第四章 研究成果分析
第二節 公務電子郵件納入管理作業之意見
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第二節 公務電子郵件納入管理作業之意見
一、電子郵件是公務上重要工具
大多受訪者(G1、G5、G6、G7、A1、A3、A4)都表示，電子郵件在 日常工作中是經常用到的工具，幾乎每日都需要查看並使用電子郵 件，A4 表示一天需使用兩次，G5 甚至表示一天會使用三次以上，無 論職位、所屬機關，沒有受訪者否認電子郵件確實是業務上經常使 用的工具，足見我國公務機關在公務上使用電子郵件的廣泛程度以 及重要程度難以忽視。
「還蠻重要的，兩天至少用一次吧，沒有到每天，但至少兩天會用 到一次。我的業務比較常會用到電子郵件，因為我常需要跟外面的 人聯繫」（G1：36-37）
「每天都會有很多電子郵件，我每天都幾乎會固定看三次以上，很 多的事情都需要用電子郵件，而且很多事情是有時間限制的，如果 沒有看，那邊就會打電話過來，催說時間到了要交了，所以每天我 們都要看電子郵件。」（G5：22-24）
「天天都會開，因為現在上級長官在交辦事項的時候，或者一些要 公告周之的事項，他們會用電子郵件傳給我們，」（G6 30-31）
「算是蠻重要的，每天都要開，里長寄信來也是用電子郵件。」（G7：
25）
「我同事如果請假一天，他的電子信箱大概就會爆炸了…如果我一 天沒來，大概會有十封左右，如果是業務繁忙的人，一天沒來可能 就二三十封的信要收，所以我覺得電子郵件還是很常使用的東西。」
（A1：39-42）
「對啊，上班每天都要開，每天都收大概十封以上。」（A3：28）
「我會每天開啊！我大概上午開一次、下午開一次。」（A4：190）
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二、電子郵件目前仍無法被其他工具取代
如前述整理，現今在公務機關中，除了電子郵件以外，公務人 員之間仍有其他訊息傳遞的工具，如即時通訊軟體或各部門自身的 訊息系統等，這些工具的功能與電子郵件的功能多有重疊，然而部 分受訪者仍認為電子郵件在現階段仍不可能被其他工具完全取代，
受訪者 G1 就認為，雖然可取代電子郵件的工具越來越多，但電子 郵件因為其基本簡單而不見得會被取代。
「（您有感覺到電子郵件在你工作上有逐漸被取代嗎？）
目前是沒有啦，因為我自己是比較少接觸一些電子的東西，但我覺 得，可以取代的東西似乎有越來越多一點，但是很多東西其實越基 本越好用，不見得會被取代。」（G1：242-245）
受訪者 G5 一方面認為在即時通訊軟體的廣泛使用下，電子郵 件並非不可被取代，但一方面又承認電子郵件有其不可取代之處，
例如需與機關間的通訊仍需使用電子郵件。
「現在的通訊軟體的即時性已經比電子郵件好太多了，他可以在 Line 上直接去貼直接去傳，還可以一對多，電子郵件已經沒有以前 那麼不可取代…現在電子郵件確實還是有一部份不可替代的地方，
例如需廣為周之的訊息或者公務機關之間溝通這種，仍是不可替代 的，畢竟它在電腦上比較容易操作」（G5：70-80）
具檔案管理人員身份的受訪者也多認為電子郵件現階段不會 被取代，受訪者 A2 更是認為因為節省紙張、滿足時效性、在公務機 關內較容易查找使用者電子郵件地址的原因，電子郵件尚難被取代。
「不會，未來我不知道，但現階段看來不會。」（A1：172）
「它被利用的廣泛程度還是很大，有些東西用電子郵件傳遞，就不 用印下來浪費紙，電腦上看過寄起來就好了，另外，因為電子郵件 可以滿足時效性，電話有時找不到人，電子郵件是可以滿足暫時需
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（G2：49-52）
「我覺得不需要，因為公文管理感覺是另外一件事情，因為我們公
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175-180）
受訪者 A1 也承認，公務電子郵件也是公務產出的一環，於理 應受管理及保存，但因為現今尚未有適宜的流程規定，無法立即實
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「這畢竟是一個公務產出的過程，確實有其必要性存在…電子郵件 因為它現在還沒有做過的東西，所以要從頭去設計一個符合的流程，
那個陣痛期應該會有點長。」（A1：285-289）
受訪者 A2 及 A4 則持反對意見，受訪者 A2 認為「你怎麼樣看 待它，你就會怎麼樣去寫它」，電子郵件本是非正式的溝通工具，如 果納入檔案管理程序，將使公務人員開始將電子郵件視為正式文書，
此可能改變使用者的使用習慣，則公務人員使用電子郵件猶如在撰 寫公文，即喪失使用電子郵件之本意；如未改變使用者之習慣，則 公務電子郵件之內容品質仍然低落，無典藏價值，因此並無納入檔 案管理程序之必要。
「電子郵件的內容太五花八門了。大家怎麼用電子郵件也是五花八 門的，你怎麼樣看待它，你就會怎麼樣去寫它，若你覺得是要去處 理一些瑣碎的事情，你可能冗言贅字一堆， 公文的話，長官會改，
電子郵件的話，寄出去就是寄出去了長官也沒辦法改， 如果內容 品質很低落的話，你要去典藏也沒什麼意義。」（A2：100-104）
受訪者 A4 則認為，目前的公務電子郵件大多不含重要、需保 存的內容，其估計僅有 5%的電子郵件有需要保存的重要訊息，為了 這 5%需保存的電子郵件而將其它 95%的郵件一齊納入檔案管理程序，
成本上並不值得，5%需保存的電子郵件可以以現行制度下，將電子 郵件列印出來歸檔的方式保存即可，因此沒有將公務電子郵件納入 電子檔案管理作業程序之必要。
「目前看起來是沒有必要…尤其是以目前的狀況來看，如果說以一 百件郵件來看的話，可能不到 5%是需要被保存的，這樣子如果以 全部的公務信件轉成電子檔案的話那負擔太大了。」（A4：204-207）
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四、公務電子郵件納入檔案管理程序將造成部分公務員抗拒但不強烈 部分受訪者認為，將公務電子郵件納入檔案管理程序將會造成 自己或同事的抗拒心理，一般行政人員中，G1、G4 就認為此政策會 業務及工作量、影響工作效率，G7 則表示其同事也認為此舉沒有意 義，需要者自行保存即可。
「一定會的啊…人性就是這樣，會覺得我又要多管一個東西了，那 就是增加我的業務。」（G1：150-153）
「我自己會覺得，我會需要多花一些時間，不只是熟悉而已，我可 能還要去跟長官討論，這個東西到底要不要歸檔…會用電子郵件基 本上都還是很急的事情，已經有時效問題了，還要再去考量這些要 歸不歸的問題…那就會抗拒啦。」（G4：133-139）
「因為我現在要保存，就只需要印下來，但我在想假設真的要施行，
會不會以後操作上要花比我現在還要多的時間，如果要的話，對公 務人員來講就會是個阻力」（G4：202-204）
「還是會有些人不願意吧，我同事他就會覺得沒有必要，他覺得為 什麼要納入管理，我們自己用就好，不然我們以後要調什麼都要去 檔案室」（G7：84-85）
然而即使部分受訪者如 G1、G3、G8 表示會有抗拒心理，仍認為 若政府仍要施行，作為公務員仍會奉命行事，不會將抗拒心理反映 在工作上，也就是即使不認同或不喜歡該政策，也不會有強烈的抗 拒行為。
「如果上面交代下來，要辦就還是得要辦啊。這也是很無奈啦…因 為如果長官決定要做，那就是得做，你也只能罵而已，但還是要做。」
（G1：201-206）
「沒有啦，公務員沒有什麼爽不爽的問題，只有聽命行事。」（G3：
129）
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「我是檔案人員啊…這樣子我們後端會吃不消…因為我們光是平 常的例行性公務：比如說像點收、編目、整理公文，只有這三樣而 已，我們每個月就已經在跟時間賽跑了…我們基本上已經是喘不過 氣的狀態，如果繼續再加那份業務下去的話…檔案管理人員大概會 先倒喔！…大部分的檔案室大概都是兩個人。」（A4：253-260）
另外，受訪者 A1、A2 也認為公務電子郵件納入檔案保存程 序會使公務員產生隱私受監視之感，A1 更進一步認為承辦人員除了 心裡感到抗拒，也會直接改變使用電子郵件的行為，A4 也認為此舉 會使公務員改變對電子郵件的定位，喪失行政彈性。
「這樣以後寫電子郵件不就會有一種文字獄的感覺嗎哈哈，就是你 寫什麼東西都要思考過，因為比如說以公文檔案來看，因為他是會 被留存的東西，所以他們在寫的時候都會很仔細很小心，但電子郵 件如果也變成納管的對象，他們在日常業務上的使用就沒有那麼自 由了，現在我覺得他們常用是因為都是一些日常慣例的工作，但如 果現在連過程的產生都要被紀錄，好像就有種被監聽的感覺，好像 就有種困擾的感覺」（A1：205-210）
「我覺得還是會有些抗拒，畢竟那有點隱私，每個電子郵件帳號都 是獨一無二的嘛，如果是公文，大家都會看嘛，你看、我看、長官 也看，沒什麼了不起，電子郵件的話就算你寫的都是公務的事情，
你可能還是會覺得怪怪的，這是屬於我的東西啊，我為什麼還要給 人家看，還要被人家管理成這樣，就會覺得有點奇怪」 （A2：120-124）
「我是承辦人員的話，我也會抗拒啊！因為我會覺得說這樣子會造 成我...因為變成說我每一件電子郵件來我都要當成公文去看待的 話，我每天都要跟時間賽跑，我會變成說我沒有自己做事情的彈性」
（A4：264-266）
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（一） 使用者習慣需改變
前述訪談結果有提到，部分使用者使用電子信箱時仍有公私混 用的習慣，受訪者 G1 即認為在公務電子郵件納入檔案管理程序後，
勢必需要杜絕公私混用的情形，但每個人的使用習慣不盡相同，部 分使用者仍有公私混用的習慣。
「因為每個人使用公務郵件的情況可能不太一樣，或者像你之前提 到的公跟私會混在一起，那是不是會要一個強制性的規定？那可能 需要宣導，而且要寫得很細，就是有些東西需要規範出來。」（G1：
「因為每個人使用公務郵件的情況可能不太一樣，或者像你之前提 到的公跟私會混在一起，那是不是會要一個強制性的規定？那可能 需要宣導，而且要寫得很細，就是有些東西需要規範出來。」（G1：