控制作業

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三、配合環境變化，修正風險評估

風險之所以令人畏懼，即在於其「不確定」的特性，政府行政機關所面臨 的風險來自各個不同的面向，舉凡政策不完善，無法符合民眾的期待、未適當 導入新技術、缺乏機關間橫向整合、公務人員違法或處置錯誤等等，由本研究 第三章就個案機關內控缺失案例的分析即可見一般。所以政府機關更應改變以 往逃避風險的心態，勇於正視風險，配合環境變遷適時修正評估，以避免產生 受訪者所稱曾經遭監察院糾正的事項，經過檢討改善後，已非本機關高風險之 事項，卻仍優先被選定優先納入內部控制。

第三節 控制作業 壹、意涵

馬秀如【民 87】認為控制活動係確保管理階層的指令已被實現的政策和程 序，它們幫助企業保證它已針對企業目標不能達成之風險，採行必要行動。在整 個企業內的各個階層與各種職能，控制活動均出現。它們包括:核准、授權、驗 證、調節、覆核營業績效、保障資產安全以及職務分工。至於健全內部控制方案 訓練教材則將控制作業定義為為了合理促使機關達成目標、降低風險，且有助於 落實機關決策，所訂定之控制規範及程序。包括對機關各單位多項業務有廣泛影 響之整體層級控制，及依個別業務之作業層級目標，就評估風險之結果設計之作 業層級控制。在行政機關常見的控制作業分述如下:(摘自健全內部控制實施方案 訓練教材)

一、職能分工：重點在「分工」，主要目的在預防與及時發現在執行所分派職務 時產生之錯誤或舞弊行為，是一項基本而且重要的控制活動。例如:資產保 管人員與會計人員分開

二、與計畫、預算或前期績效之分析比較：通常與覆核相結合，主要運用在高 階主管對於機關內部各單位計畫與預算之管控，因為計畫和預算本身即可

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作為衡量標準，因此所採取的補救動作與追蹤措施，即為一種控制作業。

常見的與計畫、預算或前期績效之分析比較控制例如：比較本期與上期計 畫及預算資訊。

三、驗證及紀錄核對：驗證本身為一種證實的動作，將事項有關資訊加以紀錄 核對，並加以驗證，即為一種控制作業，適當的憑證及紀錄係達成健全內 部控制實施方案「提供可靠資訊」目標的基礎。常見的驗證及紀錄核對控 制例如:對收入事項的驗證及紀錄核對。

四、實體控制及定期盤點：實體控制主要係保護不動產、動產、有價證券、

現金等，及已印妥但未使用之重要表單及其他重要紀錄的安全設施與防衛 方法，定期盤點亦能達成保護上開資產的目標。

貳、訪談意見

劉火欽(民 101)認為從管理學的角度定義「控制」為使實際結果與預期 結果相符的措施與行動。內部控制可定義為組織內部的管理過程，為使組織各 項業務與財務之執行過程與結果，能與目標相符之措施或行動。而控制作業正 是內部控制付諸行動的手段與工具，只是透過訪談我們發現此正是讓同仁最感 困擾的一項要素，茲彙整說明如下:

一、就現有標準作業流程加入控制點未檢討簡化作業流程：內部控制所有東西 都是要愈簡單愈好,而不應該就現有標準作業流程再加控制，那是化簡為 繁。實作上均以現有之標準作業流程加入控制點，易讓人有與現有系統重 複和疊床架屋之感。

二、業務單位及會計單位都不易找到適宜的控制作業：推動過程中對各業務單 位而言，最難的是想不出控制點，而且認為那是以後要被查核的事項，所 以不願意寫出來。會計室對業務不瞭解，所以僅能提供控制作業可使用之 工具，對業務單位選擇控制點的幫助不大。

三、設置的控制重點過多：目前選定的項目涵蓋範圍過大，所以呈現的作業流

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程複雜，而且設置的控制點過多，不僅使控制作業失焦，也無法正確評斷 缺失的責任歸屬

四、應以跨單位觀點建置控制作業，並經常評估修正：控制作業應以跨單位的 觀點建置，因為問題通常不會是一個單位單獨解決。設置的控制重點是否 可行，需透過實作才可確定。而一套控制作業要所有同一層級的單位(例:

各縣市專勤隊)適用，是有一定的困難度，建議由高風險的單位先行試辦。

參、建議

一、應先行檢討現有標準作業流程

在內部控制制度建置的實際運作上，同仁多數會在現有的標準作業流程 中加入控制措施，俾符合管理階層對內部控制的要求，然而此項措施極易造 成作業程序的增加，因而加重同仁的作業負擔，甚至在心理上排斥內部控制 的建置。所以本研究認為在評估內部控制點時，除了應確實瞭解流程作業實 況，合理地確定業務流程的關鍵點，設置適當控制措施外，更重要的是要重 新檢討現有的標準作業流程，期能透過工作流程簡化來提升效率，並獲得同 仁對內部控制制度建置與落實執行的認同與支持。

二、建置合宜的控制作業

黃瑞昌(民 100)所謂的控制點應該是作業流程中可能發生錯誤或不當情 形而應設置某種控制方式的關鍵點。各方對於控制點的挑選有不同見解，本 研究認為劉火欽(民 101)所提之控制點挑選原則，值得各機關參考採行，其 原則如下:

1.錯誤機率：依據以往經驗，容易出現錯誤之程序。

2.嚴重程度：依據風險評估結果，該項錯誤容易造成嚴重損失。

3.焦點管理：涉及數量、金額、曰期、地點部分應列為控制點。

4.決策點控制：標準作業程序中出現決策點，即流程圖中出現菱形部分，應 特別注意所選取之路徑，有無符合判斷準則。

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5.三一原則：挑選控制點項目之數量，原則不要超過標準作業程序項目三分 之一

提高行政效能是實施內部控制的重要目標之一，所以在內部控制作業選 擇與建置時，除了應重視成本效益原則外，亦應考慮控制與效率的平衡。過 度強調控制的嚴密和完整性，不僅會模糊了控制的焦點，也會因控制點的增 加，整個組織失去應有的靈活性，造成體制僵化行政效率降低。

三、建立跨單位之控制作業，並重視控制作業的管理

個案機關目前推動的控制重點仍著重在作業層級，也就是由各業務單位 就業管事項設計控制作業。然一個機關的問題通常無法由單一部門解決，故 應建立跨單位之控制作業，也就是應以整合性觀點建立整體性控制作業。同 時內部控制點應予以經常性評估，由於內控控制點的適宜性會隨著時間以及 外在環境而改變，所以應澈底執行 PDCA 程序，配合業務調整，適時檢討修正。

四、控制作業應與資訊科技系統結合，建立自動檢核機制

隨著資訊科技的快速發展以及創新服務觀念的不斷提出，近年來世界各 先進國家均積極發展「電子化政府」，期能藉由資訊科技的輔助，達到提高便 民服務水準、提升政府整體效率、以及節約政府開支等目的。我國自民國 87 年開始推動以網際網路為基礎之電子化政府，並已陸續完成政府網路基礎建 設、政府網路應用推廣計畫以及著重社會關懷、提供民眾無縫隙優質政府服 務的三階段計畫。在此完備的基礎下，將內部控制作業納入資訊系統，已是 政府行政部門必須具備的觀念與做法。

個案機關亦積極投注在此作為，並獲得相當優異的成果，例如:推動「大 陸、港澳地區短期來臺線上申請暨發證管理系統」，各旅行業者透過個案機關 設置之申請平台線上申請，並經由 e 政府服務平台線上繳費。此系統申請人 只需將資料登入申請平台，透過個案機關與觀光局系統的介接，會自動檢核 資料，經審核許可後，將檢核結果即時回傳供申請人檢視，並由旅行業者線 上繳費。獲得許可的業者即可自行列印電子許可證，大幅縮短旅行業者往返

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於不同系統及臨櫃辦理之時間，使得陸客來台的發證時間由原來的 8 天縮短 為 2 天。不僅使旅行業者減省了臨櫃往返的交通成本，同時減輕個案機關臨 櫃收件人員的工作負擔和減少人工處理錯誤的機率，以及免除了財務承辦人 員將現金繳納至國庫的運送風險，並達成庫款入帳及時化的目標。造就了旅 行業者、來台觀光陸客以及政府的三贏情勢，此更是利用資訊系統將內部控 制的控制作業納入，以簡化作業流程，並提升效能，興利除弊的最佳例證。

第四節 資訊與溝通