本研究僅詢問企業界以及行政界其平時的工作內容,因此,在此綜整兩方看法,
以瞭解大型運動賽會行銷主管的工作內容。另外,本研究在正式訪問受訪者前,為了 確認其背景、經驗符合研究需求,因此,會以電子郵件的方式先行詢問受訪者平日的 工作內容,企業界的部分,除了 4E 因為工作過於繁忙,沒有回信之外,其他受訪者 均有回音,在訪問過程中,受訪者也會透漏其平時的工作內容,故同時有訪談稿及電 子郵件兩項資料來源,此章節將穿插呈現這兩項資料。行政界的兩位專家,因為已確 定其背景身份為本研究尋覓的研究對象,因此未事先以郵件確認身份,故僅有訪談稿 資料。另外,為了便於後續表格製作,故本研究會於各項工作內容說明前,增加小寫 的英文字母,例如:a 籌組運動賽會工作小組、說明及分派工作內容。
為了更完整、有層次的探討,本研究以劉清早 (2011) 提出的運動賽會運作階段 為架構,呈現大型運動賽會行銷主管的工作內容。因為企業界所籌辦的大型運動賽會 並不需要經歷申辦階段,而行政界所籌辦的運動賽會雖然要透過申辦,始能有機會辦 理,然而,本研究所訪問的兩位行政界專家並未在申辦小組任職,而是在籌備委員會,
故也沒有申辦階段這方面的工作內容可以提供,據此本研究僅探討選擇、籌備、舉辦 及結案四個階段大型運動賽會行銷主管的工作內容。
一、選擇階段
此階段包括決定是否申辦賽事,從研究調查、判斷到遞交申辦報告或辦賽申請的 階段 (劉清早,2011) 。本研究則指籌組工作小組、說明及分派工作內容、搜尋運動 產業相關資訊、規劃運動賽會執行計劃、尋找出資者、提案、瞭解出資者需求、判斷 到決定籌辦賽事的階段。由下述訪談資料得知,大型運動賽會的形成類型有三種,一 為自行籌辦,二為無中生有尋找願意出資辦理賽會的組織或個人,三為接受他人委託。
為了方便敘述,以下將願意出錢辦理賽會的組織或個人稱為出資者,另外將出資者與 公司的上司統稱為決策者。
我要先找到願意出錢的人,有一些是合作過的,他就會變成既定名單,有一些是無中 生有,會是說依照我們的一些可能人脈,留意到他接下來可能會有一些什麼樣的作為 時,我們就投案 (1E004)
一般來講都是他們委託來找我們的,比如說我們是 XX 企業連續五、六年的顧問公司,
那我們幫他處理大部份的不管是公關還是行銷議題等等的,但是在 2012 年的時候他就 結合了倫敦奧運,那他有了需求,他就會來找我們了,就會直接委託我們,所以跟一 般行銷公關公司比較不一樣的地方,可能是我們一般都是年約型的客戶去做,那當然 我們也有在做一些賽會,像是今年的 XX 馬拉松,過去四五年的 XX 路跑 (2E066)
不論多完美的計劃,都需要「人」去執行,始得以實踐,大型運動賽會更是如此,
面臨複雜的工作事務,首先,大型運動賽會的行銷主管需先估算多少人力始能應付工 作內容,若部門人數不足以應付,再透過公司內部借調等方式籌組工作小組,將合適 的人,放到合適的位置,並向小組成員說明工作內容,就此大型運動賽會行銷主管的 工作內容之一為「a 籌組運動賽會工作小組、說明及分派工作內容」。
因為賽道上面比較算粗活,所以大部份都由男生來做,如果是那種接待外賓啊,聯絡 飯店啊,吃的喝的啊,傳媒接洽都是女生來做,但有的時候,在分配的過程中因為人 手很缺,我必須找個男生來做這些事情的時候,可能他不太會,那主管就要找他來討 論一下 (1E044)
我要去思考我們整個活動需要多少人去執行這件事,要負責的人是誰,我會先評估說 我們組內的人夠不夠,如果不夠的話再請總監去協調其它部門的人來支援這個活動
(3E005)
我們要分派工作給下面的人做,並掌控他們的進度 (4E050)
在籌辦大型運動賽會之前,要先瞭解運動產業、籌辦的運動項目、運動賽會的訊 息和資料,才能有效掌握參與者的需求,規劃較完善的賽會活動,因此,運動賽會行 銷主管要先「b 瞭解運動產業、籌辦運動賽會、運動項目相關資訊」。
我現在要辦理一個運動賽會,我當然要瞭解這項運動,當你不夠瞭解這項運動,你就 不會規劃的好 (2E024)
因為每個運動項目它的差別是很大的,你都需要對它的特殊性有一定的瞭解,不然可 能時間的安排、場地什麼、賽務安排都會出問題 (3E013)
在蒐集完相關資訊後,大型運動賽會的行銷主管要「c 擬定運動賽會執行計劃」,
透過團體討論、腦力激盪的方式,將工作小組討論的想法化為文字,以利後續實踐。
(摘錄自電子郵件 1E051)
我的工作內容之一為從頭開始規劃活動
(摘錄自電子郵件 3E060) 我的工作內容之一為活動企劃
(摘錄自文件 5E030)
我的工作內容之一為撰寫企劃案、安排活動流程
運動賽會行銷主管也要負責「d 尋找出資者、提案,並評估決策者要實現的目的 與運動賽會的結合點」。在考量運動賽會內容時,也要思考決策者的目的能否透過舉辦 這場賽會來實現,亦即評估決策者要實現的目的與運動賽會的結合點。
(摘錄自電子郵件 1E053) 我的工作內容之一為進行提案
絕大部份的出資者一定是基於某一個理由辦這個活動,要不然他不會傻傻地把新台幣 拿出來,所以我們首先要跟這些出資的窗口或是高層對話,從不管多微小的資訊裡面 去理解他之所以要做這件事情的原因是什麼 (1E001)
(摘錄自電子郵件 3E056) 我的工作內容之一為提案
因為我們的客戶主要是主打籃球,所以一開始就知道我們會辦許多籃球活動,但籃球 活動還是有些不同,比方說我們現在就在想說我們暑假要怎麼做,比方說我們客戶在 暑假會有一些球星來台灣,那我們要怎麼做結合?這個就變成我們的空間會比較大,
就是不一定是球賽或什麼的,我們可以想到很多活動,也許是訓練,也許是籃球賽什 麼的,這部分我們就可以把我們的想法去跟客戶溝通。那其它的案子,有些是客戶就 直接說我們想辦籃球賽,那我們就以籃球賽這個架構去想裡面的內容。那有的是連整 個方向都是由我們來提供意見,我們通常會考慮客戶的目標來決定要辦什麼,能不能 接觸到目標客群、有沒有要帶到銷售 (3E050)
(摘錄自文件 5E031)
我的工作內容之一為提案、簡報
綜合上述訪談資料得知,在選擇階段大型運動賽會行銷主管的工作內容有四項,
包括「a 籌組運動賽會工作小組、說明及分派工作內容」、「b 瞭解運動產業、籌辦運動 賽會、運動項目相關資訊」、「c 擬定運動賽會執行計劃」以及「d 尋找出資者、提案並 評估決策者要實現的目的與運動賽會的結合點」。
二、籌備階段
此為賽事申辦機構取得賽事舉辦權後,開始準備直到賽事正式開始前這一工作階 段 (劉清早,2011) 。此一階段大型運動賽會行銷主管的整體工作內容為規劃、執行 運動賽會行銷及宣傳計劃,使運動賽會能持續曝光,另外為了節省賽會開銷或增加贈
品豐富度,行銷主管可能還需要尋求運動賽會贊助。
由於賽會籌備過程事務龐雜,可能會遇到許多問題,必須與運動賽會利益關係人 溝通和協調,保持良好的溝通環境,像是政府單位、出資者、當地居民、工作小組成 員等利益關係人,以利後續賽會進行。同時,為了得到良好的賽會曝光效益,也需要 與媒體保持良好關係,暢通溝通管道,所以運動賽會行銷主管的工作內容之一為「e 與運動賽會利益關係人進行溝通協調」。
由於籌備過程事務龐雜,需要和許多單位進行協調,這當中可能會遇到許多困難或障 礙,如果能很快的找到合適的對話管道,輔以本身良好的信譽,有不少事可以迎刃而 解 (1E049)
以道路來說好了,你要怎麼樣才可以讓市府相關單位去相信,你的交通管制措施是做 得好的,不至於引起太多民怨,但是既然一旦封路,就不可能不引起民怨,這中間過 程中的拿捏跟協調就變得很重要(2E032)
你都需要去幫客戶創造議題,你必須要跟媒體保持一定的關係,另外,我們的賽事會 有不同委託的客戶,那不同的客戶就會有不同的需求,都需要跟客戶溝通 (2E035)
(摘錄自電子郵件 3E057)
我的工作內容在前置作業要負責聯繫活動相關單位、與設計部門溝通製作物設計等
同時,亦為節省開銷,或是增加贈品以吸引民眾參與等因素,大型運動賽會的行 銷主管也要負責「f 各贊助單位合作案規劃與執行」,將贊助商想要的東西跟運動賽會 結合,合作過程中,透過與贊助商協商、溝通的方式,討論贊助合作內容,瞭解其贊 助目的,並盡可能滿足其需求,達到互惠互利的效果。
(摘錄自電子郵件 2E031)
我的工作內容之一為尋找運動贊助
所有賽會都會規劃贊助商的條件,比如說他贊助的產品或金額達到什麼樣的價值,他 就會有什麼樣的回饋,然後再根據這份贊助企劃書來協商有什麼需要變更的 (2E007)
我的工作內容要負責企業參與的部分,其實就是所謂的贊助拉!我們現在最主要在做 的就是聲訪,就是去跟企業做接洽,因為這些企業都是我們未來潛在的贊助商,所以 我們現在就是在規劃未來要怎麼去跟這些企業合作,那我們自己內部也在規劃贊助的
我的工作內容要負責企業參與的部分,其實就是所謂的贊助拉!我們現在最主要在做 的就是聲訪,就是去跟企業做接洽,因為這些企業都是我們未來潛在的贊助商,所以 我們現在就是在規劃未來要怎麼去跟這些企業合作,那我們自己內部也在規劃贊助的