國立大學校院檔案鑑定之研究 - 政大學術集成

全文

(1)國立政治大學圖書資訊與檔案學研究所碩士論文 Master’s Thesis Graduate Institute of Library, Information and Archival Studies National Chengchi University. 國立大學校院檔案鑑定之研究 The Appraisal of National University and College Archives in Taiwan. 學. io. er. 研究生：林妙蓉. sit. Nat. Advisor: Hsueh, Li-Kuei Ph.D. y. 指導教授：薛理桂博士. ‧. ‧ 國. 立. 政治大. n. Lin, Miao-Rong aAuthor: iv l C n hengchi U. 中華民國一○五年十二月 December, 2016.

(2) 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. i Un. v.

(3) 謝辭「千樹萬樹梨花開，忽如一夜春風來」。從我踏出幼童時期後，似乎很多東西跟事情接湧而來，接著，一關一關的過，就這樣慢慢地成長，渡過了青澀和擔憂的日子。最後，好像童話故事般的，甜美的成果也這樣翩翩降臨而來，我總能得到豐收。就像此時的碩士論文已交出，好多的心情不可言喻、細不可數。感謝我的指導老師薛理桂老師，口試委員林巧敏老師、前檔案局張聰明副局長，政大圖書資訊與檔案學研究所的王梅玲老師、蔡明月、邵銘煌老師，以及各位研究所的同學們，充實我的研究生生活。. 政治大感謝我的父母，給我好的環境和所有的支持，總是讓我在課業上自由立發揮，讓我能在學業上盡力揮灑，從不間斷地庇護著我的成長，謝謝您們。. ‧ 國. 學. Nat. y. ‧. 感謝檔案管理局的所有長官同仁，從我 102 年高考及格進檔案局以來，接受我、關照我的工作和課業情形，以及感謝我的機關夥伴們，讓我不斷的學習成長。. sit. er. io. 感謝我的師長，我的同行善友，一路上護持我的學習。在我猶豫徬徨無助的時候，給我最強的依靠，我也願意跟你們一樣，累積福德跟智慧，直至圓滿。還有，感謝陳先生，謝謝你長久以來的包容和陪伴，謝謝你。 a. n. iv l C n hengchi U 最後，感謝從以前教過我的各位老師，和我的眾多朋友們，你們讓我. 生活多采多姿，讓我眼界變得寬廣，一路順遂或是顛簸，都讓我品嘗到了喜怒哀樂，我沒有忘記過你們，謝謝你們。. 林妙蓉謹誌於檔案局 2017 年 2 月.

(4) 摘要本研究為國立大學校院檔案鑑定之研究，全面地觀察我國國立大學校院的檔案鑑定作業，分析國立大學校院在檔案鑑定作業中的作業方式及流程、分析國立大學校院檔案的保存價值、分析國立大學校院檔案鑑定的實際案例，以建立標竿性的國立大學校院檔案鑑定作業。國立大學校院檔案鑑定區分為兩個部分：初鑑，是學校內的初步檔案鑑定，以微觀視角為主，運用內容和職能分析，判斷檔案的保存價值和清理處置，初步選擇及留存具有參考價值的檔案；複鑑，是教育部和檔案管理局審核學校所做的鑑定作業，並重微觀及宏觀視角，運用職能和宏觀分析，確定檔案的資訊、歷史特性。. 政治大本研究完整地呈現國立大學校院的鑑定作業，蒐集檔案鑑定人員對國立立大學校院檔案鑑定的經驗，歸納並整理出適合國立大學校院辦理檔案鑑 ‧. ‧ 國. 學. 定之作法，也透過蒐集檔案鑑定報告和文獻資料，瞭解大學校院檔案的保存價值，將大學校院檔案歸類為定期檔案、大學永久保存檔案、校史檔案及國家檔案，以協助國立大學校院判斷大學檔案的類型和內涵。. n. al. y. er. io. sit. Nat. 關鍵詞: 大學校院檔案、檔案鑑定、檔案保存價值. Ch. engchi. i n U. v.

(5) Abstract This study is about the appraisal of national university and college archives in Taiwan. In order to set up a well-designed model for the operation of appraisal of national university and college archives, the author analyze the form of operation and the process as well as the archival value and the real instances after observing the operations of archival appraisal thoroughly. There are two parts in the appraisal of national university and college archives. Initial appraisal, mainly with micro vision, is the initial archival appraisal that is executed in the school. The universities and colleges evaluate the archival value of the archives and other possible measures by content and functional analysis. After that, the schools are able to decide and preserve the archives that have the value of consulting. On the other hand, reviewing appraisal is a practice that the Ministry of Education and the National Archives Administration National Development Council use micro and macro visions to check the appraisal done by the schools. The two officials utilize functional and macro-vision analysis to confirm the information and the historical features of the archives.. 立. 政治大. y. ‧. ‧ 國. 學. Nat. n. sit. er. io. This thesis completely shows the appraisal operation of national university and college including collecting appraisal staffs’ experience, concluding and sorting out a proper approach a l for national university iand v college. In addition, the collection of appraisal C reports and references, n which could make us U h e n g cand understand the archival value of university h i college’s archives, divided this kind of archives into periodical archives, university’s permanent archives, archives of school history and national archives. Nonetheless, this research could assist national university and college assess the form and the content of university and college archives. Keywords: University and College Archives, Archival Appraisal, Archival Value.

(6) 目次. 目次……………………………………………………………………… 圖表目次………………………………………………………………… 第一章緒論…………………………………………………………… 第一節研究動機……………………………………………… 第二節研究目的……………………………………………… 第三節研究問題……………………………………………… 第四節名詞解釋……………………………………………… 第二章文獻探討……………………………………………………… 第一節檔案鑑定意義與內涵………………………………… 第二節各國大學校院檔案鑑定……………………………… 第三節我國檔案鑑定及檔案保存價值……………………… 第四節小結…………………………………………………… 第三章研究方法……………………………………………………… 第一節研究範圍與限制……………………………………… 第二節研究方法……………………………………………… 第三節研究工具……………………………………………… 第四節研究設計與研究架構………………………………… 第五節研究實施步驟………………………………………… 第四章研究結果分析……………..…………………………………… al v 第一節大學校院檔案鑑定作業方式及流程………………… i n Ch 第二節大學校院檔案歸類及其檔案保存價值……………… engchi U 第三節大學校院對檔案鑑定的看法及鑑定作業建議……… 第五章結論與建議…………………………………………………… 第一節結論…………………………………………………… 第二節建議…………………………………………………… 第三節未來研究建議………………………………………… 參考書目………………………………………………………………… 附錄一:本研究深度訪談內容………..…………………………………. 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學. n. er. io. sit. y. Nat. I. I II 1 1 3 3 4 5 5 11 22 37 45 45 45 46 48 49 51 52 80 93 105 105 110 112 115 121.

(7) 圖表目次. 圖目次圖 1.1 大學校院檔案鑑定圖…………………………………………..… 圖 2.1 檔案鑑定步驟圖………………………………………………..… 圖 3.1 研究架構圖……………………………………………………… 圖 3.2 研究實施步驟圖………………………………………………..… 圖 4.1 檔案鑑定前置作業分析圖……………………………………..… 圖 4.1 A2 檔案鑑定標準檢核表.………………………………………… 圖 4.3 A 3 檔案鑑定基準檢核表(空白表格)……………………………. 圖 4.4 檔案鑑定執行作業分析圖……………………………………….. 圖 4.5 檔案鑑定結束作業分析圖……………………………………….. 圖 4.6 檔案鑑定整體作業分析圖……………………………………….. 圖 4.7 檔案保存價值鑑定作業流程範例圖………..…………………… 圖 4.8 大學校院檔案之類型圖………………………………………….. 圖 4.9 校史文物檔案圖………………………………………………..… 圖 4.10 大學校院檔案及檔案鑑定圖…………………………………… 圖 5.1 檔案保存價值鑑定作業圖……………………………………….. 圖 5.2 大學校院檔案、內涵及檔案鑑定圖……………………………... 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學. er. io. sit. y. Nat. 2 30 49 50 63 64 65 67 68 70 79 84 87 92 107 109. n. al. i n U. v. Ch 表目次 engchi 表 2.1 檔案鑑定步驟說明表…………………………………………..… 表 2.2 檔案價值、內涵及舉例關係表…………………………………… 表 2.3 各國檔案鑑定意義與內涵表…………………………………..… 表 2.4 各國大學檔案鑑定情形分析表………………………………..… 表 3.1 深度訪談大綱表………………………………………………..… 表 4.1 訪談者及訪談者代碼表………………………………………..… 表 4.2 訪談者之檔案鑑定小組及檔案鑑定成員表…………………..… 表 4.3 訪談者之檔案鑑定成員分析表………………………………..… 表 4.4 檔案鑑定前置作業分析表……………………………………..… 表 4.5 檔案鑑定執行作業分析表……………………………………..… 表 4.6 檔案鑑定結束作業分析表……………………………………..… 表 4.7 檔案鑑定整體作業分析表……………………………………..… II. 29 34 38 39 47 51 58 58 62 67 68 69.

(8) 表 4.8 檔案保存價值鑑定作業流程範例表…………………………..… 表 4.9 檔案保存價值鑑定作業流程範例分析表……………………..… 表 4.10 大學校院檔案分析表…………………………………………..… 表 4.11 檔案鑑定之後續處理表………………………………………..…. 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. III. i n U. v. 72 76 91 103.

(9) 第一章緒論本研究為國立大學校院檔案鑑定之研究，目的為探究國立大學校院在檔案鑑定作業中的作業方式及流程、大學校院檔案的保存價值，以及分享國立大學校院檔案鑑定的實際案例，緒論分為四節：第一節，研究動機；第二節，研究目的；第三節，研究問題；第四節，名詞解釋。. 第一節研究動機. 治政大形，大學校院中的檔案管理人員因背景和狀況不同，會遇到的情形包括：立不知道如何辦理檔案鑑定、不知道大學校院檔案的範圍、大學校院中沒有本研究者在檔案管理局工作，而得觀察各國立大學校院的檔案鑑定情. ‧ 國. 學. 檔案鑑定知識的傳承、沒有系統或紙本的記述大學校院檔案鑑定的做法等，爰此，發想將國立大學校院檔案鑑定的知識和經驗累積起來，並深入瞭解. ‧. 國立大學校院檔案鑑定的內涵和內容，將實務經驗和學理知識調合，整理. sit. y. Nat. 成書面資訊，以供各國立大學進行檔案鑑定作業時參考。. er. io. 國立大學校院依機關檔案保存價值鑑定規範、檔案保存年限及銷毀辦. n. al 法、國家檔案移轉辦法、機關共通性檔案保存年限基準、機關檔案管理作 iv C. n. hen hi U 業手冊第 15 章鑑定等規定，以「檔案鑑定」來判定檔案的保存價值，挑 gc. 選合適的鑑定原則，採取恰當的鑑定方法和基準，對檔案的內容、職能、背景及範圍進行分析，確定檔案的保存價值和清理處置方式。觀察我國國立大學校院檔案鑑定可區分為初鑑和複鑑定。初鑑是國立大學校院內的初步檔案鑑定，以微觀視角為主，運用內容和職能分析，判斷檔案的保存價值和清理處置，初步判斷出大學檔案中的定期檔案、大學永久保存檔案、校史檔案及國家檔案，選擇及留存具有參考價值者，再依檔案法施行細則第 10 條層報送教育部和檔案管理局；複鑑是教育部和檔案管理局審核國立大學校院的鑑定結果，並重微觀及宏觀視角，運用職能. 1.

(10) 和宏觀分析，確定檔案的資訊、歷史特性，複驗鑑定後，未來將提供給知識資源的需要者，見圖 1.1「大學校院檔案鑑定圖」：. 政治大立資料來源：本研究整理. 圖 1.1 大學校院檔案鑑定圖. ‧ 國. 學. 基於上述，本研究動機是為探究國立大學校院檔案鑑定的整體情形(包含初鑑及複鑑)，並歸類大學校院檔案類型及其檔案保存價值，以下分三點. ‧. 說明：. sit. y. Nat. 一、研究國立大學校院的檔案鑑定作業，以提出良好及可行的檔案鑑定實務。. io. n. a. er. 二、研究大學校院檔案的保存價值判定，淘汰將失去價值的檔案，. v. l 、發展沿革或是對教授及學生而言重要的檔案，典藏對學校歷史 ni. Ch. U. engchi 更進一步找出具有國家檔案價值的大學檔案。. 三、研究國立大學校院檔案鑑定之過程及成果，比較其良窳後，可提供後續行政及研究參考使用。. 2.

(11) 第二節研究目的本研究以國立大學校院作為檔案鑑定的觀察對象，為瞭解鑑定作業的實際情形，對鑑定作業進行分析及比較。本研究目的，以下分三點說明：一、瞭解國立大學校院檔案鑑定的作業方式及流程。二、瞭解大學校院檔案的保存價值，區別大學檔案中的定期檔案、大學永久保存檔案、校史檔案及具有國家發展價值的國家檔. 治政大瞭解國立大學校院進行檔案鑑定所遭遇的困難和借鏡之處，建立立標竿性的國立大學校院檔案鑑定作業。案。. 學. ‧ 國. 三、. ‧. 第三節研究問題. y. Nat. sit. 為探索國立大學校院檔案鑑定作業及檔案保存價值，對研究對象進行. er. io. 問題探討以瞭解實際情形，本研究問題，以下分三點說明：. n. al 一、國立大學校院如何進行檔案鑑定的作業方式及流程？ iv C. n. hen hi U 二、國立大學校院如何歸類大學校院檔案中的定期檔案、大學永久 gc. 保存檔案、校史檔案、國家檔案，以及如何判斷其檔案保存價值？. 三、國立大學校院對檔案鑑定的看法，及進行檔案鑑定是否遭遇困難和借鏡之處？. 3.

(12) 第四節名詞解釋一、大學校院檔案(University and College Archives) 大學校院檔案包括教學、行政、業務及輔助單位所產生的檔案，包括學術和研究型檔案、學院系所、學生檔案(有學籍資料、學習資料、個人資料、生活資料等)、教師檔案(有學術研究、職經歷、個人資料、生活資料等)等的實體及電子檔案。(ICA,2013) 二、檔案鑑定(Archival Appraisal) 檔案鑑定是指檔案鑑定人員依據檔案內容、形式屬性及應用需求，採. 治政大存年限及提供檔案銷毀、典藏、移轉等清理決策參考之過程。(檔案管理局，立 2000). 用一定的原則、標準、方式及方法，判定檔案保存價值，作為決定檔案保. ‧ 國. 學. 三、檔案保存價值(Archival Value ). ‧. 檔案鑑定即在判定其價值對社會現在及預測未來的有用性(黃政民，. y. Nat. 2005)。檔案保存價值是由檔案性質與特性、原有價值、行政稽憑價值、法. sit. 律價值、資訊價值、歷史價值、管理成本或風險評估所決定，檔案保存年. er. io. 限價值之高低，影響檔案保存年限之長短；保存價值較高之檔案，應具有. n. al 較長保存年限，反之，其保存年限相對較短(檔案管理局，2010)。 iv Ch. n U engchi. 四、國家檔案(National Archives). 依《檔案法》第 2 條第 3 款，國家檔案是指具有永久保存價值，而移歸檔案中央主管機關管理之檔案。. 4.

(13) 第二章文獻探討本研究為國立大學校院檔案鑑定之研究，先從探究檔案鑑定的意義與內涵，接著瞭解國立大學校院檔案的作業方式及流程，並探究各國大學校院有關檔案鑑定的指南及政策，以及探究我國檔案鑑定的作業步驟及檔案保存價值鑑定原則、判定基準。因此，將文獻探討分為四節：第一節，瞭解檔案鑑定之意義與內涵；第二節，探討各國大學校院有關檔案鑑定的指南及政策；第三節，說明我國檔案鑑定的作業步驟及檔案保存價值鑑定原則、判定基準；第四節，小結。. 政治大. 第一節檔案鑑定意義與內涵. 立. 為瞭解檔案鑑定，以國際檔案理事會（International Council on Archives，. ‧ 國. 學. 簡稱 ICA）、美國、英國、中國大陸及我國來瞭解檔案鑑定的意義，並以檔案鑑定之時機與目的、重要性來瞭解檔案鑑定的內涵。. ‧ sit. y. Nat. 壹、檔案鑑定之意義. n. 為瞭解的對象來說明。a l. er. io. 檔案鑑定的意義以國際檔案理事會、美國、英國、中國大陸及我國作. 一、國際檔案理事會. Ch. engchi. i n U. v. 國際檔案理事會（ICA）所編「學生檔案鑑定與清理指南」 (Guidelines on Appraisal and Disposition of Student Record)中檔案鑑定是：決定文件如何保存及保存多久的決定過程(ICA, 2013)，係基於檔案價值，決定文書或檔案最終處理的一個基本檔案功能。(林素甘，2012) 。二、美國美國檔案人員協會(Society of American Archivists,簡稱 SAA)對檔案鑑 5.

(14) 定(Archival Appraisal)所下的定義(Bellardo & Bellardo, 1992)：根據文書在現行行政、法律與財務方面的用途，具有憑證與資訊或研究價值，其編排方式，以及與其他文書的關聯，從而判斷其價值，以及確定文書處理的過程。並依五種分析及鑑定的原則，找出具有持久價值的檔案(Gerald, 1993)： (一) 分析檔案的功能特性、產生者及產生之目的。 (二) 分析檔案資訊的意義及品質。 (三) 分析檔案上下文及相關文件之來源。 (四) 分析潛在使用及檢索檔案實體、法律及資訊之應用限制。 (五) 分析維護檔案所需成本及保存檔案可獲得之利益。. 治政大 Archives and Records Administration,簡稱 NARA)之檔案管理規則(National 立 Administration Regulation)中檔案鑑定的定義為：訂定檔案保存年限過程中，另外，美國國家檔案暨文件總署 (National Archives and Records. ‧ 國. 學. 評估檔案價值之步驟。NARA 在評估檔案時，是以檔案鑑定來作為判定檔案列為永久保存或定期保存及提出檔案保存年限建議之過程，並決定聯邦. ‧. 檔案價值及最終清理方式(陳憶華，2010)。. er. io. sit. y. Nat. 三、英國. n. al 英國國家檔案館對檔案鑑定所下的定義是：區別檔案有持續性保存價 iv C. n. h e n hNational 值和未來沒有持續性保存價值的過程(The i U Archives, 2013)。對組織 gc. 的業務活動進行行政、法律、財務及歷史研究需要評估，配合政府權責及稽憑及配合組織、研究者或其他使用者的需要，決定應予保存的檔案、保存年限及移轉或銷毀等最終清理方式(Public Record Office, 2001)，對於檔案管理而言，可真正留存具有保存價值的檔案，提升檔案管理效益。英國以鑑定分析，判斷檔案對於國家或機關是否具長期保存或持續保. 存價值。並設有法定的公共檔案諮詢委員會(Advisory Council on Public Records)，由歷史學家、研究人員、政黨代表及知名人員所組成，就檔案管理、鑑定途徑及鑑定結果提供相關諮詢建議(張聰明，2005)。檔案鑑定著重功能分析(functional analysis)與業務需求之評估，也兼顧 6.

(15) 業務性質與內容價值兩大面向的衡量，其鑑定機制(張聰明，2005)： (一) 確認核心業務功能或其他關切的領域。 (二) 確認檔案清理目錄中與前揭領域有關的檔案群組。 (三) 配合機關業務需要與國家檔案局之鑑選政策，以行政稽憑與研究價值評估檔案。 (四) 考量需永久保存的檔案，進行必要的檔案內容抽樣瞭解。 (五) 記錄鑑定結果，提出後續轉置措施等未來的行動建議，並撰擬鑑定報告。四、中國大陸. 治政大中國大陸的檔案鑑定稱為「檔案價值鑑定」。鄧紹興、和寶榮(1996，頁立 94)在《檔案管理基礎》一書中對檔案價值鑑定所下的定義：檔案價值鑑定 ‧ 國. 學. 工作是檔案館(室)對所收到的檔案、文件，根據一定的原則、標準和方法，判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案而予以. ‧. 銷毀的一項檔案業務工作。檔案價值鑑定是判定和區別檔案的價值，決定. sit. y. Nat. 檔案的存毀和賦予檔案的保存年限。. er. io. 中國大陸學者認為檔案價值鑑定需要按照一定的原則、標準和方法辦. n. al 理作業，同時也相當看重檔案鑑定人員的角色。對於檔案鑑定人員在進行 iv C. n. hen hi U 檔案鑑定作業的前期，要求鑑定人員已具備基本的檔案價值認知及一定的 gc. 檔案管理素養，才能作出客觀的評估與預測。認為檔案鑑定人員是決定檔案的去留及決定檔案有無價值或價值高低的重要角色。五、我國王久明(1998，頁 15)《檔案學辭典》檔案鑑定：確定檔案價值的過程，即根據檔案在現行政府管理、法律和財務等方面的使用情況，以及檔案的證據價值與研究價值，並根據檔案的整理情況及相互間的關係，對檔案作出處置。《機關檔案管理作業手冊》第 15 章，檔案鑑定定義(檔案管理局， 2005)：指依據檔案內容、形式屬性及應用需求，遵循一定原則與步驟，選 7.

(16) 擇適當方式、方法及基準，判定檔案保存價值，作為決定檔案保存年限及提供檔案銷毁、移轉與保存等清理決策參考之過程。綜合《檔案學辭典》及《機關檔案管理作業手冊》兩者所述，可以得知我國「檔案鑑定」為：「根據檔案的資訊內容、形式屬性、應用需求及使用用途，依循一定的原則與步驟，在選擇過程中考量檔案在行政、法律、財務及歷史之證據性，判斷檔案的保存價值，作為決定檔案保存年限長短及相關清理作業之作業」。貳、檔案鑑定之時機與目的. 治政大檔案鑑定為檔案管理過程當中的篩選機制，可以有效地保存重要的、立有資訊的、有參考性質的檔案，同時，也淘汰掉短暫性、較無參考性質、 ‧ 國. 學. 一般性和周知性的檔案。目前檔案指的都是來自政府部門、機關團體、大學校院或是行使公權力的單位，這些機構在處理公務時，運作而產生的文. ‧. 字或非文字的紀錄。這些文書檔案資料，由於每日處理業務的緣故，產生. y. Nat. 的數量十分龐大，資訊內容也多元豐富，要如何有系統的歸類、有效率的. sit. 提供使用，並有規劃的擇選所需要的檔案資料，就要倚靠機關內對於檔案. n. al 管理過程當中篩選的機制。. er. io. 的篩選，用檔案鑑定作為一個判斷檔案保存或是銷毀的工具，故稱為檔案. Ch. engchi. i n U. v. 過去，1983 年美國檔案管理人員伯納(Richard Berner)曾提出，檔案鑑定的理論需要關注，假如我們延誤得更久，我們將被無用的文件與各種形式的機讀紀錄所覆蓋，無法加以分辨哪些是值得保存的文件。檔案鑑定的最主要目的就是為了要篩選具有長久保存價值的重要檔案(薛理桂，1998)。不論檔案的性質是紙本文件，或是機讀紀錄及電子檔案等，都需要有效地獲得檔案在原始公務製作過程中的資訊價值及特性，瞭解這份資訊是否有長期保存的必要或是短暫保存就達到參考使用的目的，此為檔案選擇要做的事情。倘若要進行檔案鑑定，會有一些鑑定的理由跟目的，可以依據《機關 8.

(17) 檔案管理作業手冊》第 15 章(檔案管理局，2005)，來瞭解會進行檔案鑑定的時機。下述為檔案鑑定辦理之七種時機 (各機關檔案有下列情形之一時，應辦理檔案保存價值鑑定)：一、因修訂檔案保存年限區分表，認為有必要者。二、辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭執者。三、檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者。四、檔案因天災或事故致毀損者。五、機關永久保存檔案移轉至檔案管理局前。六、辦理電子檔案轉置、移轉(交)或清查階段。七、規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級). 政治大. 階段。. 立. 以上都是可能會進行檔案價值判定的時機，或是要進行檔案鑑定的目. ‧ 國. 學. 的。如果遇到對檔案的保存價值或是清理處置有疑慮的狀況，便可以考慮進行機關檔案鑑定，來對檔案的概況、內容、數量，採取什麼樣的方式來. ‧. 討論處理檔案的留存情形。. y. Nat. sit. 由於歷史悠久、公務處理產生之檔案數量之多，庫房典藏的檔案量太. er. io. 大，空間和相關資源倍感壓力，所以留存具有行政稽憑、歷史證據及參考. n. al 需要之重要檔案，淘汰沒有資訊性或較少證據價值的檔案，是故進行檔案 iv C. n. hen hi U 鑑定作業。如要進行機關檔案鑑定，就要計畫性的清理鑑定，對檔案進行 gc. 保存年限價值的判定，運用客觀的檔案保存價值基準，達到去蕪存菁的作. 用。有計畫的清理作業，可區別出沒有長久保存價值、具有長久保存價值及具國家檔案價值之永久保存檔案。參、檔案鑑定之重要性檔案鑑定之重要，是為了避免流失重要、有意義的文書檔案，以及解決庫房的壓力，檔案鑑定成為檔案單位處置文書檔案的重要程序，檔案人員透過它來建立支援行政活動和提供學術研究的收藏資源(林素甘，2006)。中國大陸學者汪孔德(2004，頁 21-24)提出檔案鑑定的重要性，檔案鑑定是 9.

(18) 涉及檔案的質量和檔案的存亡命運，決定每一份文件的去留與作用的大小，不僅僅是檔案管理工作中的一項業務環節，而是整個檔案工作的基礎。在西方研究中很早就展開檔案鑑定實務理論的探討，尤其是大量的文件資料產生，庫房空間容納有限，要有效管理檔案要採取有選擇性的方法，以突破現前的困境和有利於未來的檔案管理作業。在 1930 年代，美國國家檔案館運行檔案管理作業，蒐集及擁有數量多的聯邦政府檔案，以致於實作和管理上產生困難，庫房沒有空間擺放新進檔案，新的檔案無法進入檔案管理範疇內，而舊的檔案數量太多、龐雜，造成空間和資源的浪費。檔案管理人員才開始思考，在這麼多的檔案內，如何挑選所要保存的檔案，. 治政大於是在這過程當中，因為實務的需要，產生了很多鑑定的目標，判斷檔案立是否仍具有行政、法律、研究、使用等價值而需繼續保存，並且將不具重. 如何汰舊不需要的檔案，就需要有一個篩選的機制－執行檔案鑑定工作。. ‧ 國. 學. 要價值之檔案進行銷毀，以騰出檔案典藏之空間，提升檔案內容的品質和舒緩檔案成長的數量。. ‧. y. Nat. 檔案鑑定的過程，要形成合理的鑑定決策，篩選出能夠支援行政活動. sit. 與提供學術研究的檔案資源，確保有價值檔案的長久保存。對檔案單位或. er. io. 檔案人員來說，執行鑑定活動必須考慮的核心問題，是檔案具有那些值得. n. al 保存的價值，和如何找出這些價值，以形成一個合理的鑑定或保存決策。 iv C. n. hen hi U 鑑定的效率取決於是否能有效地評估檔案的保存價值，以決定其未來的保 gc. 存與維護工作。因此，檔案鑑定是檔案管理重要的決策之一，鑑定結果將. 決定檔案的存毀，也將決定檔案典藏的質量，並影響民眾對於檔案的應用。具體的說，檔案鑑定工作的基本內涵，包括要先建立檔案鑑定的標準，再進行檔案保存價值判定，最後對無須保存或屆滿保存年限的檔案，進行適當的清理處置作為等(陳憶華，2010)。另外，檔案鑑定對於檔案管理工作而言是非常重要的，所以檔案管理人員或是檔案鑑定人員就在鑑定當中扮演了關鍵的角色，他們的任務和責任就是「選擇具有持續價值的文書」，必須要具備客觀的、公正的、有知識背景的、瞭解全貌的條件，以進行檔案鑑定。汪孔德提出：「檔案價值 10.

(19) 鑑定須要從鑑定者具有廣博的知識和運用知識的決策能力。檔案價值鑑定是鑑定主體在檔案價值認知的基礎上，對檔案客體有無價值和價值大小的預測和評估，並據此決定檔案的存毀，對檔案價值進行評估是鑑定的主要形式。從特徵上來看，檔案鑑定是一項受主觀因素作用的、以價值評估為核心的鑑別工作。檔案鑑定者在評估檔案是否有情報價值、歷史文化價值時，應具有更廣闊的視角和更豐富的知識」。檔案鑑定工作如此重要，作為一個篩選的機制，決定檔案的保存或是銷毀，不僅是檔案本身的價值判斷，也是檔案鑑定人員執行的考驗。從檔案鑑定的意義和內涵，至鑑定的時機與目的，以及鑑定的重要性，都有其. 治政大出檔案價值，對於現在及未來檔案保存實體有篩選的功能，需要有理論架立構和實務經驗的支持，才得將檔案鑑定工作持續、完善的執行。學 sit. y. Nat. 第二節各國大學校院檔案鑑定. ‧. ‧ 國. 意義及目標性，對整體的鑑定有所影響。鑑定工作因是決定檔案存毀，找. al. n. 檔案鑑定的作法：. er. io. 本節為討論國際檔案理事會、美國、英國、中國大陸等各國大學校院. 壹、國際檔案理事會. Ch. engchi. i n U. v. 國際檔案理事會（ICA）於 2013 年所編「學生檔案鑑定與清理指南 (Guidelines on Appraisal and Disposition of Student Records)」，適用高中以上的機構，有關學生的文書要辦理檔案鑑定，皆可以適用此指南。學生檔案鑑定與清理指南(Guidelines on Appraisal and Disposition of Student Records)內容有 13 個部分(ICA,2013)： (一) 前言：2010 年由「大學及研究機構檔案選擇、鑑定和清理檔案的國際會議(International Council on Archives Section on University 11.

(20) and Research Institutions Archives)」產出。 (二) 申明：專家用最新的理論和過去的經驗所編定而成，可用指南執行檔案鑑定，但是不鼓勵用特別的方法和途徑來鑑定檔案。 (三) 範圍：用來鑑定和清理學生檔案，不論檔案的形式、產生者、大小、人物、法律或研究資料。 (四) 條款及定義： 1.. ISO 15489-1。. 2.. DLM Forum Foundation, MoReq2010。. 3.. 鑑定定義：決定文件如何保存及保存多久的決定過程。. 4.. 大學定義：高中之後的教育機構，如大學、學院、機構等。. 治政大個人資料(醫藥、職業、帳務)、生活資料(社團、志工、運動、社立會參與)等。. (五) 學生檔案：包括學生的學籍資料、學習資料(報告、考試、計劃書)、. ‧ 國. 學. (六) 政策：建議大學及研究機構應訂定大學檔案鑑定政策，妥善經營大學檔案，提升大學檔案管理的素質。. ‧. (七) 責任：檔案鑑定應是檔案管理人員和學校的權責人員組成，同時. y. Nat. 顧及法律要求和行政實務，設立特別或常設性的檔案鑑定委員會，. sit. 成員可由檔案管理人員、利害關係人和學者專家等組成。. er. io. (八) 實際管理：實體檔案要注意案卷和案件，案情相同的要聚合一起，. n. al 案件要標明清楚；電子檔案則要注意是否可持續使用。 iv C. n. hen hi U (九) 個人資料：除非經過同意，應該要避免鑑定學生的個人或敏感資料及受限制的檔案。. gc. (十) 鑑定：大學的文件必須要保存至法律要求及權益關係屆滿、喪失行政運作需要等為止。有些文件涉及校史和社會的歷史，具有歷史價值，或是有關計畫研究檔案、證明文件、學術進展、某特定時期、傑出理工和文學領域的貢獻者、特別的種族、血統、性別、經濟、團體等主題的檔案，這些大學檔案必須永久保存。 (十一) 清理：經過鑑定後，沒有保存價值的大學檔案，除了銷毀，另可提供給當事人個人檔案，或是給其他有興趣的機構。 (十二) 鑑定報告：鑑定報告要記載檔案描述資訊(案卷、案件、箱、容量等)、目錄清單。經過校級、國家或地方的同意，才可以銷毀或 12.

(21) 是轉移文件。 (十三) 附錄：引用的相關法規及資料。貳、美國檔案人員協會美國檔案人員協會 (SAA) 於 2005 年編定「學院和大學檔案指南 (Guidelines for College and University Archives)」，敘明大學檔案有教育、研究、財政、法律等特性，是扮演儲存大學記憶的重要載體。大學檔案因有其年代價值，透過辨識、獲取、維持、保存，繼續保存在學院和大學中。大學有如此多的文書，必須要去蕪存菁，故利用經濟的做法，運用檔案鑑. 政治大. 定處理儲存於庫房的非現行文書，辨識出大學的重要文書，將重要的大學檔案永久保存。. 立. ‧ 國. 學. 學院和大學檔案指南(Guidelines for College and University Archives)內容有 7 個部分(SAA,2005)：辨識、蒐集、維護、典藏大學檔案，繼續保存於學院和大學. y. Nat. 1.. ‧. (一) 概要. 3.. al. n. 服務。. er. 任務：為教育、研究、財政、法律服務，以及其他子母機構. io. 2.. sit. 中。. C. i n U. v. hen hi 組成：內部為行政單位、學生、研究生、教職員服務，外部 gc. 為校友、校外人士、政府服務。 (二) 行政管理. 在合作網絡和專業標準跟實務中，學術檔案要能履行任務和實踐策略，並為主機構服務。例如，選擇檔案時，要基於專業的鑑定標準和重視主要服務對象的需求。 (三) 文件管理 1.. 學校的檔案管理有些包括文件管理。. 2.. 應依文件的生命週期和既定的法律來管理文件。辨識重要的文件，利用策略來保存資訊和文件的長久價值，而不論其形式。 13.

(22) 3.. 制定文件的管理政策。. (四) 檔案管理，包括徵集、保存、應用及服務。其中徵集，是檔案管理人員用鑑定標準 (appraisal criteria) 、徵集鑑定 (acquisitions appraisal)決定館藏。基於鑑定，依行政性、法律性、財務性及研究價值，獲取、保存長期價值的檔案，決定大學文件是否保存在庫房中。服務包括行政服務、教育和研究服務、為民服務等。 (五) 附錄 1.. 學術檔案的類型： (1) 法律規範、重要檔案(包括複製品)、政策方針、行政會議及執行報告、機關往來文件。. 治政大學院會議及報告、教學大綱、考古題、行事曆、課表、立學生學習資料。. (2) 預算、審計、研究及參訪報告、學校發展及籌款等報告。. 學. ‧ 國. (3). (4) 學生學習資料、學術研究、學生榮譽及社會參與資料。 (5) 行政職員、教師簡歷、人事資料。. ‧. (6) 出版品、新聞稿、海報、小冊子、書、雜誌、目錄、公. y. Nat. 告、學生報紙、學生指導手冊、職員名錄、年刊、網頁. sit. 等資料。. er. io. (7) 特殊類型的檔案，例如：影音、照片、錄影音帶、口述. n. al 歷史資料、地圖、藍圖、建設資料。 iv C. hen hi (8) 科學家、榮譽教授、博士。 (9) 電子檔案。. gc. Un. (10) 工藝品。 (11) 內部橫向溝通文件。 (12) 與學校有關的團體、機構、個人。 (13) 傑出校友。 2.. 遵守家庭教育權利和隱私法。. 3.. 參考書目。. 14.

(23) 參、美國維吉尼亞聯邦大學為例美國的大學中有編訂大學檔案政策，例如美國維吉尼亞聯邦大學 (Virginia Commonwealth University，簡稱 VCU)，於 2014 年編訂大學檔案政策(University Archives Policy)(VCU,2014)： (一) 前言：負責或遵守維吉尼亞聯邦政府公共文書法(Virginia Public Records Act)的行政管理者、教師、職員等，需要知道此法案、相關內容和規定。 (二) 定義 1.. 檔案鑑定(Appraisal)：依行政、法律、財務、證據、資訊、研. 2.. 治政大檔案文件(Archival Records)：大學文件有行政、法律、財務、立證據性、資訊、研究價值者，由檔案管理人員依處理程序和究價值決定檔案價值的判斷。. ‧ 國. 學. 維吉尼亞政府所訂的文件保存年限和清理區分表(Records Retention and Disposition Schedule)來清理文件，以成為檔案。. ‧. 清理(Disposition)：銷毀或決定文件成為大學檔案。. 4.. 文件保存年限和清理區分表 (Records Retention and. y. Nat. 3.. sit. Disposition Schedule)：列出相同的系列文件的文件保存時間. al 大學檔案館(University Archives)：檔案保存的儲藏所，並蒐集、 iv n. 5.. er. io. 和處置方式。權責單位是維吉尼亞聯邦圖書館。. C. n. hen hi U 推廣、提供有效使用。由維吉尼亞聯邦圖書館負責典藏維吉尼亞聯邦大學的檔案。. 6.. gc. 大學檔案管理人員(University Archivist)：由維吉尼亞聯邦圖書館指定一人負責大學檔案管理，負責蒐集、整理、描述、保存，提供檔案使用，遵守檔案原則和維吉尼亞聯邦政府公共文書法。. 7.. 大學文件(University Record)：由維吉尼亞聯邦法§42.1-77 定義為公共紀錄。大學的紀錄文件包括董事、職員、行政人員等活動和業務所產生的紀錄文件，不限檔案形式和媒體，也不限出版物、人事檔案、學生文件、研究文件、財務文件，病歷和行政管理文件。 15.

(24) (三) 聯繫：由維吉尼亞聯邦圖書館管理負責。 (四) 程序 1.. 鑑定作業： (1) 依維吉尼亞聯邦圖書館所訂的文件保存年限和清理區分表(Records Retention and Disposition Schedule)。 (2) 部分文件未涵蓋在文件保存年限和清理區分表(Records Retention and Disposition Schedule)中。 (3) 透過調查、列清單目錄、檢查、文件分析，再檢討鑑定程序和清理決定。 (4) 告知有關行政人員和教職員，所做的鑑定程序和清理決. 治政大文件移交為檔案立 (1) 有必要和各單位溝通。定。. 學. ‧ 國. 2.. (2) 有關的行政人員和教職員可以加入討論、合作，應將文件移交至檔案館。. (1) 大學檔案有責保管機密檔案文件。. sit. 控制大學檔案. Nat. 3.. y. ‧. (3) 檔案文件不可典藏於校外。. er. io. (2) 大學檔案管理人員依專業標準和相關的法規執行檔案管. n. al 理作業，並與行政人員和教職員合作。 iv C. n. hen hi U (3) 提供指南、資訊、傳播、管理及使用功能。. (五) 相關資料. gc. 1.. 維吉尼亞聯邦政府公共文書法(Virginia Public Records Act). 2.. 維吉尼亞聯邦政府公共文書管理政策 (VCU Records Management Policy). 3.. 維吉尼亞聯邦政府資訊自由法 (Virginia Freedom of Information Act). 4.. 家庭教育和隱私權法(Family Educational Rights and Privacy Act). 5.. 健康保險流通及責任法 (Health Insurance Portability and Accountability Act) 16.

(25) 6.. 政府資訊收集及傳播法 (Government Data Collection and Dissemination Practices Act). (六) 歷史版本：2014 新版 (七) 問題解答肆、英國倫敦瑪麗皇后大學為例從英國大學中挑選合適的例子，倫敦瑪麗皇后大學 (Queen Mary University)檔案鑑定政策(Archives Appraisal Policy)，其政策能揭示鑑定範圍、責任、指導原則等，確保大學文件能連續性的、有責任性的做出鑑定. 治政大有 6 個部分(Queen Mary University,2014)：立 (一) 介紹. 判斷，將文件轉換成檔案，有助於大學檔案的長久保存及傳播使用，內容. ‧ 國. 學. 1.. 檔案提供重要的證據、教學和學習資料、研究和創新資料，服務對象擴及地方、國家和國際，也提供政策、經濟、環境. ‧. 跟文化資料。大學檔案是大學的記憶，可以給後輩參考應用。鑑定政策可提供辨識檔案保存價值、館藏檔案的品質，可確. y. Nat. 2.. 目的：鑑定是圖書館和學生服務中的一個部分，可幫助大學. er. io. 3.. sit. 保過去中有高度資料性質的檔案，能透過鑑定保存下來。. n. al 知識創造和知識傳播。. 4.. C. i n U. v. hen hi 服務對象：校內所有學生、學術研究者、專業教職員、前教 gc. 職師生，外部則提供其他地區、國家、國際的學生、學術研. 究者、歷史學家、媒體、社會大眾應用；檔案管理人員需提供服務和相關訊息，並以使用者為中心服務。 (二) 範圍 1.. 以主要產生者 Queen Mary University，以及其前身(Westfield College、Queen Mary College、East London College 等學校學院)為對象。. 2.. 包括所有形式的檔案，不限文件產生年份、不限紙本或電子形式。. 3.. 依文件和資訊處理管理者 (Records and Information 17.

(26) Compliance Manager)維護，並提供的大學文件保存年限區分表(College Records Retention Schedule)，判定文件有無檔案價值，及有無行政和相關使用需求。 4.. 排除醫藥和牙醫的學校及其前身學校學院。. (三) 責任 1.. 主要責任者為大學的檔案管理人員(也包含圖書服務主任)，須依循檔案鑑定原則來執行。. 2.. 大學檔案管理人員告知並讓文件和資訊處理管理者確認檔案鑑定的決定，以處理哪些文件可成為檔案。. 治政大檔案管理人員轉變成檔案和處理、保存文件的責任團隊。立 (四) 指導原則. 決定文件可成為檔案，需要留紀錄在檔案管理系統中。大學. 1.. 區分大學的主要及次要功能。. 2.. 檔案價值：依大學的功能、活動所產出具有證據性、資訊性、. ‧. ‧ 國. 學. 3.. 文化價值的檔案。. 文件的檔案價值可在文件週期最早的階段辨識出來。電子文. y. Nat. 3.. sit. 件則是在創造及電子系統設計階段辨識出來。決定檔案長期保存價值以系列層級、宏觀鑑定為主。如果不. 5.. hen hi U 大學文件的主要功能業務，比過程性業務重要。. er. io. 4.. n. al 能以系列層級做鑑定，也可用案卷層級做鑑定。 iv. 6.. C. gc. n. 有持續性價值的文件，具有檔案價值；維護文件的內容，以提供證據性價值給未來的研究者；鑑定的層級不能低於案卷層級。. 7.. 考量研究者所重視的研究需求。. 8.. 考量實際、潛在使用者，及有用的長期保存文件。. 9.. 檔案鑑定標準可再評估既有的館藏。. (五) 執行 1.. 依指導原則判定檔案價值。. 2.. 依大學文件保存年限區分表 (College Records Retention Schedule)判定的檔案價值。 18.

(27) (六) 附錄 1.. 鑑定方法 (1) 教學和研究功能：教學研究發展政策、管理計畫、品質及標準，授課發展計畫和課程規劃，學術研究計畫、管理、傳播。 (2) 學生行政功能：招生、學生支援服務(獎學金、獲得學位、諮商建議、身障和疾病、職業、居住服務) 。 (3) 資源管理：財政、不動產、人力、安全、成長及資訊資源管理、學習機構。 (4) 外部關係和知識轉換功能：與政府、高中學校、出版業、. 治政大合作管理：與大學合作的關係組織，共同訂定的計畫和立政策。媒體、社區、校友、籌款人的公共關係。. 學. 2.. ‧ 國. (5). 相關政策和文件. (1) 大學文件保存年限區分表 (College Records Retention. ‧. Schedule)。. y. Nat. (2) 檔案徵集政策(Archives Collection Policy)。. sit. (3) 檔案編目和讀者服務手冊 (Archives Cataloguing and. er. io. Reader Services Manual)。. n. al (4) HEI 文件管理檔案鑑定指南(HEI i v Records Management C. n. h e n Appraisal)。 Guidance on Archival hi U gc. 伍、中國大陸中國大陸國家檔案局及教育部制訂「高等學校檔案管理辦法」，其中第 19 條說明高校檔案機構應對檔案進行整理、分類、鑑定和編號，第 20 條說明高校檔案機構應當按照國家檔案局「機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定」，確定檔案材料的保管期限。對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案，經有關部門鑑定並登記造冊，報校長批准後，予以銷毀。未經鑑定和批准，不得銷毀任何檔案。. 19.

(28) 高等學校檔案管理辦法，以下分 5 個部分(中國大陸國家檔案局， 2008)： (一) 定義高等學校檔案: 指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史紀錄。 (二) 檔案類型高等學校應對紙質檔案材料和電子檔案同步歸檔，檔案類型包括黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版類、外事類及財會類等 11 大類。. 治政大種會議文件、會議紀錄及紀要；各黨群部門的工作計劃、總立結；上級機關與學校關於黨群管理的文件材料。黨群類：高等學校黨委、工會、團委、民主黨派等組織的各. 2.. 行政類：高等學校行政工作的各種會議文件、會議紀錄及紀. ‧ 國. 學. 1.. 要；上級機關與學校關於人事管理、行政管理的材料。. ‧. 3.. 學生類：高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登. y. Nat. 記表、體檢表、學籍檔案、獎懲紀錄、黨團組織檔案、畢業教學類：反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件. er. io. 4.. sit. 生登記表等。. n. al 材料。按原國家教育委員會、國家檔案局發布的《高等學校 iv C. n. h e n （（87）教辦字教學文件材料歸檔範圍》 h i U 016 號）的相關規定執行。 5.. gc. 科研類：按原國家科學技術委員會、國家檔案局發布的《科學技術研究檔案管理暫行規定》（國檔發〔1987〕6 號）執行。. 6.. 基本建設類：按國家檔案局、原國家計劃委員會發布的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》（國檔發〔1988〕4 號）執行。. 7.. 儀器設備類：各種國産和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備（價值在 10 萬元以上）的全套隨機技術文件，以及在接收、使用、維修和改進工作中産生的文件材料。. 8.. 産品生産類：高等學校在産學研究過程中形成的文件、樣品 20.

(29) 或樣品照片、錄像等。 9.. 出版物類：高等學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行紀錄等。. 10. 外事類：學校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料；學校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料；學校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者港澳臺地區專家、教師、國際學生、港澳臺學生等的材料；學校授予境外人士名譽職務、學位、稱號等的材料。 11. 財會類：按財政部及國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》. 治政大高等學校可以根據學校實際情況確定歸檔範圍。歸檔的檔案立材料包括紙質、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體（財會字〔1998〕32 號）執行。. ‧ 國. 學. 形式。 (三) 任務. ‧. 高校檔案機構的管理職責負責接收（徵集）、整理、鑑定、統計、. y. sit. (四) 作業. Nat. 保管學校的各類檔案及有關資料。. er. io. 高校檔案機構應當對檔案進行整理、分類、鑑定和編號。校內檔. n. al 案機構應當按照國家檔案局《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案 iv C. n. hen hi U 保管期限規定》，確定檔案材料的保管期限。. (五) 保護. gc. 經有關部門鑑定並登記造冊報校長批準後，保管期限已滿、已失去保存價值的檔案可予以銷毀。未經鑑定和批准，不得銷毀。高等學校的檔案高校依據實際情況歸檔，需要時辦理檔案鑑定作業，將要歸檔的大學檔案收齊，透過鑑定將無保存價值的檔案剔除，保存有價值的歷史紀錄。. 21.

(30) 第三節我國檔案鑑定及檔案保存價值壹、我國檔案鑑定我國機關檔案鑑定工作的規範有「檔案保存價值鑑定規範」、「機關檔案管理作業手冊」第 15 章鑑定及檔案相關法規等法令規章，提供機關可依循、合理地、有效地執行檔案鑑定工作。檔案管理局自民國 90 年底起陸續訂制「檔案法施行細則」、「機關檔案保存年限及銷毀辦法」和「檔案保存價值鑑定規範」等相關子法，確定鑑定之作業規範，讓各檔案機構的鑑定活動有明確規章可以遵循，確保鑑定作業的效率與品質(張聰明，. 政治大. 2001)。. 立. 檔案保存價值鑑定作業步驟為：一、瞭解檔案鑑定時機及目的；二、. ‧ 國. 學. 瞭解檔案範圍及概況；三、分析機關功能和背景；四、選擇鑑定方式；五、選擇鑑定方法；六、應用基準評估檔案價值；七、提出鑑定結果及鑑定報. ‧. 告，以下分別敘述：. y. Nat. er. io. sit. 一、瞭解檔案鑑定時機及目的. n. al (一) 瞭解檔案鑑定時機：機關檔案鑑定作業指引，有提到以下八項(國 iv C. hen hi 家發展委員會檔案管理局，2015)： gc. Un. 1. 因修訂檔案保存年限區分表，認有必要者。 2. 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者。 3. 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者。 4. 檔案因天災或事故致毀損者。 5. 機關檔案保存年限區分表清理處置方式定為屆期後鑑定者。 6. 機關檔案移轉檔案管理局前。 7. 辦理電子檔案轉置、移轉(交)或清查階段。 8. 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級) 階段。 22.

(31) (二) 確定檔案鑑定目的：機關應列出機關檔案鑑定的目的，例如配合機關檔案保存年限區分表訂(修)定、檔案銷毀或移轉等檔案清理決策之需要、選擇有歷史價值的文物等，透過列出檔案鑑定目的、釐清目的方向，可協助機關在執行檔案鑑定時，有目標性、有效地處理鑑定工作。. 二、瞭解檔案範圍和概況 (一) 確定檔案鑑定之範圍：包括 1.數量、2.檔號或分類號、3.檔案類別、. 治政大 (二) 分析機關檔案概況：立 1. 檔案產生之原因及目的。. 4.原件/複製品、5.檔案涵蓋年代、6.檔案產生時間等資料。. ‧ 國. 學. 2. 檔案描述：檔案類別所含案卷及主要內容(敘述檔案涉及人、事、物、時間與地點)、所記載事項重要性等資料。. ‧. 3. 檔案內容摘要及特色：重要案卷之案名及案情，包括檔案. y. Nat. 性質、重要性、重要結果、結論、影響結果之辦理過程或. sit. 重要數據及附件；檔案使用需求及價值；檔案之完整性、. n. al 要檔案媒體之型式等。 C. er. io. 代表性、關聯性、獨特性、互補性、時效性及真實性；重. i n U. v. hen hi 4. 檔案媒體形式：紙本、底片、微縮片、幻燈片、錄音(影) gc. 帶、光(影)碟、電子檔案或其他型式。. 5. 檔案保存狀況：正常、蟲蛀霉蝕、檔案散落或未裝訂、檔案破損、目錄資訊與原件不符等。 6. 與其他檔案之關係。 7. 相關檔案鑑定案例。三、分析機關功能和背景在執行檔案鑑定時要考量機關的功能分析和機關背景，才能瞭解機關的主要核心職能和次要功能，因此須列出： (一) 機關名稱。 23.

(32) (二) 機關組織沿革。 (三) 機關組織相關業務法令及職能變遷。 (四) 機關主要職能對國家或社會及涉及法令之影響。 (五) 機關內部業務單位數量、員額及預算。 (六) 機關的重要性分析：機關各類職能與所屬業務之重要性及關聯性、機關內各單位之重要性、機關於同類型政府職能之重要性等。四、選擇鑑定方式主要運用內容鑑定、職能鑑定及宏觀鑑定這三種鑑定方式，逐件、. 治政大 (一) 內容鑑定：依檔案主題重要性、檔案內容資訊與主題之關聯性及立應用需求，逐案或逐件評估檔案價值，並分析下列事項：. 逐案、逐類或抽樣地評估檔案鑑定價值(檔案管理局，2005)：. ‧ 國. 學. 1. 檔案使用需求與價值。 2. 檔案內容之重要性及影響層面。. ‧. 3. 檔案未妥予留存，影響內、外部利害關係人利益之程度及. y. Nat. 風險。. io. 性及真實性。. n. al 5. 過去相關檔案鑑定之結果。 C. i n U. hen hi 6. 與國家檔案徵集主題之關聯性。 gc. er. sit. 4. 檔案之完整性、代表性、關聯性、獨特性、互補性、時效. v. (二) 職能鑑定：蒐整機關組織沿革、大事紀、檔案目錄、業務法令、年度計畫與報告、預算、年報、民意機關答詢報告、統計報告、檔案檢調及應用統計等相關資料，分析機關內各類職能及各單位之重要性，衡量檔案使用需求及擇定之鑑定基準，依類別擇選重要之檔案，並評估下列事項： 1.. 機關核心職能。. 2.. 機關各類職能與所屬業務之重要性及關聯性。. 3.. 機關內各單位之重要性。. 4.. 機關與外部團體或個人互動關係。. 5.. 機關與上下層級機關業務之關聯性。 24.

(33) 6.. 檔案使用需求及價值。. 7.. 檔案未妥予留存，影響內、外部利害關係人利益之程度及風險。. 8.. 與國家檔案徵集主題之關聯性。. (三) 宏觀鑑定：分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性，評估檔案價值，其遵循及辦理事項如下： 1.. 確立檔案鑑定主題或範圍。. 2.. 擇選機關進行組織沿革及職能分析。. 3.. 依國家檔案徵集策略或機關檔案鑑定目的，辦理檔案鑑定。. 4.. 擇選檔案。. 立. 擇選重要類別之檔案。. 學. ‧ 國. 5.. 政治大. 依政府或各機關之重要職能、檔案產生者及檔案產生時間. 五、選擇鑑定方法. ‧. y. Nat. 各機關辦理檔案保存價值鑑定應依鑑定之目的、檔案性質、數量. sit. 及範圍，並衡酌機關經費、人力、作業時間、檔案鑑定技術及對民眾. er. io. 權益維護之影響，採下列一種或數種方法進行(檔案管理局，2005)；. n. al 並在此階段決定檔案鑑定參與人員，必要時，需成立鑑定小組： iv C. n. hen hi U (一) 邀請學者專家鑑定：依機關及檔案性質邀請相關學者專家參與鑑定。. gc. (二) 邀請利害關係人參與分析：邀請檔案當事人、使用團體或利害關係人參與鑑定分析，提供其意見，作為鑑定判定之參考。 (三) 邀集業務單位會審：由機關內部單位主管或相關人員，採聯合審查或召開會議方式商定。 (四) 進行檔案內容審查：至檔案典藏處所審查檔案內容及保存狀況。 (五) 選擇代表性檔案審查：依類別或案卷選擇具代表性、獨特性或案情完整者，進行檔案內容檢視並評估保存價值，可採用之方法如下： 1.. 隨機抽樣：將檔案編號，再依亂數表隨機選取檔案。 25.

(34) 2.. 系統抽樣：將檔案編號後排序，從中有系統地抽取樣本(如每隔相同時間間距取樣、每隔 100 個項目抽取 1 個樣本)，說明如下：抽樣間距＝母體群大小／樣本數抽樣比率＝樣本數／母體群大小. 3.. 分層抽樣：依檔案之價值及種類(如檔案產生地點、產生者及產生原因等)分類，再分別於各類別中進行抽樣。. 4.. 選擇抽樣：針對特定或個別的檔案具有特殊價值者，直接挑選保存。. (六) 舉辦公聽會：藉由公聽會方式聽取各方意見，凝聚共識。. 治政大訊，如檔案鑑定報告初稿，諮詢各方意見。立 (八) 選擇鑑定基準進行檢核：參酌檔案之使用需要及重要性、檔案具 (七) 公開資訊徵詢大眾評論：機關完成鑑定作業後，公開相關鑑定資. ‧ 國. 學. 有之各項價值及現有館藏優劣等資訊，透過討論形成共識，作成檔案鑑定基準檢核表，據以判定檔案保存之優先順位。. ‧. (九) 辦理焦點群體座談：邀集與鑑定標的相關之團體，藉由互動及討. y. Nat. 論，以形成檔案保存價值鑑定結果之共識。. sit. (十) 訪問相關人、事、物，如訪談機關業務單位、資深或退休主管人. al. n. 資訊。. er. io. 員等，以掌握機關職能、業務運作、檔案涵蓋年代及內容等相關. C. i n U. v. hen hi (十一) 檔案使用調查：調查檔案之使用者數量、應用頻率等應用需求， gc. 依檔案類別或檔案應用申請目的，統計分析檔案內外部使用情形，以確認各單位業務職能及重要性。. (十二) 其他適當方法：如文獻分析、相關機關協商、輿情資訊研析或參酌過去相關檔案鑑定之結果。. 六、應用基準評估檔案保存價值機關依業務需要及實際操作檔案鑑定工作的權衡影響，可適當地、彈性地選擇檔案保存價值判定基準，從中衡量檔案的使用價值。以下 26.

(35) 列出檔案保存價值的基準，以評估檔案價值： (一) 原有價值：指檔案之本質、內容或實體形式特性具有之原始價值，其評量指標如下： 1.. 實體形式特性：指檔案存在時間及外觀實體形式等特性。. 2.. 替代特性：指檔案之不可替代性。. 3.. 本質特性：指檔案媒體型式或其材質、章戳、墨水、印刷與裝訂等審美及藝術特性，如檔案裝訂型式為卷軸裝等具有展覽價值之檔案。. (二) 行政稽憑價值：指得作為機關組織職能運作、決策、業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值，其評量指標如下：. 2. 3.. 學. 4.. 治政機關決策及業務處理之參考性。大立行政影響評估之可能性。檔案資料之可信度。. ‧ 國. 1.. 考評機關行政績效及行政責任之參考性。. (三) 法律價值：指檔案清理之適法性及保障團體或個人權益之價值，. ‧. 其評量指標如下：. y. 檔案銷毀涉及相關法令之合法性，例如土地登記規則第 19. sit. 2.. 檔案內容涉及團體或個人權益及財產之維護。. Nat. 1.. er. io. 條規定，土地收件簿、登記申請書及其附件，除土地所有. n. al 權第 1 次登記案件應永久保存外，應自登記完畢之日起保 iv 存 15 年。. Ch. n U engchi. (四) 資訊價值：指得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值，其評量指標如下： 1.. 檔案內容研究價值，例如美軍在臺交通事件處理案件。. 2.. 檔案內容之代表性、獨特性、發展性及集中性。. 3.. 檔案使用情形，例如檢調紀錄及應用統計資料。. 4.. 檔案應用之需求，例如民眾申請應用各類檔案之分析。. 5.. 與其他檔案之關聯性及互補性。. 6.. 檔案應用之限制。. (五) 歷史價值：指得保存典章制度或作為史籍資料之價值，其評量指標如下： 27.

(36) 1.. 檔案產生年代或特定時間，例如民國 38 年以前產生之檔案。. 2.. 檔案反映國家發展、時代背景、制度變革、社會文化變遷或重大特殊之個案，例如交通事業 10 年發展計畫、臺中港 10 年發展計畫等。. 3.. 檔案反映地方發展歷史及地方特性，例如戒嚴時期通行證核發及美援案件等。. 4.. 檔案反映機關發展歷史及沿革，例如縣志編纂。. (六) 管理成本：指保管及修護檔案之成本效益。 (七) 風險評估：指評估檔案未妥予留存，對於機關業務運作及利害關係人利益之影響。. 立. 政治大. 七、提出鑑定結果及鑑定報告. ‧ 國. 學. 機關完成檔案保存價值鑑定後，會將鑑定作業的開始、分析、過. ‧. 程、結束成果及建議做成鑑定結果及鑑定報告。檔案鑑定報告需記載. y. Nat. 下列事項(檔案管理局，2005)：. sit. (一) 檔案原有機關背景：包括機關名稱、機關組職沿革、機關職能涉. er. io. 及法令之影響程度、主要職能及對國家或社會之影響、機關內部. n. al 業務單位數量、員額與預算、相關業務法令、機關重要性分析等。 iv C. n. hen hi U (二) 鑑定目的、範圍及檔案描述：包括鑑定目的、檔號或分類號、數 gc. 量、原件或複製品、媒體型式、保存狀況、檔案涵蓋年代及產生時間、包括檔案內容摘要及特色、檔案產生原因及目的、與其他檔案之關係、檔案類別所含案卷及主要內容等。. (三) 鑑定過程：包括鑑定方式、鑑定方法、鑑定基準、辦理檔案保存價值鑑定之經過、鑑定人員、相關鑑定案例等。 (四) 鑑定結果及建議：包括鑑定結果綜合評析、檔案處置建議或是鑑定遭遇之困難及異議處理情形等。以上機關檔案保存價值鑑定步驟，是理論、法規(檔案保存價值鑑定規範、機關檔案管理作業手冊第 15 章鑑定)跟實務等結合，將規定加以綜合 28.

(37) 整理，並羅列出機關鑑定的步驟和執行細節，提供一個具體可行的鑑定模式，讓機關能有規劃性、有程序性、合法地執行機關檔案鑑定。從最初，前置作業階段，瞭解檔案鑑定的時機和確認檔案鑑定的目的，使機關能知道為什麼要執行檔案鑑定工作，接著瞭解檔案範圍和概況，以及分析機關的功能背景，掌握目前檔案鑑定及機關檔案的實際情況。再者，執行作業階段，選擇鑑定方式和方法，以適當的方式和方法執行鑑定作業，應用檔案鑑定基準，彈性地判斷檔案保存價值。最後，整理作業階段，提出機關檔案鑑定結果及鑑定報告，統整歸納機關檔案鑑定的開始、過程至結束，以成為檔案鑑定的成果資料，見表 2.1「檔案鑑定步驟說明表」、圖. 政治大. 2.1「檔案鑑定步驟圖」：. 學. ‧ 國. 立表 2.1 檔案鑑定步驟說明表說明. 前置作業. 瞭解檔案鑑定時. 瞭解檔案鑑定的時機，並確定檔案鑑定的. 機及目的. 目的. 瞭解檔案範圍和. 確定檔案鑑定的範圍，分析機關檔案概況. y. ‧. 步驟. Nat. 階段. 執行作業. al. n. 背景. 分析機關的功能及職能、分析機關的背景. er. io. 分析機關功能和. sit. 概況. 選擇鑑定方式. i n U. Ch. v. 主要運用內容鑑定、職能鑑定及宏觀鑑定 engchi 方式評估檔案鑑定價值. 選擇鑑定方法. 衡酌機關經費、人力、作業時間、對民眾權益維護等因素，採一種或數種方法進行. 整理作業. 應用基準評估檔. 依業務需要及實作需求，彈性應用檔案鑑. 案價值. 定基準，評估及判斷檔案價值. 提出鑑定結果及. 完成檔案鑑定後，將執行鑑定的分析、過. 鑑定報告. 程、成果及建議做成鑑定結果及鑑定報告資料來源：本研究整理. 29.

(38) 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學 er. io. sit. y. Nat. n. a l圖 2.1 檔案鑑定步驟圖 i v n Ch U 資料來源：本研究整理 engchi. 貳、我國檔案保存價值檔案保存價值(archival value)又稱「檔案價值」、「保存價值」、「永久價值」、「長期保存價值」或「持續性價值」等，檔案保存價值是檔案保存或鑑定活動中，據以形成檔案保存決策的重要因素。依據 SAA 的定義，檔案價值是一個集合性概念，與行政、財政、原有、證據或資訊等價值有關，是合理化文書永久保存的基礎(Bellardo & Bellardo, 1992)。檔案保存價值重視檔案保存價值鑑定原則、檔案保存價值判斷基準及檔案鑑定人員專業知能，以上都能讓檔案的有用價值凸顯出來，並顧及檔案鑑定的品質。 30.

(39) 一、檔案鑑定原則從檔案保存價值鑑定規範第 5 條，可以瞭解我國檔案保存價值鑑定的原則，客觀挑選有保存價值的檔案。各機關辦理檔案保存價值鑑定時，應遵循下列原則(檔案管理局，2004)： (一) 需求原則：衡量檔案之使用者數量、權益、應用頻率、檔案類別、需求程度及時效性。使用者對於檔案的使用需求，對檔案的範圍加以考量。 (二) 彈性原則：依檔案性質及應用需求，以彈性的做法，選擇適當之鑑定方法及基準。. 治政大論，避免擅斷及主觀。立 (四) 完整原則：遵循全宗原則，衡量檔案原有機關層級或檔案之重要 (三) 客觀原則：用客觀的思考面，參考多方面向，進行意見諮詢或討. ‧ 國. 學. 性、獨特性、代表性，擇選具完整性之檔案，避免重複。 (五) 不受媒體拘泥原則：注重檔案內容價值，不因檔案媒體型式不同. ‧. 而有所差異。. y. Nat. (六) 去蕪存菁原則：精選具永久保存價值及性質，並足以代表機關組. sit. 織沿革、政策及業務之檔案。但以不違背完整原則為限。. n. al. er. io. (七) 先例原則：遵循過去相關檔案鑑定之結果，以作為參考的原則。. C. i n U. v. hen hi 由需求原則、彈性原則、客觀原則、完整原則、不受媒體拘泥原則、 gc. 去蕪存菁原則及先例原則等作為檔案價值鑑定的原則，因為鑑定原則的客. 觀和彈性，也能符合檔案的特性、維持資訊的完整、留下有用的證據，並參考前例，故可以有效的清理檔案，擇選有價值的檔案。二、檔案保存價值判定基準透過檔案鑑定的程序，檔案單位得以篩選出能夠支援行政活動與提供學術研究的檔案資源。而檔案鑑定是檔案人員評估檔案價值，決定予以保存與銷毀的決策過程。此過程涉及建立檔案價值的判斷基礎、應用方式與進行程序及分配鑑定責任等複雜議題，其中以建立檔案價值的判斷基礎最 31.

(40) 為重要，因為在檔案鑑定工作中強調是「為有效的執行檔案鑑定工作，檔案人員必須瞭解文書中所有可能擁有之不同檔案價值，並且能夠在執行鑑定時從文書中評估或判別出這些價值，來確保檔案單位對這些文書的維護與保存。」(Danniels, 1989)由此可見，「檔案價值」是鑑定的核心，是決定何者檔案應該被保存，何者應該被銷毀的關鍵因素。因此，對檔案人員來說，執行鑑定必須考慮的核心問題是，檔案具有哪些值得保存的價值和如何找出這些價值來形成一個合理的鑑定或保存決策。基本上，檔案鑑定是對檔案進行有目的的篩選，進而達到保存目標的一種程序，而檔案價值是此程序中不可缺少的核心要素。鑑定的效率取決於檔案人員是否能夠有效地評估檔案有具備足夠的價值，來保證其在檔案單位的長期保存與維護。. 政治大. 簡言之，檔案人員唯有透過檔案價值的掌握和瞭解，才能確保鑑定活動的效率(林素甘，2006)。. 立. ‧ 國. 學. 檔案鑑定是判斷檔案的價值，而在鑑定工作中，衡量文件、檔案的價值標準都是具體的。在文件形成階段，文件的真實性、有效性、合法性與. ‧. 機關工作職能的相關性是人們衡量文件是否具有價值的重要標準。文件本. y. Nat. 身隱含的價值，包括用途與後續使用效益，檔案文件價值往往隨著檔案文. sit. 件產生至銷毀或移轉等作業階段而變化，亦隨著使用者之需求而有所不同。. er. io. 大體而言，檔案文件本身之價值在於其使用價值或保存價值，若就檔案文. n. al 件使用者觀之，則檔案文件價值在於滿足使用者需求之程度(陳士伯，2005)。 iv C. n. hen hi U 以下就美國、中國大陸及我國的檔案保存價值判定基準敘述之： gc. 我國檔案工作者陳士伯歸納檔案文件價值有知識價值、文化價值、學術價值、產品價值、審美價值等五種價值(陳士伯，2005)： (一) 知識價值：檔案文件知識一般認為是屬於知識的範疇，亦是人類知識的一部分，它透過檔案文件的記錄、保存、調卷使用程序，經由使用者對其內容的閱讀與思維，轉化為個人的知識後，使其知識獲得增長與提昇，進而創造出新的知識。在整個知識流的過程中，檔案文件知識不斷地豐富與發展，充分體現檔案文件知識價值的累積與傳遞。 (二) 文化價值：檔案文件內涵的知識不僅記錄史實，同時亦有反應當 32.