由於身處異地，統治不便，為能對台灣社會與人民獲取足夠理解。日人積極對 地方文獻加以傳抄、收集，並將之具體編排到殖民行政的系統中，而製造了文 化統治的雛型。
雖然劃設了行政轄區，辦理了培養通譯人員的國家教育機關，也開放、延攬 了臺灣中產階級以上人士進入行政體系中，殖民者還是充滿著異地的心酸。一開 始，地方的行政官僚就不斷抱怨資料不足，無從施政。如台北縣知事田中綱常，
在明治廿八年九月卅十日的報告裡如是說：
…原(清廷)巡撫官廳以及所屬各機關，並無保存舊政記錄及各種臺帳，可 憑參考。每於調查案件，輒有此感覺。例如地租徵收準備工作，因無以前 稅賦課徵稅額等資料，而無從核辦稽徵工作。其他如蕃人之取締與撫墾之 辦法等亦復如此。尤於施政上有關資料缺乏，以致今後全島施政制度之制 定，難免遭受重大困難。若對諸多這類案件不能參考舊例記錄，如地籍地 租資料，勢需逐一調查每一村落做土地丈量測定工作，…(林品桐等譯 1994：663)。
接著，田中知事建議總督樺山資紀，應收集有用資訊，包括賦課舊記錄、「其
他單獨在臺灣所施行之特別法律規則等」、保甲組織舊紀錄、官廳官衙「所出版 之臺灣全島誌及府誌縣誌」、改省前後蕃人管理舊紀錄、改省前移民規則、山地 開墾取締規則，五年來的移住本島者之調查報告、「台灣巡撫頒布之命令及訓諭 等公文書」、「有關各種運稅及雜稅之書類」、「有關外交來往之訓令及居留外人有 關成例」，及土地徵用有關資料。田中知事認為，地方施政的資訊瓶頸，有賴中 央協力解決，「或以機密方式利用與支那政府有相當關係之人士獲得」（林品桐等 譯 1994：664）。從上述的待索清單來看，可見位在統治最前線的地方官僚，對 台灣知識的掌握程度，幾乎等於零。
只不過，上述的行政資料，顯然沒有按照殖民者的期望而出現。既然向清廷 官僚求助的管道不通，殖民者該怎麼辦？在兵馬空熜間，偶爾還是有些官廳官衙
「所出版之臺灣全島誌及府誌縣誌」片段地出土了。可是，由於清代編撰臺灣地 方志與整頓地方檔案的成果不夠嚴謹，日人將會發現，他們承接的多半是未竟全 功的地方採訪冊。
例如中部地方的《雲林採訪冊》或《彰化採訪冊》，當時就還在編撰興訂中。
如明治卅一年(1898)的《嘉義館內打猫各堡採訪冊》，其沿革中便提及打 猫西堡(現 嘉義民雄鄉周邊)行政地區的變遷，「打 猫西堡原隸嘉義縣，光緒二十四年，改屬 臺南縣打猫辦務署管內」(不著撰人 1984：3)。這些採訪冊其實是不太好用的資 訊來源，除了體例沿抄清代地方志的分類，內容也只是將地理、沿革、災祥、街 勢、水利等舊文照抄，補上近期資訊，例如「災祥」便從光緒廿一年八月續列到 光緒廿四年五月(不著撰人 1984：9)。即便如此，日方還是加以採納。此外，部 分的地方司法紀錄也還留了下來，例如從淡水廳、臺北縣等地匯集的《淡新檔 案》，便涵括大量清代中期以後的北部開發地區訴訟。但總結說來，它們不能為 殖民者立即提供有系統的臺灣知識。
不過，通過搜集與傳抄地方文獻，好增進對殖民地的認識，來鞏固行政品質，
殖民者還是據有某種優勢。即是，前述那些被納入地方行政的臺籍人士，他們經 歷過劉銘傳的建省改革，而多少參與了當時的田土調查。此時，官方為當地人士 所創造出的嶄新公共空間，就變成了合適的鳥籠，當中所招攬來的鳥兒，必須負 責、或者陪伴殖民者下鄉去釐清台灣的現況。一開始，殖民者先從調查官方財產 著手，例如明治廿八年十二月十一日，淡水支廳便召集地方約首，告知即將開始 下鄉巡視，而約首「務即先行確訪明晰開單呈繳並帶光緒二十年份之徵收執照」， 需要開單呈繳的範圍是：
一、查明該約首所屬庄所有官租。二、…所有屯田。三、…所有官有之山 林。四、…所有茶田。五、所有田園沙灘等並民有之大租小租佃戶一切均 應報明(林品桐等譯 1995：6)。
上述五項工作內容十分繁瑣，但總結起來，就是土地一件事。為處理土地問 題，是哪些殖民者下鄉巡視、親觸約首，面收土地契單呢？過去劉銘傳清理土地 臺帳，會派遣類似特任官的人員，職等最高的正委員一名，背景則為「由內地選 任八品以下官吏」(臨時台灣土地調查局 1998a：64)，當地的保甲需隨同下鄉。
但是殖民初期淡水支廳的作法，則是把當地最高職等的常任官派遣出去，直接與 地方人士接觸。以台北縣為例，當時臺地行政區猶保持民政支部與縣制度共行的 軍政體系，因原先的支廳長大久保利武出巡在外，要到翌年的一月廿六日方歸 廳，於是「陸軍通譯官隱岐嘉雄代理支廳長，與署理警部東鄉寶岳、陸軍通譯熊 本英吉等及巡查五人」一起出發了(林品桐等譯 1995：9)。這五個人的巡視旅程 從十二月十七日到廿八日，共計十一天。從北投到基隆，去程繞行現在的西濱路 線，回程時則採大屯山系的山路(林品桐等譯 1995：17)。
不過，殖民者下鄉親訪之後，他們的踏青旅行就要回到嚴酷的文書地獄中。
就職民初期的行政文書系統而言，此刻還充滿著不可思議的紊亂。以總督府公文 類纂中的「舊縣檔案」為代表，從明治廿八至卅二年(1895-1899)間匯集臺北縣、
台中縣、台南縣、新竹縣、嘉義縣、鳳山縣，與台東廳等清代留下的地方統治資 料，共有783卷，每卷含數頁以上不等，最多者為台南縣376卷，次者為台北縣218 卷，其餘均不到百卷，如台東廳甚至只有八卷。不僅各縣的資料數量不一，也容 有不明之處。換言之，殖民者或許未曾在台灣鄉間失途，但若要重新構造、整理 出一套立即可用的台灣統治文獻，卻就立即掉進了迷宮。
對殖民者的文書工作來說，資料不充分始終是個難題，縱使呼喚了臺籍人士 加入行政系統，或資助清朝耆老繼續文史彙編，也都難以填補空白。此外，受限 於體例，過去清朝所編撰台灣方志，常採舊聞照抄、略補近聞的冗雜敘述，殖民 者對此並不感到滿足，他們需要重新建立自己的行政登錄系統，來整體性地描述 台灣的統治狀況。從臺灣總督府民政局編撰的歷年《臺灣總督府民政事務成績提 要》來看，自明治廿八年十月設立台灣總督府以後，次年九月便編撰完成一整年 度的政績回顧，其格式與分類，便大大有異於傳統的臺灣方志。這套《民政事務 成績提要》堪可作為統治者的第一套行政藍圖。
以下就割臺前夕匆匆傳修的《台灣通志稿》，與日本領臺後第二年《臺灣總 督府民政事務成績提要(一)》對照，便可見其差距：
表5-3 /清、日的臺灣官方文獻比較
清版《台灣通志稿》光緒18-21年 /1892-1895
日版《民政事務成績提要》明治29年/1896
目次 頁數(本表從略)
另有歷年清冊、摺、事略、案等資料卅 六筆，本表不另登錄
製茶稅
官有地小作料 砂金鑑扎料 稅關收入
租稅及租稅外諸收入取択
明治二十八年度諸收入金集計 表
第九章 教育事務
一、國語傳習ノ經過 附錄 臺灣舊制度考
第一、中央政治。第二、地方政治。第 三、堡莊。第四、地方經濟。第五、戶 籍。第六、救恤貯蓄。第七、官有地。
第八、民有地。第九、租稅。第十、土 木。第十一、紳士紳商。第十二、蕃人 統治。
資料來源：（薛紹元、王國瑞 1983；臺灣總督府編 1985a）
表5-3右方的事務成績提要，就像是一年一度的成績單，逐年編列時還會有 所增修。然而左方的《台灣通志稿》是第一部官方版台灣通志，卻命運多舛。當 時清代面臨列強壓力，因應建省事業而開修的《台灣通志稿》，先在台灣巡撫邵 友濂的允准下開局編修，然未成事；後由末代巡撫唐景崧重啟修撰，體例改由各 縣廳地方先行采訪造冊，再以此為本歸納為總志。
但地方行政拖宕，又逢割臺動盪，這本官方修訂的首部《台灣通志稿》終於 難產，當初急慌慌要求縣廳繳送的地方采訪冊也星流四散。有時幸運者，仍舊保 存於舊官廳之中，且免於兵戎之災，例如新竹支廳在明治廿八年七月初呈給總督 的報告書中，即提及「今後擬開始辦理一切稅法及土地或村落之區域等調查工 作。幸而本支廳藏有有關上述文書資料約有一倉庫之多…」(林品桐等譯 1994a：
699)，這批幸運文書即包含部份粗編的台灣通志稿本。
於是，若只是延襲清代行政記錄，來傳抄、收集相關臺灣文獻，得到的結果 經常是斷簡殘編，就算有完整體例，其文獻與檔案的分類方式，也顯然不符日人 期望。所以，殖民者需要另行建立一套方法，來編寫各種資訊，那就是賦予調查 的新體例，好把自己的民政成績單編得美侖美奐。明治廿八年十二月十三日由民 政局發出的調查事務事宜的公文裡，調查與職責分擔共有六項：一、人事事務；
二、文書事務；三、主計事務；四、外交事務；五、治安事務；六、關稅事務。
與台灣舊有人、事、物資訊密切相關者，為第五項的「治安事務」。治安事務項 下包含兩款，第一款為「一、調查地方廳事務之處理方法。二、調查有關戶籍之 整理制度。三、調查地制之整理與地種之設定。四、調查實施土地徵收之方法。
五、調查公有土地標售之方法。六、調查有關社寺(廟寺)之管理。七、調查有關 備荒儲蓄、賑卹、救災。八、調查徵收(民有地轉為官有)事務」(陳文添等 1992：
246-249)。
這些行政調查的製作原則，「於可調查範圍內」，要求「需盡量做詳盡之敘 述」，但所謂的詳盡敘述其實是受限於現代行政文書。於是，明治廿八年十二月
這些行政調查的製作原則，「於可調查範圍內」，要求「需盡量做詳盡之敘 述」，但所謂的詳盡敘述其實是受限於現代行政文書。於是，明治廿八年十二月