第二章 文獻回顧
第一節 電子化政府與電子郵件在政府部門的應用
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第二章 文獻回顧
第一節 電子化政府與電子郵件在政府部門的應用
一、電子化政府
隨著電子網路時代的來臨，世界各國政府也順應這波趨勢，逐漸朝向電子 化政府的目標前進，根據我國國家發展委員會官網的介紹，我國在民國 87 年 起即開始推動第一階段的電子化政府中程推動計畫，迄民國 106 年已經完成了 四階段的電子化政府推動計畫，如今正朝向第五階段「服務型智慧政府推動計 畫」的目標發展 (國家發展委員會, 2018)，除了利用政府入口網站提供超過 12800 多項表單下載，也提供 2300 項線上申辦服務，在政府對內及對外的聯絡 管道上也積極推動公文電子交換及線上簽核系統，節省將近 8 億元的郵資和工 作成本 (簡宏偉, 2012)。而我國的電子化政府成效也在國際上受到認可，日 本早稻田大學在 2016 年做出的「電子化政府評比」即把我國列為全球第十名，
與英國並列 (于國欽, 2016)。又，根據財團法人臺灣網路資訊中心的《2017 年臺灣寬頻網路使用調查報告》，我國有 80.2%的人民在最近半年內上過網，遠 高於世界 2017 年的平均上網人口比例（50%），甚至高於上網人口比例最高的 歐洲地區（76%） (We Are Social, 2017)，可見我國網路之普及。雖目前無 正式統計資料，仍不難想像我國政府機關及職員使用電子網路作為日常公務通 訊媒介的比例。
據中國公共行政學者張成福(2000)的說法，電子化政府是指：「政府有效利 用現代信息和通訊技術，透過不同的信息服務設施（如電話、網絡、公用電腦 站等），在其更方便的時間、地點及方式下，對政府機關、企業、社會組織和公 民提供自動化的信息及其他服務，從而建構一個有回應力、有效率、負責任、
具有更高服務品質的政府。」他認為在電子化政府的建構下，可以達到的積極 價值其中一項即是「提高政府的反應能力和社會回應力」，政府可利用現代通訊
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因特網（Internet）、電子郵件、電子佈告欄等新興的科技方式，與民眾建立一 個迅速、有效的溝通途徑和意見反饋機制，從而實現和擴大公民對政府公務管 理的參與。」 由此可知電子通訊技術在電子化政府中所扮演的關鍵角色。
二、電子郵件
而電子郵件作為一種較早出現的電子通訊服務，在各國電子化政府的發展 中逐漸佔有重要的地位，越來越多國家發現電子信箱作為政府機關及員工間溝 通管道的重要性，電子化政府評比第一名的新加坡很早就注意到了這個現象 (于國欽, 2016)。早在 2005 年 Seow 等（2005）所做的研究即指出，在新加坡 政府中，有 82％的職員認為電子郵件在他們的工作中是相當重要的，每人平均 每日花在管理電子郵件的時間是 2 小時又 10 分鐘，在他們的電子信箱中，平 均有 78％的信件與工作相關，有 15％為與工作無關的個人信件，還有 7％是垃 圾郵件。此 2005 年的研究，即已揭櫫在一個高度電子化的政府中，電子郵件通 訊在政府人員工作當中的重要程度，更遑論網路更為普及的此時。
三、電子郵件相關政策與規範 (1)國外及國際組織
聯合國(United Nations,簡稱 UN)在其「聯合國檔案管理」的政策說 明也提到：「電子郵件在聯合國已經成為一項重要的業務工具，你所接收或 創建的電子郵件訊息可能成為檔案的一部分，因為它們可能提供了聯合國 一些業務往來的證據或資訊。」 (UN, 2007)
英國的蘇格蘭國家檔案館(National Records of Scotland,簡稱 NRS) 也在其「電子郵件管理」政策說明中提到：「電子郵件需要像其他檔案一樣 的被管理，許多政府的業務往來與決策經常是以電子郵件記錄的……」
(NRS, n.d.)
印 度 電 子 與 資 訊 科 技 部 (Department of Electronics and
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Information Technology,簡稱 DEIT)的《印度政府電子郵件管理政策》第 1.1 條即開宗名義道：「政府以電子郵件作為一種主要的通訊方式，通訊包 括在使用者間傳輸的有關印度政府的數據資料，無論是在國內或國外。」
(DEIT, 2014)
美國北卡羅萊納州作為美國最重視電子檔案及電子郵件保存的州之 一，北卡羅萊納州檔案館(State Archives of North Carolina,簡稱 NCA) 在其電子研究政策的政策目的亦闡明：「公務人員依賴電子郵件作為一個 快速且有用的溝通工具以處理政府業務的情況已經大幅增加，員工們經常 使用電子郵件進行日常活動，例如收取或發送報告、政策、官方備忘錄、
通訊信件以及支援各種他們機關中的業務相關程序及匯報等」，而這些電 子郵件既然是為了公務目的而收發，則極有可能包含重要的政府業務訊息，
也因此，該政策目的亦強調：「就像紙本文件一樣，某些的電子郵件亦有行 政、財政、立法、參考或檔案保存價值」 (NCA, 2009)
(2)我國
在我國，電子郵件無疑也是政府行政中的重要工具，電子郵件的規範 經常可見於中央及地方法規中，如《政府資訊公開法》第七條第三項即規 定政府機關之組織、職掌、地址、電話、傳真、網址及電子郵件信箱帳號 應主動公開。
中央部門機關如總統府制訂了《總統府府內網路電子郵件管理要點》； 監察院制訂了《監察院電子郵件管理要點》；消防署制訂制訂了《內政部消 防署電子郵件使用管理要點》。
而地方機關對電子郵件的使用也制訂了相關規範，如《南投縣政府電 子郵件使用作業規定》、《臺南市政府衛生局暨所屬機關使用電子郵件作業 規定》、《基隆市政府網際網路暨電子郵件使用規範》、《宜蘭縣政府員工電
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子郵件信箱使用規範》、《新竹縣政府及所屬機關電子郵件管理要點》等名 稱類似的對內法規命令。
另外，在處理人民與政府關係的行政法規中，亦有許多與電子郵件使 用相關的規定，如：
1. 勞動基準法檢舉案件保密及處理辦法（2017）第 3 條第 2 項即規定：
「前項所定書面，包括電子郵件及傳真。」將電子郵件納入民眾對主管 機關書面檢舉之範圍；
2. 專利電子申請及電子送達實施辦法（2016）第 10 條第 2 項規定：「專 利專責機關依第七條至前條規定通知使用人，應以電子郵件或專利專 責機關提供之其他方式通知之，不另以紙本送達之。」是容許機關在民 眾同意且完成一定認證步驟後，以電子郵件之寄送作為通知的方式，且 視為已送達；
3. 船舶法（2010）70 條第 2 項：「遊艇活動未涉及入出境者，於出海前填 具相關船舶、航行及人員等資訊，向出海港之海岸巡防機關以電子郵 件、傳真或現場等方式報備，其相關表格、程序由海岸巡防機關定之。」
容許人民以電子郵件向主管機關寄送法定應報備之資訊；
4. 應考人申請閱覽試卷辦法（2015）第 7 條第 2、3 項：「經核准閱覽試 卷之應考人，應依試務機關通知之指定期日及閱覽場所進行閱覽試卷。
前項通知得以傳真、簡訊、電子郵件及其他電子文件方式為之。」容許 主管機關以電子郵件作為通知人民之管道；
5. 民眾檢舉違反就業服務法相關規定獎勵金支給要點（2011）第 4 條第 1 項：「檢舉人不論以書面、口頭、電話、傳真或電子郵件等方式提供檢 舉線索，受理檢舉機關應設置專案紀錄，注意檢舉案件之保密，並以密 件彌封加印處理。」；
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6. 高雄巿民眾檢舉違反廢棄物清理法案件獎勵辦法（2014）第 4 條：「民 眾發現違反廢棄物清理法之行為，得以書面、電子郵件或其他適當方 式，敘明具體違規事實，並檢具相關資料，向主管機關檢舉。」； 7. 交通部公路總局處理人民陳情案件要點（2015）第 2 條第 1 項第 1 目
之前半：「人民直接向本局或經由其他機關移辦，以書面、傳真、電子 信箱等方式陳情之案件，本局秘書室（文檔科）於收文後，應以陳情類 別登入公文管理系統，分由各業務主管單位辦理。」；
8. 行政院客家委員會電子信箱處理作業規定（2002）第一條即規定：「為 提升行政院客家委員會各處（室）處理本會主任委員電子信箱郵件之效 能，特訂定本作業規定。」；
9. 金門縣政府暨所屬各機關電子民意信箱陳情案件處理作業要點（2012）
第一條即規定：「金門縣政府為促進所屬各機關學校運用電子民意信箱，
受理民眾以網際網路建議、陳情或申訴案件，處理作業有所準據，特訂 定本要點。」皆是容許民眾以電子郵件的方式寄送陳情或檢舉內容，。
上述各法規命令規定了政府與民眾間得使用電子郵件之方式寄送正 式的申請、檢舉、陳情、通知、回覆等文件，此類法規不一而足，不勝枚 舉，可知電子郵件無論在我國中央或地方政府、面對政府內部或是面對一 般民眾，都已成為極為日常、使用頻繁且不可或缺的文書傳遞工具。
由上述研究、政策文件、法規命令可見，電子郵件作為一種越趨正式 的通訊方式，在電子化程度高的政府中，已成為相當重要的工具，無論是 它被使用的頻率抑或是它所包含的內容，重要性往往已不亞於正式的公文 文書。