察證準備 察證前的準備:
察證前的準備將包含下列各項:
1.瞭解察證之目的與範圍的適當摘要。
2.取得察證所需最新適用的文件，文件檢討或文件審查。
3.適當時，回顧上次察證的記錄。
4.視情況編排察證行程。
5.參考察證檢查表及各項標準文件。
察證查檢表
1.檢查表是一種有助於察證的工具，也可用來當作工作的文件及一項 記錄，編輯一份檢查表是一種分析察證對象所用程序的方法。
2.查檢表的目的是為了確保察證的目標和範圍被滿足，且察證的每一 部份皆被完成。
3.準備檢查表時，察證員必須考量:
使用的準則
相關的程序
使用的文件及記錄
標準的要求 察證之執行
察證程序 現場察證包含:
1.啟始會議(第一次察證) 2.進行實際的察證
3.察證員檢討 4.閉幕會議
5.必要時進行跟催
1.在第三者的現場察證中，開幕會議是第一步驟，它可引導:
好的溝通。
好的合作。
開放態度。
2.以下是察證組長在進行正式啟始會議中應具備的項目:
介紹
出席簽到單
察證員履歷
察證目的(品質標準)
察證範圍
文件審核報告
說明察證方法及抽樣
說明不符合事項及處理方案
保密
察證行程/時間表
會議室/作息安排
陪審員
閉幕會議。
報告及跟催的方式。
現場勘察安排。
以上所述非公式化或繁鎖，保持會議簡單扼要，適當控制會議。
察證目的
1.在討論察證的方法及技巧之前，我們需要考量整體察證程序的目 的，這些是要證實「耐震建築標章」申請個案:
存在且完整的執行。
正確的運作。
察證當中，察證員需要掌握許多的工作與資訊，以致於很容易遺忘上 述的目的。
2.為達此目的，我們需由下列對象來得到資訊:
人
流程
設備、工具、材料
文件 進行察證
1.察證員應該採取正面、專業及建設性方法來進行察證。通常察證 員應嘗試得到被察證人員的合作、開放及誠實的做法。
2.為達成這些目的，察證員應:
首先和工地主管(例:工地主任、工區經理)會面。
和執行工作者談(如監造工程師)
說明拜訪目的。
冷靜、禮貌與放鬆心情。
不以教訓口吻，態度平和。
說明清楚、謹慎。
3.察證中，察證員應盡力去察看，檢驗客觀證據及詢問開放的問題。
必需參考檢查表並做摘記。當察證中發現缺失時，應探求對建築 物耐震性能的衝擊程度及現場或施工過程的實際狀況。
4.證據包括:
文件、記錄。
實體證據。
環境狀況(適當時)。
察證員應找尋清楚的資訊及準確的數據。察證文件時需注意簽 名。如有一份文件不完整，則需察證另一份類同文件以了解不符 合事項的程度。
詢問技巧
1.有六個字對察證員相當重要。那就是:
如何(HOW)
何時(WHEN)
什麼(WHAT)
為何(WHY)
誰(WHO)
2.察證員應詢問有效、開放的問題。如果對方的答以”是”或”否”時，
那對話很快就會結束，但在查證某些時後，如此的回答是必要的。
3.察證員的主要工作是引出主要的資訊，像問「你們日報表或材料 進場資料放在哪裡?」的問題，可能引出「在檔案」的回答。這過 程顯示被察證對象知道有這樣的東西且知道它放在哪裡。
4.察證員會問一個人「針對所做的工作，你曾被訓練過嗎?」這是一 個較無效的問題。較好的問法是「這工作時，你被如何訓練的?」
或者「你受過什麼訓練?」
5.一個問題像是「不用時，被保存在哪裡?」涉及儲存及存檔。同樣 的問題像「檢驗完畢後，你如何處理哪些書面資料及產品?」將提 供一個文件流程資訊的答案。
6.另外的一個問句也會促使受察證論並顯現出具体證據的是「讓我 看」。例如，「讓我看你們的日報表/檢查記錄表」。
7.這裏還有一些例子:
讓我看你所做的
保存在哪裡
那是如何做的
什麼時後你會做這個
完成這個後會怎樣
誰會做那個
留意詢問的用語有助於引出資訊並讓對話流暢。
8.避免導引式的問題，例如:「我看你做完後就把記錄歸檔放入諸存 室，對吧!」這只會得到「是」、「否」或點頭回應。
掌握察證
1.察證員應掌握察證。不要:
偏離主題
被引導或誤導
陷入泥淖
讓被察證者洞悉察證的步伐
假設或猜測 2.要:
準備妥當
準時
堅持被問者回答問題
儘量少說話
避免誤解
問句清楚、 簡潔
有禮貌而冷靜
給予稱讚
3.察證過程中，察證員應有所準備及小心可能發生的情況。
例如:
受察證者態度強悍
怕生的受察證者
人員不見
文件遺失
預先備好的樣本(永遠自已選擇)
特例
動之以情
當這些情況發生時，察證員應牢記實地察證的目的及意義，果敢、
專業、公正地扮演稽察證角色。
察證之檢討 察證小組討論
1.察證完畢後，察證員/小組須私下討論察證所發現事物。在察證過 程中或每次結束時，有時也需討論的。
研究察證摘記或察證員彼此間比發現的事物
列出不符合事項 不符合事項
1.不符合事項歸因於:
執行缺失
發現的事務
不符合規定 不符合事項是:
「不能滿足規定的要求”此定義包含一個或多個品質特性(含依存 特性)或品質系統要素偏離規定的要求或短缺。」
2.不符合事項或許是未能:
與組織適用的標準相吻合
實施組織所規定的文件的要求
執行工作規定、法令、合約等規範
如沒有規定要求，就沒有所謂的不符合事項。
3.撰寫不符合事項的時機:
有些組織堅持察證員立刻寫下不符合事項並要公司代表簽名，不 管如何，察證員在寫下不符合事項之前，應先確認所有相關證據 已被收集。
4.最好的做法是:
告訴受察證者有關不符合事實，雙方同意事實真象
摘記並諮詢小組成員後，做成結論
在諮詢快結束時，起草不符合事項，然後在察證小組討論時定 案。
察證發現陳述:
1.簡短的陳述包含:
所發現事物的全貌
不符合事項描述
具體事證的例子
要求事項總結
2.記錄察證者發現陳述的文件應包含:
適用的程序書及版次
區域/部門或機能
標準及條款號碼 閉幕會議:
1.當察證小組討論完畢後，察證員/小組要將察證發現事實在閉幕會 議中提報給管理階層，這可稱為結束會議、結束講評或結案會議。
2.閉幕會議的議程是根據察證的種類而定。下面所列典型的閉幕會 議議程項目，並非完全硬性規定:
分發出席簽到單
察證員覆歷簽名
重申目的及範圍
陳述決定及結論
解釋抽樣技巧的意義
報告觀查事項
強調保密性
解釋報告及後續追蹤管理
收回出席簽到單與察證員覆歷 3.在閉幕會議期間，察證員/小組必須:
小心精確的解釋發現的事物及證據
對發現事提出補械說明及合理判定
勿陷入爭執
如發生錯誤，給予道歉並修正
勿給予顧問性建議
針對察證發現缺失，婉拒客戶提出的”立即解決”方案，管理階 層必須調查原因並試圖從根本矯正問題
察證報告製作與追蹤管理
1.在現場察證及閉幕會議後，須產生書面的報告。此報告須簡潔易 讀，而且不能在報告中出現閉幕會議中未提及的。依察證種類，
此報告可適當的包含下列內容:
組織名稱
察證日期
察證地點
合約號碼
主要接洽人員
察證小組成員
啟始/ 閉幕會議出席人員
察證立場陳述或結論
察證要點總結
分發一覽表
附件 2.報告不應有:
察證中發現但已正的缺失
交談中涉及的機密資訊
閉幕會議未提出的事物或討論
主觀意-只提可證實的事實
模糊的陳述
負面否定的字眼 追蹤管理
1.確定被執行的程序叫「追蹤管理」。此部份可由申請人所提的文件 進行審查或實際現場勘察去了解。
2.由察證員所進行的矯正行動的確認及接受叫「結案」，結案方法含 缺失區域的再察證，也就是要看到實體證據，或審查新的或修訂 過的文件。
3.受察證者提出長期的矯正預防行動計劃。這此應送交察證員。根 據察證員對組織的暸宗，儘可能評估提案的有效性，必要時並和 受察證者一起討論。