第四章 個案探析
第四節 臺北醫學大學機構典藏
一 一、 、 、 、發展背景 發展背景 發展背景 發展背景
2009 年教育部委託臺大圖書館進行第二期「建置機構學術成果典藏計畫」， 擴大參與學校的範圍。當時網路大學排名的議題正受到臺北醫學大學校方的關注，
在資訊副校長統籌下，結合資訊處、圖書館主管組成一個任務小組，討論如何為 學校提升排名，而機構典藏即為討論重點。因此北醫大建置機構典藏的目的，除 了保存學校的知識產出，也希望為學校爭取網路大學排名盡一點心力，提高學校 學術研究的能見度與影響力（訪談資料：E:12-18）。2009 年 8 月導入臺大圖書館 計畫團隊改寫的 DSpace 系統、匯入部分資料進行測試。2009 年 11 月正式營運，
開始進行宣傳活動（邱子恒，2010）。
考量到學校內部有些半公開、灰色地帶的知識產出，往往因為交接傳承逐漸 遺失。這些資料記錄著機構學術、行政的發展軌跡，具有歷史意義。因此北醫大 圖書館將機構典藏定位在建構組織記憶，收集學術性的研究產出，也收集各單位、
學生社團產出的非學術性資料，並且重視資料的全文率及在網路上的能見度（訪 談資料：E:455-460，465-468）。
二 二 二
二、 、 、 、徵集範圍 徵集範圍 徵集範圍 徵集範圍
臺北醫學大學的組織結構涵蓋大學、大學附屬醫院、萬芳醫院，及雙和醫院。
因此徵集的對象包括北醫大教職員生及三院醫師。學生的部分僅針對學生團體而 非個人（邱子恒，2010）。
資料類型包括期刊論文、會議論文、計畫報告、博碩士論文、專書、專書單 篇、專利文件、學術海報、演講資料、課程教材等具研究、學術性的資料。各單 位的產出則包括單位刊物，以及舉辦活動的相關資料如企劃書、宣傳海報等。學 生團隊的部分，則徵集社團刊物和社團成果評鑑的相關資料（邱子恒，2010）。
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相較於其他綜合性大學，北醫大的教師人數較少、同質性高，溝通機構典藏 的服務較容易，而醫學領域的學術生產力亦較高，每年能獲取的資料較穩定（訪 談資料：E:82-85）。
圖 4- 4 臺北醫學大學機構典藏網站
（網址：http://libir.tmu.edu.tw/ 檢索日期：2012/7/19）
三 三 三
三、 、 、 、徵集方法 徵集方法 徵集方法 徵集方法
系統以向資訊處申請電子郵件帳號為登入認證依據。系統上提交資料的使用 群分為：北醫的教職員、學生團隊（須提出申請）、三院醫師。提交方式除了教 職員線上自行提交外，也可將目錄清單及相關文件交由圖書館代為上傳。但目前 都為圖書館主動收集、上傳的狀況，尚未出現自行提交的狀況。
教職員個人的學術性產出，以研究發展處的教師著作目錄系統的書目資料為 依據，直接向教職員取得文件及授權。因為醫學領域的期刊允許自我典藏出版版 本的狀況很少，而會議論文、演講等資料不易取得，故優先典藏教職員手上有的 預刊版文件（訪談資料：E:259-261，267-271）。
其他資料類型，在學校各行政單位執行業務之際即已收錄，所以定期與各行 政單位、學生社團聯絡取得，或是至其網站蒐集公開的資料（訪談資料：E:49-52，
213-214）。
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四 四
四 四、 、 、 、人力與經濟因素 人力與經濟因素 人力與經濟因素 人力與經濟因素
北醫大機構典藏的推動方式是由上而下，由資訊副校長主持，結集資訊處處 長和副處長、圖書館館長、副館長及主要執行的人員組成一個跨單位的任務團隊。
機構典藏建置後，此團隊即退場（訪談資料：E:12-18）。
圖書館內的執行，除了副館長、系統館員給予行政、系統方面的支持外，其 餘的聯絡、徵集、推廣等工作由一名專屬人力帶領工讀生執行。第四年以後，機 構典藏業務穩定，此名館員亦開始負責館內參考服務的工作（訪談資料：E:4-7，
218-226）。
由於機構典藏是由校方高層指示執行，故獲得學校經費上的大力支持，增加 一名圖書館的員額及工讀人力。第二年以後，編入圖書館的例行預算裡，由圖書 館統籌分配所需的人力、機器設備，和宣傳費用（訪談資料：E:218-223，283-289）。
五 五
五 五、 、 、 、校內合作單位 校內合作單位 校內合作單位 校內合作單位
北醫大圖書館並未制定執行辦法，做為機構典藏推動的行政依據，但積極與 校內其他單位協調達成共識。除了資訊處給予技術支援外，與其他單位合作的因 素均為資料供應。例如研究發展處為來源大宗，除了教師著作目錄資料外，學校 各式研究計畫報告、師生聯合發表會等資料均可從研發處獲得。秘書室、教師發 展中心、通識中心等常舉辦活動，故成為取得活動紀實資料的主要來源。另外學 生社團成果報告、刊物等則是聯絡學生社團取得（訪談資料：E:23-27，54-57，
213-214）。
六 六 六
六、 、 、 、行銷方式 行銷方式 行銷方式 行銷方式
營運初期，曾舉辦說明會介紹機構典藏的服務和系統，並利用電子郵件傳遞 宣傳單向全校宣傳。目前則較常利用團體溝通的方式，利用每年學校舉辦的學院 懇親會、行政會議、圖書委員會的場合，向教職員溝通、宣傳機構典藏的服務。
針對新進老師則採取主動、親自拜訪的策略，配合電話適時提醒，避免過度干擾
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老師（訪談資料：E:31-35，40-41）。
另外，也規劃了知識大賞活動來激勵教職員自行上傳或委託圖書館上傳。營 運初期即將知識大賞奬項列為校級層次的獎項，是校方為續聘、申請獎補的參考 項目之一。圖書館每月盤點單位和個人的上傳量，予以獎狀、獎品及公告表揚。
不斷的藉由活動訊息的公告，讓教職員意識到機構典藏服務的存在（訪談資料：
E:45-47，209-210）。在學生方面，利用新生圖書館入門課程、研究生資訊素養課 程的機會，鼓勵學生多加利用（訪談資料：E:193-198）。
七 七 七
七、 、 、 、成果與效益 成果與效益 成果與效益 成果與效益
北醫大機構典藏於 2009 年 11 月正式營運至今，造訪次數達三十八萬次。資 料量方面，書目將近四萬筆，全文量達三萬筆，全文率達 78.8%。內容以期刊論 文、會議論文、研究報告，以及學位論文居多（2012 年 6 月 24 日檢索自北醫大 機構典藏）。在世界大學機構典藏排名第 259 名（2012 年 6 月 24 日檢索自 Ranking Web of World Repositories）。
對校方而言，北醫大機構典藏確實對網路大學排名有所幫助，校方曾多次在 會議場合中感謝圖書館在這方面的努力（訪談資料：E:296-303）。北醫大機構典 藏回溯建置過去校內出版刊物，也意外成為秘書室公關組表揚傑出校友時常用的 工具，可快速找出校友在校期間的文藝表現的歷史資料，產生校友服務、公共關 係的附加價值（訪談資料：E:462-468）。
教職員方面，館員主動拜訪與利用會議場會說明，也逐漸認同以機構典藏保 存個人著作的方式，向教職員取回資料的速度較以往順利且快速（訪談資料：
E:473-480，487-488）。學生方面，圖書館也發現愈來愈多的學生在報告中所引用 的文獻來源，來自於各大學機構典藏的網址，對學生的學習、研究上確實產生一 些效益（訪談資料：E:328-334）。而學生亦認同以機構典藏保存校內歷史資料，
學生社團往往樂於提供社團成果報告供圖書館典藏（訪談資料：E:435-438）。
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八 八
八 八、 、 、 、困難與解決 困難與解決 困難與解決 困難與解決
北醫大機構典藏遭遇的困難，主要有：
1. 徵集全文的困難：教職員往往沒有保留預刊版文獻的習慣，或個人文件 管理的習慣較不佳，因此徵集全文是建置初期主要困難（訪談資料：
E:86-90）。但隨著館員不斷的溝通徵集的原因、著作權的疑慮，並及時 徵集當年度的資料，此項阻力已逐漸變小（訪談資料：E:487-490）。
2. 承辦館員的能力培養：為目前機構典藏業務轉型、永續經營的關鍵因素。
徵集、建置資料是勞力密集的工作，相對工作上的成就感較低（訪談資 料：E:315-317）。因此，圖書館主管必須適時激勵承辦館員，培養溝通、
說服，和專案管理的能力（訪談資料：E:235-241）。目前圖書館希望能 將機構典藏的作業制度化、建立標準作業流程，將大部分工作轉移給工 讀生團隊來執行，讓承辦館員在平常參考服務之餘外，負責領導工讀生，
及對外與教師、各行政單位溝通的工作（訪談資料：E:343-353）。