第二章 文獻回顧
第三節 我國電子郵件管理政策
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第三節 我國電子郵件管理政策
一、檔案法規
相較於歐美先進國家，我國在檔案管理、保存與銷燬的制度上發展較晚，
我國在民國 88 年才有了第一部《檔案法》，《檔案法》將「檔案」定義為：各機 關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。並將檔案分為應 移交由中央主管機關永久保存的「國家檔案」與各機關自行管理的「機關檔案」。 我國《檔案法》同時納入了美、英、澳等先進國家的「資訊自由法」精神，規 定人民可以申請閱覽、抄錄或複製檔案，機關非有法律依據不得拒絕。且規定 除非立法院同意，國家檔案必須在三十年內開放應用，此皆吸納先進國家「檔 案開放」之精神。且該法亦規定罰則，凡違反法定銷燬程序或者將檔案運往國 外者，可能面臨有期徒刑、拘役、罰金等刑事責任。
民國 90 年，檔案管理局公布機關檔案保存年限及銷毀辦法(2001)要求各 機關應編訂檔案保存年限區分表，以區分檔案保存年限及清理處置方式，並將 定期保存年限分為三十年、二十五年、二十年、十五年
、十年、五年、三年及一年。並羅列了十二項應永久保存的檔案種類：
（一） 涉及國家或本機關重要制度、決策及計畫者。
（二） 涉及國家或本機關重要法規之制（訂）定、修正及解釋 者。
（三） 涉及本機關組織沿革、主要業務運作及職能演變者。
（四） 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者。
（五） 具有國家或機關重要行政稽憑價值者。
（六） 具有國家、機關、團體或個人重要財產稽憑價值者。
（七） 對國家、機關、社會大眾或個人權益之維護具有重大影 響者。
（八） 具有重要科技價值者。
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（九） 具有重要歷史或社會文化保存價值者。
（十） 屬重大輿情或具唯一性、獨特性或代表性之特殊個案者。
（十一） 法令規定應永久保存者。
（十二） 其他有關重要事項而具有永久保存價值者。
民國 94 年，檔案管理局更公布了《機關共通性檔案保存年限基準》，至今 多次修正，該基準區分為 20 政務，並詳細規定各種檔案的保存年限與處置方 法。此也提供了各機關編定檔案保存年限區分表的參考。
二、行政規則
然而電子郵件作為現今政府內外溝通的正式及非正式管道，這些檔案保存 的法律命令卻始終未有關於電子郵件的規範，目前僅能看到諸多中央及地方政 府機關對其機關之機關及員工電子郵件制訂一些行政規則。
(一)中央政府
1. 總統府府內網路電子郵件管理要點(2006)規定了總統府電子郵件 電子郵件之管理單位為第二局，機密檔案則規定依《總統府處理資 訊通信文書機密維護注意要點》辦理，並禁止不當使用行為如洩密、
有礙公務推行行為、商業或營利行為、損害名譽、恐嚇等，然而違 反規範之懲處規定僅有「移請政風單位處理」，備份規範方面，則是 規定使用者可自行將須保留的信件放入保留夾，系統將會在 30 天 後將未放入保留夾的郵件刪除，然而此並非強制性規定，完全視使 用者自己的需求決定，並未考量國家檔案保留的需求，保留的信件 也未納入檔案管理程序的規定。
2. 內政部消防署電子郵件使用管理要點(2016)規定其電子郵件管理 單位為資訊室，並規定機密檔案應「避免」以電子郵件傳送，禁止 的不當使用行為包括傳送具威脅、猥褻、毀謗、涉及人身攻擊、侵
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犯他人隱私之言論、侵害智慧財產權、大量傳輸頻寬及儲存空間之 非公務性資料等，然而卻未有違反此規範的懲處規定。
3. 司法院暨所屬機關電子郵件信箱管理要點（2010）規定該院電子郵 件由資訊管理處管理，並禁止業務上之機密以電子郵件寄出，禁止 之不當行為如不得以該電子郵件對外發表人身攻擊、匿名攻擊等言 論，並不得發送廣告郵件，然而該要點亦無相關的懲處規定，僅規 定使用者在使用過眾會影響機關頻寬時，資訊管理處可以調整其優 先權。
4. 監察院電子郵件管理要點（2002）規定該院電子郵件由「資訊單位」
負責配發，觀其單位編制，此「資訊單位」應為「資訊室」，但也特 別規定了，管理單位應保護使用者隱私，除系統維護備份必要者，
不應瀏覽使用者儲存的信件，該要點並規範了機密性質文書、違反 公序良俗或無合法使用權之軟體、影音、圖片、文章，不得透過電 子郵件傳遞，對不當行為的規範僅有「不得有謾罵、詆毀他人或傳 播不實資訊之行為」，但未有相關罰則，僅規定「由權責單位視情節 輕重，簽請首長議處」，備份規範方面，規定「本院資訊人員，對於 儲存於電子信箱伺服器之資料，應定期備份」，但該規定應僅是關於 伺服器資料之維護，並非將電子郵件視為機關檔案予以備份。
5. 國軍退除役官兵輔導委員會公務電子信箱管理規定（2013）規定該 會電子信箱管理單位為統計資訊處，並規定管理單位因資通安全或 業務需要，得對公務電子信箱活動實施監控及記錄，非經核准不得 公開。此外除了規定信箱使用對象分類（分為個人、單位、專案等 三類）以及密碼設置規定，未有其他重要規定。
(二)地方政府
1. 南投縣政府電子郵件使用作業規定（2011）規定了其電子郵件
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管理單位為計畫處，該法規規定機密或敏感性資料應以電子簽 章或加密的方式傳送，並禁止包括傳送威脅性、猥褻性、不友 善性等非法資料、散布電腦病毒、傳送不利縣府聲譽的言論及 報導、私自轉借帳號、將他人電子郵件及個資轉送其他網站公 布、無故洩漏應保密資訊等行為，但並未有懲處規定，僅規定
「依相關法令規定處理」。
2. 臺南市政府衛生局暨所屬機關使用電子郵件作業規定（2011）
規定其電子郵件管理單位為綜合企劃科，其禁止之不當行為與
「南投縣政府電子郵件使用作業規定」文字幾無相異，卻獨漏 禁止「無故洩漏工作上所持有或接觸應保密之資訊。」之規定，
且未有任何懲處規範。
3. 基隆市政府網際網路暨電子郵件使用規範（2008）規定其電子 郵件管理單位為電腦中心，並賦予電腦中心有「不定期透過網 路設備掃瞄及監測網際網路使用者活動情形」之權力，並可將 違反規定之使用者移送該單位並公布於內部網路，並規定市政 府應司法機關或治安機關之要求，提供 IP 位址對外路由紀錄 作為電腦犯罪偵查使用，該規範因為是同時規範了公務電子郵 件與府內網路之使用，禁止之不當行為包括了於上班時間上網 發表個人政治立場言論、從事個人商業行為及架設個人網站等 私人行為或故意下載非必須之媒體檔案、散播公務機密、電腦 病毒、垃圾郵件、侵害智慧財產權、傳送威脅性、猥褻性、煽 動性、商業性或不友善內容之電子郵件等，並規定電子郵件不 得以匿名之方式傳送，另外也規定各單位應指定保管人員負責 偵測電腦病毒並於發現病毒時通知電腦中心，以及負責個人電 腦密碼之管理。
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4. 新竹縣政府及所屬機關電子郵件管理要點（2013）規定其電子 郵件管理單位為資通安全應變中心，並於該要點中定義不當行 為包括散布煽動性、毀謗性文字、未善盡保護帳號密碼責任、
散布電腦病毒、擅自截取網路傳輸訊息、破解或盜用他人帳號 密碼、未經授權使用網路資源、將帳號轉借與他人、窺視他人 電子郵件檔案、濫發廣告信件等行為。但未有相關罰則，僅規 定違反者「由應變中心議處；如涉有刑事責任，移送司法機關 處理」，另外也要求使用者應定期清理過期郵件，且不應使用該 電子郵件註冊非公務網站會員。
5. 宜蘭縣政府員工電子郵件信箱使用規範（2011）規定其電子郵 件管理單位為計畫處，並規定除「配合犯罪偵查機關執行職務 之需要，或郵件內容涉及侵害他人權利時所為之必要檢查」外，
非經使用人同意，不得進行監控、編輯或透露其內容，該規範 禁止之行為包括將帳號借予他人使用、蒐集員工電子郵件予他 人使用、發送廣告郵件、散布病毒及釣魚郵件、散布猥褻資料、
散播惡意、謾罵及不實言論之郵件、盜用他人帳號等，並有規 定相關罰則，但皆僅為暫停違反規定者之電子郵件使用權利，
比較特別的是，該法規附件中有《員工電子郵件信箱使用注意 事項》之文件，羅列了十四條注意事項，如應定期更新作業系 統及程式漏洞、勿轉寄來歷不明的郵件、勿任意點選廣告信件 內的網站連結、應時常更新信箱密碼等，雖皆是較為基本的電 子郵件使用常識，但其他機關類似法規中尚未有此類指南性文 件。
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三、比較分析
衡諸我國中央及地方各機關電子郵件相關法規，其內容通常關於該機關電 子郵件系統的管理局處、使用隱私保障規範及聲明、機密檔案傳送規定、不當 使用行為之規範、懲處方式之規定等，各行政規則內容各異。上述規範項目並 未出現在所有有關電子郵件的行政規則中，如有關機密檔案傳送，大多僅有中 央層級的機關有規範，地方政府除《南投縣政府電子郵件使用作業規定》外，
皆未限制機密檔案以電子郵件傳送；而多數機關雖都有對電子郵件使用之不當 行為做出規範，但除了《宜蘭縣政府員工電子郵件信箱使用規範》大多都未有 訂定相應的懲處規則；另外，僅有《宜蘭縣政府員工電子郵件信箱使用規範》
皆未限制機密檔案以電子郵件傳送；而多數機關雖都有對電子郵件使用之不當 行為做出規範，但除了《宜蘭縣政府員工電子郵件信箱使用規範》大多都未有 訂定相應的懲處規則；另外，僅有《宜蘭縣政府員工電子郵件信箱使用規範》