第四章 研究成果分析
第四節 綜合討論
國
立 政 治 大 學
‧
N a tio na
l C h engchi U ni ve rs it y
第四節 綜合討論
一、公務電子郵件在我國使用廣泛，涵蓋之訊息種類極廣，可能包含重 要訊息
所有受訪者皆表示自己在公務上經常使用電子郵件，儘管部分 受訪者不認同電子郵件的重要性，卻都不否認自己經常需要收發公 務電子郵件，公務電子郵件所處理的訊息種類非常廣泛，舉凡會議 通知、會議資料傳遞、公文收發、政策佈達、對本機關、外機關甚 至對民眾的訊息溝通，都可能使用到電子郵件，相較於正式公文，
電子郵件一般被當作具有便利性、即時性的訊息及檔案傳遞工具。
由此可見公務電子郵件確實可能涵蓋重要公務訊息，即使現今已有 即時通訊軟體或各機關自行使用的訊息工具取代部分公務電子郵 件的功能，但公務電子郵件仍佔有不可忽視的地位。
二、各機關及使用者對公務電子郵件之定位及使用習慣迴異
通過訪談不同機關的一般行政人員及檔案管理人員，可以發現 不同受訪者對於公務電子郵件的定位差異極大，部分使用者將電子 郵件當作一般非正式的溝通工具，部分使用者則認為公務電子郵件 有其正式地位。如何看待公務電子郵件便會影響使用者的使用習慣，
如部分使用者會以公務電子郵件寄送私人信件，或者發送日常訊息，
部分使用者則僅會在公務上重要的訊息收發時使用公務電子郵件，
亦有機關會從外部接收民眾來信，而有些機關則嚴禁。此現象除了 與機關文化、業務種類、使用者習慣有關，與即時通訊軟體 Line 的 普及也有相關，部分機關已經將 Line 作為工作上常使用的工具，
原來公務電子郵件作為非正式溝通工具的地位逐漸被取代，使用 Line 及不使用 Line 的人員，其在公務電子郵件上所會收發的內容
‧ 國
立 政 治 大 學
‧
N a tio na
l C h engchi U ni ve rs it y
也可能不同，此可能影響公務電子郵件納入檔案管理程序後可涵蓋 的訊息種類，政府應確認其對公務電子郵件的定位，並規範何種訊 息必須以電子郵件傳送或其他已納管的檔案種類寄送。
三、過嚴的資安規定和易用性不足是公務員使用私信箱處理公務的重 要原因
實施公務郵件納入檔案管理程序的國家，為了維持檔案完整性，
勢必會限制公務員不得以私人信箱處理公務，但我國各機關目前尚 未有相關規定，確實也尚有部分受訪者表示自己會使用私人電子信 箱處理公務，究其原因，與過於嚴格的資安規定有關。許多機關將 公務電子郵件限制只能在辦公室使用，導致公務員下班後如臨時需 處理公務，只能利用私人信箱，另外，公務信箱有嚴格的防火牆，
來自外網的信件經常被阻擋，也導致部分需收發外網信件的承辦人 員必須使用私人信箱。而易用性不足也是導致公務員使用私人信件 處理公務的原因，部分受訪者表示公務信箱空間不足、夾帶檔案容 量過小，導致他們收發容量較大的電子郵件時，必須利用私人信箱。
如要將公務電子郵件納入電子檔案管理作業程序，除了直接以法規 限制公務員不得以私信箱處理公務外，這些驅使使用者不得不轉向 使用私人電子信箱的根本原因亦需被改善。
四、受訪者對於將公務電子郵件納入電子檔案管理作業程序的看法分 歧
認同及不認同將公務電子納入電子檔案管理作業程序的受訪 者幾乎各半，無論是一般行政人員還是檔案管理人員，支持及反對 者皆未佔絕對多數，可見此議題仍相當具有爭議，部分受訪者認為
‧ 國
立 政 治 大 學
‧
N a tio na
l C h engchi U ni ve rs it y
納管對於自身不會造成麻煩且有其益處的；亦有部分受訪者認為此 舉會造成公務員的不滿及抗拒，也會造成檔案工作人員負荷過大。
通過訪談可以發現，減少使用者抗拒心理並提升政策認同感的最重 要要素是避免改變使用者習慣、避免造成使用者麻煩。
五、現行對公務電子郵件管理之使用規範相對薄弱
目前幾乎所有機關都對電子郵件有資安上的規定及測試，主 要聚焦於不得隨意點擊陌生郵件以免中毒，然而對於公務電子郵件 如何撰寫、使用上有何限制、何類事務應或不應以電子郵件寄送等 鮮有規範，使用者亦多不清楚是否有相關規定，公務電子郵件在我 國使用廣泛，卻未見統一的使用規範，導致各機關、各承辦人員使 用電子郵件的時機、方式、習慣皆有不同，也經常出現主旨不清、
一信二事的情形，此可能造成在公務電子郵件納管後檔案管理作業 的困難，各級政府除了增列相關規定，也應加強使用訓練及宣導，
使各承辦人員清楚明瞭電子郵件檔案管理程序，以利檔案管理工作 順利進行。
六、重要檔案以紙本傳遞及保存之觀念根深蒂固
儘管現行《檔案法》並未限制何種檔案應以紙本形式傳送，或何 種檔案不應以電子形式傳送，但在實務上，無論作為一般行政人員 或檔案管理人員的受訪者都表示，目前只要是預計永久保存的檔案，
從一開始就會使用紙本傳遞；而目前被認為是重要的電子郵件，也 通常都會以紙本列印後保存。可見公務關中仍認為紙本是相對可靠 的保存載體，導致公務電子郵件所涵蓋的檔案保存年限可能相對較 短，這使得將公務電子郵件納入電子檔案管理作業程序後，可能增
‧ 國
立 政 治 大 學
‧
N a tio na
l C h engchi U ni ve rs it y
加的重要檔案在實務上較為有限。且即使開發電子保存系統，依現 行實務上的制度，仍會有許多電子郵件被列印出來保存。
七、制訂公務電子郵件保存程序的政策要素
綜合受訪者意見，公務電子郵件保存程序的政策要素包括：對 電子檔案的重新定義、對電子郵件的使用行為限制、對電子郵件內 容的規範、對電子郵件、電子郵件附件與公文之間的關係定義、保 存年限之制訂、檔案保存範圍的制訂、電子郵件與公文之間的時效、
附件檔案類型的限制等。
八、不同背景受訪者對於鑑定方法看法不同，惟 Capstone 鑑定法為兩 族群最大公約數
受訪者針對本研究提出的三種鑑定方法：直接鑑定法、主管鑑 定法、Capstone 鑑定法提供相當豐富的意見，各類鑑定方法在不同 受訪者類型中的支持人數整理如下表 4-4-1：
表 4-4-1 各鑑定方法於不同受訪者類型中支持人數統計表 受訪者類型
鑑定方法
一般行政人員 檔案管理人員
直接鑑定法 4 1
主管鑑定法 1 3
Capstone 鑑定法 3 3
註：如同一受訪者同時支持二種或二種以上鑑定方法會分別統計，因此本表人數 加總不等於受訪者總數。
（一）支持直接鑑定法者多為一般行政人員
一般認為直接鑑定法的優點在於簡單、直觀且是由最清楚檔案
‧ 國
立 政 治 大 學
‧
N a tio na
l C h engchi U ni ve rs it y
內容的承辦人員鑑定，較能反映檔案的正確價值，也最接近現行的 電子檔案管理作業程序，因此支持施行直接鑑定法的受訪者多為一 般行政人員。但也有批評認為其增加承辦人員業務且過於主觀，甚 至有受有心人士操縱的可能，建議如果採用本辦法，應注重系統的 設計勿過於繁雜，務必使使用者降低麻煩的感受，亦可參照現行的 電子公文系統，使承辦人員以最為習慣的方式進行檔案管理程序。
（二）支持主管鑑定法者多為檔案管理人員
主管鑑定法被認為最能以宏觀角度來審視檔案的價值，可避免 承辦人員的主觀偏誤，因此較受檔案管理人員推崇，但持反對意見 之受訪者對其批評程度最為強烈，認為依機關主管或檔案主管平時 的業務量，不可能獨自負荷檔案鑑定之工作，因此不可能施行。綜 合受訪者意見後，建議如果採用本方法，除了增加檔案管理人員之 人力外，也應清楚規範電子郵件撰寫方式，包括主旨、內容、附件 名稱皆須規範清晰，使機關主管或檔案主管能快速判讀該信件的意 旨進而判斷其價值。
（三）Capstone 鑑定法唯一同時獲得兩族群支持
受訪者多認為 Capstone 鑑定法因全面自動化而不增加承辦 人員的負擔，較容易為一般行政人員所接受，因此是三種鑑定方法 中唯一在一般行政人員及檔案管理人員兩族群中，贊同者皆不佔少 數的鑑定方法，然而此方案卻多被認為最可能造成誤判檔案價值的 結果，故檔案管理人員多建議在施行時建議融合主管鑑定法，以降 低誤判風險。