第三章 專案契約文件管理常態與錯誤態樣分析
3.3 現有工務文件管理不善之錯誤態樣分析
表3.2 訪談時間與對象
項次 訪談時間 電訪對象
1 2007/12/26 南屏工務所－所長 2 2008/01/10 公司法務組－承辦人 3 2008/01/12 大ＯＯ務所－內業站主辦
4 2008/02/01 永安工務所－內業站主辦、副所長 5 2008/02/25 博愛工務所－內業站站長
6 2008/02/25 WH10-1專案工務所－內業站主辦
7 2008/02/26 C602標專案工務所－內業站主辦、副所長 8 2008/03/05 成大工務所－內業副所長
9 2008/03/05 台ＯＯ務所－內業站主辦 10 2008/03/05 中臺科大工務所－副所長
對於訪談對象，本研究歸納如表3.3 所示之問題，主要目的係以釐 清文件所存在之管理問題及可能造成後續對爭議處理影響。
表3.3 爭議文件之管理問題描述
項次 問題描述 對爭議處理造成之影響
1 以總收發文作流水號管理，歸檔則採 來文對象作分類，例如：業主、協力 廠商或第三人。
若爭議事端擴大時，不易蒐 集，造成人力、時間的浪費。
2 工務所總收發文件採流水號歸檔存 查。
爭議事件發生後，於彙集過 程中容易產生文件遺缺。
3 公文編號，採收文、發文相同文號。 易造成混淆且無法辨識。
4 一 般 工 務 所 對 於 有 爭 議 案 件 之 文 件，仍由內業負責總收發作業人員處 理收文、發文、歸檔，未有專人管理。
若爭議事端擴大時，不易蒐 集，造成人力、時間的浪費。
5 工務所承辦過多工令，且各工令對於 公文處理，均設獨立收發管理者，俟
現場承辦工程師，無法判斷 事件之重要性，有處理經驗
表3.3 爭議文件之管理問題描述(續)
項次 問題描述 對爭議處理造成之影響
5 俟爭議事件擴大後，才將案件交由內 業人員從頭研讀。
之內業人員於事後介入，無 法於短時間內融入案件。
6 有關爭議案件，進行至特定衝突階段 或俟其爭議標的金額多寡，主管再指 示由施工承辦人員會同總收發文之 管理者共同調閱關連性文件存專案。
對於有時效性之文件，可能 因此喪失請求權時效。
7 工務所對於文件管理，未定期跟催辦 理進度及稽核文件流向。
導致部份公文於傳遞過程發 生文件流失、遺失、毀損或 找不到等問題。
8 承辦人員積壓公文，工務所未跟催辦 理情形。
公文未及時跟催，將造成時 效逾期、文件遺失，無法舉 證困境。
9 收發文件之登錄以電腦儲存，未留書 面索引資料。
倘電腦故障或其他不可控因 素，則對於爭議文件資料勢 必無法齊全彙集。
10 負 責 文 件 收 發 人 員 或 案 件 承 辦 人 員，流動率過高。
案件衝突升高時，工務所人 員無法提供適切資料。
11 一般主導爭議案件進行者通常為內 業人員，但該主導人員開始介入爭議 案時，大部份介入時機為爭議中後 期。
1.可能因契約規定之時效喪 失。
2.內業人員必須從頭了解爭 議案件始末，無法作有利之 權利主張。
12 對於影響整體工進或爭議金額比較 少的爭議事項，以掩飾不張揚處理，
以業主知、工務所承辦人知，不呈報 公司主管。
導致公司權益損失。爾後業 主得據此要求比照辦理，造 成更大的損失。
13 爭議案件承辦人員，未能每日閱讀現 場工程師填寫之工程日報表。
爭議主導人員無法適時發掘 問題。
14 業主的態度，直接影響爭議事件進 展。
工務所礙於業主強烈主導性，導致於 執行階段多採保留態度；若業主態度 強勢，工務所會以和為貴、消極態度 面對，而失去先機。
1.文件方面之遣詞用語會處 於弱勢，造成日後提請調 解或仲裁時不利之證據。
2.未作適時抗辯、適時主張權 益，則將導致公司權益損 失。
3.爾後業主得據此要求比照 辦理，造成更大的損失。
表3.3 爭議文件之管理問題描述(續)
項次 問題描述 對爭議處理造成之影響
15 施工人員喜歡私下交付文件給業主 或監造單位，未留任何交付記錄。
爭議提請調解或提訟階段，
對方不承認有此文件。
16 現場施工發生爭議時，由內業人員強 力主導，內業人員判斷所欠缺之資 料，再請施工人員補證。
事件發生才由內業人員通知 現場補證資料，將造成時間 差，無法建立適切佐證資料。
17 1.工地現況與契約文件規定不符未 適時澄清。
2.施工方式或工法變更，未報備業主 或取得業主同意，逕自變更。
1.違反契約規定。
2.無法舉證，造成損失。
3.倘未經核准，即自行變更，
若發生事故，可能導致保險 公司不予理賠之後果。
18 工程師對於監工日報之填寫不確實。 例如：漏列天氣狀況、完成 數量未填寫、業主監工現場 口 頭 指 示 或 交 辦 事 項 未 記 錄，易造成無法舉證情事。
19 進度落後對於不可歸責廠商部份，未 適時要求業主更正進度。
未能適時反應，導致業主要 求停權。
20 妨礙現場作業情事或第三人干擾，未 適時拍照。
於提訟階段將無法證明所造 成之損失。
綜合訪談結果經分析其爭議文件管理錯誤態樣，彙整如下說明：
一、爭議文件以總收發作流水號編號，未另外建檔存查，不利日後爭 議發生時檢索。
二、由內業總收發依一般文件歸檔，俟爭端擴大則須花費長時間及人 力彙整。
三、主導爭議事件人員，介入時機為中後期，造成有效文件蒐集困難 及時效中斷等問題。
法適時掌控及發現問題。
五、文件流向未建立跟催制度，致發生文件遺漏時將造成爭議舉證問 題。
六、爭議事件對整體工程影響程度較小，即不予以管控。
七、業主態度對現場承辦人之作為造成影響。
八、現場情況差異，諸如：業主現場口頭指示(擬制變更)、進度落後係 不可歸責廠商、第三人干擾施工、施工方式變更等未能適時函文 業主澄清事實併留存記錄。
九、文件、資料私下交付業主，不留記錄。
十、執行現場監造人員對於契約相關文件未能熟讀，且以自行解讀條 款內容，可能影響事件時效或偏離事件主題。
十一、工地人員流動率偏高，導致對於爭執點無法釐清。