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化程度偏高屬於「集中式擴散系統」。而就地方政府為單位之角度分析,集中化程 度偏向於「非集中式擴散系統」,因各地方政府首長又有自行決定是否採用 1999 專線的權力,因此擴散的方向是透過平行方式,地方政府與地方政府間彼此相互 學習而無強力要求施行,也因此對創新採用後的政策內容於再發明的情形程度也 相對地高。

我是覺得 1999 今天之所以會成功,完全是市長的意志力(A-03)

他的決心,他的決心真的要推動,因為當時就是說奇怪,他上任交代的怎 麼就只有兩張紙,那一年只有 2 張紙,那當然他也急啊。那當然後來就是就 換人就說換人來推動,所以就是在那個時候接到任務然後真的就緊鑼密鼓來 完成。(A-08)

本研究因聚焦於地方政府間採納與不採納之關係變數,因此將權力集中化程 度定義在以地方政府單位作分析,因此屬於各地方政府皆偏向於「非集中式擴散 系統。」而依前述文獻,非集中式擴散系統的優點為可透過推廣中的創新,能更 貼近民眾的需求與問題,並能因應自己的情形對創新作出調整,也因而各地方政 府於 1999 專線採納後,政策的方案皆依照各縣市的情形有所不同。

二、形式化

臺北都會區實施 1999 專線於話務品質的管理上,亦為眾多形式化因素組成的 成果,包含規劃面:(1)服務流程與系統,如話務人員的接聽速度、民眾的掛斷 率、等待時間、準確的將案件分給權責機關、案件流程的時效性(2)話務端的服 務品質,包含工作態度(出勤率、主動積極)、工作效能(電話禮儀、服務熱忱、

特殊表現)、工作能力(話務品質、系統操作)等;(3)所提供服務內容的多樣性,

如多語言服務、手語視訊服務及執行面:(4)機關承辦人於辦理案件的效率、能 真正解決民眾的問題;(5)派工案件外包廠商的處理方式等皆環環相扣。臺北市 政府因而訂定的關鍵績效指標(Key Performance Indicators)以明確的建立工作目 標,並藉由監測運作的過程,能即時發現問題、解決問題,透過對服務流程的要 求:20 秒內接通率需達 85%、掛斷率不能超過 3%、等待時間不超過 3 分鐘等;及 對話務人員的考核、對派工案件進度的追蹤管制、對執行機關公文時效性的考核

那另外就是等待的時間 waiting time,民眾打電話進來在離峰時間我們不超 過 3 分鐘,我們尖峰時間最長等待時間也不超過 10 分鐘,等等定有這些服務

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公文的方面我們文書研考就是會舉辦不定期的教育訓練,新人的部分不論 你是新分發或者是新轉調進來,他都會有作教育訓練,那每年也都有固定作幾 次教育訓練,那甚至萬一我們有特別的突發狀況可能公文缺失或什麼也都會進 行教育訓練,那在經建課派工的部分,我記得他們各區公所因為要負責輪值,

所以在這一塊交流應該算是滿高的。(C-25)

另外,新北市政府研究發展考核委員會有專人針對特殊案件,將分派給執行 機關的過程中加註需優先處理,並由執行機關需於當日處理完畢或需將今日處理 情形回報,而執行機關針對如於當日不能完成,研考人員亦需將每天的進度情形 作列管情形紀錄,並送主管機關稽核。

目前新北市政府研考會來講,他 1999 的東西他進來之後,他會有專人針 對這些案子然後再去篩選特殊案件,然後他會一個一個公所打電話跟你講,

然後寄 e-mail 給你說;我們把他歸類出來說,這是屬於特殊案件,所以請你優 先處理,而且比如說他今天跟你講,你可能就會可以講說今天下班前或下午 幾點前,你要把你的處理情形告訴我,目前 1999 的那個陳情這一塊。(D-09) 這些所有的流程一定要做紀錄,然後這些紀錄也一定要送研考會,對他 們都會在這個部分做稽核。(D-37)

而對於新北市區公所的執行面,於 1999 專線的每個陳情案件皆要作列管,並 每天都要作案件分析地記載,而結案的案件由區公所研考先針對各案件的案件辦 理結果作初審,並回報予專線主管機關研考會再檢核,如不符合規定將退回重新 辦理。因此,新北市政府對於 1999 案件進度的控管,從承辦人、執行機關研考、

研考會等人員的檢核與再檢核,案件辦理情形與分析皆作為區公所區政考核的評 分項目。

1999 的用意很好,對民眾來講我可以透過一個專線反映所有的東西,可 是當後端所有人在處理這個東西的時候,其實後面也隱藏著很多的問題,甚 至就是我們有被要求他的所有陳情案件,我們會有所謂列管動作,然後公所 的研考會有初審,就是他的案子辦完之後我們會初審,如果你今天案子沒有 辦完,或者是說你的東西是沒有一個結果,我會再退回去給你,那如果說,

我這邊 ok 了,然後在送到研考會,他們還是後面還有一個人再去檢核,他 那會再去抽檢,如果你在被人家退回來,因為現在我們有區政考核,他就會 針對區政考核的部分扣你分數,就是層層關他設了很多的關卡。(D-16) 我們現在被規定說每一天的每一個陳情案件我們都要做,每天都要做分 析,就是我是一個研考角色今天假設我有 20 件,我要針對這 20 件去問承辦 人你們的進度到哪裡,做好了沒有,現在是什麼狀況,然後我們都要寫成紀

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錄陳核給區長,然後整個月彙整起來送研考會,所以你每個案子都漏不掉。

(D-42)

執行機關辦理教育訓練,除了針對各別承辦人有於作業流程有疑義的案件作 個別指導外,亦針對通案性處理流程舉辦大規模的文書教育訓練,並定期召開檢 討會議,以落實陳情案件的辦理的品質。

我們全所的話每一年都會有比較大規模的文書教育訓練,然後針對個案每 個月會開公民檢討會議,然後就是你自己本身有什麼樣的問題,你可以提出來,

那平常你在辦理業務當中,你有任何問題其實你就是電話打來,我就可以馬上 幫你做服務,然後甚至就是你在操作部分,或者是哪一個地方有問題,那沒辦 法處理,我就會直接到他的位子去教他。(D-38)

他都會仔細看他們怎麼回復,會叫來跟他們講說你下次怎麼處理,因為民 眾抱怨還是要處理。(E-60)

而案件量多,可間接瞭解民眾普遍性的問題,如某一期間、同樣事由可能是 某政府機關在某部分作得不夠好,而使案件量多有重複性。因此執行機關應針對 問題根源去瞭解後作預防性的解決。

其實多沒有比較好,因為多就表示說你們的比如說:我一直反應路不平,

那就表示你們的沒有立即解決才有可能,那也就是表示你們施工品質不好,

所以它的路要一直補,然後比如說他一直反應路都用不好,那是不是就是你 們廠商維護的時候就是有問題,或者是說你在換這些設備的時候,有比較好 的你可能沒有用,你可能用次級品,所以他的損壞率就會變高,那民眾就會 不斷反應說:為什麼那個燈一直常常不亮,所以量比較多並沒有比較好。

(D-40)

我覺得還蠻多的,可是我一直想要降下來降不下來,因為每次對啊譬如 說施工可能那陣子又要再多點,現在是接駁車被陳情的很慘。(E-51)

而就前述文獻表 2-4-2,臺北市 2013 年平均每月通話數為 19 萬多通;新北市 則為 10 多萬通,處理的話務量居高。

在受訪者臺北市及新北市區公所表示,作業流程將 1999 公文納入一般公文則 有 6 天的辦理期限,另如屬主辦者需彙整協辦者則延至 10 天辦理期限。另臺北市 區公所另有 3 項業務,包含 8 公尺以下市區道路坑洞處理、8 公尺以下道路側溝 溝蓋損壞、8 公尺以下道路側溝結構損壞需立即於 4 小時內或 24 小時完成臨時搶 修或設置安全措施處理及登錄派工案件處理;新北市區公所則無。

大部分還是以說道路的破損、8 米以下道路的破損或市鄰里公園髒亂,像

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是過年期間,最多的部分就是鄰里公園放鞭炮影響到噪音安寧,那毀損到我 們鄰里公園,這部分其實再說明一下,區公所有時候是作主辦的角色,有時 候是作協辦的角色… …那如果是協辦角色我們要把資料彙整到主辦單位區,

那我們要讓民眾不要一件事情收到兩個單位的公文,以一件事情以一個主辦 來彙整協辦的資料,來作一個完整個說明,讓民眾知道我們市府的處置狀態。

(B-02)

原則上是 6 天,如果我們是有協辦的話,表示我們還有別的機關要幫忙 我們一起回復這件案件的話,我們就要 10 天,我們就可以多幾天,有多 10 天,總共 10 天。(E-12)

另根據臺北市及新北市 1999 官網資料,臺北市派工案件共計 31 項52需立即由 執行機關按通報項目於 10 分鐘內到達現場處理等案件至 24 小時內完成臨時搶修 等處理時限;新北市則擇定 19 項53急迫性、應立即解決派工案件,須於 1 小時內 到達現場處理至 1 日到場會勘等案件。

而根據文獻,形式化指組織內使用規則及程序,而形式化程度越低能使在擴散 的階段產生加分的作用;而在執行中適當的作業流程反而有利於政策的執行。整 體而言臺北都會區雖然在建置組織內部使用規則採取漸進式修正,然而整體而言 於作業流程上與操作細節上都皆較其他縣市繁複。