時 間 管 理
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如果您的餘生只剩下三天 , 您會做那三件事情 ?
請閉目一分鐘思考這個問題
時間管理是什麼 ?
時間管理不是什麼 ?
時間本身不是問題 . 因為每個人每天 所擁有的時間都是一般地多
所以時間管理的問題本身不在於時間 , 而是在於自己如何善用及分配你自己的 時間時間管理是什麼 ?
時間管理就是自我管理
自我管理即是改變習慣 , 以令自己更 富績效 , 更富效能
把事情很快地做完 , 叫做效率
把事情很快又很對地做完 , 叫做效能
時間管理就是事前的規劃或長期的計劃人 , 為何安於現狀 ?
為何你我都不滿意現狀 , 但是卻安於 現狀1. 無奈
2. 不確定改變之後會更好 3. 因為現狀是你我最熟悉的
當你開始不滿於現狀時 , 表示會有新 的事物發生在你的身上…但是要用對“新的思考方式”
時間管理的架構
緊迫的事 不緊迫的事
重要的事 1 st 急
2 nd 重
不重要的事 3 rd 輕
4 th 緩
請排出正確的行事優先順序
? ?
?
?
A B
C
D
緊迫的事 不緊迫的事
重要的事 1 st 急
2 nd 重
不重要的事 3 rd 輕
4 th 緩
正確的行事優先順序
緊迫的事 不緊迫的事
重要的事
設備故障 , 生產停擺 重傷害急救
員工產生肢體衝突 顧客抱怨
停電
計劃之研擬 技能之提升 公關之促進 問題之調查 健康檢查
不重要的事
有些電話
有些不速之客到訪 有些會議之出列席 有些無謂的請託 有些臨時的邀約
有些交際應酬 有些文件之處理 處理屬下之工作 自我干擾
個人嗜好的沈迷
陷阱一 : 時間的配置不對
Reaction 消極回應 vs Proaction 積極 掌握
危機就是轉機
規劃重於做事
最好的控制是預防
預防勝於處理不合理的時間配置
I.
45%
處理危機
II
5%
IV
15%
II.
35%
明智的時間配置
I
II
1. 重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do
Do 著重在 Check Check 著重在 Action
2. 重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬 , 這叫 “灌能”
陷阱二 : 拖延
除了第四項以外 , 其它的做起來都不 太愉快
不急的事情一拖延之後往往變成緊急的 事情緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 1 st 2 nd
不重要的事 3 rd 4 th
克服 1. 成本 / 效益分析法
成本
...
...
...
...
...
...
好處
...
...
...
...
...
...
克服 2. 思維習慣的改變
這件事令人感到為難 , 但是它非做不 可 , 因此我將立即做完它 , 以便儘早 忘掉它 .
養成速戰速決的習慣
將事情切成好幾塊小塊任務 , 快速地 完成每一塊的任務
完成最關鍵的部份 , 讓事情看起來像 做完 80% 一般陷阱三 : 事必親躬
韓非子 . 八經
下君 , 盡已之能
中君 , 盡人之力
上君 , 盡人之智
諸葛亮凡事必親躬 , 後來過勞而死 .
為何事必親躬 ?
因為怕部屬取代
不放心部屬 , 不信任部屬
要求標準過高
陷阱四 : 有求必應
會花太多時間 , 時間不夠會犧第二項 受人尊敬重要 , 還是受人歡迎重要
不好意思拒絕請託的原因
接納請託比拒絕請託容易
擔心觸怒請託者
想要做廣受愛戴之好人
不知如何拒絕他人之請託 每個人都有一個好朋友 , 叫 “施小惠” , 可以適當 地拒絕 .
1. 捨得
2. 勇於拒絕 3. 交待
1. 怡情養性 2. 輕鬆一下
Conclusions: 時間管理架構
1. 兵貴速戰速決 2. 快刀斬亂麻
1. 決勝於廟堂 之上
2. 灌能 均 衡均 衡
緊迫的事 不緊迫的事
重要的事
不重要的事
如何展開你的計劃
一日之計在昨天下班前
一週之計在於週日
一月之計在於月底
1. 捨得
2. 勇於拒絕 3. 交待
1. 怡情養性 2. 輕鬆一下
良好的時間管理來自於計劃
1. 兵貴速戰速決 2. 快刀斬亂麻
1. 決勝於廟堂 之上
2. 灌能 均 衡均 衡
緊迫的事 不緊迫的事
重要的事
不重要的事
P
A D
C 不
好
好
耗用時間
花時間在計劃上才是 最節省時間的作法
耗用時間
8.80/20 法則
1/2
the Vital Few & the Trivial Many
柏拉圖法則
花最少的力氣 , 獲得最多的效益
你所完成的工作裡 , 80% 的成果 , 來自 於 20% 的時間 => 也就是說 80% 的努 力是與成果無關的80/20 原理意示圖
80%
時間
20%
時間
80%
成效 20%
成效
重要的 少數事物
瑣碎的 多數事物
目標金字塔
長程目標 年目標 季目標 月目標 週目標 日目標
如何列管重要計劃
將自己短中長期的計劃 依工作 , 個人及生活這 三個主軸一一列舉出 來 , 並算出每個計劃的 效益 . ( 如下一頁所示 )
在同一個時間點進行這 三個主軸的前 3 個專案 ( 專案件數依自己能力 而定 , 紅線的右手邊 )
有專案結束之後下一個 專案就可以往左遞補
每個計劃如何給予評分
先將所有計劃列出來 , 分成短中長期 ( 自行定義 )
分成三個項目 ( 也可依自己的價值觀調 整 ), 依照 : 重要性 , 急迫性及成功機 會來給分數 . 最好給 5 分 , 最不好給 1 分
將三個分數相乘 , 分數最高者為最優 先執行的計劃以 Notes 信箱管理計劃的 分類
執行力 : To-Do, 記錄 , Routine ( 最重 要的部份 , 下一章節再講 )
自我成長 : Pareto, 前 3 個計劃
生活 : Pareto, 前 3 個計劃
工作 : Pareto, 前 3 個計劃備 忘 錄
時間管理的利器 : to-do List
備 忘 錄
緊急的事情
1. 老闆今天交待 2. 臨時狀況
重要的事情 1. 工作計劃 2. 人生規劃
3. 家庭 , 健康 , 財富
Schedule List 1.Meeting 2. 行事曆 3. 紀念日 Routine Work
1. 日常工作 2. 定期約會
