)訂定及修改檔案保存價值鑑定小組設置要點
大學校院依檔案保存價值鑑定規範的規定，先擬定大學校院 內部的行政規則，訂定或修改『檔案保存價值鑑定小組設置要點』， 並送檔案管理局備查。此外，依『檔案保存價值鑑定小組設置要 點』，設置檔案保存價值鑑定小組。
A2:「民國 100 年時，本校為辦理檔案保存價值鑑定、檔案銷毀及 推展檔案保存維護，提升檔案管理效能，依據檔案保存價值鑑定 規範之規定，特設置檔案保存價值鑑定小組，並訂定檔案保存價 值鑑定小組設置要點。(A2:L16-18)
本校檔案保存價值鑑定小組設置要點除經本校行政會議討論通過 外，並國家發展委員會檔案管理局 104 年○月○日檔企字第○○
○號函核備在案。」(A2:L22-25)
A3:「為配合辦理本校「檔案管理作業中程實施計畫」，提昇檔案 管理效能，文書組於 100 年 8 月 31 日簽奉校長同意修訂本校「檔 案保存價值鑑定小組設置要點」，遴聘專家學者參與在案。」
(A3:L12-14)
(二)擬定檔案價值鑑定計畫
對檔案保存價值鑑定擬定檔案保存價值鑑定計畫。
A3:「相關檔案內容所載事項具有不可替代的原始價值及歷史價值，
爰擬具該次檔案保存價值鑑定計畫…」(A3:L15-19)
(三)召開鑑定會議及鑑定小組成員
依檔案保存價值鑑定小組設置要點，鑑定小組的成員有校長、
一級主管(學務、總務、教務…)、業務代表(嫻熟業務的長官和同 仁)、校內教授、校外專家學者來參與檔案鑑定會議。
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A1:「有成立小組。因為那次的鑑定其實不太複雜，比較簡單，就 以校內一級長官為主，大部分都一級長官，有主秘、教務長、學 務長、總務長、圖書館館長、主任、校史館館長等。我們挑 36 份 檔案，還有找這 36 份檔案的業務長官一同參加。(A1:L12-16)
沒有找歷史背景的學者。但有找圖書館館長，不過那天請假，是 秘書代理。有找校史館館長、組長，館長是中文系的老師。還有 文書組的組長有參加鑑定會議。我不是出席人員，我負責召開會 議跟前面作業。」(A1:L17-20)
A2:「檔案保存價值鑑定小組置召集人一名，由校長兼任；委員若 干名，由副校長、秘書室主任、教務主任、學生事務主任、總務 主任、研發處主任、實習就業輔導處主任、圖書資訊中心主任、
人事室主任、會計室主任、文書組組長及遴聘相關領域之專家學 者組成。」(A2:L19-22)
A3:「有鑑定小組，小組成員 12 位。校內指定 10 位，包括副校長 是召集人、主任秘書是執行秘書、教務長、學務長、總務長、研 發長、圖書館長、資訊中心主任、教發中心主任、人事主任和校 外的專家學者 2 位。12 位裡面，校內外的都有，沒有辦法一日之 內全員到齊，所以文書組會讓當日無法參與的指定委員，請有實 際瞭解業務的秘書代理委員，參加鑑定會議。」(A3:L6)
C1:「通常有檔案鑑定會議，成員包括機關首長、業務嫻熟長官和 同仁。基本上，會希望是瞭解實際業務情形，並對機關之業務和 歷史有一定瞭解的人來參與。或聘任專家擔任鑑定委員，因為他 們對歷史背景和機關沿革較有認識。」(C1:L4-7)
訪談 A1、A2、A3 及蒐集學校的檔案保存價值鑑定會議紀錄、
檔案保存價值鑑定報告，得知 A1、A1、A3 都有召開鑑定會議，也 有不同的鑑定成員，綜合整理分析後，整理成表 4.2「訪談者之檔
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案鑑定小組及鑑定成員表」、4.3「訪談者之檔案鑑定成員分析 表」。
表 4.2 訪談者之檔案鑑定小組及檔案鑑定成員表 訪談者代碼 成立鑑定小組 參與人數
A1 ○ 9 人
A2 ○ 13 人
A3 ○ 12 人
資料來源：本研究整理
表 4.3 訪談者之檔案鑑定成員分析表
訪談者代碼 校長 一級主管 業務代表 校內教授 校外學者 專家
A1 ○ ○ ○
A2 ○ ○ ○ ○
A3 ○ ○ ○ ○ ○
資料來源：本研究整理
二、擇定檔案鑑定人員的合適度
大學校院擇定檔案鑑定人員的合適度，與鑑定委員對檔案的瞭解 度有非常大的關係，分成合適、不合適二者，分述如下：
(一)瞭解檔案的背景
檔案鑑定委員要能瞭解大學校院的背景、檔案的特色和重要性，
才能作出合適的判斷。
A3:「合適而且滿意。鑑定會議所找的學者專家擔任委員，因為是前 任跟現任的長官，他們實際瞭解業務的狀況，也有歷史系的老師，
重視檔案的資訊。因為委員都瞭解此次鑑定檔案的獨特性，所以能
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作出合適的判斷。
例如把主題分成…學制、課程、招生、考試…，委員認同這些檔案 因為有時代背景跟特色，所以要永久保存。(A3:L20-25)
重要的就是，委員能不能瞭解這次鑑定的檔案以及其對議題的參與 程度，委員如果對檔案有實際的瞭解，那這次檔案鑑定就是成功的。」
(A3:L44-45)
A2:「我覺得本校檔案鑑定小組成員，雖然都是行政主管，…本校前
A2:「我覺得本校檔案鑑定小組成員，雖然都是行政主管，…本校前