文件處理流程

ＯＯ工程公司於新工程得標後，將其新工程派令交付執行工務 所；工務所於組織建立完成後，即為釐清權責及引導全員參與整體工 程執行及管理活動，並使作業合理簡化、有效率及彈性化，藉由建立 標準作業程序、確立組織架構及活動內容，以提供滿足契約需求之產 品及服務，期以達成公司政策要求。以下資料，為承辦工務所於執行 工程過程中對於文件管理之作法，本研究擬就該工務所之作業程序書 程序 7「文件、資料及紀錄之管制作業程序」[51] 分析其於執行工程 過程中對於文件管理之作法。

一、目的：

(一) 確保執行作業所依據之文件或資料的正確性及有效性。

(二) 有系統的管制保存紀錄，作為改善、追溯、累積經驗及評估績 效的依據。

二、範圍：

凡與品質管理有關之文件、資料及所衍生之紀錄的管制作業，均屬 之。

三、定義：

(一) 文件：為執行品質管理作業，所依據之有效的書面化資料。

(二) 技術文件：各類計畫書/施工圖/計算書/送審文件資料及業主核 准之文件等之統稱。

(三) 紀錄：供施工、品質等問題追溯、查核及檢討改善之用。

四、文件、資料管制作業程序內容：

(一) 文件架構：如圖 3.1

圖3.1 文件架構

(二) 品質管理手冊之制定、編號、審查、核准、分發實施及修訂與 廢止等，依該手冊相關章節之規定辦理。

(三) 依公司各類規章之制定、編號、審查、核准、分發實施及修訂 與廢止等，規定辦理。

(四) 各類計畫書/施工圖/計算書/送審文件資料等技術文件，由實際 參與之主要作業者，參照規範規定及現場實況編製，並於取得 相關作業者之共識後，依契約規定經品管工程師/工地負責人/

主任技師簽認後，送請業主審核核定。

五、文件之編號：

(一) 作業程序書之編號如下：

程序○○○(流水序號)

(二) 各類計畫書/施工圖/計算書/送審文件資料等技術文件之編號，

依照業主規定辦理。

六、技術文件提送業主審核之管制作業流程：如圖3.2

圖3.2 技術文件提送業主審核之管制作業流程

(一) 技術文件之撰稿，需參照契約規範或設計圖說，並收集相關之 實務資訊，以確保施工作業合乎規範品質要求。

(二) 為符合說、寫、做一致，撰稿者需確實瞭解現場環境，適切規 劃人力、機具設備及施工方法，且文件內容需經有關之作業人 員審議，以取得共識並確保該計畫能落實執行。

(三) 技術文件送業主審核時，以送審管制表加以登錄管制，以方便 日後之追溯。

七、業主提供文件、資料的管制作業流程：如圖3.3

1.業主提供之內部文件 (合約/規範/圖說/資

料…)

2.送審核准或退回修改 之文件資料或樣品

收發 技術文件 登錄審核狀

況 核准及己核定

之文件

品管工程師 退回補正之送

審文件

主辦單位需：

1.蒐集參考資料或具體證據 2.召集有關人員再審議 3.直接與業主溝通

技術文件補正

依管制流程提送

統計調查需分 發之數量

辦理分發

現場執行依據

1.版次管理 2.管制戳記

分發管制表 簽收

圖3.3 業主提供文件、資料管制作業流程

(一) 透過文件送審管制表，管制其審核狀況。

(二) 以簽辦會知管制文件之核備或更新情形。

(三) 透過版次及編號管理方式，確保舊文件不被誤用。

八、除非業主契約有特別規定，技術文件之變更、修訂或廢止的作業 流程，同「技術文件提送業主審核之管制作業流程」。

九、各類文件均透過版次管理、分發簽收或核對編號(圖號)等管制方 式，以確保：

(一) 最新版次之正確文件，作為現場之執行依據。

(二) 無效及過時之文件，均不會被誤用。

(三) 任何保留做為參考之過期舊文件，均有適切的識別。

十、品質文件以品質文件總覽表彙整管制。

十一、檔案紀錄之管制作業程序內容：

(一) 品質紀錄的管制作業流程：如圖 3.4

圖3.4 品質紀錄的管制作業流程

(二) 紀錄檔案之收集、分類、編號等，依下述原則辦理：

1.檔案分類需簡單明確，以容易追溯及能與工程結算作業相結 合，為第一優先。

2. 檔案名稱應與紀錄內容互相呼應，以方便調閱及追溯。

3. 各檔案視需要建立其目錄索引。