總務主任職掌內涵之探討

第一節 總務主任職掌內涵之探討

為求對國民小學總務主任專業能力有明確之認識，故須先行對總務主任之工 作現場領域作深入剖析，就其組織編制，職務特性，角色定位，定立職掌，例行 事務，所屬組織之工作職掌及其應有能力，最後再觸及總務主任自身專業能力之 呈現。循序漸進，層層解析，始能釐清研究範圍進而明確研究結果。

壹、總務處之編制

國民小學行政組織之編制多項條文均有闡述，研究者以下乃依據國民教育法 及其施行細則分別說明學校總務處相關組織編制。

中華民國 68 年 05 月 23 日臺統（一）義字第 2523 號令所公布之「國民教育 法」其規定：

國民小學……視規模大小，酌設教務處、訓導處、總務處或教導處、總務處。

各置主任一人及職員若干人。主任由校長就專任教師中聘兼之…。

「國民教育法施行細則」第十二條第一款，將國民小學行政組織做了更明確 的說明，有關總務部門規定如下：

一、十二班以下者，設教導、總務二處。（按：總務處不分組）

二、十三班至二十四班者，設教務、訓導、總務三處，………，總務處設文書、

事務二組。

三、二十五班以上者，設教務、訓導、總務三處，…，總務處設文書、事務、出 納三組，………。

綜合上述條文法令，國民小學各層級總務處編制架構研究者整理如圖 2-1：

圖 2-1 國民小學各層級學校總務處編制圖

文書組 事務組 工友︵二人至三人不等︶ 出納︵虛設實做︶

總務主任

文書組 事務組 工友︵二人以上︶出納組 十二班以下總務處編制十三班至二十四班總務處編制二十五班以上總務處編制

工友

（ㄧ人至二人不等）

出納

（虛設實做）

總務主任

總務主任

上述總務處設立，文書、事務、出納三組，是為國民小學班級數在二十五班 以上者，始得以成立；十三班至二十四班學校者，也只能夠設立事務、文書兩組。

由此可以清楚得知，學校大小不同，因此總務處組織編制亦不同；相對性回應，

總務主任兼負責任也會有所不同。就此因素，本研究依此分為三個層級學校分 類，研究過程特意予以配合，求使建構出之總務主任專業能力指標，更加適合於 每一學校。

然而，值得深入剖析探討者，為十二班以下之國民小學，其總務部門，只設 有總務主任一人，及下屬設置工友一至二人編置，六班學校者當屬工友一人，再 者便無任何人員配置。我們可以試想，一所學校總務之經營管理，觸及的每一領 域皆屬專業，掌理之業務多元且繁複，每一職掌系統皆須具備足夠之專業知能始 得以擔當。然而小學校者，只設總務主任一人，需扛起所有之專業範疇，工作戰 場只有將軍一人，從前線到後勤支援，至始至終由一人作戰，豈有不累乎？又豈 能自在稱職勝任之？回頭再看，其專業能力之具備度，實在有待考驗。再進一步 省思，小學校如此架構之總務部門，實屬不公，繁雜多樣且專業之業務僅由總務 主任一人所承擔與負責，嚴重加深工作上之負擔，其肩負壓力更有如千斤重擔，

沉壓在每個工作日上。如此之架構，豈能要求工作績效與建立專業能力形象，值 得深思。有鑑上述情況，本研究將考量此一研究情境，就專業能力指標作好分析 與歸納。

貳、總務主任之職務特性

國民小學職場工作環境中，總務主任一職之擔任，常常令人望而生畏。其普 遍共識為，繁雜而多元，工作事務難以令人清楚掌握。因此，其工作特性尚須加 以探討，藉以釐清總務主任工作性質與定位所在。吳榮福（2002）整理分析相關 文獻與親身之實際行政工作體驗，認為總務主任一職具有如下特性，複雜性，專 業性，教育性，法律性，政治性，經濟性等六大特性。研究者再行深入瞭解探討 此一職務之特性與自身現場之體察，整理增列，時間性此一特性，總計共有七大 特性。以下更近一步探討總務主任七大特性之意涵。

特性之一，複雜性。學校行政工作雖有一定分工職掌，但甚多界定不明確，

或因時代變遷所新增之事務，亦常因分工無門最後常常委由總務主任及總務處同 仁加以處理。而總務工作以服務教學為目的，提供的服務層面相當廣闊、多元、

細微，部分事務工作不易明確劃分歸於何組所轄，導致事務工作需由主任親自協

調處理，致精疲力竭工作士氣低落，工作滿意度下降。

特性之二，專業性。經濟發展，科技發達及學校建築與設備更新加速，總務 工作越顯專業及重要。總務主任必需經常參加在職進修，勤於蒐集各方資訊，充 實各種新知及各類專業資訊知識，才能發揮總務主任的專業，符合學校真正的需 求。

特性之三，教育性。軟硬體設施方面，應從學生生活經驗角度考量，使學生 能從實際事務中直接獲取經驗，發揮良好的境教效果。再者，應考慮到學校建設 的延展性及與當地社區結合的功能性，使學校兼具轉移社會風氣與改善社區民眾 生活的角色。學校之本質為教育，因此總務對校之各項計畫與建設乃以教育為最 終考量點，一切建設深具教育性，是為總務思維之必然。

特性之四，法律性。總務行政必須依法行事，若要避免因弊端造成違法失職，

總務主任必須熟悉法規，且嚴格遵守的；然而守法、不違法僅是消極的態度，總 務行政工作者應在法的規範下，主動思考、積極負責，此乃總務行政的最高境界。

在總務工作範疇內涉及多項法令與相關專業知識條文章則，身為總務人皆須熟悉 此一專屬條文，始能在自我工作崗位上自由運作，而無誤差；否則，動則得咎，

讓自己深陷其中而不知其危險。

特性之五，政治性。總務行政事涉預算為政治的一環，總務主任常站在第一 線，處理事務較其他處室來得煩雜，接觸社區、商場社會情境，較其他處室來得 深廣。其目的，乃為求擴充學校各項軟硬體建設，以及爭取改善教學環境，是而 往往需主動出擊，爭取經費。如此一來，自然涉及政治領域，唯有在上位者始能 發揮作用力關鍵力量，也才能獲得應有之回饋。近年來，台灣經濟環境大不如前，

過去學校自籌經費來源，乃屬大學之事也。然隨著整體大環境的改變，學校為求 突破，各項有所改善，國民小學經營管理者，亦不得不化被動為主動，向社會各 領域岀擊。只是，學校本身性質非屬營利團體，自然而然，經費之來源點，大就 屬政治之範疇。

特性之六，經濟性。總務行政營繕採購等是經濟活動的一部分，若對經濟學 理論稍有涉獵，並在總務行政行事上，善加參考運用，可望減少不必要的行事缺 憾，增進行政效率。學校內經費之運作權屬總務，因此，有一位精通經濟管理者，

乃大大幫助學校正常之運作，讓此一機器，不致有所障礙，順利進行。

特性之七，時間性。學校總務工作攸關教職員工生各項福利與政策，其中更 重要者，乃涉及各項經費之補助與提撥。此一過程，處理流程上，有一非常重要 關鍵，乃為時間性。往往一筆經費從申請到補助之作業流程，乃至於經費核撥後 在核銷時間上，都有一定明確時間訂立，錯過或延誤處理期，將造成無法彌補與 還原之損失，同一時間也將嚴重打擊工作人員士氣。因而，身為一位總務主任，

對時間的掌握度上，須有非常敏銳與正確之察覺力，在工作態度上更應極度謹慎 以防深陷困境而難以自處。

總務工作具有上述七種特性，從這七種特性的詮釋中，可以清楚瞭解到，工 作性質的繁複程度，實在需具備忍耐度才能安然渡過每一天的工作挑戰。從另一 角度而言，其涉及領域廣泛，每一領域也具獨特性。因此，身為總務工作之總舵 主，總務主任，其思維組織能力應具一定被信賴程度，且應更勝於他人才足以擔 當之。其中所涉及之個人哲學生命觀亦往往扮演著重要關鍵，投入犧牲，無悔奉 獻，並且人格特質上的穩定也深深影響著總務工作進行。由此可知，擔任總務，

虛心求教是必然，處事謹慎更是行政無誤之最佳遵奉原則。

再者，以研究者現場工作實地觀察，在上述諸多工作特性之下，如欲工作順 利進行，另一方面更須學校整體性的組織配合，才能使總務工作達一定組織績 效，創造良好工作環境。何謂「整體性」？即是，上從校長的領導，積極工作從 事教育領導；另一方面，平行組織間相互配合，正面溝通共事；並且，各行政部 門下屬單位亦能相互協調與合作。如此，總務主任才能夠在「人和」的良好環境 下，努力工作，創造績效。因此，反觀學校整體工作環境不佳，將有如背上之盲 刺，難以伸展，儘管積極努力認真工作，但畢竟以一人之力，亦難以獨撐大局。

由此，反應在專業能力上，即是組織領導與行政溝通協調能力上的具備。此一論 點，從上述七大工作特性即可清楚得到答案。因此，在現實工作條件之下，以現 有總務工作繁複，一方面要創造良好工作成效，一方面又要順心，如欲達成此一 目標，如無整體性的工作配合，總務主任一職，任誰也都避之唯恐不急。

綜合論之，總務工作除了主任自己本身必然的認真工作之外，也須大伙工作 上的相互支援，才能減免上述七種工作特性所帶來的工作困難度。

參、總務主任之角色

總務主任角色具有較複雜的歷史背景和現實因素，其一方面受時間因素的影

總務主任角色具有較複雜的歷史背景和現實因素，其一方面受時間因素的影