兼任職務前的準備

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好，因此當需兼任學校行政職務時會有所猶豫。

行政工作不在我的生涯規劃裡面，我自己本身是老師，我比較喜歡做教學的工 作，我很享受教學，我面對同學給予自己的專業，我原本是想當老師，行政不 在我規劃跟想像之內，但同時心理老師都知道說行政工作是一定要有人出來做 這件事。(T11-1)

四、 家庭是否支持

家庭的成員情形與是否支持都會影響教師兼任行政職務的意願，由於行政 職務繁雜，嚴重甚至會擠壓到教師的家庭相處時間，經由訪談顯示，有一部分 教師表示家中若是有年紀大的長輩或是年紀較小的孩童，需要一定的陪伴與照 顧，若是兼任行政職務勢必壓縮到照顧家庭的時間，因此這會使得教師願意兼 任行政職務的意願降低。

我生活的環境都在Ａ地區，我也沒想來Ｂ地區所以就只當一任，這也跟我當初 要不要擔任有關，當初上級跟我聊過。(T13-1)

家中的長輩也越來越老，所以負擔也相對較大，這是沒有想正面接受這工作的 因素。(T10-1)

綜合上述大學教師兼任學校行政職務有許多的考量，讓教師願意兼任行政 職務的面向可分為三大面向，分別為「自身理念」、「自我認識」、「局勢發展」。 而使教師產生猶豫，降低兼任行政職務意願的面向可分為四個，分別為「行政 經驗之有無」、「是否接受時間被壓縮」、「初衷不符是否接受」、「家庭是否支持」。

第三節 兼任職務前的準備

壹、 自我準備

經訪談後的資料整理，兼任一級行政主管無論是行政單位或者是教學單位 的教師，多表示自身於上任前並無做任何準備，雖然可能有些教師有擔任過其

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他行政職務的經驗，但是每個行政職務的內容皆有所不同，因此上任後也是從 頭學起，此外也有教師提到兼任前無自我準備是因為當初兼任前仍有其他行政 職務在身，因此相當忙碌。

其實沒有，因為說要來就來了，確認也是六月底七月初，到八月也只剩一點時 間，我當時也還在做另一個行政職務，所以那邊也還有事情要做。(T12-1)

其實沒有ㄟ就是在工作上學，一方面對學校行政不陌生，但在那工作上基本上 就是從頭學起。(T8-1)

而教師表示於兼任前有做自我準備者，所做之準備主要可以分為四個部 分，分別為「心理建設」、「接觸相關人員」、「職務現況了解」、「經驗累積」。心 理建設的部分，教師指出兼任行政會有許多有別於教學、研究的事務需要接觸，

自由的時間也會有所減少，因此在未兼任前，便會自我心理建設，告訴自己這 行政職務是有一定挑戰的，讓自身有個心理準備，免於上任後龐雜的行政工作 而造成內心巨大的壓力，並且下決心要將該行政職務做好，此外需做滿任期，

不能遇到困難就提早辭職。

心理建設做很多，會知道自己生或會跟本來生活很不一樣，你也知道你要說的 話、你要面對的人事物也會跟過去很不一樣。(T11-1)

我做的更多是心理上的準備，不自由，我覺得我心裡上是還沒有接受兼任行 政，就好像自己跟自己生悶氣的感覺，上賊船這樣子。(T9-3)

除了進行自我心理建設外，有的教師兼任前會先接觸與該行政職務的相關 人員，為所要推動之事務進行了解，以便之後上任能快速、順利推動所欲達成 的目標，此外與行政同仁的接觸也相當重要，藉由聆聽同仁的建議，了解未來 可以往何種方向進行，並且營造符合工作同仁期待之工作環境，提升同仁服務 學校的意願。

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優點是什麼，缺點是什麼，我可以做的是甚麼。(T5-1)

綜合上述，多數大學教師於兼任行政職務對於該職務並無自我準備，而有 自我準備者所做之準備，可分為四方面，分別為「心理建設」、「接觸相關人員」、

「職務現況了解」、「經驗累積」。

貳、 行政職務交接

上一任兼任行政職務之教師，多會於下一任上任前，將職務做一個交接的 程序給下一任。由於並無一制式的規定，因此交接的方法也會有所不同，有時 候甚至出現無交接的情形，然而若無交接清楚則易產生政策無法延續、接任者 重複推動相同政策等情形，因此大學教師兼任一級行政主管職務前的交接是以 甚麼方式進行是值得討論的。本部分將從「兼任行政職務的交接方式」、「無交 接程序的原因」以及「理想的交接方式」進行討論。

一、 教師兼任行政職務的交接方式

現行教師於交接一級主管行政之方法可分為以下幾個面向：「形式交接」、

「人員介紹」、「非正式溝通」。教師行政職務交接多是將工作內以條列式的方式 列一個表，大概是A4 一頁上下的內容，並以口述的方式告訴下一任接任者行政 的業務的概況，說明該業務需要處裡的事物有哪些，然而如何處理仍由接任者 依照自身去理解，另外有些職務涉及硬體設備的，則會將硬體設備做清點，交 接主要是偏向形式的方式進行。有些教師也表示這樣其實是不夠的，形式上的 交接方式使得教師須對該職務去重新摸索。

就以口述方式大概說一下，有幫助但是不夠的，我要去了解組織，包括人，包 括了解事、人都要從新去理解。(T4-1)

就是一個儀式吧，歡送跟歡迎的儀式，列一張交辦事項的清單給我這樣，就跟 我說這邊你要負責協調、那邊你要負責協調，但怎麼協調，他沒說。(T12-1)

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交接主要是財產的部分，電腦、印表機等等清單列出來，點一點這樣。(T3-1)

交接時主要前一任會將需要下任延續進行的業務做簡略的說明，告訴接任 者目前有哪些業務是正在進行當中，並且需要下任接續執行，然而這個部分也 是大方向的說明，並無細節說明該如何執行，端看接任者個人的領導風格及理 念。然而也有提到，關於細部的資料可以向仍在位的秘書去做了解。

主要就是看他有甚麼事是他做一半需要我繼續做，還有就學院的生態交換了意 見，倒沒花很多時間跟心力去做很多細部，細部資料大概都有祕書繼續。(T13-2)

除了事務的交接，人員的介紹也為教師行政交接時可能會做的一項交接方 式，上述多為一級主管與接任者做一個直接一對一的面對面溝通，然而也有些 在任主管會將同仁向接任者進行介紹，除了熟悉每位人員外，並直接由各組同 仁向接任之行政主管於原任主管的陪伴下進行業務的說明。

大概是一個禮拜三五天的時間，前任館長就會帶著我跟館內相關單位的人員主 管認識，稍微了解像是各個組的基本業務，包含組織的架構跟相關的空間，大 概走一遍這樣子。(T6-1)

一週，過程就是去他們各個組，所有都來簡報，他們的事物有哪些、人員的職 掌、過去到當下發生的事情，以及以後會有甚麼樣的規劃、活動，瞭解事務與 人員。(T3-1)

然而若是交接的對象是教師原本就熟識的對象時，也會透過非正式的溝通 進行交接，像是私下的聊天或者是做一個比較深入的經驗傳承、分享，並且由 於熟識，因此當接任者遇到任何困難時，均會向前任請教。

前一任主任是自己的同仁，也是我的學長，應該說在我們知道我要接任，有時 候會聊天，在非正式場合聊天就會了解一些，正式接任時除了書面上的交接，

我覺得比較多的是經驗上的傳承。(T11-2)

我的前任我們原先熟識，所以主要就是看他有甚麼事是他做一半需要我繼續

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做，所以之後需要問她還是問的到。(T13-2)

二、 無交接程序的原因

然而實際上不少教師於兼任學校行政上任前並無經過交接程序，其中教師 上任前無交接程序的主要的原因有二，分別為：「生病」、「辭職」。

並不是每一位兼任一級行政主管職務之教師均經歷過交接程序，教師可能 面臨前任行政主管因身體健康問題，在家休養又或者是在醫院的情形，故無法 進行交接。此外上一任主管因為自身有不愉快的情緒，甚至是因此離校者就更 不用提交接了，而無接受交接之教師也表示，遇到關於該職務之例行事務不太 清楚的時候，他們會向有經驗的秘書又或者是歷任接任過該職務的教師進行請 教，以此克服無交接程序的不足。

沒有交接，因為當初那位老師是突然不做，他有點情緒，後來他就退休了，但 我們的秘書很能幹，是有經驗的秘書，很多事情都曉得，在更前任的，上上或 再上的都有些交集，所以說比較原則性的東西我還是問得到。(T5-1)

都沒有，因為那時候他生病，他住院我去看他，他也沒講什麼，我去探視也不 好談甚麼公事，基本上在學校多年了，我是局內人不是局外人，加上這邊很多 長官我也都很熟悉，他們也提供很多指導。(T7-1)

三、 理想的交接方法

擔任一級行政主管之教師，由於自身經歷過體會到交接的優缺點，因而對 於理想的交接程序也提出了一些想法，教師認為將自身的業務用文書的方式記 錄清楚是交接的良好方法，可以將業務內容、對口單位、人員、內容、時長，

都以文書的方式記錄清楚，儘管不能完全，但可以補足遇到特殊情形無法面對 面交接或者是短時間內無法交接清楚的狀況。

行政人員流動率比較高，這樣經驗都是流失，沒有完整檔案、完整的教育手冊 的話，這是看不見的行政成本。要同仁在離職前先把自己的業務用文書的方式 寫清楚，業務內容、對口單位、對口人員是誰，這業務通常是每年還是每個月