問題陳述

第一節 問題陳述

檔案檢索工具是檔案數量成長後的必然發展，數量龐大的檔案資 訊無法僅憑人類所謂的博學強記，就能迅速找到所需的檔案材料，為 瞭解決數量浩繁的檔案管理與使用查詢需求，檔案檢索工具與檔案資 訊系統因而產生。檔案檢索工具（finding aids）是檔案館對於典藏 檔案之實體(physical)或智能(intellectual)描述性的工具，可藉此 對該檔案館的特定館藏資訊進行檢索。（Edgecombe,1993,p.248）檔 案檢索工具是使用者在檔案檢索活動中，按照一定的檔案實體特徵、

主題範圍或內容要項，進行檔案資訊查詢的工具，不僅是檔案應用的 基礎，更是館藏控制的重要依據。

隨著資訊科技的進步，檔案檢索工具多以電子形式呈現，所建置 之檔案資訊檢索系統（簡稱檔案資訊系統）是一個介於檔案使用者與 檔案資訊總體之間的一項設施，是根據特定目的將檔案文獻依照檢索 語言進行著錄與標引後，按一定的結構次序組織起來，並透過自動化 系統提供檔案文獻檢索的方式。

過去使用檔案館藏僅為少數研究人員的需求，研究人員多半可尋 求檔案館參考諮詢人員的協助檢索查詢館藏，但政府資訊公開之後，

檔案應用對象擴及一般使用者，背景多元之使用者，期許檔案資訊系 統應該更簡便而易於操作。根據國際檔案理事會（International Council on Archives Committee)的觀點，認為檔案資訊系統的基本 功能應是：能提供檢索檔案館藏資訊；是正確、一致而具有解釋性的 館藏檢索工具；並可呈現多層次的描述格式，以展現檔案資料的內容 與 關 係 。（ International Council on Archives Committee on

Descriptive Standards,2002）但並非所有檔案資訊系統均能符合使 用者期待，國外不少實證研究顯示，檔案館一廂情願所建置的檔案資 訊系統往往與使用者需求意願相違，使用者認為檢索檔案資訊，並不 是 一 件 容 易 的 事 。（ Rosenbusch, 2001,p.46; Duff & Johnson, 2002,p.472; Cox,2007,p.9）因此，如何瞭解使用者線上系統檢索行 為，並建置功能完善之檔案資訊系統成為重要研究議題。

國內檔案典藏機構，近年來在「數位典藏國家型科技計畫」支持 下，陸續進行珍貴檔案史料的數位典藏及檔案檢索工具的建置，如：

國史館的「史料暨史籍資料庫檢索系統」、國史館臺灣文獻館的「臺 灣總督府檔案數位典藏計畫」、中央研究院近代史研究所檔案館的「近 史所檔案館外交經濟重要檔案數位典藏計畫」、國立故宮博物院與中 央研究院歷史語言研究所合作之「明清內閣大庫檔案國家數位典藏計 畫」，均已建置檔案資訊系統，並陸續將檔案全文掃描，提供使用者 透過網際網路檢索。而國外國家檔案館建置之檔案資訊系統亦已行之 有年，著名的系統，如：美國的 ARC（Archives Research Catalog）、

英國的 PROCAT（Public Record Office Online Catalogue）與 A2A

（Access to Archives），甚至加拿大、澳洲、紐西蘭等國，均有代 表性之國家檔案資訊系統。我國檔案中央主管機關「檔案管理局」目 前亦已建置提供行政機關現行文件目錄查詢之「機關檔案目錄查詢 網」，亦有「國家檔案資訊網」提供國家檔案目錄檢索與影像調閱瀏 覽服務。

目前國內各檔案典藏機構各自發展系統，系統功能與建檔內容殊 異，造成使用者操作檢索檔案資訊極大的負擔。加上研究顯示國內各 檔案館因缺乏資訊專長人員，又因成本經費考量，主要都是由機關擬 定系統功能需求書，再委外由廠商開發系統，或有部分機關與中央研 究院計算中心技術合作開發系統。但整體而言，各機關認為系統長期

維運與新增功能需求都是負擔。（林巧敏，鄭伊廷，2011，頁 91）

故系統一旦開發完成啟用後，往往少有機會檢視系統或新增修改系 統。再者，委外雖是最經濟和便捷的方式，但也導致各館檔案資訊系 統功能分歧，使用者不僅須熟習不同的檢索介面，對於系統使用評價 落差也很大。因此，在系統開發初始，如何設計一個符合使用需求的 檔案資訊系統是非常重要的問題，特別是在目前國內檔案資訊系統正 值陸續發展與改版之際。

此外，因應檔案資訊系統的逐漸發展，檔案界開始重視使用者研 究議題，亦不乏對於檔案資訊檢索系統之研究，過去多半採用觀察、

問卷、訪談或焦點團體等調查方式，分析檔案資訊系統使用者之檢索 需求及其對於系統的意見，期許藉由對檢索過程與問題之瞭解，作為 系統改善之參考。問卷或訪談等調查方式固然可探知使用者意見，但 仍屬使用者主觀認知，對於瞭解使用者線上實際操作歷程與操作錯誤 處，只能瞭解使用者可記憶或可回顧的部分問題。因此，如果著重系 統功能之評估，宜採實測觀察方式，進行系統易用性評估，雖然圖書 資訊領域已有系統易用性評估實例，但檔案資訊系統使用研究關注系 統易用性評估者不多。

本研究希望先藉由文獻分析瞭解國外檔案資訊系統建置發展整 體情況；並藉由系統易用性（usability）評估程序，實際以國內具 有指標意義的檔案管理局「國家檔案資訊網」進行實測分析，藉由使 用者操作系統之實測觀察方式，分析使用者檢索歷程與操作過程，再 輔以問卷調查與深度訪談方式，探知使用者對於操作系統的看法與意 見，不僅可瞭解使用者與檔案系統互動之情況，進而可探討檔案資訊 系統介面存在之易用性問題，期許可供國內檔案資訊系統設計與功能 改善之參考。