第二章 文獻回顧
第二節 國外電子郵件管理政策
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第二節 國外電子郵件管理政策
相較於我國，許多先進國家及地區因社會與立法者普遍重視資訊開放、
政府透明化的概念，較早開始發展電子郵件管理政策，同時也較早開始重 視將公務電子郵件以檔案的角度來管理及儲存，這些國家紛紛將其電子郵 件管理政策以法規、備忘錄、指導手冊等政策文件來呈現，足以做為我國 實施相關政策的借鑑與參考。
一、 澳洲聯邦政府
依據澳洲 針對聯邦檔案保護及使用所 制訂的《1983 年檔案法》
（Archives Act 1983），澳洲聯邦政府對檔案的定義為：
任何文件、任何物質，無論其格式（包括任何電子格式），現在或曾經因為 以下原因而被持有：
（a） 該文件包含或可被獲取的資訊或內容；
（b） 該文件與任何事件、人物、環境、事物的聯繫。
由上述定義可知電子格式的文件只要包含聯邦檔案的要素，亦被澳洲 政府視為聯邦檔案的一部分，需要納入聯邦檔案的作業程序當中。
另外，根據《1982 年資訊自由法》（Freedom of Information Act 1982），聯邦政府有義務供公民獲取涉及公眾事務、政府決策等事務的聯邦 政府檔案。
2011 年，澳洲國家檔案館（National Archives of Australia, NAA）
制訂了《數位過渡政策》（Digital Transition Policy），明確要求了聯邦 政府的各機構，無論是投資部門、法定部門或非法定部門、聯邦政府當局、
聯邦政府企業等聯邦機關，皆需降低紙本檔案的產生，並管理其部門內部
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的電子檔案，國家檔案館也被賦予和各機關協商並提供數位連續體政策的 指導的義務。 (NAA, 2011)
本於上述法律之要求，澳洲聯邦政府人員有義務管理他們所接收到的 有關澳洲聯邦政府業務的電子郵件。澳洲國家檔案館即在其官方網站發佈 了說明聯邦政府員工應如何管理電子郵件的指導手冊，根據該手冊，員工 需初步判定其所收發的電子郵件是否為應保存之檔案，判定需要保存的電 子郵件的原則為：
1. 這封郵件是否是在我的工作中傳送或接收的？
2. 這封郵件是否與我正在涉及的計畫有關？
3. 這封郵件是否批准了某項行動？
4. 這封郵件是否給某項決定提供了建議、指導或者記錄 如以上的問題有任一個回答為「是」，則應該存入系統並妥善管理。
而不需放入系統的郵件可能包括：
1. 僅供參考的訊息；
2. 瑣碎的資訊如會議提醒、房間預定訊息等；
3. 已經存放於管理系統的資訊；
4. 僅供參考的文件副本；
5. 給員工的一般通知；
6. 個人或社交性的訊息。
各聯邦部門應制訂一套《一般行政慣例》（Normal Administrative Practice,NAP），規定哪些檔案是低價值或價值短暫而可以被銷毀的，如果 根據 NAP 屬於無法銷毀的電子郵件，除非由部門的資訊檔案主管刪除或經 由他的許可，才得以刪除。然而根據《1983 年檔案法》的規定，除非國家 檔案館允許，各部門不得刪除尚有用處或有價值的檔案。而國家檔案館也
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會依據「檔案權限」（Records authorities。按：即一般所稱的「檔案保 存年限表」）來決定需要將這些檔案保存多久。 (NAA, n.d.a)
至 於 電 子 郵 件 應 儲 存 的 系 統 ， 根 據 《 數 位 過 渡 政 策 》（ Digital Transition Policy），必須將電子資訊以電子格式儲存，各部門可建置「電 子文件與檔案管理系統」（electronic document and records management system, EDRMS)來儲存電子檔案。但如果該部門沒有這種系統，至少也要 用雲端硬碟系統來存放這些郵件，使其他員工可以使用，但這樣的系統容 易使檔案在沒有被授權的情況下被刪除，因此只是暫時性的解決方案。
(NAA, 2011)
根據《1983 年檔案法》（Archives Act 1983），檔案必須在失去原有 的行政價值後、或者檔案產生的十五年內，轉移到國家檔案館。
然而根據澳洲國家檔案館發佈的《轉移至檔案館》（Transferring to the Archives）一文的說明，目前數位檔案的轉移方式，乃經檔案館與機 關協商後，以隨身碟或者硬碟做為載體，將檔案從機關儲存媒體複製出來，
再將載體送至國家檔案館，尚未實現線上轉移。 (NAA, n.d.b)
二、 英國政府
英國在 1838 年即已制訂了《公共檔案法》(Public Records Act)，
其立法目的為「安全的保存公共檔案」，但當時的檔案僅包含了「法律文 件」，檔案保護的工作由非部長級部門的掌卷法官（Master of Rolls）所 維護，同時成立了公共檔案辦公室（Public Record Office），到了 1840 年代，因為公共檔案辦公室與財政部（Treasury）的支持，政府部門的文 件也開始受到保護與重視，但始終沒有一個正式的規定要求政府部門需要 保存他們的文件並提供給公眾檢視。
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直到 1958 年修正了檔案法，將管理公共檔案的責任轉移到大法官
（Lord High Chancellor）身上，並將日常管理的任務的責任放在公共檔 案辦公室首長的身上。同時規定了公眾有權利在檔案生成的至多 50 年後 瀏覽該檔案，這些公共檔案必須轉移到公共檔案辦公室或大法官所指定的 地方。而 50 年的規定也在隨後 1967 年的修正中被調降到 30 年。
2005 年，新制訂的《資訊自由法》(Freedom of Information Act)取 代了《公共檔案法》，成為公眾瀏覽公共檔案的法源。在 2010 年的《2010 年憲法改革與治理法案》（Constitutional Reform and Governance Act 2010）中，《公共檔案法》與《資訊自由法》中的「30 年原則」再次被調 降，成為 20 年。 (The National Archives, n.d.a)
依據上述法案，以及《公務員守則》（Civil Service Code）的要求，
所有公務機關人員必須管理自己所涉及的檔案，包括電子郵件在內，並確 保它的準確性。
根據英國國家檔案館(The National Archives,TNA)的介紹，各機關 必須：(TNA, n.d.b)
1. 定義清楚哪些電子郵件必須被保存為具有業務價值或歷史價 值的檔案；
2. 經常向使用者簡潔的介紹哪些電子郵件需要被保存；
3. 將相關的電子資訊保存在共享的資訊管理系統中。
英國國家檔案館並沒有要求各機關制訂一個獨立的電子郵件管理政策，
電子郵件應直接以更宏觀的資訊管理政策囊括。如果機構有必要制訂電子 檔案管理政策，也仍應本於原有的資訊管理政策。
TNA 強調各機關應該去了解：(TNA,n.d.b) 1. 員工是否了解部門的電子資訊管理政策？
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2. 員工是否了解他們管理具有業務價值的電子郵件的義務？
3. 員工是否知道如何使用管理電子郵件的系統？
4. 儲存和管理電子郵件的系統是否正常運作？
5. 程序是否符合用戶和業務的需要？
另外，TNA 並沒有規定要用何種格式保存電子郵件，僅要求保存機關 需要確保(TNA, n.d.b)：
1. 任何人皆可以在沒有特殊的應用程式下開啟；
2. 對任何人都可以呈現可讀的完整內容；
3. 對任何人都可以呈現所有的附加檔案；
4. 可以被任何人使用（如轉發、回覆）。
依據中國學者張兵（2012）之研究，英國目前檔案鑑定政策採二次鑑 定程序，檔案在形成後，依據「共通性文書清理時程表」（General Record Schedules）或「部門性文書清理時程」（Departmental Record Schedules）
予以分類並給定保存年限，並在文書不再為現行檔案後的 5 年由該機關的 業務承辦人員進行第一次檔案鑑定，決定是否銷燬，或者在保存一定時間 後銷燬；在文書不再為現行檔案的 25 年後由該機關業務人員同國家檔案 館人員進行第二次鑑定並徵詢外部使用者的意見，判定是否仍有歷史價值 (張兵, 2012)。
然而根據英國國家檔案館網頁之介紹，大多數的檔案都會在 15 年內 被轉移到國家檔案館或其他指定的儲存場所存放。 (TNA, n.d.c)
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三、 香港特別行政區政府
中華人民共和國香港特別行政區在英國殖民時期即開始了檔案管理 的工作，1972 年即成立「歷史檔案處」以收存政府檔案、1989 年成立「政 府檔案局」作為檔案主管機關，1997 年香港主權移交給中華人民共和國 之後，「政府檔案局」更名為「政府檔案處」。（朱福強,2016）
儘管檔案管理的發展較早，香港至今尚未訂定「檔案法」或「資訊自 由法」等法律來規範公務檔案的保存，至今香港的檔案管理是依據特區政 府所頒佈的不具法律地位的「行政指引」來進行，然而，香港在電子郵件 的保存和管理上的發展甚至較歐美國家還要早。
2001 年，香港政府檔案處即發佈了《管理電子郵件的指引》（2001）， 提到：「因公務而開立或接收，並保留作為有關公務憑證的電郵，便是檔案。
電郵檔案同樣受到一切適用於其他檔案的法則所規管。」該指引除聲明電 子郵件為政府檔案之一部分，也詳細規定公務電子郵件的處理、撰寫、辨 識、歸檔等，2017 年 12 月，香港政府檔案處發佈了《管理電子訊息的指 引》（2017），對政府產生的電子檔案做出定義及管理指導，該指引強調：
「在公事過程中開立或接收，並保留作為憑證的電子訊息 （包括電郵及於 短訊服務或其他即時通訊服務（如 WhatsApp、 微信和 Facebook 等）所開 立的電子訊息，均為檔案。」由此可見公務電子郵件在香港特區政府已經 確認為檔案的一部份。
在《管理電子郵件的指引》（2001）中，對於公務電子郵件的隱私及所 有權問題做出聲明，雖然政府容許政府人員寄發私人郵件，但不保證這些 私人信件的隱私，政府可以為了維修、防範濫用及非法行為等目的查閱公 務電子信箱中的所有郵件，不過僅限獲得授權的人士才能進行，而「公務 電子郵件」則被聲明為政府財產的一部份，公務員倘若以公務信箱接收私 人電子郵件必須「儘速」刪除或移出。
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該指引的內文對於如何辨別電子郵件檔案僅有一條非常簡單的原則：
「如載有相同資料的紙張文件會歸檔的話，負責人員便應將該電郵視作檔 案處理」，而在指引的附錄中，有列舉應視為檔案的典型案例如下：
1. 有關制訂和執行政策及運作程序的通訊；
2. 為採取行動而做出的承擔、決定或批准；
3. 涉及開展、商議、授權或完成業務交易的文件；
3. 涉及開展、商議、授權或完成業務交易的文件；