相關專案所需文件探討

四、檔案e 化管理

檔案 e 化[44]最基本的概念是「減少實體的檔案、公文或其它文件」

可以透過：(a)舊有檔案的 scan 轉檔及儲存。(b)無法 scan 的使用數位照 相。(c)現有及未來檔案的統一規格來達成。

電子檔有很重要的部份是「電子簽名」及「認證」這涉及該份文 件的真偽及效力等。

表2.11 各爭議類型所採用之文件證據

大項 細項 文件證據

契約 原因

1.不明確：文字解釋，說明不詳細。 工程契約 2.不公平： 業主確保本身權益， 訂

定以本身利益為主之條款。 工程契約 3.不完整：對於一些應有之規定項目

有遺漏。 工程契約

4.圖說及價目單不一致。 工程契約、設計圖、單價明細表 5.契約解除與終止。 工程契約、函、施工圖、單價明細

表 6.施工並未依契約文件適用優先順

序進行。

工程契約、施工說明書、工程明細 表、工程圖說、服務建議書

工程 變更 原因

1.擬制變更。

工程契約、函、施工照片、備忘錄、

變更設計詳細表、變更設計設計 圖、服務建議書、需求說明書

2.情事變更。 工程契約、函、會議紀錄、完工結

算書、驗收紀錄

3.衍生新增項目。

工程契約、函、會議紀錄、設計圖、

變更設計詳細表、變更設計設計 圖、服務建議書、需求說明書、單 價明細表

4.刪除工作項目。

工程契約、函、會議紀錄、設計圖、

變更設計詳細表、變更設計設計 圖、服務建議書、需求說明書、單 價明細表

5.實作數量與原契約數量差異所致 變更設計。

工程契約、會議紀錄、變更設計圖 說、單價明細表、變更設計詳細 表、變更設計設計圖、服務建議 書、需求說明書

6.額外工程與工程變更的差異。

工程契約、函、會議紀錄、完工結 算書、驗收紀錄、變更設計詳細 表、變更設計設計圖

7.設計疏失。

工程契約、函、會議紀錄、自主檢 查表、驗收紀錄、設計圖說、服務 建議書、需求說明書

表2.11 各爭議類型所採用之文件證據(續)

大項 細項 文件證據

價金 爭議

1.計價方式。 工程契約、單價明細表

2.付款遲延。 工程契約、函、會議紀錄、驗收紀

錄

3.物價指數調整。 工程契約、函、法令公告

4.變更金額爭議。 工程契約、函、會議紀錄、完工結 算書、驗收紀錄

5. 工率降低索賠。

工程契約、函、施工照片、氣象報 告、施工日報表、鑑定書、施工指 派人員記錄

6.工程保證還款時間不明確。 工程契約、函、完工結算書、會議 紀錄及驗收紀錄

7.瑕疵扣款方式不明確。

工程契約、函、會議紀錄、明細表、

施工照片、自主檢查表、監工日報 表、施工日報表

工期 爭議

1.工程延遲。 工程契約、會議紀錄、氣象報告、

施工日報表、自主檢查表、監工日 報表

2.工期展延。 工程契約、函、氣象報告、施工日

報表、監工日報表 3.計算方式不明確。 工程契約

4.勘驗日期不明確。 工程契約、函、施工照片

驗收 爭議

1.分段驗收、部分驗收是否允許。 工程契約、函、會議紀錄 2.遲延驗收問題。 工程契約、函、會議紀錄 3.未驗收先行使用問題。 工程契約、函、會議紀錄 4.驗收瑕疵之改正問題。

工程契約、函、會議紀錄、完工照 片、驗收紀錄、自主檢查表、施工 日報表、監工日報表

5.扣款驗收之問題。 工程契約、函、會議紀錄、完工照 片、驗收紀錄

保固

爭議 1. 保固項目之爭議 工程契約、函、會議紀錄、自主檢 查表、施工日報表、監工日報表 2. 保固期間之爭議 工程契約、函、會議紀錄 3. 保固保證金提供之爭議 工程契約、函、會議紀錄

針對公共工程爭議之內容，為避免工程爭議之發生，應著手從爭 議可能發生之原由詳加探討，阻絕其發生。其中首重避免工程契約文 件瑕疵，公共工程契約乃是規定機關與承攬廠商雙方間之權利與義務 之依據，因此凡與工程相關之各種文件、圖說、數量表及契約本身皆 是契約文件的一部分[15]。

現行工務文件的現況，李景輝[45]認為在營建工程日趨大型化、複 雜化，每天需處理及紀錄的相關文件繁雜而龐大，由管理資訊的領域 來看，文件是一項需要管理的重要資源，由文件的獲得、創造、累積、

移轉都應妥善規劃。再以營建管理的角度來看，執行一個工程專案期 間所衍生的文件，其內容涵蓋工程所需的技術文件、參考文件、往來 文件、施工照片、報表、報告等，對這些繁雜的文件包含了專業知識 及經驗所累積、處理工務的歷程紀錄等，正是該工程專案所創造出來 的知識，更應該加以管理，與學者Hala Elnagar [46]亦認為延遲發生時 文件可作為請求的依據，然文件必須透過有效的規劃、管理、控制等 方式，才可成為可被採用的文件。另李景輝以 91 年 01 月工地調查資 料為主，所整理營建公司與顧問公司對文件管理方式，可分類為三大 類，文件、公文、照片等加以管理，但經調查的大部份為傳統方式管 理，小部份佐以系統管理，顯見一般營建工地對於文件之管理，仍處 理傳統式的管理。