檔案資訊需求與使用調查

一、 資訊需求與資訊行為概述

資訊需求是指個人在環境中，基於某種理由或是為解答某一個問 題，或是為了工作上的需要，或是純粹為了增廣見聞，而對資訊所產 生的一種需要。資訊需求的產生，是使用者在特定的時空情境下，和 環境互動的結果。因此，要研究資訊行為，必須先深入瞭解促使資訊 需求產生的情境，方能真正瞭解個別使用者的資訊需求及利用狀況。

(楊曉雯，1998，頁 25) 「資訊需求」隨時存在於人生的各個階段，

可以視為是一種大部份人都有的內在需求。人之所以會有需要資訊的 感覺，主要是由於意識到自己有某些方面的不足，而需要找尋資訊來 源，以解決這些存在於腦海或想法上的不足現象。因此可以說：當一 個問題（或不足）的感受駐進個人的知覺系統時，因而產生問題意識，

就會有資訊需求的產生。

「資訊需求」其實是一種心理狀態，通常難以用語言具體描繪，

但經過需求者的反覆思考，有可能會對需求標的有比較具體的領悟。

Crawford 認為資訊需求是一個定義困難的觀念，而且不易抽離和測 量，因為是牽涉到一個認知的過程，其運作會隨著不同時間的意識而 不同，即使當事人也很難清楚釐清。（Crawford,1978,p.62）

資訊尋求行為則是指個人為了滿足其需求，所從事的辨識資訊之 任何活動。資訊尋求者的個人特質、心理因素、教育程度、職業、經 驗、工作環境、社會環境、人際關係、找尋的資訊類型、找尋資訊的 方式、獲取資訊的管道、取得資訊之成本效益、找尋資訊的結果，以

及獲取資訊的容易程度等，皆會影響資訊尋求及使用行為。

歷年來探討資訊需求與使用行為研究的論文為數眾多，Case 曾 調查《

Annual Review of Information Science and Technology

（Case,2006）另根據張郁蔚利用 Web of Science 查詢資訊需求與資 訊尋求相關文獻，發現在 1962-2009 年間有關資訊需求論文多達 2,725 篇；資訊尋求論文則有 2,003 篇。（張郁蔚，2011，頁 352）

但這些數量龐大的資訊需求與資訊行為研究中，多屬於特定讀者 群或是關於資訊系統的使用研究。Allen、Rohde、Dervin 與 Nilan 等人曾經探究有關資訊需求與行為研究的論文內容特性，發現為數可 觀的資訊需求與使用研究論文，多數缺乏理論和標準的研究方法，許 多研究內容侷限於地方性的問題，研究結果無法累積有用的知識，完 全依靠讀者回答產生的結果，並不能作為改善資訊服務的依據。

(Allen, 1969; Rohde,1986; Dervin & Nilan,1986) Crawford 甚至 認為傳統資訊需求和使用研究範圍太小和過於區域化，研究結果無法 產生通則性（Crawford,1978,p.54）。

國內林珊如、許禛芸曾分析臺灣資訊行為相關研究，顯示研究文 獻數量呈穩定而持續的成長，但這些研究文獻對於資訊需求的概念偏 重於對資訊主題、資料類型與資訊來源管道的分析，僅是使用資訊類 別與管道的偏好辨識，未能進一步鏈結調查結果與研究對象的關係。

認為國內研究者理論觸覺仍不足，研究資料不常交代研究信效度，降 低了資訊行為研究的創造力，期待國內研究應開展不同研究對象並朝 向理論概念探討。（林珊如、許禛芸，2008，頁 69-71）

前述張郁蔚論文則以書目計量法及社會網絡分析法比較分析 1962-2009 年有關資訊需求及資訊尋求兩個主題研究論文之特性，包 括論文的數量分布、作者數量分布、學科分布、國家合作及高被引文 獻。研究結果顯示資訊需求及資訊尋求兩個主題之期刊論文均自 1991 年起明顯增加，且資訊需求及資訊尋求均為跨學科研究主題，但資訊 需求期刊論文集中在醫學領域，而資訊尋求論文集中在圖書資訊學領 域。（張郁蔚，2011）

由於圖書資訊界長期以來，強調經驗多於理論的運作模式，使得 研究問題多是針對使用者利用圖書館的各項活動進行測量，造成許多 研究報告只是對讀者測試結果進行描述，沒有得到關於讀者為什麼使 用或不使用圖書館的原因，也沒有讓圖書館得知不同背景使用者的差 異與如何改善的建議。（溫仁助，1998，頁 65）

上述研究對於過去資訊需求與使用行為研究的分析，認為過去研 究的缺憾，包括：缺乏研究理論、採用錯誤研究方法，以及研究結果 的適用性等問題，基於過去以量化研究為主流的方法外，學者也建議 未來可加強質性研究，提供對於現象的深入瞭解。

有鑑於資訊需求與使用行為研究的目的，在於藉由需求分析與行 為探索，提供服務機構瞭解使用者，以改善與提升服務品質。特別是 在檔案館與圖書館等資訊服務機構面臨資訊環境變遷，使用者的需求 亦可能跟著各種不同情況而變動，一旦館藏機構使用績效不彰，卻不 得其解時，更需要以使用者的角度重新出發，思考使用者的需求到底 是什麼、他們是如何取得資訊以及他們的行為背後動機等問題。尤其 是檔案館的使用族群較為特定，如能瞭解主要使用者應用檔案的目的 與動機，便可推論預測其應用檔案需求之時機及內容，如能掌握使用 者的需求與使用行為，可作為檔案館檢討並改善使用者服務的參考。

二、 檔案資訊需求與使用調查分析

檔案內容資訊是反應國家社會發展的真實記錄，是探究史實的第 一手材料，往往成為歷史研究者解讀、分析、考證並描繪史事的重要 資訊來源，也是一般社會大眾瞭解社會發展軌跡的真實紀錄。檔案使 用者的資訊需求，主要是為查找能解決實際問題的憑證，藉由尋找憑 證以解決實際工作與生活中的問題，例如：進行學術研究、解決個人 權益問題等；或是應用檔案查找資訊提供參考依據，由於檔案具有真 實性與權威性的雙重優勢，在制定政策、工作計劃，或是進行歷史研 究、科學研究與學術研討等工作，經常需要從檔案查找參考依據，進 行綜合分析和研究，作為判斷和決策之參考。基於使用的需求，歸納 檔案應用的行為動機，包括：（張銳，2009，頁 13）

（一）學術應用行為動機

檔案是歷史文化和科學技術的累積，可提供各項學術研究人員豐 富的研究材料，特別是對史學研究者而言，檔案往往是史學研究的第 一手資料，可提供研究結論的證據或作為創新成果的啟示。

（二）實際應用行為動機

對於從事管理或技術工作的檔案使用者，藉由應用檔案解決在實 際工作中所遇到的問題，檔案是各級機構、社會組織行使職能與從事 管理活動產生的真實紀錄，對於各業務領域可發揮重要的憑證與參考 作用。

（三）普遍應用行為動機

普遍應用是指關乎個人的切身利益或是因自身某種興趣，個人可 以透過應用檔案而得以獲取資訊和滿足，檔案可以滿足個人之知識性 與休閒性的應用需求。

其中學術應用的學者，是經常使用檔案館的族群，各學科的學者 常以檔案為研究材料，詮釋其中的涵意。特別是史學研究者，因其專 業研究需從不同的史料逐步挖掘，建構出歷史事件，再透過各種角度 的切入和分析，歸納出此一事件的歷史意義。所以，歷史學者需要大 量使用政府機構文件、報紙、照片、手稿、日記等第一手直接資料，

這些研究的原始材料，可提供史學研究者對於已發表或構思中的研究 觀點產生探索和批判的可能。

對於證據的解釋是歷史研究的本質，史學研究極度仰賴論證觀 點的證據材料，但資訊的產生轉化為資訊尋求行為是經過連續的活動 過程。當研究者自覺資訊需求存在，為了滿足需求，需要從事辨識與 找尋資訊之活動，早期 Uva、Case、Orbach 等人曾探索歷史學者資訊 尋求行為，將歷史學者找尋資訊得過程大致分為：選擇問題（problem selection）、規劃研究過程（detailed planning）、蒐集資料（data collection）、分析解釋（analysis and interpretation）與繕寫 修正（writing/rewriting）等五步驟，並認為這些步驟有可能重疊 進行。（Uva,1977;Case,1991;Orbach,1991）

其後 Ellis 等人則採半結構式訪談研究法，進一步分析史學者 研究資訊找尋過程及其使用工具，包括：（Ellis,1989,1993;Ellis et al.,1993）

（一） 開始（starting）：找尋資訊的開端經常會利用諮詢同儕、

文獻分析或是查檢索引與摘要工具。

（二） 連結(chaining)：利用參考書目或是其它參考形式來源與資 料產生連結。

（三） 瀏覽(browsing)：迅速瀏覽找到與認知相關的資訊，檢視期 刊及其目次，或是瀏覽檢索到的回溯性文獻摘要及其參考書 目。

（四） 鑑別(differentiating)：參酌作者權威性、期刊價值等屬 性，過濾找到的資訊特質。

（五） 追蹤(Monitoring)：對需求資訊保持關切，持續找尋需求資 訊的其它來源。

（六） 提取(extracting)：由各種資訊來源選擇辨識符合需求的資 訊。

（七） 核對(verifying)：判斷與檢核資訊的正確性。

（八） 結束(ending)：根據需求目的決定資訊是否滿足而結束活動。

Stone 曾歸納描述人文學者研究資訊行為的特性為：傾向於單獨 研究、需要大量瀏覽資料、使用各種管道取得資料、極度仰賴首次資 料，但圖書期刊仍然重要。（Stone,1982）雖然藉由分析可描繪出人 文學者資訊行為樣貌，但資訊尋取的過程與個人特質、心理因素、找 尋的資訊類型與方式，以及獲取資訊的容易程度等，皆可能影響資訊 尋求及使用行為。故 Meho 與 Haas 曾探究影響資訊尋求行為的因素，

認 為 影 響 學 者 找 尋 政 府 資 訊 的 因 素 ， 包 括 下 列 事 項 ： (Meho &

Haas,2001,p.9)

(一)政府資訊與其研究之相關性；

(二)政府資訊對其研究之重要性；