第二章 文獻回顧
第四節 相關研究
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第四節 相關研究
目前國內探討公務電子郵件保存之研究尚少，但在 2011 年，林巧 敏、鄭伊廷（2011）提出《機關電子郵件管理議題與因應措施初探》一 文，探討公務電子郵件保存的必要性，以及收錄範圍、作業程序、備份 系統及管理電子郵件應注意事項等的議題。 (林巧敏 、鄭伊廷, 2011)
該研究指出，我國機關內電子郵件管理及使用上普遍存在著一些問 題，包括：
一、 內容被不當轉發，缺乏保護；
二、 公私不分，使用者以公務信箱傳送私人郵件；
三、 公務員依自己習慣判斷郵件保存價值，且未妥善處理；
四、 缺乏文件生命週期管理的概念，留存無價值之信件；
五、 垃圾郵件、廣告郵件氾濫，夾帶病毒可能造成機關系統傷害。
為了將電子郵件納入機關電子文件保存體系，該研究指出政府及法 規關注三項核心議題：
一、 定義電子郵件收錄範圍；
二、 制訂郵件管理程序與規範；
三、 建置公務電子郵件管理系統。
該文參酌美國、加拿大、中國大陸等國之政府及大學機關對電子郵 件相關管理政策，整理出公務電子郵件管理系統建置原則應包含下列面 相：
一、 鑑定與歸檔：尚包括鑑定責任之歸屬、鑑定內容（真實性、
完整性、有效性鑑定）、歸檔範圍、歸檔要求等面向；
二、 分類與組織；
三、 清理與銷毀；
四、 調閱與使用。
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該研究認為隨著機關電子化的腳步，電子郵件的保存與管理在我國 勢必逐漸體現迫切性，建議調查政府機關目前對電子郵件的管理現況與 問題並以問卷調查與訪談的方式了解各政府機關對於電子郵件管理的 需求與因應現況，以利政府制訂相關政策、法規及系統。該研究雖未實 施任何調查，仍為我國的電子郵件管理研究開創先河，並參酌先進國家 之公務電子郵件管理制度，對我國政策制訂、系統設計、調查方式應注 意之面向提出建議。 (林巧敏、鄭伊廷, 2011)
隔年何祖鳳、許芳銘與吳怡菱（2012）等學者發表《以電子檔案管 理之觀點探討電子郵件保存》，整理了美國明尼蘇達州檔案館、英國國家 檔案館、加拿大國家圖書館暨檔案館等機構的電子郵件檔案保存政策中 的五個面向：電子郵件保存目的、電子郵件保存範圍、電子郵件管理政 策、相關人員權責、員工訓練
根據這三個國外機構的政策整理，該研究亦依據此五個面向提出我 國制訂電子郵件保存政策的建議：
一、 保存目的：因機關人員在使用電子郵件的過程中會產生具有證明性、
歷史性的價值，應加以保存以免流失珍貴檔案資料。
二、 保存範圍：包括機關人員在處理公務時產生、接收與公務相關的電 子郵件、非屬私人性質之電子郵件、機關為處理特定公務所提供信 箱中之電子郵件等。
三、 管理政策：分為兩階段：
（一） 蒐集階段：先由承辦人員判斷該電子郵件是否與公務相關，如相 關，該承辦人員則需判斷其保存價值，有保存價值者，尚需判斷該 郵件是否與其他郵件有關連，如有關連，則應併案處理，設立相同 之保存年限，若無關連，則獨立設立保存年限。
（二） 保存階段：包括電子郵件歸檔時應登載之事項，包括文（編）號、
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主旨或事由、承辦單位及人員、媒體類型及數量、附件媒體類型及 數量、附件抽存續辦者，其名稱及應辦畢日期等。如以案件或案卷 層級歸檔者，則參照《機關檔案編目規範》辦理。
四、 相關人員權責：分為業務承辦人員、檔案管理人員、資訊人員等三 類人員。業務承辦人員的職責主要在遵照法令規範將公務電子郵件 視為機關檔案進行處理、匯入檔案系統、填列分類號及保存年限等；
檔案管理人原則主要負責制訂電子郵件保存規則及命名規則、著錄 詮釋資料、更正錯誤分類號等；資訊人員則負責電子系統之建置與 維護等。
五、 員工訓練：包括避免以公務帳號寄送私人郵件、注意文法拼字、以 加密方式處理機密或敏感資料、刪除無用電子郵件、遵循隱私權及 著作權法令、完整保存電子郵件內容等。
該研究亦邀請網擎資訊軟體股份有限公司製作了一套適用於我國 公文體系的電子郵件管理的系統雛形實際操作，在針對我國所制訂的電 子郵件保存管理政策上提供了實務上的建議，實屬可貴。 (何祖鳳、許 芳銘、吳怡菱, 2012)
該研究提出的電子郵件管理建議頗為清晰，適合我國政策制訂時作 為大綱之參考，不過其中提出的管理政策建議上相當注重案件承辦人員 的判斷能力，包括判斷該郵件是否具公務性、是否具保存價值、是否與 其他郵件具關連性，甚至將設定保存年限之權力都賦予在承辦人員身上，
此種制度仍非常仰仗良好的人員訓練並依賴員工自身的勤勞與良知，此 外該研究未有提供更詳細的判斷標準建議。