第四章 研究成果分析
第三節 電子郵件價值判定意見分析
其實現行的狀態其實就是比較偏向直接鑑定法」（A2：309-310）
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事情」（A2：186-190）而無論是一般行政人員如 G1、G4、G5、G7、G8 及檔案管理人員
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主管來做每一封信的鑑定，那比批公文還累，會增加主管太多的工 作。」（G5：130-133）
「我覺得不太好吧，主管已經忙死了，哪有時間去分這些檔案啊？
我覺得不太可能，我們的公文量已經非常非常多、非常非常雜」（G7：
114-116）
「主管怎麼會去收你的電子郵件，電子郵件是你自己看，主管不會 看到，他怎麼幫你鑑定？不可能的，沒辦法執行，這樣是不是你的 每一封信他都要看過，他是吃飽太閒嗎？他是你的跟班嗎？你看他 的信還差不多，怎麼會是他看你的信？」（G8：102-105）
「我覺得主管會發瘋吧，癥結是說，如果我們是要對每一封產出的 郵件都做一個保存價值鑑定的話，量實在太多了。」（A1：243-244）
「當然就是繁瑣啊！已經夠忙了還要搞一個這個。」（A3：297）
「主管可能沒有那麼清楚，不是有一個詞叫做『科員政治』」？」
（G1：188）
三、Capstone 鑑定法的優缺點
對於 Capstone 法，一般行政人員如 G1、G4、G5 認為其優點在 於系統預設保存年限可以免除承辦人員的鑑定工作，提升效率，檔 案管理人員 A1 也有相同意見，同時還指出信件的重要程度確實會 因為職位的不同而有所不同，Capstone 法符合鑑定原則，受訪者 A4 更指出承辦人員對於檔案保存年限的判斷工作經常不認真，使用 Capstone 法可以直接跳過承辦人員的主觀意識，便能免除承辦人員 因不認真執行檔案管理工作而形成的缺失。
「優點就是很有效率，我都不用去點它，它就可以自己設定好。」
（G1：191）
「Capstone 法優點就像我剛剛講的，系統先幫你判斷，你可以再彈
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「第三種鑑定法（Capstone 法）的好處是基本上是自動的，不會增 加使用者的業務量」（G5：133-134）
「第三個（Capstone 法）的話就不是那麼人性化…畢竟他不知道那 是什麼，他可能只能由文字去判斷。」（G1：190-192）
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（G4：166-170）
四、建議採用的鑑定法
直接鑑定法、主管鑑定法以及 Capstone 鑑定法或者混合方法 各有受訪者支持採用，在一般行政人員中，G6、G7、G8 支持單純使 用直接鑑定法。
「那一定是承辦人員的事啊，檔管人員只能說，在鑑定保存年限時 去表達意見而已啊，現在實務面上是這樣，就算將來電子郵件併進 去之後，檔管人員還是不可能知道我所有的業務層面啊，我認為還 是要回歸到這個模式來。」（G6：103-105）
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「對我而言當然還是直接鑑定法比較方便，我自己決定這個公文我 可以保存多久」（G7：128-129）
「我覺得應該就是直接鑑定啦，如果以我剛剛講的那種情況，覺得 重要的你就自己去掛公文，那就算是直接鑑定啦。」（G8：95-96）
而檔案管理人員僅有受訪者 A4 支持使用直接鑑定法。
「目前我還是覺得讓承辦人自己去挑，直接鑑定就好了…因為沒有 人比承辦人更了解自己的業務」(A4：359-361)
單純的主管鑑定法僅有檔案管理人員 A2 表示可行，但認為前 提是要將規則定義清楚，使檔案主管可以快速判斷信件價值。
「如果你覺得要謹慎嚴謹一點，那就要用主管鑑定法，前提是規則 要講清楚，大家要去遵守。」（A2：195-196）
單純的 Capstone 鑑定法則獲得一般行政人員 G2 的支持，受訪 者 G4 則認為鑑定工作基本上應以 Capstone 法為主，而系統上雖以 使用者之職位預設好保存年限，但必須設計在某些特殊情況下跳出 視窗提醒使用者該信件可能適用更高的保存年限，受訪者 G4 認為，
人力的介入仍是不可避免，受訪者 G5 則認為應施行 Capstone 鑑定 法，且應保留承辦人員手動調整的權力，但為了避免有心人士為求 儘速湮滅應保存之檔案而故意調低檔案保存年限，手動調整應受限 制，僅能調整為比預設保存年限高，不可低於預設保存年限。雖然 G4 及 G5 皆認為自己提出的鑑定方式是以 Capstone 法結合了直接 鑑定法或主管鑑定法，但依其主張人力介入之程度，其實與美國聯 邦政府實行之 Capstone 鑑定法中，電子郵件收發人員仍可手動調 整保存年限之制度相似，因此應將受訪者 G4、G5 視為認同單純的
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的，對於檔案管理人員而言，Capstone 鑑定法無疑是降低工作量的 最佳選擇。
「我覺得第三種（Capstone 鑑定法）應該最好，因為我覺得電子郵 件保存應該就是補檔案的不足吧，所以我覺得就是直接抓重要的就
「第三種鑑定法（Capstone 法）的好處是基本上是自動的，不會增 加使用者的業務量，但我會建議說要用第三種加一點點第一種的，
（G5：133-145）
「我覺得就是規則要訂好，規則訂好的話，Capstone 法跟主管鑑定 法其實都可以啊，對檔管人員來說當然是希望不要增加我的工作，
用 Capstone 法就好了」（A2：103-195）
另外，部分受訪者也提出混合式的鑑定方法，如 G1 認為應結 合直接鑑定法及主管鑑定法，由承辦人員先行決定，再由主管覆覈，
但受訪者也認為這樣確實具有增加兩個人工作量的缺點。
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「由承辦人加上單位主管，可能由單位主管去覆覈，覺得你這樣分 類 OK，所以其實就會增加兩個人的工作量」（G1：197-198）
檔案管理人員 A1 及 A3 則不約而同的認為，應結合 Capstone 鑑定法及主管鑑定法，因電子郵件數量過多，應以 Capstone 鑑定法 篩選應保存之電子郵件後，再由單位主管覆覈。
「至少第一部份就要利用第三種鑑定法（Capstone 鑑定法）去篩，
針對某些性質的、重大項目的，先做初步的篩選，針對永久檔案啦。
篩完之後，再用主管鑑定法，因為主管應該自己看過，這主要還是 要回到數量，因為這數量實在太多，如果要保存永久檔案，一定要 做一個篩選，所以應該先自動篩選再用主管鑑定法。」 （A1：271-275）
「比如說我是科員嘛！那我寄出去的電子郵件都是保存兩年，基本 上都這樣，可是如果是較重要的，比如說像剛剛那個案例我寄給智 傑的信很重要，我的主管知道他就把這個調成十年…這兩個一起交 互用」（A3：307-309）