ISO文件管理

一、文件管理

文件管理顧名思義就是把文件有系統，有條理的進行保存，利用 及管理，以做為快速查閱及記錄事物之用。一般人平時就會使用歸檔 的方式來進行紙本文件的管理工作，文件管理得當，查閱文件才會有 效率。進入電腦也不例外，在電腦裡早期也有人稱為檔案管理，基本 上就利用將文件做成電子檔然後進行儲存/查詢之用。管理文件[40]有 幾件工作要做：1.定訂文件的製作/修訂/作廢/銷毀的機制或流程,當然也 包括版本管控。2.文件的再利用機制。3.文件的使用權限管理。4.索引 及檢索，這是為了方便查詢。5.文件的分類管理。6.文件的病毒排除處 理;這是預防經由文件的傳遞造成他人電腦的感染所需。7.文件儲存空 間。

二、ISO 文件管理的定義

一般文件管理和ISO 文件管理之差異，為了達成 ISO 條件的文件 管理應該具備之條件和必須遵守的規範，於 ISO9002:2000 第 4 章節對 於「ISO 文件管理」節中規定[41]：

4.2 文件化要求 4.2.1 概述

品質管理系統文件化應包括：(a)品質政策與品質目標之文件化敘 述。(b)品質手冊。(c)本標準要求之文件化程序。(d)組織為確保其過程

的有效規劃、運作及管制所需之文件。(e)本標準要求之記錄。備註.本 標準中出現之〝文件化程序〞一詞，係指此程序之建立、文件化，實 施及維持。

品質管理系統文件化之程度，各組織間可由於下列因素而有所差 異：(a)組織之規模與作業之型態。(b)過程與其相互作用之複雜性。(c) 人員之能力。(d)文件化可以採用任何形式或型態之媒介物。

4.2.2 品質手冊

組織應建立與維持品質手冊，並包括：(a)品質管理系統之範圍，

包括任何排除之細節及其理由。(b)為品質管理系統而建立之文件化程 序或其對照引用者。(c)品質管理系統各項過程間相互作用之敘述。

4.2.3 文件管制

品質管理系統所需之文件應予以管制。品質記錄是文件之一種特 殊型態，應依照第4.2.4 節所定的要求予以管制。

應建立文件化程序，以界定所需之管制：(a)在文件發行前，核准 其適切性。(b)必要時，審查與更新並重新核准文件。(c)確保文件之變 更與最新改訂狀況已予以鑑別。(d)確保在使用場所備妥適用文件之相 關版本。(e)確保文件保持易於閱讀並容易辨別。(f)確保外來原始文件 已加以鑑別，並對其分發予以管制。(g)防止失效文件被誤用，且若此 等文件為任何目的而保留時，應予以適當鑑別。

4.2.4 記錄管制

應建立並維持記錄，以提供品質管理系統符合要求及有效運作之 證據。記錄應保持易於閱讀、容易識別及檢索。為了記錄之鑑別、儲

存、保護、檢索、保存期限及處理，應建立文件化程序，以界定所需 之管制。

三、ISO 系統與文件管理系統應用

ISO 系統與文件管理系統應用上的異同處[42]：一般所謂流程或知 識管理系統，通常會包含 ISO 系統及文件管理系統，ISO 系統是為了 讓企業的文件符合 ISO 規範且易於管理而設計的，文件管理系統則是 企業將文件作有效的分門別類而設計的，而如何"有效"及如何"分門別 類"則需視企業之需求而定，ISO 系統及文件管理系統相同處在於二者 均是將文件作有系統的組織，另相異處在於 ISO 系統須依照 ISO 規範 硬性實作且需定時接受 ISO 稽核，文件管理系統則是視企業之政策與 規範需求可作彈性規劃。

五、檔案管理之作用

所謂「檔案」[43]，根據美國檔案人員學會 (Society of American Archivists，簡稱 SAA)出版的辭典「A Glossary for Archivists, Manuscript Curators, and Records Managers」的定義，是指「由某人或某機構在處 理業務時所產生或接收的文件，並因其具有持續性之價值，而被彙集 與保存；傳統上，該詞指的是較狹義的說法，是指具有持續性價值的 非現行文書 。」由此可知，檔案的產生機構，包含了各公私機構與個 人或家庭等單位。

(一)檔案的形成

商業檔案的前身，即是商業文件，而商業文件的產生，則是企業 在生產建設、經營管理等各項活動中，按照一定的程序和要求形成的 原始記錄。大致而言，一般公司的企業活動，可從兩個方向來歸納：

縱向與橫向。從縱向的企業發展來看，企業的創立、內部組織的調整、

公司的營運、解散、破產或併購等階段，都會有重要的文件形成；而 從橫向的企業活動領域來看，企業的研發、生產、決策、行銷、日常 管理、客戶服務、財務和人事等業務亦都有相應的文件產生。隨著企 業業務的多樣化與跨國集團的產生，商業文件的內容亦愈來愈複雜 化，因此，商業檔案的管理與鑑定亦愈形重要。

(二)檔案之特點

(a)與企業各項活動同步進行：商業檔案的產生，是因企業的各個 活動而來，每種企業活動如生產、管理、行銷、人員晉用、主管會議、

客戶資料等等，都會及時產生許許多多之文件，這些文件都與該公司 的經營管理，有著密不可分之關係。(b)來源分散、種類類型多樣化：

商業活動，涵蓋的範圍極廣，企業之類型亦多樣化，其經營活動橫跨 工業、農業、建築、金融業、保險業等等，而每種類型之公司所產生 之檔案又都有所不同。因此商業檔案不僅來源分散，其種類也是多樣 化的。

(三)檔案之價值與功能

謝倫伯格(Schllenberg )認為檔案具有主要價值與次要價值，而商業 檔案，既是檔案的一種，因此亦具有同樣之價值，其內容如下：

(a)行政價值：用以支援檔案產生者持續進行、每日例行的行政事務的 價值，如人事檔案、行銷檔案等皆可供主管人員在行政及管理決策上 之參考，並可提升工作效率。(b)法律價值：單位的法律職責及保障法 律權利的價值。(c)財務價值：用以建立某單位的財務責任與可信度的 價值，可藉此作為公共關係之建立，如上市公司財務報表之公開。(d) 次要價值：如證據價值與資訊價值，亦即有關該機構的組織與功能之 證據及檔案內容所提供之資訊價值，此種次要價值，可提供作為歷史 研究及社會經濟研究之依據。

四、檔案e 化管理

檔案 e 化[44]最基本的概念是「減少實體的檔案、公文或其它文件」

可以透過：(a)舊有檔案的 scan 轉檔及儲存。(b)無法 scan 的使用數位照 相。(c)現有及未來檔案的統一規格來達成。

電子檔有很重要的部份是「電子簽名」及「認證」這涉及該份文 件的真偽及效力等。