國外機構實務規範

為瞭解國外頂尖研究單位對於科研經費核銷實務以供本研究之參考，本研究 彙整國外學術機構或研究中心，如美國、英國、新加坡、日本、香港等國家或地 區對科研補助之實務經驗與規範。以耶魯大學、美國加州大學、史丹佛大學、香

港研究資助局（Research Grants Council, Hong Kong）在不同計畫執行階段（如 圖一）之實作情形為例說明之。

圖一 研究計畫執行階段

一、計畫申請期間

美國耶魯大學（Yale University, U.S.A）於 1301 政策（Policy 1301: Sponsored Projects Financial Reporting and Financial Closeout）中說明校內受資金補助單位應 明確適用本項政策並遵守資金贊助者所補助之條款與條件，並向資金贊助者提供 期中及期末財務報告，而財務報告中應準確地呈現使用此補助資金之紀錄。該政 策所適用對象涉及主要研究者、部門單位、業務主管單位及財務管理單位。

另外，耶魯大學也在 1301 指引（Guide 1301: Sponsored Projects Financial Reporting and Closeout Processes）中明確列示向外部資金補助者準確地、有效地 提供財務報告時應注意之細節，及相關核銷方式。

二、計畫執行期間

分別介紹加州大學與史丹佛大學在計畫執行期間不同的經費核銷方式。加州 大學系統（University of California, U.S.A）在會計手冊（Accounting Manual）中 訂定相關「支出核准」（Disbursement: Approvals）之專章規範。內容包括四大部 分，即「前言」（Introduction）、「採購之授權」（Authority to Make Purchases）、「各 類支付之授權」（Summary of Authorization Required for Payment）及「參考」

（References）。第一部分於前言開宗明義闡述本專章之核准程序適用於各種不同 類型之非薪資支出。第二部分的採購授權方面由大學董事同意委派校長負責，而

（二）

計畫執行期間

（一）

計畫申請

（三）

計畫結案

核准 撥款

經費 終止

21

由校長另行委派校監（Chancellors）及實驗室主任（Laboratory Directors）負責 採購之授權。自 1998 年後，校監及實驗室主任另委派學校物料經理（Material manager）及圖書館館長（University librarians）負責。第三部分詳列各類型之支 出，並訂定授權層級，以落實分層負責之政策。舉例包括：電腦及相關設備、會 議註冊費、建築契約支出、顧問、具存貨性質之設備、不具存貨性質之設備、運 費及校務基金之補助款等。第四部份羅列相關手冊之參考。舉例包括：學術人員 手冊、商業及財務公報等。

史 丹 佛 大 學 （ Stanford University, U.S.A ） 訂 有 「 管 理 指 引 備 忘 錄 」

（Administrative Guide Memo），其中設有「支出授權」（Authorizing Expenditures）

之專章。該專章分為五大部分，包括：「大學基金負有責任之人員」（Responsibility for university funds）、「授權程序」（Authorization procedures）、「核閱及錯誤改正」

（Review and error correction）、「限制用途基金之支出」（Expenditures of restricted funds）及「其他資訊」（Sources for more information）。於該專章中規定對大學基 金負有責任之人員有兩種，即「大學主管」（University Officers’ Responsibility）

及「委派授權人員」（Delegation of Authority）。授權程序之內容涵蓋「訓練」

（Training）、「簽名授權之委派」（Delegation of Signature Authority）、「電子簽章」

（Electronic Signature）、「簽名安全」（Signature Security）、「簽名授權之限制」

（Limitations on Signature Authority）、「簽名授權之撤銷」（Revoking Signature Authority）。核閱及錯誤改正之程序則包括「部門核閱」（Departmental Review）、

「證據之核閱」（Evidence of Review）、「錯誤改正之責任」（Responsibility for Error Correction）、「中心辦公室之核閱」（Central Office Review）。限制用途基金之支 出程序則有「外部限制之遵循」（Conformity to External Restrictions）、「每月的費 用 審 核 」（ Monthly Review of Charges ）、「 每 季 度 的 費 用 證 明 」（ Quarterly Certification of Charges）及「紀錄之保留」（Record Retention）。

三、計畫結案期間

香港研究資助局係由香港政府透過「大學教育資助委員會」（University Grants Committee， UGC）提供基金，負責向香港政府建議香港高等教育機構在 學術研究上的需要，以及向獲得教資會資助的院校分配撥款，為院校內的學術界

人士提供經費，以進行學術研究。

其訂定有關「資助計畫管理之支出、會計及監督安排」指導原則。該指導原 則之適用範圍涵蓋「合作研究基金」、「早期就業計畫」、「一般研究基金」、「聯合 研究計畫之補助」及「人文社會學科領域傑出學者計畫」。而接受資助局補助之 人員及所屬單位都應遵守指導原則之內容，必須與大學教育資助委員會秘書長確 定與釐清原則之內容。

獲大學教育資助委員會資助的院校在資助研究和其他專業及學術活動方面 的主要撥款來源是院校的經常性或整體補助金。院校經常性補助金其中一個主要 部分是用作資助予教職員研究及專業／學術活動有關的基本設施、職員工時、及 間接開支。院校也可從其他途徑獲得研究項目撥款，包括由資助局管理的研究用 途補助金。然而，這些撥款只屬輔助性質，該局提供撥款時亦會假設有關院校已 具備所需的基礎設施支援。總之，本研究參考上述各校或政府之科研經費核銷規 範，做為我國經費核銷修法或管制之參考。