第四章 爭議處理時文件管理常態與模式之建立
4.2 爭議處理及文件流程分析
本個案承辦之工務所，對工期展延相關資料之蒐集自開工初期至 調解委員會作出有利於承包商調解建議書成立，時間長達 4 年之久，
因此若能針對此一個案之處理過程進行更有系統之分析，並據此建立 可供參考之模式及應蒐整之文件，其分析結果將更具說服力；本研究 旨在針對承包商衍生爭議有效管理模式，透過個案之分析研究，以建 立契約爭議處理程序及爭議文件管制作業流程。
本研究參考個案公司之作業程序書，建構解決契約爭議之文件管 理模式：
一、目的契約爭議處理程序
(一) 確保執行爭議作業所依據之文件或資料的正確性及有效性。
(二) 有系統的管制保存文件、紀錄，作為追溯、證據保全的依據。
二、範圍
凡與爭議管理有關之文件、資料及所衍生之紀錄的管制作業，
均可適用。
三、定義
(一) 爭議文件：凡契約執行過程中，與業主產生看法岐異之爭執所 產生之書面化資料。
(二) 技術文件：凡經工務所提出之各類計晝書、施工圖、計算畫經 業主核定之文件。
(三) 紀錄：現場施工、品質、工安、環保等所產生之各項紀錄，可
(四) 相關法令條款之建檔:
(1) 民法-債篇
(2) 營造業法及施行細則 (3) 政府採購法及施行細則 (4) 勞工安全衛生法及施行細則
四、契約爭議文件處理程序及流程：
(一) 契約爭議文件管制架構，詳圖 4. 5
(1) 工程於初期，派駐具有工程及法律背景之人員參與作業，於 本研究稱為契約管理人；契約管理人參與工程作業，俾使契約 爭議發生時，一方面可有效掌控事件進展及維護承包商應有權 益主張，另一方面可作為工地與公司法務部門之溝通橋樑。
(2) 開工前之準備工作：
a. 契約管理之首要工作即為收集契約相關文件，以備施工團 隊人員經常性查閱。
b. 契約文件包括：契約書主文、投標須知、投標單及其附錄、
決標通知、開標紀錄、決標通知、一般補充說明、施工技 術規範、設計圖說、履約保證金等；工程進行中對於業主 頒發之有關契約文件等，均須由專人作更正並加註頒發日 期，以供契約管理使用。
c. 研讀契約有關條款之約定：由工程契約所規定，係約定業 主與承包商雙方之權利與義務，故契約管理人對於所有之 契約文件內容，應通盤研讀熟悉，以明確掌握契約規定。
另對於契約規定罰扣款之條款，應列表管控，於教育訓練 時，特別知會施工團隊注意。
d. 有關業主規定之標準作業程序，係承包商據以執行契約之
相關工作。例如：開工、停(復)工、工期展延、估驗、履約 爭議、竣工驗收、保固等。
e. 契約管理人為順利執行契約作業，對於內外部相關之爭議 案例經驗加以蒐集，以利未來溝通協調與合作，並作為可 能之爭議進行評估與預作防範。
f. 爭議過程，監工日報係為重要之證據，故對於現場監工之 承辦人員，應進行日報填寫之教育訓練；1.工程日報需詳 實填報不能施工因素，以利展期依據。2.若監造以『承包 商之紀錄不妥』為由，退回要求更改，則要技巧的與其溝 通，應其保留承包商原始之記載，監造有意見，也可以在 日報表中，以文字化的表現出來。3.如一定要更改，則要 技巧的將事件加以圓滑修飾；例如：業主認為承包商所記 載之『下雨停工』不宜，因為某些區域也有人在施作，要 求修正，則就要技巧性的修正為『本日雨天』，則往後「在 爭議處理時」，承包商可解釋所有工人都是在『施作搶救/
整理工作』。
g. 原始地貌資料及相片的建立：可以透過現場收方建立資 料，對於有妨礙施工、路權未徵收、鄰房龜裂情形之相片(明 確位置及已產生裂縫尺寸)均應妥善建立。
h. 工程人員自覺性的索賠觀念，透過教育訓練採以往案例介 紹，使施工團隊人員得知遇到狀況時可採取應對之措施。
施工可索賠事件，例如：增加工作數量、工期延長、工作 範圍變更、物價波動、業主違反協力義務、不利自然狀況 或第三人施工障礙等。
(3) 工程進行中之監督與控管：要想於短期間內蒐集所有之爭議
文件，惟有賴平日點滴累積，故承包商應於平時即做好為日後 可能衍生之爭議事件做好管理。平時應確實做好保障權利之事 項：
a. 提送審查之各項計畫，作追踪管制，對於業主審查意見，
均應妥善保存。
b. 保存施工過程完整工作紀錄，俾作為日後舉證之要件。建 立完整保存工程記錄的檔案系統，諸如：估驗申請資料、
各項工程檢驗報告、監工日報、業主指示或會談文件、來 往信函、工程相片、會議記錄、工料分析、核定或駁回之 施工圖或施工計畫或預定進度表等。業主的任何口頭指 示，須有事後的書面確認文件。所有的資料均應加註日期 及簽名。
c. 為掌握有關施工之進度或現場可能遭遇的問題，契約管理 人，應該參加例行施工檢討會議，並適時請業主召開可能 引發之契約爭議。
d. 工程進度監控：工程進度可能發生落後，其責任應予以適 時釐清，落後原因為業主所造成，則可能獲得工期延長及 補償，但落後原因為承包商，則可能面臨違約罰款。契約 管理人對於施工進度應確實了解掌控。
e. 契約管理人應對工程所提之每件爭議案件，應查對程序、
收集資料，彙成專檔，並詳細紀錄爭議發生之時間、原因、
無法解決之問題點等，以備日後提訟之需要。
圖4.5 契約爭議文件管制架構
(二) 爭議文件管制流程及歸檔管制，詳圖 4.6、4.7
(1) 對於圖說、規範與現場不符處或其他妨礙工進推展之情事，
應由現場承辦人立即去函業主澄清。
(2) 事件之進展應適時由契約管理人介入會商評估，給予適切方 向。
(3) 事件爭執點未獲得解決前，契約管理人應建立時效管制表，
以方便文件流向管制及追溯。
(4) 建立爭執文件專檔管制，避免與總收發文件併同存查，若事 件擴大時，再重新整理，將造成人力、時間的浪費外，可能 部份文件因傳遞階段流失，而造成證據不足之遺憾。
(5) 契約管理人應隨事件進展，蒐集更有利之事證，併相關文件 存查。
(6) 契約管理人員對爭執事件，須有效且完整的彙整、分類、歸 檔，俾利日後之追踪查核。
(7) 對於爭議事件之往來文件，所有內文及回復日期，承辦人均 應注意辦理，避免罹於時效，失去請求權。
(8) 爭議提訟時所採用之文件證據：
a. 一般文件：契約書主文、詳細價目表、契約有關履約之爭 議處理規定、契約求(補)償規定、契約工期展延規定、契約 逾期罰款規定、投標須知、投標單及其附錄、決標通知、
開標紀錄、決標通知、一般補充說明、施工技術規範、設 計圖說、履約保證金、變更設計詳細表、變更設計、業主 規定之標準作業程序表單、類似爭議案例判斷等。
b. 開工前應備妥文件：勞工安全衛生法規、工區鄰房鑑定及 調查資料、原地形地貌收方及相片、工區公共管線調查資 料。
c. 施工過程產生之文件：施工核定之各項計畫書、基本網圖、
核定展延書面資料及施工網圖修正、施工圖、估驗申請書、
核定之估驗申請書、施工過程之各項查驗表單及紀錄、品 管製程之紀綠、工程進度管制表、安衛記錄、環保紀錄、
爭執雙方往來函、會議紀錄、需求說明書、產品說明書、
單價明細表、天候晴雨表、氣象資料、施工日報表、自主 檢查表、監工日報表、施工照片、損失之費用憑證(其費用 憑證必須加以分類作成本歸屬)、存證信函、第三人鑑定報 告書、鑑定報告單價分析表、價額。
d. 完工驗收之文件：竣工結算數量、竣工圖、驗收缺失通知、
驗收改善紀錄、結算驗收證明、保固切結書。
e. 其他：政策變更或市場因素所導致之爭議文件，諸如：市 場價格資訊、同行之報價資料、大眾媒體之報導資料、法 令、公告。
f. 契約可能發生之爭議，應於開工初期時，即須建立專檔及 跟催制度加以管理，檔案名稱如表4.8。
契約管理人 評估會辦 函請業主釋疑或待解決事項：
1.圖說規範不清 2.現場施工障礙 3.第三人妨礙施工 4.業主應辦事項延宕 5.其它妨礙工進者
承辦人撰寫 擬稿
工務所總收發 正式發文
主管判發
總收發將發文副本文件 交付合約管師存查、跟催
俟業主回覆內容後由 契約管理人會同承辦 人評估後續處理方式 同意
不同意 結案
契約管理人建立專案 時效表追踪、管制 1.雙方往來文件
2.與本案有關之契約文 件
3.鄰標處理方式之資料 4.其他有利本案之資料
文件
5.因本案所產生之費用 併同彙整蒐集
契約管理人蒐集 彙整往來文件
建立專檔
圖4.6 爭議文件管制流程
工程專案
工務所 總收發文
一般文件
流水號 歸檔
依品質紀錄總覽 表管制歸檔
契約管理人判別是否 具有爭議 文件會辦各單位
依爭議事件分類歸檔 總收發
依文件類別分類
無 有
契約管理人 影存副本
契約管理人跟催爭議 事件發展至結束
圖4.7 爭議文件歸檔管制流程
表4.8 解決契約爭議應建立文件專檔
項次 建議應具備之文件檔案名稱
1 開工報核授權文件 2 分項施工計畫送審紀錄 3 工程材料送驗管制表
4 工程契約、規範及其他文件 5 施工圖送審紀錄
6 收文紀錄 7 發文紀錄
8 變更設計辦理紀錄 9 契約變更書
10 工期展延紀錄
11 原始地貌、結構物調查紀錄 12 工程材料市場波動相關文件 13 契約釋疑文件紀錄
14 與業主契約爭議文件 15 專任工程人員督導紀錄 16 業主施工協調會議紀錄 17 監造施工協調會議紀錄 18 工程進度管制紀錄 19 施工初步計畫 20 分項工程施工計畫 21 施工進度全月報紀錄 22 公共工程施工日誌 23 施工照片檔案紀錄
24 業主提供工程用地取得之紀錄 25 工程竣工結算
26 部份驗收與會勘紀錄 27 工程驗收紀錄
28 工程鄰近民房調查紀錄 29 工程保險與出險處理紀錄 30 工安事故與處理紀錄 31 民眾陳情及敦親睦鄰紀錄 32 公共管線文件紀錄
33 保固期間工程維護紀錄 34 類似工程爭議處理紀錄 35 業主及小包估驗付款記錄 36 額外衍生之成本費用憑證