第四章 個案探析
第三節 淡江大學機構典藏
一 一
一、 、 、 、發展背景 發展背景 發展背景 發展背景
淡江大學在建置機構典藏系統之前，校內有不同的系統記錄教師的著作和學 術活動，例如圖書館有「教職員著作目錄系統」收集教師著作目錄，人力資源處 因應教師評鑑需求也規劃了「專任教師個人資料查詢系統」，因而造成老師得在 不同系統重覆登錄的困擾。當時國際上機構典藏的發展狀況已日趨成熟，因此曾 在建置前曾觀察國外幾個機構典藏個案，也比較過不同的系統平台（訪談資料：
B:7-13，147-148）。2006 年 6 月臺灣大學圖書館開始執行教育部委託的「建置 機構學術成果典藏計畫」，淡江大學即主動參與第一期計畫，導入臺大圖書館團 隊改寫的 DSpace 系統軟體，在 2007 年開始建置淡江大學機構典藏系統（訪談 資料：B:23-25）。
淡江大學圖書館推動機構典藏服務，仿效臺大機構典藏的做法，採取由下 而上的推動方式，由圖書館說服校方推動機構典藏。先收集一級主管的著作和部 分研究計畫資料建立系統雛型，以系統雛型向校方高層主管宣傳，主張保存與開 放取用學校的學術產出，可增加學校學術研究的能見度和聲譽（訪談資料：
B:26-39）。另外，亦針對校內教職員需在各分散系統重覆登錄的狀況，提出整 合單一窗口登錄的訴求。二項訴求獲得校長、副校長及其他一級主管的認同和支
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持，給予人力推動機構典藏（訪談資料：B:45-49）。
二 二 二
二、 、 、 、徵集範圍 徵集範圍 徵集範圍 徵集範圍
徵集的對象雖涵蓋在校期間的教職員生，但為確保機構典藏內容的品質，以 教職員及博士班學生為主，允許其在系統自行提交。碩士班及大學部學生若有優 良的報告，則需經系所或授課教師認可後，委由圖書館代為上傳資料（淡江大學 圖書館，2009）。
資料類型方面，承接圖書館舊有的「教職員著作目錄系統」原有的十種類型
（訪談資料：B:280-285），收集教職員生之期刊論文、會議論文、研究報告、
學位論文、視聽著作、專書、專書之單篇、電腦程式、專利等文獻資料之電子檔
（淡江大學圖書館，2009）。
對於校內各單位出版的期刊或主辦的研討會論文集等，非校內教職員生的著 作，則不在收錄範圍。圖書館另提供淡江大學出版期刊的目錄，指引使用者至期 刊刊載的平台搜尋（訪談資料：B:196-199）。
圖 4- 3 淡江大學機構典藏網站
（網址：http://tkuir.lib.tku.edu.tw:8080/dspace/ 檢索日期：2012/7/19）
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三 三
三 三、 、 、 、徵集方法 徵集方法 徵集方法 徵集方法
以教職員生在校申請的 E-mail 為登入認證依據，省卻註冊的程序。系統上 可提交資料的使用群分為：(1)管理者，即承辦機構典藏業務的館員。(2)專任教 職員與博士班學生，可自行上傳資料。(3)學院、系所及相關行政單位聯絡人：
便於為教職員生提交資料。(4)碩士班與大學部學生：經系所或授課教師認可後，
委由圖書館代為上傳資料（淡江大學圖書館，2009）。
提交方式除了教職員線上自行提交外，也可將目錄清單及相關文件交由圖書 館代為上傳。系統建置初期為使資料量快速增加，亦避免干擾教職員，圖書館主 動從網路和既有的全文資料庫收集資料，此為目前主要徵集方式，基本程序為：
1. 定期從不同來源匯入目錄資料：初期以圖書館舊有的「教職員著作目錄 系統」的資料依據（2008 年 12 月 31 日關閉），再從學校的人力資源處
「專任教師個人資料查詢系統」補充近幾年來新增的著作目錄（訪談資 料：B:181-187）。
2. 書目補正與全文查找：上述資料來源可能僅有書目資料，因此圖書館得 再從校內的期刊網、商用全文資料庫、國科會政府研究資訊系統、紙本 掃瞄等多種管道取得各式資料的全文電子檔。查證內容的正確性，補正 書目資料及查核文獻典藏與取用的權利。尤需留意期刊出版社允許公開 取閱的政策，因此從 SHERPER/RoMEO 查證期刊出版允許自我典藏的 方式和文獻版本（訪談資料：B:262-266）。
3. 請教職員授權典藏：利用到各系所拜訪機會提供空白授權書，亦可由網 站上自行取得，請教職員同意授予機構典藏非專屬權利，讓圖書館得以 將著作收錄於典藏系統內集中保存並開放取用。其採取一次授權的策略，
以人為對象而非每篇著作授權典藏的方式，避免教職員屢次授權的干擾，
從授權教職員的比例亦可反應出肯定機構典藏的程度（訪談資料：
B:553-559）。
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四 四
四 四、 、 、 、人力與經濟因素 人力與經濟因素 人力與經濟因素 人力與經濟因素
淡江大學機構典藏由圖書館數位資訊組執行，在不同發展階段有不同的人力 配置。規劃及建置初期雖由資訊組全力支援，獲校方認同並給予一名人力經費。
目前人力精簡為三人，其中一人為負責資料的蒐集和建置的專屬人力（訪談資料：
B:491-492）。
1. 規劃階段：圖書館內組成一個工作團隊規劃營運策略，由館長、副館長、
數位資訊組的組員們組成。在館內既有經費和人力下，執行系統建置、
資料蒐集、政策擬定和推廣等工作（訪談資料：B:402-405）。
2. 正式營運後：圖書館上層主管退場，持續由數位資訊組負責執行。從決 策管理面、系統面、內容建置面三方面分派三人負責，前二項利用館內 既有人力，內容建置面則利用校方補助的一名專屬人員搭配工讀生執行。
目前仍努力補正書目資料和查找全文，配合每年訂定的績效目標，管理 者需適時調整組內其他人力加速內容建置（訪談資料：B:405-407，
411-413，420）。
五 五 五
五、 、 、 、校內合作單位 校內合作單位 校內合作單位 校內合作單位
為形成業務的責任網絡，依機構典藏系統執行辦法，要求各學院、系所及相 關行政單位各別指派一人作為聯絡人，與圖書館合作執行相關業務（淡江大學圖 書館，2009）。另外，亦與一些行政單位協調合作，合作因素主要為行政協調及 資料提供。例如人力資源處提供教師更新的著作目錄，研究發展處提供一些研究 計畫資料（訪談資料：B:37，181-187）。而校方近年來為提升網路大學排名，
由秘書室、資訊中心、圖書館組成一個跨單位的工作團隊定期開會討論，此亦成 為圖書館機構典藏與校方高層的溝通管道（訪談資料：B:59-66）。
行政依據方面，目前僅有校務會議中通過機構典藏系統執行辦法（2009 年 5 月於第 111 次行政會議修正通過），尚無其他的法規配套。但近二年校方高層要
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求教師應登錄資訊中心開發之教師歷程系統（訪談資料：B:588-591），以及要 求申請研究計畫者應登錄著作在機構典藏系統內（訪談資料：B:292-294），二 項要求讓教職員更有意願授權、提供著作資料，無形中成為資料徵集上的助力。
六 六 六
六、 、 、 、行銷方式 行銷方式 行銷方式 行銷方式
與徵集對象的溝通方面，可分三方面說明：
1. 宣傳活動：主要在正式營運初期，曾舉辦說明會宣傳機構典藏系統與服 務。並利用院務會議、系務會議的場合加強與系所之間的溝通（訪談資 料：B:40-42）。
2. 傳遞服務的訊息：主要在圖書館網頁公告、校刊淡江時報上刊登最新訊 息，必要時利用公文傳遞消息至各系所（訪談資料：B:388-390）。
3. 機構典藏系統上：聲明機構典藏建置的目的，提供系統操作、metadata 著錄說明、FAQ、期刊公開取用權利查詢連結等必要的資訊，並提供正 確的聯絡資訊，以利使用者諮詢。
七 七
七 七、 、 、 、成果與效益 成果與效益 成果與效益 成果與效益
淡江大學機構典藏於 2007 年規劃建置、2008 年正式營運至今，造訪次數達 一百七十幾萬次。資料量方面，書目將近六萬筆，典藏的全文率達 36%。目前以 期刊論文、會議論文、研究報告及學位論文居多（2012 年 6 月 20 日檢索自淡江 大學機構典藏）。在世界大學機構典藏排名第 606 名，亞洲區網路大學排名第 43 名（2012 年 6 月 20 日檢索自 Ranking Web of World Repositories）。 因應當初建 置機構典藏的訴求，機構典藏系統延伸了二項應用服務：
1. 避免教師在分散的系統間重覆著錄，機構典藏系統與資訊中心的教師歷 程系統完成串連。教師在教師歷程系統著錄學術性文獻時，會導入至機 構典藏系統。著錄的書目和全文電子檔將儲存在機構典藏系統內，定時 將異動資料送至教師歷程系統，達到整合單一窗口登錄，多管道呈現的
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目的（訪談資料：B:213-216）。
2. 提升個人學術研究的能見度，自行研撰 API 與 Elsevier-Scopus 引用文獻 索引資料庫串連。使用者得以瞭解文獻被引用的狀況，並增加研究產出 在網路上被搜尋、引用的機會（訪談資料：B:242-249）。
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八 八、 、 、 、困難與解決 困難與解決 困難與解決 困難與解決
淡江大學機構典藏實施過程中遭遇的困難，主要有二方面：
1. 授權圖書館典藏的比率不高：雖然圖書館已主動幫老師在機構典藏系統 內建置著作，但基於教職員不瞭解對機構典藏，以及各系所網站上均有 教師個人著作清單想法，營運後的前二年的授權狀況不佳（訪談資料：
B:50-57）。2009 年下半年先是網路大學排名受到重視，後是校方提報 學術成果數據的需求，引起學校高層主管對機構典藏服務機制的重視，
進而要求教職員配合（訪談資料：B:59-69）。目前各系所授權人數已 逐漸增加，也開始有教師主動自行提交的情況（訪談資料：B:510-516）。
2. 書目資料的正確性問題：最初的教師著作目錄系統是由教師自行登錄，
缺乏系統與人工檢核機制，除了書目的正確性外，重覆的狀況也很多。
此方面問題也獲得校方的重視，協調由資訊中心亦挹注工讀經費，協助 圖書館進行書目資料的查證與補正作業（訪談資料：B:26-31，67-74）。
淡江大學機構典藏營運初期雖同樣遇到授權狀況不佳的情形，但各種機緣下 引起校方高層主管的注意與認同，進而在不同場合要求教職員配合執行機構典藏 業務。從授權人數和著作人自行上系統提交的情形可知，機構典藏已逐漸受到教 職員的認同。
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