第四章 內部控制實作探討
第四節 資訊與溝通
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於不同系統及臨櫃辦理之時間，使得陸客來台的發證時間由原來的 8 天縮短 為 2 天。不僅使旅行業者減省了臨櫃往返的交通成本，同時減輕個案機關臨 櫃收件人員的工作負擔和減少人工處理錯誤的機率，以及免除了財務承辦人 員將現金繳納至國庫的運送風險，並達成庫款入帳及時化的目標。造就了旅 行業者、來台觀光陸客以及政府的三贏情勢，此更是利用資訊系統將內部控 制的控制作業納入，以簡化作業流程，並提升效能，興利除弊的最佳例證。
第四節 資訊與溝通 壹、意涵
經由本研究第二章內部控制五項要素與設計步驟圖(圖 6)，我們可以看到 資訊與溝通要素是貫通整個內部控制制度設計。其中所謂資訊係透過紙本、電 子或其他文件化方式，儲存、管理及傳達有關內部控制制度設計及執行等資 訊。而所謂溝通則係將資訊告知相關人員，包括對內溝通及對外溝通。馬秀如
【民 87】則強調企業須按某種形式及在某種時程之內，辨識、取得適切的資訊，
並加以溝通，使員工能夠履行其責任。而有效的溝通，則是所有員工必須從最 高管理階層清楚接獲須承擔控制責任之訊息，他們須瞭解自己在內部控制制度 中所扮演的角色。員工必須擁有在組織中向上溝通重要資訊的方法，同時要和 外界如:顧客、政府主管機關做有效的溝通。
至於健全內部控制實施方案則將資訊與溝通定義為：適時有效編製或蒐集 資訊，並傳達予相關人員，使其有效履行職責或瞭解責任履行情形。資訊包含 財務及非財務資訊，可由內部產生或自外部取得，供決策及監督之用。內部溝 通強調應告知機關人員在內部控制所扮演之角色及責任，並建立通報異常情事 之管道，促使機關上下或跨單位資訊充分傳達。至於依法對外部人士公開或提 供資訊，對外界意見及時處理及追蹤，則屬於外部溝通的範疇。
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貳、訪談意見
由於健全內部控制實施方案目前仍在制度建置的階段，所以本研究就資訊 與溝通構面，著重內部同仁認知的溝通、簽署「財務報導內部控制確認聲明書」
必要性，以及資訊、資料建置機制等觀點，訪談意見彙整如下:
一、同仁無法瞭解自己在內控應負的責任：未參與內部控制制度建置的同仁，
對內控推動方案是完全無法感受到，參與的同仁也無法瞭解自己在內控應 負的責任，大家都還在摸索的階段。要使第一線同仁依制訂的制度執行，
還是需要透過有效的溝通，並參考同仁實作後的反應，不斷討論修改相關 文件資料。
二、建議由中階幹部參與，有助於同仁間溝通：推動小組參與開會的都是高階 主管，其對實際運作的作業流程細節，無法確定是否能確實掌握，所以建 議由中階幹部參與內控制度建置，有助於同仁間的溝通
三、運作過程應有紀錄，並提出執行報告：資訊非僅是蒐集資料，而是將流程 串連，運作過程應有紀錄，並應訂出指標，建立回饋機制，並就執行成果 提出報告，
四、簽署「財務報導內部控制確認聲明書」的必要性有待探討：有關首長簽署 財務報導內部控制確認聲明書，是否有實質助益仍有待探討，因為其與內 控缺失的預防及發生內控缺失之責任歸屬，並無直接之關連。
參、建議
一、以中階幹部為推動主力，並加強同仁的溝通
個案機關成立的推動小組是以副首長為召集人，各一級主管為委員，
其立意係希望透過高階主管的宏觀以及考績權的掌握，可以有效達成行政 院的政策要求。然經由訪談發現，同仁對於自己在內控中應有的角色以及 應負的責任，其實是茫然不知所措的。所以本研究建議應以中階幹部為推 動主力，除了有助於同仁間的溝通，在將作業流程設置控制點等制度文件
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化以及實作過程中，都需要中階主管的積極參與。因為在創新求勝一書中 曾說:高階主管創造遠景和夢想，中階主管則發展一般員工所容易瞭解、
較具體的觀念。中階主管試著解決高階主管在夢想和現實世界之間的衝 突。換句話說，高階主管創造宏觀理論，而中階主管則試圖創造可由基層 人員在公司內實際測試的理論。
二、有效建立運作紀錄，提供各層級所需資訊
內部控制文件化的品質是內部控制能否落實的基礎，而資訊的品質 必須符合內容適當、正確，且為及時可獲得時的最近資訊等要件。當有 適當的紀錄時，內部控制的評估可以較有效率，可以幫助員工瞭解控制 制度如何運作，以及員工在內部控制中所扮演的角色，而當制度需要修 改時，書面紀錄亦有助於修改工作的完成。而依參與個案機關內部控制 的運作中更深切感受到紀錄在查核及釐清責任中扮演關鍵角色。野中郁 次郎曾說:「紀錄文件可幫助個人將經驗內化，進而豐富內隱知識，文件 或手冊更有利於外顯知識的傳遞，使第三者能夠間接地經歷他人的經 驗。」所以有效建立運作紀錄，使組織內的人能夠迅速取得並交換、管 理及運用其內部控制運作所需之訊息是提供內部控制風險評估、控制作 業以及監督有效性的最基本要求。
三、簽署「財務報導內部控制確認聲明書」有其必要性
101 年 3 月 2 日聯合報 A21 版民意論壇刊載立法委員費鴻泰投書，標 題為「陳冲的願景 須內控相挺」，指出政府機關決策者及施政計畫主管 人員，為達成使命或施政計畫，需要有效控制達成使命的因素，積極建 置內部控管機制，並持續追蹤。另為落實控管機制，建議參考先進國家 做法，要求各機關將「財務報導內部控制確認聲明書」納入年度總決算 書，可藉此考核單位和主管的施政績效。
雖然本研究受訪者認為聲明書的簽署與內部控制的有效性沒有直接 的關聯，但是本研究認為，當管理階層被要求提出財務報導內部控制確
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認聲明書時，會較注意並落實內部控制之執行，因為那是內部控制執行 的承諾。此承諾是要經過外部審計單位、立法院以及媒體、相關單位的 檢視，對於機關首長自會產生一定的提醒作用。
四、資訊透明化以督促政府機關提升行政效能
透明而有效率的政府是廉能政府的核心，由於世界經濟論壇(WEF) 將政策透明度納為全球競爭力報告的訪談調查項目，所以行政透明化已 成為各國重視的議題。我國在 94 年 12 月 28 日公布施行之政府資訊公開 法第一條即揭櫫其立法目的在為建立政府資訊公開制度，便利人民共享 及公平利用政府資訊，保障人民知的權利，增進人員對公共事務之瞭解、
信賴及監督，並促進民主參與。
建置透明化資訊平台是廉政管理重要的一環，而擴大電子化政府應 用是精進資訊透明化的重要途徑。爰個案機關經由檢視與人民相關杈益 及易發生弊端之各項人民申請案件，強化行政透明化作為，在機關資訊 網站設置申辦案件專區，供民眾更易查詢。透過公開相關資訊、作業流 程、處理狀況等達到資訊充分揭露及申請案件審查透明之效益，減少因 資訊不對稱或資訊落差所形成的問題，防範弊端發生。
第五節 監督