英國國家檔案館檢索系統

一、系統沿革及其收錄資料範圍

英國國家檔案館（The National Archives）是隸屬於法務部底 下的行政機關，並結合公共部門資訊室（Office of Public Sector Information）、皇家辦公室（Her Majesty's Stationery Office）

以及歷史手稿委員會（Historical Manuscripts Commission）等部 門，作為共同保存英國政府、英格蘭與威爾斯近一千年來的珍貴檔案 與歷史文件機關。現已有近八千萬筆數位化檔案文件，可透過網路取 得近一億筆政府電子文件（records），另也收藏近兩千項政府網站典 藏記錄（web archives）。英國國家檔案館館藏內容形式多元，包含 紙質檔案、羊皮紙檔案、電子文件、機構網站、照片、地圖、繪圖等 各類型檔案記錄。（The National Archives,2013,Who we are）

由於英國國家檔案館館藏類型與數量龐大，除了建置國家檔案館 藏檢索資訊系統外，對於多樣的館藏資料類型也有其他主題性檢索系

統存在。近年更因管理與經費上的問題，部分館藏的數位內容則交由 合作機構負責，因此，使用者檢索檔案資訊可依主題需求，分別檢索 英國國家檔案館目錄系統及其與他機構合作建置之網頁檢索資料。目 前英國國家檔案館最新的館藏目錄為 Discovery，該系統由原來的 The Catalogue 館藏目錄系統發展過來，Discovery 承襲舊系統，提 供所有館內典藏檔案之檢索，並添加個人化標籤（tag）紀錄，

Discovery 整合館內數位與非數位檔案紀錄，使用者可自由下載公開 電子檔案，除此之外，針對館藏的多樣性，系統提供主題性的檢索系 統或網頁連結，其中最具特色者，包括：（The National Archives,2013, Catalogues and online records）

（一）Africa through a lens：提供自 1860 年代後近一百年的 非洲歷史影像。

（二）Cabinet Papers：提供 1915 年至 1981 年的內閣文書，分 為三項主題：英國與世界、英國的商業經濟與資源、英國 社會福利。

（三）Design Registers：收錄 300 多件陶瓷等器物的線上展示。

（四）Digital Microfilm：可在此使用數位微卷，下載免費資 源。

（五）Electronic Records Online：線上瀏覽、下載英國政府 公文。

（六）Library Catalogue：英國國家檔案館之參考圖書館的檢 索目錄。

（七）Our Online Records：提供部分經數位化的館藏。

（八）Taxation Records：又稱 E179 資料庫，提供中世紀稅收 檔案查詢。

（九）Trafalgar Ancestors Database：提供參與 Trafalgar 戰 役的參與者紀錄。

（十）UK Government Web Archive：提供過去政府相關網站之 快照紀錄。

但查詢英國國家檔案館檔案資料首推 Discovery 系統，故以下針 對 Discovery 系統功能加以說明。

二、Discovery 檢索系統功能

（一）檢索方式

Discovery 系統的設計目標為提供所有的使用者皆適用的設計，

系統介面除了基本的檢索功能，並結合瀏覽與標籤功能。瀏覽功能依 照政府部門排列，使用者可依部門的字首瀏覽相關連結；而新增的標 籤功能，主要是為了數量龐大的館藏有更完整的描述，因此除了館方 提供的資訊組織，也添加使用者意見的標籤功能，讓資料可以更加廣 泛被使用。

Discovery 提供兩種基本檢索方式，簡易檢索與進階檢索；簡易 檢索，由使用者自由輸入關鍵詞彙，再加以比對所有欄位，並且建有 下拉式選單，提供日期與主題性的篩選，限制檢索結果。

在簡易檢索框中，使用者可利用各種的組合詞彙過濾檢索結果；

而在進階檢索中，使用者可以使用更多的功能進行檢索策略，除了提 供原有的日期與主題篩選，使用者可以選擇依政府部門檢索或是在其 他資源內檢索，甚至可選擇檔案的開放狀況限制等。

此外，在進階檢索中，使用者也無須組合詞彙檢索，直接於各檢 索框內輸入檢索值即可。另外，英國國家檔案館典藏部分提供數位化 的線上瀏覽與下載，因此使用者可於檢索系統中自行選擇瀏覽可開放 之數位化影像。

圖 4.12 簡易檢索可提供關鍵字鍵入或是依政府部門瀏覽目錄

圖 4.13 進階檢索提供多欄位組合查詢

（二）檢索詞彙提示

使用者使用檢索系統，並於檢索框輸入關鍵詞彙時，系統並無自 動提示關聯詞彙的輔助功能，但在簡易檢索與進階檢索中，使用者可 利用詞彙組合輔助檢索，如在簡易檢索中，使用者可利用「OR」：擴 大範圍；「NEAR」：關鍵字彙間的緊密程度；或是利用「*」找出相似 的詞彙結果。

使用者輸入每項關鍵詞彙或是選項前，系統會自動跑出檢索框說 明提示，輔助使用者進行檢索時，能更加熟悉系統特性，減少檢索錯 誤。

圖 4.14 檢索框說明圖示（一）

檢索策略提示

圖 4.15 檢索說明框圖示(二)

（三）查詢結果排序

在英國國家檔案館檢索系統中，檢索結果排序目前一律以「相關 性」做為排序原則，館方認為相關性排序是目前網路檢索經驗中，被 廣泛認可的排序選擇，至於其他結果排序，如以時間、單位做為排序 原則，目前館方規劃在一萬筆內的檢索結果，使用者可以以時間、單 位作為排序。

（四）查詢結果顯示

檢索結果除了以相關性排序外，使用者可以選擇以簡目（案名、

產生時間與檔號)或是詳目（產生單位、主題、描述）顯示，在每一 筆檔案目錄底下都有連結，可以輕易瀏覽上下層級的案件或是瀏覽鄰 近的檔號案卷，使用者可點選瀏覽檔案層級架構，輔助使用者易於瞭 解上下層級關連結構。檔案基本的資訊組織，使用者可以從詳目中了

檢索說明

解整體檔案目錄資訊，但內容可否線上瀏覽是根據檔案數位化與否，

使用者也可以進一步使用英國國家檔案館提供的數位影像片段，但並 非所有檔案皆提供免費影像服務。

除了一般結果瀏覽外，系統提供使用者重新定義檢索結果的功 能，在顯示畫面中，使用者可於左排表格中，依據不同屬性做分析，

如主題（subject）、時間（Date）、全宗（collection）、層級（catalogue level）、狀態（closure status）、開放狀態（record opening date）， 使用者可利用系統提供的屬性分類，得到更完美的檢索結果呈現。此 外，所使用的檢索策略將顯示於最上方的檢索框，輔助使用者重新審 視自己的檢索過程。

圖 4.16 查詢結果顯示

圖 4.17 詳目內容顯示 結果分析

層級瀏覽功能

關鍵字標示

層級顯示

瀏覽功能選擇

（五）層級瀏覽功能

檢索結果中，系統提供層級瀏覽功能，同時使用者也可自行選擇 層級做為結果的過濾，系統提供 item、piece、series、department；

而在檔案的詳內容中，使用者也可於細節（detail）畫面的右方，瀏 覽簡易並由上到下的層級（hierarchy）架構，或是檔號（reference）

組織瀏覽、除此之外，使用者也可於上方的選單中（browse by hierarchy、browse by reference），使用更完整的層級瀏覽功能，

如運用欄位設計區分階層，加上色彩標記，縱橫階層一覽無遺，使用 者更加容易了解層級的涵義與使用。

圖 4.18 層級瀏覽(一) 層級顯示

圖 4.19 層級瀏覽(二)

（六）應用限制處理

使用者必須進入目錄內容後，方可得知檔案開放與否與限制問 題，每一筆內容皆會在上欄位顯示開放程度與是否擁有數位化影像，

使用者可透過此資訊欄位了解是否能在網路上直接瀏覽內容，或是提 出申請，而系統會直接告訴使用者，如果使用者想在館內免費使用這 項資源，必須進行哪些步驟以完成申請程序。另外，部分資源線上使 用是需要付費，使用者也可從此處得到相關資訊。

縱向層級

橫向層級

圖 4.20 應用限制處理

（七）全文提供方式

目前英國國家檔案館除了一般典藏外，部分典藏進行數位化，使 用者可於線上直接使用該資源，但由於數位化的經費與管理問題，部 分數位典藏內容是委託合作機構管理，因此，使用委外管理的數位館 藏需要收取一些費用；此外，館內提供的數位影像與原生電子文件，

部分可透過網路免費使用，並且可直接於目錄點選瀏覽影像，然而館 內大多數的典藏仍須透過線上申請，親自至館內使用，使用者可根據 網頁提供的開放資訊妥善使用。

擁有會員資格的使用者可直接於網頁提出申請，至多六件，再至 館內使用館藏，或是直接拜訪檔案館或透過電話申請調閱服務。

調閱方式說明

圖 4.21 線上申請表單

（八）線上輔助說明

由於 Discovery 為新啟用之系統，為與舊系統銜接，英國國家檔 案館提供多種的線上輔助說明，幫助使用者加快適應新系統。於檢索 主頁面裡，使用者可以透過右上角的「search help」，了解如何在新 系統中進行瀏覽與檢索，理解目前的使用需求該使用什麼樣的方式進 行，當檢索筆數過少時，有可能是因為什麼原因導致等。

圖 4.22 Search Help

此外，針對於新系統的推廣，英國國家檔案館策劃一個讓使用者 認識新系統的網頁，透過檢索主頁面的藍字連結，使用者可連結到關 於 discovery 平台的規劃歷史頁面，瞭解在全新的系統中，使用者可 以利用新系統的服務。除了新系統的使用引導外，針對第一次使用該 網站檢索系統的使用者，提供研究導引（research guide），引導使 用者針對需求進行相應的檢索行為。

常見問題解決方法

圖 4.23 關於系統與研究導引

除了檢索系統上的輔助說明外，還有整體網站的使用輔助說明，

使用者可利用最下方的常置欄位中的「Site help」，提供問答集

（FAQs）、索引與網站地圖，可在此了解館藏範圍、開放時間、線上 服務等相關資訊，以及實體檔案申請利用之規定等。

系統使用引導

圖 4.24 FAQS 三、系統特色

英國國家檔案檢索系統 Discovery 除提供豐富的館藏內容檢 索，也針對親和性（user-friendly)做了最佳的詮釋，針對系統初次 使用者，利用文字框方式提供檢索說明。儘管豐富的內容使得網頁資 訊的層級多，但它提供使用者豐富的檢索指引，透過快速連結（Quick

英國國家檔案檢索系統 Discovery 除提供豐富的館藏內容檢 索，也針對親和性（user-friendly)做了最佳的詮釋，針對系統初次 使用者，利用文字框方式提供檢索說明。儘管豐富的內容使得網頁資 訊的層級多，但它提供使用者豐富的檢索指引，透過快速連結（Quick