美國國家檔案資訊系統

一、系統提供之檢索方式：含簡易或進階模式。

二、檢索詞彙提示：有否相關詞彙提示功能或是關聯詞連結等詞 彙輔助功能。

三、查詢結果排序：分析有否依年代、相關度、案名等提供使用 者選擇結果排序功能。

四、查詢結果顯示：說明呈現檢索結果之欄位。

五、層級瀏覽功能：有否提供檔案層級瀏覽功能，有哪些層級瀏 覽。

六、應用限制處理：說明目錄是否有註明檔案開放檢索程度。

七、全文提供程度：該系統目錄是否可直接連結瀏覽全文。

八、線上輔助說明：是否有線上輔助說明(help)功能設計。

最終並綜合該系統特色加以比較分析，以瞭解各系統之優劣，供 後續研究分析參考。

第一節 美國國家檔案資訊系統

一、系統沿革與收錄資料範圍

美國國家檔案暨文件總署（National Archives and Records Administration，NARA）是美國政府行政機構，負責收存所有美國官 方歷史紀錄，並負責發布國會的法案、總統文告與行政命令，並維護

聯邦法規的副本。轄下之美國國家檔案館（National Archives）創 建於 1934 年，收錄檔案資料包括：超過 93,000 件的電影片、550 萬 張地圖、圖表和建築圖紙、207,000 件聲音與影像記錄、18 萬張航空 照片、3.5 億筆電子文件（e-record），以及近 35 萬張的靜態圖片和 海報。

登入 NARA 網站首頁，有不同顏色區分的五項功能，由左至右提 供連結之服務主要為：（一）研究記錄(Research Our Records)、（二）

退伍軍人服務記錄(Veterans Service Records)、（三）教師資源 (Teachers＇ Resources)、（四）我們的位置(Our Locations)以及（五）

線上商店(Shop Online)。（圖 4.1）

圖 4.1 NARA 網站首頁

點選進入「研究記錄（Research Our Records）」，可以看到「Search Online(線上檢索)」的方框，接續有三個檢索系統與兩項使用指引，

可連結使用之系統包括：（圖 4.2）

（一） 線上公眾檢索(Online Public Access，OPA)：OPA 是新近開 放使用之美國檔案資訊系統，將原來美國電子文件計畫（ERA）

產生的原生性電子文件，以及原來提供查詢國家檔案的 ARC

（Archival Research Catalog）系統加以整併，以提供使用 者在同一系統介面可查詢到原生性電子文件與國家檔案資 訊。目前系統宣稱尚未完成所有資料整併，故仍保有 ARC 繼續 服務。（NARA,About Online Public Access,2013)

（二） 檔案研究目錄( Archival Research Catalog，ARC)：ARC 提 供美國國家檔案目錄檢索，收錄 3,424,244 立方英呎的館藏 量，其中有 536 個全宗、171,782 個系列、5,034,930 個案卷、

1,107,891 件檔案和 527,618 件文物等，其中約有 922,000 件 檔案已有數位化內容可供瀏覽。（NARA,About ARC,2013)

（三） 檔案資料庫(Access to Archival Databases，AAD)：AAD 是 一項整合查詢系統，提供 NARA 陸續建置之所有檔案資源的整 合查詢服務，使用者除可藉由鍵入關鍵字查詢外，尚可由事 件、地區或時間瀏覽檔案。

圖 4.2 Research Our Records 呈現畫面

二、系統功能概述

NARA 聲稱未來「線上公眾檢索」(Online Public Access，OPA) 系統將取代 ARC 成為查詢美國檔案資訊之主要系統，故以該系統為 例，分述各項檢索功能：

（一）檢索方式

OPA 的檢索方式分成簡易與進階兩種模式，簡易檢索由使用者直 接輸入關鍵字，藉由比對各項欄位查詢結果，右上角提供熱門檢索詞 彙讓使用者得以快速利用。進階檢索方面，分成三部分讓使用者選擇 要限定哪些條件以精確檢索範圍。第一部分「Advanced Search」除 了可以使用布林運算(AND、OR、NOT)，使用者可以在資料來源處，勾 選以縮小檢索範圍，也能選擇系統的回應時間，控制自己想要的資料 多寡；第二部分「Search fields for Authority Records」則可以 在搜索記錄欄位中填入所知的姓名、組織名或日期以縮小檢索範圍；

第三部分則針對檔案描述的各項欄位，以日期、檔案材料類型、層級、

檔案的位置、地理參考、全宗編號、產生者或是檔案簡述等，以輸入 或點選，縮小檢索範圍。

圖 4.3 簡易檢索與熱門詞彙

簡易檢索 熱門詞彙

圖 4.4 進階檢索

（二）檢索詞彙提示

除了在檢索頁面右上角會出現熱門檢索詞彙之外，美國的檔案檢 索系統沒有提供類似相關詞彙提示功能或是相關詞連結等詞彙輔助 功能，但檢索結果的左方有許多後分類可供使用者依所需增加檢索的 條件。以「WWI」為例，左方的後分類如主題群集下又分為檔案說明、

權威記錄、文字訊息、電報、杜魯門等，或是透過縮小資料來源、檔 案層級、日期、檔案材料類型、文件格式等，這些分類的下方另有系 統設定好的子分類項目，使用者可以點選想要的子分類項目以縮小檢 索範圍。這些子分類標題旁都會以括弧內標註數字方式，顯示該子分 類中有多少件是與使用者的檢索詞彙有相關的檔案，讓使用者可以透 過數字多寡參考決定該點選哪一個子分類項目。這些子分類也可以透 過點選加疊，以「WWI」為例，如果點選了「1860－1869」的日期選 項，還能再點選其他項目持續縮小檢索範圍。當希望不要某一個限定 條件時，只要按下限定條件旁的「x」鍵，即可取消，檢索結果就會 以保留的條件再次檢索。

圖 4.5 後分類

（三）查詢結果排序

查詢結果的排序，以「WWI」為例，系統將 OPA 的檢索結果(Online Holdings)排在第一位，由於是線上，檔案標題的左邊都會有該檔案 的圖示，例如照片、經掃瞄過的檔案原件或 PDF 檔。有圖示的好處是 使用者可以藉由圖示找到想要的檔案，更能線上觀看檔案原件；其次 則是無數位化之檔案(Description Only)，沒有圖示。但並不是所有 的檢索結果都會出現在同一頁面，如 WWI 在「Online Holdings」有 103 筆，頁面卻只出現 3 筆，其餘必須點入「查看線上館藏(View all Online Holdings)」，才能看到其他相關的結果。雖然僅輸入關鍵字，

但系統會自動將檔案的日期由近至遠排序。使用者的檢索詞彙以粗體 方式呈現，並無以其他顏色標註，使用者可能會因顏色一樣，而比較 不容易發現到關鍵字。

圖 4.6 檢索結果呈現

（四） 查詢結果顯示

查詢結果 Online Holdings 與 Description Only 的最大不同點 在於前者有檔案原件的影像檔，但是不像後者有非常清楚的檔案描 述。檢索結果基本上是以案件(file)層級顯示為主，一開始會看到國 家檔案識別碼與本地識別碼，二者是不一樣的。接著有產生者與該案 件往上的文件系列與全宗層級，兩個層級都可以藉由點選標題連結。

在詳細訊息(Details)區塊中有該檔案的層級、檔案材料類型、與產 生者相關的系列、一般附註、使用限制等欄位。如果該檔案在 ARC 中 也有，「不同的控制編號(Variant Control Numbers)」中就會告訴使 用者該檔案在 ARC 中的識別碼是什麼。最後是「已歸檔的複製品 (Archived Copies)」，告訴使用者該檔案的複製品現在位於何處、標 題、編碼以及典藏機構的連絡方式；另外會列出該複製品的載體訊 息，例如媒體類型、顏色、尺寸、格式、編號等。

關鍵字以粗體表示

圖 4.7 查詢結果的呈現

（五）層級瀏覽功能

任何一筆案件都有提供層級瀏覽功能，在檔案目錄頁面左上方有

「文件層級(Records Hierarchy)」，檔案目錄內容中的「來自(From)」

的欄位中，都會提供系列(Series)與全宗(Record Groups)的編號，

可以透過標題產生連結。

圖 4.8 層級瀏覽

（六）應用限制處理

檔案目錄內容中的「詳細訊息(Details)」有「使用限制(Use Restrictions)」一項，會告訴使用者該檔案目前的開放狀態、相關

全宗

系列

法規以及其他事項。

圖 4.9 應用限制

（七）全文提供程度

「Online Holdings」是有經過數位化並放於網路上讓使用者觀 看的檔案原件，點選影像圖或標題都可以直接連結觀看；除了檔案原 件之外，也有可供下載的 PDF 檔、網路資源或影像檔案等，但是與紙 本檔案比起來，數量上仍較少，多數仍以紙本形式為主。

圖 4.10 全文影像

全文影像

檢索技巧

（八）線上輔助說明

在「研究記錄」頁面中，左方即有「使用線上公眾檢索(Using Online Public Access)」與「檢索技巧(Search Tips)」兩種輔助說 明。前者是完整的使用指南，除了簡單地介紹 OPA、包含的資料範圍 之外，有各項頁面功能的使用方式，像是如何查看簡要與完整結果、

如何對檢索結果進行排序、有效率地縮小檢索範圍、儲存和列印檢索 結果頁面、匯出匯入檢索結果等。「檢索技巧」中會說明幾種檢索技 巧，例如關鍵字、完整字詞等；進階檢索部分會對檢索欄位逐一說明 功能，並告訴使用者如何對該欄位進行限定。而在檢索結果的頁面上 方也能找到「使用 OPA(Using OPA)」與「檢索技巧(Search Tips)」

的超連結可供點選。除此可以透過電話與電子郵件尋求協助之外，也 能在線上填寫問題表單，等待館員的回覆與協助。

圖 4.11 線上輔助說明

美國國家檔案館的檢索系統非常詳實完整，館藏數量非常龐大，

過去曾有因檔案內容性質不只一項系統提供查詢，但現已陸續重整儘 量以 OPA 為主要檢索入口。OPA 檢索特色在於進階檢索部分可採取勾 選或點選方式限定檢索範圍，不侷限於單一條件，亦可同時點選多 筆，例如查詢美國國家檔案館與總統圖書館有沒有相關需求檔案，可

以點選兩者為館藏機構一次檢索。此外，有許多文件已有數位化影 像，使用者可以在線上觀看檔案原件影像內容，省卻到館調閱的不 便；層級瀏覽功能很明確地說明該案件所屬的系列與全宗名，亦可直 接連結瀏覽，只是不便之處在於點連結後是在同一個頁面呈現，容易 產生迷路問題，若能另外跳出一個新視窗，或許可以降低迷路問題產 生，也能讓使用者在層級之間做比較以擇定想要的資訊。而系統提供 強大的參閱與連結功能，優點是熟悉系統之使用者可靈活運用，但對 新手使用者而言，太多的連結功能放在同一個頁面，很容易讓入門使 用者眼花撩亂。而 OPA、ARC 與 AAD 三項檢索系統頁面風格差異很大，

檢索方式也不同，使用者必須熟悉三種不同的檢索頁面，將造成使用 疲累或降低使用意願，故 OPA 朝向整合各系統方向邁進，對於使用者 應是一項福音。