加拿大國家圖書與檔案館檢索系統

一、系統沿革與收錄資料範圍

加拿大國家圖書暨檔案館(Library and Archive Canada，LAC，

http://www.collectionscanada.gc.ca/)¹收錄加拿大 130 年歷史，

將近 2 千萬種圖書、期刊、報紙、微捲、文本與政府出版品，其中包 含 241,418 公尺的政府及私人文字紀錄，3 百件建築圖、地圖與企畫 書等。LAC 同時也保存 2 千 8 百萬張照片、40 萬件錄音資料、15 萬 件影音資料、9 萬件電影膠捲標題；同時擁有 42 萬 5 千件藝術品，

其中包含油畫、素描、水彩畫、版畫、紀念章、漫畫、海報，以及 54 萬 7 千件音樂項目。LAC 擁有的館藏資源，除了透過法定歸檔的政 府文件外，也透過購買與捐贈等方式增加館藏。

由於 LAC 身兼圖書館與檔案館二職，目前館內提供三種檢索介 面：Library Search、Archive Search、Ancestor Search，同時也 提供三種資源整合查詢系統。此外，使用者也能選擇以檔案類型瀏

1 加拿大國家圖書暨檔案館(LAC)於 2004 年 4 月由加拿大國家檔案館(National Archives of Canada)和加拿大國家圖書館(National Library of Canada)合併組成

覽。本文主要以檔案檢索工具 Archive Search 為對象介紹，其檔案 檢索系統提供下述五種資源查詢：

 一般館藏(General Inventory)

 加拿大政府文件(Government of Canada Files)

 梅蒂人手稿(Métis Scrip)

 一次大戰戰爭日誌(War Diaries of the First World War)

 首相全宗(Prime Ministers' Fonds)

使用者能夠透過檔案檢索系統查檢以上五種資源，但部分無法 透過檔案檢索系統使用的檔案資源，可以使用＂databases＂介面，

該功能是將部分資源依照主題形式分類，提供使用者按主題參閱線 上展覽資料。(LAC，2012，State of Holdings: The condition of Analogue Holdings at Library and Archives Canada)

二、系統功能概述

（一）檢索方式

檔案檢索可分為簡易(basic)與進階(advanced)兩種方式，在基 本檢索中，使用者可輸入任何關鍵字彙、選擇資料類型、檔案層級、

是否有提供線上取用以及每頁讀取數量等；資料類型廣泛提供館內典 藏的建築圖類、藝術、影片與影音、地圖與製圖工具、照片、郵件與 明信片、聲音紀錄與文本記錄；檔案層級可以從最上層的全宗、案卷、

案件，甚至以登錄號(accession)作為檢索條件。簡易檢索亦可使用 布林邏輯進行多字彙檢索，使用者須自行鍵入需要的檢索組合。

圖 4.25 簡易檢索

進階檢索中，系統提供彈性的檢索框架，使用者可以自由輸入三 個以內的關鍵字彙，並可限定這些字彙的欄位，譬如 Title keyword、

Name Keyword、Archival Number、Accession Number、Microfilm reel number、Finding aid Number、Volume/Box Number、File Number、

Item Number、MIKAN Number，並主動提供布林邏輯，讓使用者能自 由選擇 AND、OR、NOT 組合檢索策略；此外，除了提供簡易檢索亦有 資料類型與檔案層級篩選，或是根據有否線上全文瀏覽與每頁筆數設 定外，也提供日期的起迄選擇與政府文書和私人文書的篩選。

圖 4.26 進階檢索

（二）檢索詞彙提示

在簡易與進階檢索系統，使用者輸入關鍵字彙於檢索框中，並未 提供自動提示關聯字彙的輔助功能，但在簡易與進階檢索中皆提供布 林邏輯，方便使用者自行決定檢索策略；另一方面，簡易與進階檢索 系統皆提供錯誤提示功能，使用者輸入錯誤字彙，系統會於結果顯示 中提示是否為某個字彙，並且在下方附註建議，提醒使用者檢索結果 零的可能性可能為某些原因，並提供解決方法。

圖 4.27 錯誤提醒

（三）查詢結果排序

檢索系統提供四種結果排序選擇：相關性(Relevance)、標題 (Title)、日期(Date)、人名(Name)，每一種選擇都可依據順向或逆 向排列，例如日期(Date)，使用者可自行決定以時間遠近；系統排序 是預設為根據相關性(Relevance)排序，使用者可以根據自己需求調 整排序。

圖 4.28 結果排序

（四）查詢結果顯示

結果查詢顯示頁面，系統提供基本案名、時間、檔案層級、檔號 等簡易目錄，並未另有詳目提供使用者；在結果顯示中，使用者可以 利用另外提供的檢索結果重新定義功能，系統可提供按資料類型 (type of material) 、 資 料 來 源 (found in) 、 是 否 為 線 上 資 料 (online)、層級分類(hierarchical level)、時間(date)等屬性，進 一步重新篩選結果。

單筆結果內容，系統提供 title、arrangement structure、

Series、Date、Place of creation、extent、language of material、

scope and content、condition of access、source、Mikan no.等 檔案資訊內容，較特別的是提供檔案的內容與範圍，介紹此份檔案包 含的資料類型，上下層級的關係，以及檔案的背後歷史簡介等，使用 者也能透過 arrangement structure 了解清晰的層級架構，協助使用 者能透過網路資訊得到詳細的資料，方便日後的取用。此外，全宗層 級的詳細內容中，除了上述所提到資料範圍外，另提供 terms of use、

finding aids 、 creator/provenance 、 biography/administrative history、additional information、subject heading、other system control no.，使用者可以在此找到更完整的取用資訊，舉凡查檢工 具、取用說明、全宗背景等。

圖 4.29 結果篩選與目錄結果

圖 4.30 詳細內容

後分類

（五）層級瀏覽功能

檢 索 結 果 中 ， 系 統 提 供 層 級 瀏 覽 功 能 ， ＂arrangement structure＂，使用者點選後，系統提供簡易的組織圖協助使用者了 解該檔案的上下層級關係，同時可以參閱同一層級的橫向檔案資料，

協助使用者利用；此外，使用者可以利用＂series part of ＂連結 至上一層級，以宏觀的角度來找到更多有用的資料，而在＂scope and content＂中，使用者可以簡單明瞭地以文字認識檔案的性質與產生 過程，理解更加深入的背景資訊並與其他相關檔案的連結關係。

圖 4.31 層級瀏覽(一)

圖 4.32 層級瀏覽(二)

層級架構

（六）應用限制處理

在檢索結果中，使用者可以透過一旁的篩選屬性，選擇已有數位 化的檔案瀏覽，點入詳細內容後，系統提供開放的影像畫面提供使用 者取用，並可以右鍵自由下載；另一方面，未提供線上取用的檔案資 料，每一筆結果顯示內容提供＂copies and reproductions＂連結，

使用者可透過連結了解應用限制與取用方法，閱讀完畢後，使用者可 連結至申請畫面，自行填寫欲申請檔案種類表格，填寫完畢後，將會 自動加入使用者的資料暫存區，再一併填寫使用者的身分資料，向 LAC 提出申請表單，LAC 將會根據使用者提供的資訊與要求，提供服 務給使用者。目前提供到館取件與寄送服務，並根據服務不同要求收 取不同的費用。

圖 4.33 數位化檔案

提供影像瀏覽

圖 4.34 應用限制說明

圖 4.35 申請表格(一)

圖 4.36 申請表格(二)

（七）全文提供程度

目前 LAC 僅提供部分館藏數位化，使用者在檢索資料時，可透過 過濾功能選取已數位化檔案之取用，除此之外，另整理許多已數位化 的館藏資源，此處的資料範圍集合檔案與圖書兩方面資源的整合，並 以各種主題形式整理，使用者可根據主題瀏覽，或是字母索引使用這 些已數位化的館藏資料。

而尚未數位化的檔案，使用者必須透過線上申請，提出表格後依 服務付費，方可取用資料，使用者每 24 小時內有限制僅可申請 100 份複製品，每一頁的普通價格為加拿大幣 4 元，為了避免使用者因不 了解檔案性質而申請不符合使用需求的資料，LAC 建議使用者可利 用＂freelance researcher＂的功能，透過專業的人士來協助過濾並 協尋到需要的資料。

圖 4.37 Freelance Research

（八）線上輔助說明

LAC 檢索畫面將＂search help＂與＂ask us a question＂常置 在左半邊，使用者進行任何檢索行為時，左部分的選項將固定於畫面 中；而在檢索結果內，＂search help＂也常置於畫面上方，使用者 一進入結果內容，即可發現並方便使用。在＂search help＂中，提 供使用者如何開始進行檢索行為，並根據 LAC 所提供的三種檢索系統 依序進行每個系統的分析比較。

除此之外，每一項全宗層級結果中，都會提供查檢工具(finding aids)的連結，提供電子文件版的查檢工具，若使用者有需求，也能 從此處尋求協助。

圖 4.38 查檢工具

圖 4.39 檢索協助