檔案資訊系統功能需求

長久以來檔案管理人員埋首於大量的文件、照片、磁帶與錄影音 資料之整理，檔案檢索工具原為紙本形式，因 MARC-AMC 與 EAD 等機 讀目錄格式的產生，使檔案資訊檢索有革命性的改變。檔案資訊檢索 系統是使用者找尋浩瀚檔案資源的重要指引，因網路與資訊技術的發 展，檔案檢索由原本的紙本轉變為電子線上形式，線上檔案資訊系統 相較於傳統紙本檢索工具，具有檢索速度快、檢索點較多、便於資源 共享、檢索結果輸出靈活等長處，也能藉由連結功能提供使用者悠遊 檔案層級結構之間，瀏覽相互關連的案卷與人名、地名權威等資訊。

（Meagher, Brown & Fisher,2000,pp.44-45）但每個線上檢索系統 界面設計不盡相同，也不是所有的線上系統都很容易使用。系統必須 擁有符合使用者需求的檢索功能，具有易於學習和操作的使用介面，

並適時提供必要的輔助說明，才能將使用者線上查詢操作，可能遭遇 的問題降到最低。但如何建構一個符合使用者需求的檔案資訊檢索系 統，則需要藉助檢索系統評估，瞭解系統滿足使用者需求的程度。

影響檔案資訊系統檢索品質的問題，在系統規劃與資料建置過程 中，影響因素包括：（馮惠玲，1999，頁 10-12；王向明，2001，頁 19-20）

（一）資料著錄的詳簡程度

資料著錄時如果能對於檔案材料的特徵描述比較細緻，蘊含的資 訊量較多，檢索時就能提供較多的檢索判斷條件。但著錄詳簡程度與 資料建置成本有關，不必然是愈詳細愈好，詳盡程度以能完整描述資 料特性為宜。

（二）文獻標引的深度與專指性

編製檢索工具對檔案內容分析愈透徹，標示出反映內容的主題詞 組愈貼切、愈具體，日後就愈能根據這些代表文件的主題詞彙找到這 份文件，主題標引詞彙如採用控制詞彙，固然能因具有良好詞彙結 構，有助於檢索回現率與精確率，但是維護成本較高且不具彈性；如 果採自然語言，雖然具有索引作業快、與使用者用語符合的優點，但 是對於同義、同類的相關詞彙未加以組織，容易造成檢索錯誤的連結。

（三）靈活運用檢索方法與策略

透過檢索問題分析，儘量準確的表達檢索需求，合理選用與之相 對應的檢索工具，並熟悉各項檢索工具之特點與收錄範圍，將檢索需 求以檢索系統語言進行查詢，必要時不以查詢一種工具為限，要能靈 活運用各種工具，可根據檢索結果修正檢索策略，以求得最理想之檢 索結果。

（四）提高檢索資料庫品質與功能

資料庫建置過程需要考量界定資料收錄範圍，並要求資料鍵入正 確、著錄精準，系統檢索介面功能要講究親和性，透過使用者研究瞭 解使用行為，並據以設計貼切使用需求之檢索系統功能。為了確保檔 案目錄資料庫品質，對於檔案目錄建檔資料應訂定規範及作業手冊，

需要加強教育訓練提昇著錄人員素質；既然目錄著錄過程，因人為或 系統缺失導致內容錯誤是無法避免的，需要建立檢核的機制，找出錯 誤所在，進而可加以修正，所謂的「檢核」是依據標準，檢查書目紀 錄本身有無錯誤，在書目資料匯入資料庫之前，可藉由資料校閱的程 序，檢視目錄內容有無任何錯誤的情形，以減少錯誤的比率。（林巧 敏，2004，頁 82-83）

雖然系統建置目的在於提供查詢，使用者也希望能以最迅速方 式、最短時間、取得最符合需要的檔案資訊資源。但不乏實證研究顯

示檔案資訊系統存在不少令人詬病之處，主要問題包括：

（一） 檔案層級瀏覽容易迷失路徑

根據 B. Altman 與 J.R. Nemmers 的研究顯示，使用者進行檔案 目錄層級瀏覽時經常迷失路徑,系統畫面應該呈現目前所屬層級位 階。E. Yakel 與 J.C. Chapman 等人的實證研究，也同樣提出使用者 對於系統所呈現之檔案編排層級架構的瀏覽功能，往往歷經館藏層級 瀏 覽 後 ， 而 不 知 身 在 何 處 。（ Rosenbusch,2001,p.50;

Alman,Nemmers,2001,p.126;Yakel,2004,p.68;Chapman,2010,p.26）

（二）過多專業術語難以理解

根據 Rosalie Lack 的分析認為，檔案系統採用很多術語是檔案 人員瞭解，但使用者未必知悉。（Lack,2006,p.77）使用者甚至對於

「行政資訊」（administrative information）此類檔案描述欄位名 稱，無法直觀理解，Wendy Scheir 建議檔案資訊系統應該提供專業 術 語 的 超 連 結 解 釋 ， 可 幫 助 使 用 者 理 解 介 面 功 能 選 項 的 涵 義 。

（Scheir,2005,p.72）

（三）檢索結果無法連結呈現全文

使用者對於資訊檢索系統的期許也不只是目錄查詢，更希望能在 檢索結果直觀點選，線上呈現檔案的數位內容。（Lack,2006,p.77）

（四）不恰當的社群參與功能設計

由於 WEB 2.0 風潮帶來強調使用者參與之介面設計，但 R. Lack 的 研 究 顯 示 使 用 者 對 於 熱 門 推 薦 的 功 能 可 能 感 到 興 趣 。

（Lack,2006,p.79）但檔案資訊系統提供使用者評論（comment）與 標籤（tag）功能並不實用，因檔案資訊專深性較高，學者專家提供 的評論或許可用，但一般社會大眾參與評論並無價值，M.G.Krause 與 E. Yake 也曾分析檔案資訊系統線上評論功能，發現使用者幾稀，

致用性不高。（Krause,Yakel,2007.p.298）

J.G. Daines 與 C.L. Nimer 則進一步歸納前人研究文獻，認為 檔案資訊系統普遍存在的檢索問題，包括：檔案階層顯示不清、案件 層級檢索功能不佳、文字區塊的過度使用以及過多的專業術語等狀 況。（Daines,Nimer,2011,p.7）現階段檔案學者對於檔案檢索工具的 評論，也並不友善，W. M. Duff, C.A. Johnson 與 Helen R. Tibbo 等人認為許多使用者並不瞭解如何檢索檔案資訊系統，甚至認為在檔 案館找尋資訊並不容易，因而建議檔案館應該跳脫全宗檢索和書目指 導的傳統思維，真正瞭解使用者線上檢索行為，才能設計符合使用者 需求之檔案資訊系統，讓使用者不需個別指導即可線上操作。（Duff &

Johnson,2002,p.472.;Tibbo,2003,p.29）

根據既有的檔案資訊系統使用研究在在顯示，檢索系統的功能如 果缺乏使用者導向設計，勢必和使用者能力與期許產生落差。目前國 內檔案典藏機構不乏已建置檔案資訊系統者，系統的建置往往需要機 構投注相當人力與資源，如果系統功能與使用需求相左，致使系統不 受使用者青睞，殊為可惜。現今臺灣地區檔案資訊系統使用人次相較 於國外檔案資訊系統造訪人次數量，相形見拙。雖然不同資訊檢索系 統有其規劃設定之服務對象、資料收錄特性與系統功能，不能全然以 使用次數評估系統價值，但系統介面「易用性」（Usability）設計，

應是所有系統一致性的目標。

檔案資訊系統介面如能符合使用者需求導向設計，自可降低使用 者檢索系統的障礙。「易用性」是一種以使用者為中心的設計概念，

易用性設計的重點在於讓系統能夠符合使用者的習慣與需求，藉由易 用性測試也可瞭解系統容易使用的程度。如能藉由研究分析，瞭解國 內檔案資訊系統介面易用性問題，將有助於系統功能提升，改善如前 述研究顯示檔案系統不易檢索的刻板印象，進而提升檔案資訊系統使 用人次。

目前國內檔案資訊檢索系統，尚無進行系統易用性評估之實證研 究，但系統介面設計之良莠，則深刻影響使用者的檢索表現與使用滿 意度。適值國內檔案資訊系統紛紛建置之際，實有必要探討檔案資訊 系統易用性設計問題。