第二章 法令規範及相關文獻之探討
第四節 麻省理工學院之科研核銷實務
除上述以研發先進國家對計畫執行不同階段所做之廣泛性規範討論，本研究 以下以麻省理工學院為例，詳細探討其計畫核銷之規範與流程。麻省理工學院乃 位於美國麻州劍橋市之私立研究型大學，素有「世界理工大學之最」之美名，在 許多單位所做之世界大學排名均列於全球前五名之內，其科研經費亦十分地可 觀，故其科研經費核銷實務與流程相當值得本研究做為參考，以下分別就麻省理 工學院經費核銷相關之道德準則、利益衝突政策與程序、採購規範、支付工具及 差旅費核銷規定做詳細地探討。
一、道德準則
國家教育採購協會（National Association of Educational Procurement）為採購相關 的人員訂立之道德準則（Code of Ethics）：
1. 首先瞭解學校之目標與政策
2. 所支用的每一塊錢，盡力求得最大的利益
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3. 拒絕私人禮品或謝款
4. 依政府及學校規定，公平地考慮所有具競爭力的廠商
5. 誠信不做假的氣氛下，與現有及潛在的供應商進行商業活動
6. 力求所有產品說明，包括文件、口頭說明、廣告或樣品皆完全符合真實 7. 在使用他人創意或設計前，取得原創人的同意
8. 當與供應商發生爭執時，盡力協調達成平等且雙方可接受的解決方法；或 在符合校方規定下，交付第三方仲裁或審查。
9. 對於合理合法之企業人士，給予適時的禮遇
10. 與貿易、產業、專業協會團體及公私部門合作，以達成提倡和發展重要商 業運行方法的目的
11. 培養公正、道德且合法的商業實務
二、利益衝突的政策與程序
1. 政策聲明
利益衝突係指財務或其他個人因素可能導致研究人員於設計、執行 或 報 導 研 究 時 ， 損 及 專 業 判 斷 （ professional judgment ） 及 客 觀 性
（objectivity）的情況。MIT 有責任確保其教學及研究環境能促進新知 識的產生、保障學生積極學習的機會、保護其研究事業的完整性及公信 力。學術副校長負責確保本政策之落實。
每一位研究人員皆應熟悉並受本政策之規範。若一情況引起利益衝 突之問題時，研究人員必須與其部門（Department）、實驗室（Lab）或 中心主任（Center Head）、MIT 利益衝突主管（Conflict of Interest Officer）、贊助計畫辦公室主任（the Director of the Office of Sponsored Programs）、利益衝突委員會（the Conflict of Interest Committee）或學術 副校長（Vice President for Research）進行討論。
MIT 之政策要求研究人員揭露其當時財務利益，而此揭露必須足夠 讓 MIT 判斷是否財務利益會導致利益衝突，或形式（appearance）之利 益衝突情形。利益衝突之存在或形式不代表任何人有作惡之行為，也不 必然代表研究人員可能無法保留其財務利益及執行受影響之研究。有些 衝突必須排除，但有時 MIT 可以偕同研究人員共同管理已存在或具形
式之利益衝突，如此研究人員一方面得以最小化可能的偏見，另一方面 亦維護其研究客觀性，而持續其研究。適當的利益衝突管理仰賴充足且 迅速的揭露。
2. 指導原則
(1) 支持並推動 MIT 任務是研究人員的首要責任，而非推動其個人財務 利益。
(2) 執行研究必須係為促進學術研究及新知識，而非研究人員或其家族 的個人財務利益。
(3) 財物的利益衝突必須被辨認，並管理或排除。
(4) 揭露重大財物利益及外部專業活動係辨認財務利益衝突不可或缺的 部分。
(5) 不得以增加其自身或其家族財務利益之目的而企圖影響同儕及下屬 的行為。
(6) 不得扣押研究結果，或基於研究人員或其家族財務利益而提供研究 結果。
(7) MIT 的資源、名稱及商標不得用於個人利益。
(8) 必須揭露任何對學生或研究參與者之利益衝突及可能引起利益衝突 之重大財物利益。
(9) 人體項目研究之潛在財務利益衝突，必須有額外的監督。
(10) 研究人員不得直接或間接監督任何家族成員，亦不得負責、支持或 判斷家族成員的僱用、薪資或升遷。
3. 指導原則之應用
指導原則之應用包含：
(1) 研究人員不得收受私有營利單位之贊助或贈與，以履行其於組織內 之責任；
(2) 不得與營利單位簽訂轉包契約；
(3) 不得與 MIT 協商與其關係個體（related entity）之利益，或與關係個 體協商 MIT 之利益；
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(4) 受研究人員指導論文的學生不應該參與該研究人員之外部專業活 動；
(5) 不得將適合由 MIT 執行之研究機會轉給關係個體，例如：研究獎勵 或其他計畫；
(6) 不得推銷關係個體之產品或服務；
(7) 不得從事可合理預期會影響關係個體財務狀況之人體項目研究。
以下情形研究人員必須取得其部門、實驗室或主管之許可，並有相關管 理計畫之後方得進行：
(1) 收受私有營利單位之贊助或贈與，以履行組織內之責任；
(2) 自公營或非營利單位收受贈與實物使用於其組織責任；
(3) 自支付研究人員報酬之關係個體接受研究贊助；
(4) 自關係個體購買貨品或服務；
(5) 提供貨品、服務或設備使用權予關係個體；
(6) 聘用非論文指導學生於研究人員之外部專業活動擔任雇員、顧問或 其他角色（該活動可能對學生有益，但不可打擾其學習經驗）； (7) 經考量 MIT 之政策及程序後，使員工參與研究人員與關係個體之活
動；
(8) 要求任命關係個體內之個人參與 MIT 的研究。
4. 懲處
包含（但不局限於）訓誡、一段期間中止支薪或取消薪資、減少薪 資、免除特權、解聘。
三、採購規範
1. 採購單及收據：批准及規定
標準採購單及收據之金額少於美金$3,000 元者，無需經由單位主管 批准和簽名即可支付。以減少單位主管管理員在文書作業程序上負擔，
增加應付帳款處理服務效率，並確保及時向供應商付款，減少廠商擱置
其他 MIT 訂單的可能性。
當單位主管或管理員發現收據上尚有一筆未支付的應付帳款時，或 是已收到的貨物發生損壞或尚未收到時，應儘快透過電子郵件通知或致 電聯繫，需提供採購訂單號碼、收據號碼、收據金額、問題的描述。
金額大於美金$3,000 元的收據需由單位主管批准，已批准的收據必 須包括以下內容：採購單號碼、負責人員（已授權負責批准收據上所列 成本標的物的人員）之易辨識簽名、商品或服務的收取日期、成本標的 和總分類帳號碼、收據日期。
收據金額必須等於採購單上的金額，雖可接受單筆項目金額 50%
內之誤差，但總訂單不可超過$100 元（以美金計價）的誤差，且誤差 不適用於任何轉包契約。若收據與採購單金額不符，單位主管必須提交 訂單變更，以變更採購金額。
2. 複雜契約
複雜契約(complex contract)包括主要設備採購、專業服務、諮詢、
獨立承辦商、軟體證照、研究與開發及其他任何標準商業條款和協議條 件的契約。服務包括政府準則的應用及來自政府補助的特定契約，主要 設備採購則被定義為總價值超過美金$25,000 者。
3. 採購誠信 Procurement Integrity
1988 年修正的聯邦政府採購政策辦公室法案第 27 項”採購誠信”規 定，禁止大學及其工作人員執行下列三項活動，這個法律將直接影響主 持人與聯邦政府採購辦公室人員的互動，也可能會影響主持人在任何政 府機構擔任顧問的情形。
大學及其工作人員不得：
(1) 和政府人員討論任何潛在未來就業情形。
(2) 提供任何有價物予政府人員或其家人。
(3) 向任一政府人員索取私有的(PROPRIETARY)或是選擇評定之相關 資訊。
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違反本條例之規定，可能會失去契約獎勵或部份獎勵，並可能暫停 或排除收到任何來自聯邦的獎勵。
4. 採購訂單取消、暫停及終止 (1) 暫停
只要有一個訂單是以公開美元計價，且此訂單已完全被接收並 支付，而非變更訂單的實際內容時，即可使用此非正式的過程。其 可簡易地透過寄發電子郵件的方式暫停一份採購訂單，但信件中必 須註明原始的採購單編號及供應商姓名。
(2) 取消
當與供應商協議變更一份採購訂單的全部或部分內容時，即需 遵照此一正式過程處理。例如一位供應商不能運送採購單上的所有 或部分物品或服務。經批准後必須轉發至採購辦公室，且必須註明 原始採購單編號、供應商姓名、變更說明及供應商同意取消的文件。
(3) 終止
終止是一種正式過程，在契約完成前，不需再與供應商相互協 議即可結束契約關係。有終止協議和違約終止兩種類型。「終止協 議」指當一份進行中的契約涉及 MIT 的利益時，即可行使此權利 以終止完全或部分的工作。「違約終止」指承包商實際或預期無法 履行契約中所訂義務時，可行使此權利以完全或終止部分契約。
四、支付工具的規範
1. 採購卡
(1) 採購卡如同個人的信用卡，然這卡片僅是為了 MIT 採購而辦。所有 費用將由 MIT 支付並認列。在線上訓練課程須提交申請文件，並於 完成訓練課程後，才將採購卡發給申請指定的成本標的(即計畫案)。
申請採購卡必須提供：已簽名之申請書、同意表單、完成人，申請程 序大概需要七到十天。
(2) 假如你不同意收費，先與商家連絡，假若無法解決問題，請告知 MIT 採購卡管理人（MIT Procurement Card Administrator）所有細節，無 論如何，採購卡管理人必須清楚所有的細節與處理結果。
(3) 遺失時原持有者必須立刻連繫採購卡管理人，撥打 24 小時服務專 線，若之後找回舊卡，需將它銷毀。
(4) 可以在任何時候取消卡片，只要卡片持有者、行政主管、主要授權者 email 給採購卡管理人就能辦理取消，被取消的卡片必須被銷毀。
(5) MIT 採購卡上的資訊有任何變動，都要與採購卡管理人報備，如地 址、姓名、信用額度、帳號資訊。有些變動需要部門主管或授權人員 核准。
(6) 所有使用 MIT 採購卡的採購都會使該單位立刻承擔財務上的責任，
(6) 所有使用 MIT 採購卡的採購都會使該單位立刻承擔財務上的責任，