第四章 研究成果分析
第一節 公務電子郵件使用情形與政策現況
（G1：22-23）
「業務訊息的通知，譬如開會通知、會議資料的提供，類似這些的，
大部分都是同仁傳資料給我，如果是他們需要知道的訊息，比如重 要法令、或者業務上有什麼事情，我們去找到資料，也會寄給同仁。」
（G2：14-16）
「平常我們那個股的業務有要傳達的法令，我才會用電子郵件傳給
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（研究者問：這種情況為何不能用政府配發的電子信箱？）
是也可以，但我就沒有特別開通在辦公室以外的地方使用，在外面 使用必須先申請開通。」（G2：27-31）
「會用私人的電子郵件去處理公務，但僅限於沒有機密性的…因為 我們在家裡不能用公務電子信箱，所以我要用我私人的信箱去做…
因為有資安的問題，所以只能處理一些非機密性的行政往返…有時 候我們信箱有問題的時候，檔案太大我會用自己的隨身碟，檔案比 較小，我們就會請他寄到外部信箱，我們收到就會把它刪掉。」（G4：
44-53）
「如果是跟外單位聯絡，我都會要求他兩個信箱都寄，就是我公務 信箱跟私人信箱一起寄，因為公務機關的資安比較嚴格，很多外單 位寄信過來會收不到或者被踢到垃圾信箱。」（G5：31-33）
除了使用私人電子郵件處理公務，現在已越來越多公務人員使用即 時通訊軟體（如：Line）與同事或長官交換訊息、討論公務，如將公務 電子郵件納入電子檔案管理作業程序，而未將即時通訊軟體同等納入，
此情形將可能損害檔案保存的完整性，亦有資安上的疑慮。透過訪談，
研究者發現公務人員使用即時通訊軟體處理公務的情形已經相當廣泛，
許多受訪者如 G1、G4、G6、A1、A4 所任職的機關，皆將 Line 作為非正 式的訊息管道，G1、A1 皆表示在有急迫性的情況下會使用 Line 聯繫同 仁，G4 及 A1 亦表示在長官不在辦公室需傳送資料、交辦事項以及聯絡 下屬單位時會使用 Line，G4 及 A4 更進一步強調，電子郵件在其所屬機 關反而成為正式的訊息管道，在機關內或部門內一些日常的資料傳輸、
公務討論或具有急迫性的事項上可能使用 Line，甚至 Line 也被作為提 醒同仁查看電子郵件的工具，而牽涉到任務交辦的事項才使用電子郵件。
「很少，偶爾會，真的上面兩種找不到的話我們就用 Line。如 果他願意的話，很急迫性的那種。」（G1：28-29）
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G3 之所屬機關有「聯絡單」、G4 之機關有「EIP（Enterprise Information Portal）系統」、G6 之機關有內部封閉之網路系統、A2 之機關則有「請 辦單」。這類系統與公務電子郵件的功能相似，且被用於機關內部討論公 務、傳遞檔案等。‧
是發請辦單給各單位，再請各單位通知底下所有人。」(A2：51-57)三、公務員以公務電子郵件處理私務之情形
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（G2：18-19）
「那是我們給他方便，其實不可以這麼做的，因為我們怕中毒，怕 外面的電子郵件攻擊，所以它有時會測試你，要是被測到你就完蛋 了，當年的考績就...哈哈哈，所以其實它是不希望我們收，但因為 我們通常相信民眾是善良的，所以會跟他們說好主旨要寫什麼，如 果是不認識的我們都會刪掉」（G3：61-64）
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「如果是跟外單位聯絡，我都會要求他兩個信箱都寄，就是我公務 信箱跟私人信箱一起寄，因為公務機關的資安比較嚴格，很多外單 位寄信過來會收不到或者被踢到垃圾信箱。」（G5：31-33）
五、永久檔案及機密檔案多以紙本傳送
受訪者 G5 表示，如果是具有歷史價值的檔案，在檔案生成之初便 會使用紙本形式，最終也會以紙本歸檔，A1 更進一步表示即使一開始是 使用電子形式的檔案，如果是永久保存的檔案，生成之後仍會走紙本檔 案之程序，A3 也表示重要檔案一定是用紙本，密件更不會使用電子郵件，
由此可知，在現行機關文化下，以電子郵件傳送之檔案通常不會涉及永 久保存的檔案。
「重大事件或許有它的歷史價值，他的相關公文就很重要，如果那 麼重要的事情，一開始就會走紙本公文，可能連線上簽核都不做，
只能走紙本公文送進檔案室歸檔，不應該用電子郵件的方式來做政 策決定」（G5：89-91）
「如果一開始就知道這是永久保存的檔案，那麼一開始就不會走電 子的，只有一開始生出來是電子版，但之後的流程都會是紙本的形 式。」（A1：27-29）
「最重要的我一定是用紙本，密件會用紙本不會用電子郵件」（A3：
158-159）
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（G8：86-92）
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「還有就是釣魚信件的資安規定，有說不能拿公務信箱去做私人的 事情，也不要隨便開啟與公務無關的信件，如果別人寄給你無關公 務的信件，你也不要去開，不管是我們自己或民政局、市政府都會 寄一些釣魚信件，如果你被釣到，你們機關就會被扣分。」（G8：
43-46）
「沒什麼管理政策，針對內容的管制是沒有，是針對資訊安全的部 分管制比較嚴格，比如說機密性的東西不能帶出去，盡量不要用公 務信箱在外面工作，這類比較注重資訊安全部份的。」（A1：83-85）
「我不知道有什麼管理政策，或許有吧，但我不知道，沒有人特別 跟我說過。我只知道現在比較多是著重在資安的管理，他們會三不 五時寄一些釣魚信件，測試你是否會去打開。」（A2：44-46）
「我們自己的話會冀望說比如說:不拿自己的公務信箱就像你剛剛 提的問題，比如說不寄私人信件、不外流，比如說像談公事的話只 用公務信箱，我們基本上公務信箱只公用絕對不私用這樣子，那是 在資訊系統裡面我們自己公司（機關）有內部規定的。」 （A4：93-96）