郵件評量訪談

本章第二節及第三節從寫信人和收件人的角度，呈現了郵件語料分析 的量化結果，並比較了國別、「相對權勢」、「社會距離」等變項影響下的異 同。本節則單從收件者的角度呈現郵件評量訪談結果，分別探討對華語組師 長、法語組師長、華語組學生和法語組學生而言，撰寫請求郵件時須注意的 要點。本節所整理的質化評量內容將與前兩節的有效性統計結果互相補充，

以更全面地了解對受話者而言，請求郵件應如何撰寫較為有效。

一、 華語組師長

本研究在華語組訪談了四位老師，與其討論請求推薦信的郵件之撰寫 要點。其中，至少三位老師提到的要點共九項，分述如下。

1. 提供清楚資訊

華語組所有受訪師長皆指出，無論熟識與否，郵件中含有清楚的獎學 金資訊或學生表現相關資料能提高其幫忙意願。資訊清楚的郵件內容，例 如：

（194）附件為我的履歷與成績單，供老師參考。

（195）附件中包含當時修課時候的小組報告以及推薦函格式，供老師參考。

（196）獎助範圍包括交換期間每月生活津貼 1000 至 1500 歐元、來回機票、學費

（只需繳納 AN 大學費），算是非常優渥。

同時，受訪老師也認為，郵件中清楚表示希望的推薦函撰寫方向也有 幫助。

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（197）如果可以的話，我會再給您更多關於獎學金的性質以及我希望的推薦信撰 寫方向，但大致上希望老師能多著墨於我的研究能力以及學習態度，如果老師希 望我能先擬好一封給您參考也可以。

有兩位老師甚至認為，無論熟識與否，學生先行擬好推薦函附於郵件 中可節省老師時間，並增加老師接受的機會。

（198）我已經大概寫好了推薦信的格式與草稿，然後請老師幫我寫這份推薦信 不過，也有老師認為推薦函應由老師自由撰寫；若學生自行寫好則較 不適當。此外，若信中提及可再寄自傳，或可電話聯絡、約面談等，皆有幫 助。

（199）需要的話也可以約出來談，我時間都能配合。

（200）需要我的自傳的話 再寄過去給老師。

最後，資訊不足的郵件內容，例如：

（201）我申請了學校的一個獎學金，但是獎學金需要附上老師的推薦函。

例（201）未交代獎學金名稱、性質或內容，讓師長不知可否接受，也 就降低了協助此人的意願。

2. 提出有力理由

華語組所有的受訪師長皆認為，無論熟識與否，提出有力理由、解釋 為何需要這份獎學金或為何找這位老師撰寫，可有效提高師長協助意願。其 中，三位師長認為理由與家境或學業相關皆可；有一位老師並指出，若提及

「家境不好」可讓老師更難推託。不過，也有一位老師認為，需要獎學金的 理由最好與學業有關，而找此位老師的理由則應是「老師了解此人」或「與 老師專業相關」；「家境不好」或「個人經濟因素」可作為補充理由，但非重 點所在。綜合而言，受訪者認為有力的理由，舉例如下：

（202）由於這個獎學金的項目和老師的研究領域極有相關，所以想到了您。

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（203）我想老師妳應該是所有神經科學 DN 所的老師中對我的實驗或個性是最了 解的一個，所以申請這個獎學金非常需要老師有力的推薦函。

（204）由於家庭狀況不佳，所以近來積極申請校外獎學金 無效的理由，例如：

（205）我很想申請這一個獎學金，如果申請到了，寒假前就可以拿到獎學金了！

那我下學期四月的畢業旅行就有著落了！

3. 不勉強、不壓迫

對所有華語組受訪師長而言，無論熟識與否，提出請求時注意用詞委 婉；不強迫老師、不給老師壓力是極為重要的。具體作法包括：表示以老師 的方便性為主、承認打擾老師並不強迫對方接受、給予對方選擇餘地、使用 假設語氣或規約型間接問句、不給老師時間壓力、不預設對方一定答應；同 時，更不要因為和老師熟識就講話直接。成功的範例如：

（206）但如果老師公事繁忙也沒關係，不過可以的話，請盡早讓我知道您的回覆。

（207）所以只好冒昧寄信請老師協助，不知老師最近是否有時間？

（208）如果很忙拒絕我也沒關係，以老師要處理的事情為優先考慮。

（209）不知道老師是否願意為我寫這封推薦函呢？

此外，用詞過於壓迫或直接的郵件，例如：

（210）希望能在兩個禮拜內拿到，可以請您幫忙嗎？

（211）它在兩星期後就要截止報名了，所以希望老師您能盡快給我這封推薦函。

（212）麻煩老師幫我撰寫一小篇推薦函，直接回傳 EMAIL 給我就可以囉！不用 把它印出來，大概在下星期二前給我就好了！感謝老師的幫忙！

（213）可以請老師幫我寫嗎? 我會在兩個禮拜內去辦公室跟您拿。

例（210）和例（211）皆限定老師繳交時間；例（211）甚至給讀信人

「上對下提出指令」的感覺。例（212）除了限定時間之外，還理所當然地

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認為老師一定會幫忙，並指定繳交方式；而例（213）也假定了老師會提供 協助，且未等老師同意就擅自訂下拿取時程。

4. 寒暄鋪陳、關心對方

華語組所有受訪師長皆認為，無論熟識與否，提出請求前，先附上一 些關懷老師近況的字句，顯示對老師的關心和興趣，可提升師長協助意願。

例如：

（214）老師最近的研究計畫順利嗎？聽 FN 老師說過你的研究題目，剛好是我有 興趣的台灣的國家與社會變遷，希望能早日看到你的發表。

（215）老師好久不見。輾轉自系辦聽說您這學期休假，也看到老師在 facebook 上面的照片。應該很有趣吧！

（216）FN 老師最近好嗎？聽 GN 說老師最近感冒了，希望老師身體趕快好起來！

5. 顯示誠意

華語組所有受訪師長皆指出，無論熟識與否，顯示出申請此份獎學金 和找此位老師撰寫推薦函的誠意都是很關鍵的。首先，若學生在信裡表現出 認真、有潛力、有興趣的樣子，能提高老師的幫忙意願。例如：

（217）前年春天上完老師的課之後，我又去修了一堂基礎的 CS 課，還有一堂 FN 教授開的 CS 課程。

反之，若學生顯示出準備不足的樣子則會降低師長協助的意願。例如：

（218）真的蠻需要這筆獎學金的，而且因為我太晚發現它了，是下禮拜就截止了。

（219）我要申請所上的 SN 獎學金，之前因為還不確定我是否能申請，所以拖到 現在才確定是可以的。

例（218）和例（219）都讓老師覺得寄件人準備倉促、不重視此份獎 學金。

再者，顯示拜託老師的誠意也很重要。例如，解釋為何沒能親自來訪 可有此效果。

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（220）然而這幾天去拜訪老師卻未遇，故寫了這封信，不知是否可請老師幫忙呢？

（221）因為這幾天沒有校本部的課，碰不到老師，所以才以 e-mail 請老師幫忙，

希望老師不要介意。

最後，讓師長覺得沒有拜託誠意的語句，例如：

（222）假使太過叨擾能否盡快讓學生知道，讓學生趕緊找其他教授。

（223）助教說系上的任何一個老師都可以，我就想到老師您啦!

例（222）和例（223）隱含了「找誰寫都行」的意義，讓老師覺得誠 意不足。

6. 標題清楚

華語組所有受訪老師都指出了標題清楚的重要。老師們偏好的標題以 點出主題為主，也可標記自己的身分；但若只有問候語或自認身分，郵件很 容易被老師視為垃圾信而丟棄。好的標題，例如：

（224）懇請教授幫忙撰寫推薦函

（225）獎學金推薦函

（226）我是 GN，想請老師幫我寫封推薦函 不清楚的標題，則如：

（227）老師您好～我是 GN！

（228）老師不好意思我有事相求！！！

7. 有致謝、道歉等禮貌用詞

對所有華語組受訪師長而言，無論熟識與否，郵件裡包含感謝、道歉 等禮貌用語都可讓師長留下較好印象。只是對其中一位老師而言，致謝、道 歉時須注意用詞避免過於口語；如「抱歉」比「不好意思」為佳。佳例如：

（229）謝謝您，感謝您撥冗看完這封信，希望您一切順心。

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（230）故冒昧寄信叨擾老師，還望請老師見諒！

（231）謝謝老師，百忙之中麻煩老師。

8. 適當地稱讚老師

華語組受訪師長中，有三位都覺得稱讚老師的課、教學態度或能力可 讓老師對寄件人留下良好印象。一位老師並指出，有效的恭維須中肯、包含 細節，並講出老師或老師的課對自己的意義。成功的例子包括：

（232）相望日後還有機會修習老師所開授的課程，再開知識饗宴！

（233）因為老師在課堂中實在太平易近人了，我才敢鼓起勇氣，冒昧地做出這樣 的請求。

9. 格式正式

華語組受訪師長中，有三位都提及正式書信格式的重要。無論熟識與 否，師長都期望郵件能有正確的標點及斷句、適當的敬語、稱呼和結尾敬詞，

並避免口語用詞、誇張的標點、表情符號、錯字及語句不順。

除了以上九點，受訪師長也分別對《自我推薦》和《提議回饋》策略 提出看法。對於《自我推薦》，有兩位老師認為「顯示自己值得推薦之處」， 例如成績好、表現優良等，有加分效果；但也有一位老師指出，郵件內容應 避免自稱自讚，若要自我推薦須委婉呈現，也不應把「自己功課好」當成要 老師推薦的理由。《提議回饋》方面，受訪師長指出若學生提議「日後協助 老師的研究工作」，可讓老師覺得此人認真，因此有加分效果，但若提議請 老師吃飯、喝飲料則較不適當。最後，一位受訪老師也指出，應避免用「另 一位老師已答應幫己撰寫推薦函」作為說服此位老師的手段。

二、 法語組師長

法語組方面，本研究亦訪談了四位老師，其中至少三位老師提到的「請 求推薦信」郵件撰寫要點共九項，分述如下。

1. 提出好理由

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法語組所有受訪師長皆認為，無論熟識與否，講清楚申請動機、解釋 為何需要這份獎學金或為何找這位老師撰寫，在此類郵件中是非常關鍵的。

法語組所有受訪師長皆認為，無論熟識與否，講清楚申請動機、解釋 為何需要這份獎學金或為何找這位老師撰寫，在此類郵件中是非常關鍵的。