檔案資訊系統使用調查

前述釋義說明檔案資料經過選擇、徵集與概念分析後，藉由特定 的詞彙轉換，將足以代表原始檔案文獻的簡要訊息，轉化為書目紀 錄，而建置成為檔案資訊系統。檔案資訊系統檢索功能的良莠，深刻 影響使用者對於系統效能認知與觀感，為了提高使用者對於檢索結果 的滿意程度，需要瞭解使用者檢索行為並據以加強系統功能改善。因 此，對於資訊檢索行為之研究，探討重點多半關注使用者在檢索線上 系統時，檢索過程的障礙與問題，以便瞭解使用者和資訊檢索系統之 間的互動關係。

過去對於檔案資訊系統之使用研究，較偏向採使用意見調查方 式，分析使用者常用之檢索系統、檢索點與檢索詞彙等面向，提供檢 索系統功能及畫面欄位設計之參考。1977 年 Michael E. Stevens 首 先對威斯康辛州 123 位擁有博士學位的歷史學者進行問卷調查發 現，正式的檔案檢索工具只有「國家聯合手稿目錄」（NUCMC）是比較 常用的系統，而在查詢檔案資料時，這些學者最常使用人名與主題查 詢，但仍以專指性較高的人名查詢為主。（Stevens,1977,pp.64-74）

Jone Garmendia 則以英國公文書館（The Public Record Office）

檔案目錄檢索系統（Public Record Office Catalogue，PROCAT）進 行研究，利用系統查詢過程記錄與線上意見箱，分析系統使用對象、

經常被使用的館藏與使用者問題，結果發現系統改用 WEB 介面後，大 幅提昇了系統的使用率，增加將近六成的新使用者，檢索主題以政治 史料為最多（21﹪），並歸納出最常被檢索的文件系列（record series）排行榜，作為館藏發展之參考；研究結果針對系統設計、資 料內容與使用者檢索策略等三方面提出建議，最終根據使用者意見建 議目錄題名與範圍註應該更清楚，並希望系統增加切截與相關案卷連 結的功能。（Garmendia,2002,pp.52-53）

B. Altman 與 J.R. Nemmers 由簡稱 POLARIS（Pepper Online Archival Retrieval and Information System）的檔案資訊檢索系 統抽樣使用者，進行問卷調查與焦點團體討論，瞭解使用者對於檢索 系統的滿意度，多數使用者均同意線上系統比傳統檢索工具檢索效果 佳，線上輔助說明功能有助於系統操作指引，但對於線上系統服務方 式的質疑是授權使用範圍、收費與操作技術上的問題。（Altman &

Nemmers,2001,pp.127-129）

2001 年 A. Rosenbusch 曾選取美國、英國、澳洲等地的重要檔 案資訊檢索系統，透過網路線上瀏覽觀察並加以分析比較系統功能，

分析項目包括：資料描述層級、系統畫面親和性、檢索結果排序方式、

結果顯示功能、資料連結功能以及系統特色，發現半數以上的系統均

有不同層級顯示與瀏覽的功能，檔案著錄方式多半根據 ISAD(G)，檢 索結果排序功能則以提供相關度排序為主，查詢結果顯示方式各系統 之間差異不大，並建議未來需要進行使用者檢索行為之實證研究，以 掌握系統真正被使用的情形。（Rosenbusch,2001,pp.47-52）

E. Yakel 與 D.A. Torres 則徵求密西根大學校內曾經使用檔案 經驗者，以半結構訪談方式瞭解 28 位受訪者意見，發現多數使用者 難以理解系統呈現的檔案術語，且多半使用者在查詢過程需要專人指 導，因而建議檔案資訊系統應該符合易用性設計，讓使用者不需指導 即可自行操作。（Yakel & Torres,2003）

2004 年 C.J. Prom 利用問卷調查法、觀察法與訪談法，分析使 用者線上檢索行為及其對於檢索工具的意見，發現初次檢索者檢索時 間較長，缺乏檔案專業背景者使用檔案線上系統遭遇的問題較多，使 用者在館藏層級（collection-level）與案卷層級（folder-level）

的檢索，偏好採用瀏覽或展開方式功能，而非採用已知條件的鍵入檢 索功能。（Prom,2004,pp.246-260）

國內對於檔案目錄檢索行為研究，曾有林巧敏採問卷調查及檢索 後加以訪談紀錄的方式，蒐集「二二八事件檔案資訊網」使用者檢索 行為資料，發現使用者多具有一定教育程度之中高齡者，其職業以教 職者居多。受訪者使用之檢索途徑，以提供多欄位自然語言查詢之簡 易查詢方式為主；使用者使用之主題檢索詞彙形式，以「單一名詞詞 組」最多；使用者使用之主題檢索詞彙類型，以「專有詞彙」最多；

受訪者檢索目的以「個人或關係人資料查詢」為主；滿意度呈兩極分 布，其中「學術研究」者滿意度相對偏低。（林巧敏，2003）

張淑惠的碩士論文則採用深度訪談法與比較研究法，以中央研究 院近史所檔案館「近代外交與經濟重要檔案數位典藏計畫」為研究範 圍，訪談中研院資訊技術人員、檔案管理人員、檔案使用者，以綜合 觀點比較歸納出在 Web 環境中檔案檢索系統的重要特性與功能，指出

未來可藉由量化研究或評鑑法進行 Web 檔案檢索系統介面的使用研 究。（張淑惠，2004）

張郁蔚係以訪談法針對「全國檔案目錄查詢網」探究使用者對於 系統的意見，訪談對象以曾使用過該查詢網之檔案管理局人員為優先 尋找的志願受訪對象，其次再透過研究者之人際網絡尋找其他機關檔 案管理人員及一般社會人士受訪，研究者依據訪談內容予以分析受訪 者之系統使用經驗、評價與意見，提供系統後續改善之建議。（張郁 蔚，2007）

檔案管理局曾針對「全國檔案目錄查詢網」與「國家檔案資訊網」

召開學者專家與使用者座談會，瞭解系統使用問題，使用者認為現行 檢索系統存在：網站名稱相近亦混淆、應用申請訊息要清楚、依使用 對象區隔瀏覽權限、增加目錄瀏覽功能等問題。故根據使用者意見修 正系統名稱以資區隔，並增加使用者導讀資訊與調整部份畫面設計等 改善措施，但修改多侷限於畫面呈現方式，功能檢討部份改動有限。

（李殷，2009）

上述有關檔案目錄檢索系統應用評估的研究中，大多數皆著重於 使用者使用檔案目錄檢索系統的檢索行為，例如分析使用者經常使用 之檢索點、檢索詞彙類型，或是針對系統檢索結果的滿意程度進行調 查。由於影響使用者檢索滿意判斷之因素很多，例如系統的查詢反應 速度、使用者介面、系統資訊架構等。若僅以使用者認知的使用情形 或對於系統的滿意度進行評估，只能表達使用者對於系統主觀的看 法。因此，有別於前述檔案資訊系統使用研究所採行之調查法，如重 點在於檢索介面之改善，可針對系統操作過程進行檔案資訊系統易用 性評估之實測觀察分析。