時間管理的原則與策略

謝 鴻 志 （ 2006） 認 為 有 良 好 的 時 間 管 理 原 則 才 能 發 展 出 有 效 的 時 間 管 理 策 略 。 時 間 管 理 的 原 則 及 策 略 是 使 時 間 能 更 加 有 效 運 用 的 手 段 ， 擁 有 良 好 的 時 間 管 理 原 則 與 策 略 必 定 能 提 升 工 作 的 效 率 ， 有 效 達 成 組 織 的 目 標 （ 徐 發 斌 ， 2002）。

壹、時間管理的原則

有 關 時 間 管 理 的 原 則 隨 著 時 間 管 理 理 論 的 發 展 ， 而 有 不 同 的 重 點 ， 第 一 代 時 間 管 理 方 法 重 視 備 忘 錄 型 ； 第 二 代 時 間 管 理 方 法 重 視 「 規 劃 與 準 備 」； 第 三 代 時 間 管 理 方 法 重 視 「 規 劃 、 訂 定 優 先 順 序 、 操 之 在 我 」；

第 四 代 的 時 間 管 理 ， 其 主 旨 不 只 是 要 提 升 做 事 的 方 法 ， 更 要 確 定 做 的 事 是 重 要 的、值 得 做 的，也 就 是 建 築 在「 重 要 性 」的 基 本 觀 念 架 構 上（Covey, Merrill & Merrill， 1994/2004）。

李 光 偉 （ 1996） 認 為 時 間 管 理 ， 應 遵 循 以 下 原 則 （ 一 ） 目 標 原 則 ： 確 立 目 標，用 目 標 控 制 自 己 的 生 活；（ 二 ）計 畫 原 則：做 計 畫，不 但 可 以 在 心 理 上 居 於 支 配 者 的 地 位 ， 更 可 以 縮 短 工 作 的 執 行 時 間 並 提 高 工 作 效

率 ；（ 三 ） 整 體 原 則 ： 把 一 生 當 作 一 個 整 體 運 作 ；（ 四 ） 優 化 原 則 ： 使 用 時 間 合 理 、 適 度 ， 使 其 效 果 極 大 化 ；（ 五 ） 效 率 原 則 ；（ 六 ） 集 中 原 則 ： 將 時 間 集 中 起 來，只 讓 少 數 重 要 工 作 佔 用 自 己 寶 貴 的 時 間；（ 七 ）容 量 原 則：只 要 善 於 擠 時 間，便 能 充 實 時 間 的 容 量；（ 八 ）形 態 原 則：抓 住 現 在 ， 總 結 過 去，把 握 未 來；（ 九 ）最 佳 原 則：把 握 最 佳 時 機，保 持 最 佳 精 神 ， 是 最 有 績 效 的；（ 十 ）辯 證 原 則：在 珍 惜 時 間 中，也 要 體 會 不 要 過 度 節 約 時 間，做 事 不 要 拖 延，但 有 時 可 以 有 計 畫 地 拖 延；（ 十 一 ）有 序 原 則：也 就 是 選 擇 一 個 較 佳 的 時 間 次 序；（ 十 二 ）彈 性 原 則：既 緊 湊，又 有 秩 序 ， 既 有 計 畫 ， 又 注 意 調 節 的 彈 性 原 則 。

許 明 欽 （ 1998） 認 為 時 間 管 理 應 遵 守 的 原 則 有 六 個 （ 一 ） 運 用 目 標 管 理：確 立 目 標，用 目 標 導 引 自 己 的 生 活；（ 二 ）擬 定 工 作 計 畫：工 作 有 秩 序、有 方 法、有 流 程，節 省 執 行 的 時 間；（ 三 ）保 持 適 度 彈 性：合 理 安 排 彈 性 時 間，以 應 付 突 發 狀 況，減 輕 工 作 壓 力；（ 四 ）把 握 最 佳 時 機：在 最 佳 的 狀 況 下 ， 將 能 提 高 效 率 ， 事 半 功 倍 ；（ 五 ） 效 率 效 果 並 重 ；（ 六 ） 時 間 集 中 使 用 ： 將 有 限 的 時 間 集 中 起 來 ， 專 心 完 成 少 數 重 要 的 工 作 。

鄭 志 富 （ 1999） 認 為 時 間 管 理 的 原 則 有 十 項 （ 一 ） 設 定 目 標 ： 設 立 明 確 目 標，有 效 規 劃 時 間；（ 二 ）設 定 完 成 日 期：控 制 完 成 日 期 確 保 組 織 績 效；（ 三 ）排 除 主 要 的 時 間 浪 費：將 會 議、電 話、訪 客 的 時 間 浪 費 減 至 最 低 ；（ 四 ） 預 留 彈 性 時 間 ： 預 留 彈 性 時 間 處 理 非 行 程 中 之 工 作 ；（ 五 ） 記 錄 每 一 個 活 動 ： 記 錄 每 一 個 活 動 ， 藉 由 控 制 之 功 能 來 評 估 每 一 活 動 皆 能 按 預 定 計 畫 來 加 以 落 實，並 可 做 為 時 間 管 理 之 修 正 參 考；（ 六 ）設「 勿 干 擾 時 間 」：將 極 重 要 的 業 務 安 排 於 寧 靜 時 刻 處 理，於 勿 干 擾 時 間 做 出 最 適 切 之 決 定；（ 七 ）評 估 工 作 習 慣：如 有 較 屬 負 面 之 工 作 習 性，應 切 實 檢 討 修 正；（ 八 ）應 用 培 瑞 圖 Pareto 法 則：應 用 八 十 二 十 法 則，將 時 間 花 在 重 要 的 少 數 問 題 上；（ 九 ）學 習 授 權：適 度 給 予 部 屬 更 多 的 授 權，對 提 升 組 織 績 效 是 正 面 的 ；（ 十 ） 學 習 說 不 ： 適 切 地 拒 絕 不 具 生 產 力 的 活 動 。

徐 發 斌 （ 2002） 認 為 時 間 管 理 的 原 則 有 （ 一 ） 運 用 目 標 管 理 ： 目 標 管 理 是 兼 顧 目 標 與 過 程 、 組 織 與 個 人 需 求 的 管 理 ， 確 實 掌 握 完 成 的 時 間 與 過 程，逐 步 達 成 目 標；（ 二 ）擬 定 工 作 計 畫：工 作 有 周 詳 計 畫，可 以 統

整 各 類 可 用 的 資 源 ， 安 排 工 作 時 間 ， 掌 握 關 鍵 點 ， 如 期 達 成 目 標 ；（ 三 ） 保 持 適 度 彈 性 ： 預 留 彈 性 時 間 ， 可 以 應 付 突 發 狀 況 ， 或 作 為 思 考 、 休 閒 之 用；（ 四 ）把 握 最 佳 時 機：凡 事 要 把 握 最 佳 的 時 機 來 達 成。尤 其 是 危 機 處 理，若 未 能 把 握 最 佳 時 機，常 會 導 致 嚴 重 不 良 後 果；（ 五 ）掌 握 整 體 原 則：時 間 管 理 是 整 體 性 的，除 了 必 須 兼 顧 人、事、時、地、物 等 層 面 外 ； 也 要 以 學 校 整 體 層 面 來 考 量 規 劃 全 校 的 時 間 管 理 ， 亦 即 需 兼 顧 行 政 、 教 學、社 區 家 長 等 層 面，共 同 整 體 來 考 量；（ 六 ）充 分 分 工 授 權：依 據 業 務 職 掌 分 層 負 責 或 以 部 屬 的 能 力 充 分 授 權 ， 使 主 管 有 更 多 時 間 來 規 劃 大 方 針 或 其 他 重 要 工 作；（ 七 ）效 率 與 效 果 並 重：不 可 一 味 追 求 高 效 率，而 忽 略 效 果 。

朱 文 雄（ 2005）認 為 時 間 管 理 的 原 理 原 則 有（ 一 ）80/20 原 理：即 為 重 點 管 理 原 則 ， 掌 握 「 重 要 的 少 數 」， 就 可 以 做 好 「 事 情 的 多 數 」。 亦 即 掌 握「 重 要 的 少 數 」之 重 要 因 子，即 能 控 制 大 局；（ 二 ）目 標 設 定 原 理 ： 目 標 管 理 具 有 找 出 方 向 、 導 出 重 點 、 具 有 向 前 推 動 的 力 量 、 集 中 精 神 和 資 源 於 目 標 。 設 定 目 標 有 五 個 原 則 ， 必 須 是 自 己 的 、 必 須 切 合 實 際 、 必 須 具 體 而 且 可 以 衡 量、必 須 具 有 達 成 期 限、必 須 用 書 面 明 列；（ 三 ）設 定

「 優 先 順 序 」原 理：凡 事 有 輕 重 緩 急，本 末 先 後；（ 四 ）運 用「 能 力 曲 線 」 原 理：將 重 要 的 事 安 排 在 黃 金 時 段 來 進 行，以 期 事 半 功 倍；（ 五 ）運 用「 計 畫 原 理 」：計 畫 是 事 先 擬 定 處 理 事 情 的 構 想，以 期 運 用 最 佳 的 方 法 來 達 成 既 定 的 目 標 。 也 就 是 說 計 畫 是 一 種 過 程 (process)， 由 目 標 開 始 ， 繼 之 以 達 成 目 標 所 需 之 策 略 (strategies)， 和 詳 細 計 畫 (detailed plans)的 確 定 。

本 研 究 綜 合 以 上 專 家 學 者 之 見 解 ， 將 時 間 管 理 的 原 則 歸 納 如 下 ：

一 、 目 標 設 定 原 則

設 定 目 標 是 時 間 管 理 成 功 的 先 決 條 件 與 秘 訣 ， 目 標 有 助 於 將 力 量 匯 聚 在 真 正 的 重 點 上（ 鄧 東 濱，1998）。目 標 具 有 找 出 方 向、導 出 重 點、具 有 向 前 推 動 的 力 量 、 集 中 精 神 和 資 源 於 目 標 、 杜 絕 拖 延 怠 惰 、 節 省 時 間 等 作 用；設 定 目 標 有 五 個 原 則，目 標 必 須 是 自 己 的、目 標 必 須 切 合 實 際 、 目 標 必 須 具 體 而 且 可 以 衡 量 、 目 標 必 須 具 有 達 成 期 限 、 目 標 必 須 用 書 面 明 列 （ 朱 文 雄 ， 2005）。

二 、 計 畫 原 則

有 效 管 理 時 間 的 途 徑 ， 就 是 計 畫 。 做 計 畫 ， 在 心 理 上 居 於 支 配 者 的 地 位，更 可 以 縮 短 工 作 的 執 行 時 間 並 提 高 工 作 效 率（ 李 光 偉，1996）。工 作 如 有 周 詳 計 畫 ， 可 以 統 整 各 類 可 用 的 資 源 ， 安 排 工 作 時 間 ， 掌 握 關 鍵 點，方 能 節 省 執 行 的 時 間，如 期 達 成 目 標（ 徐 發 斌，2002；許 明 欽，1998）。

三 、 優 先 順 序 原 則

凡 事 有 輕 重 緩 急 ， 本 末 先 後 ， 分 辨 事 情 的 輕 重 緩 急 、 優 先 順 序 是 時 間 管 理 很 重 要 的 方 法；把 最 重 要 的 事 擺 在 第 一 位，考 量「 重 要 性 」與「 緊 急 性 」，將 所 有 事 務 按 照 重 要 次 序 排 列；每 天 掌 握 20%的 重 要 事 情 並 做 好 它 們 ， 等 於 完 成 每 天 80%的 目 標 ， 只 要 能 掌 握 重 要 少 數 之 重 要 因 子 ， 則 能 掌 握 全 局 ； 應 用 80/20 原 理 ， 將 百 分 之 八 十 的 時 間 投 注 在 百 分 之 二 十 最 重 要 的 事 情 上 （ 朱 文 雄 ， 2005）。

四 、 掌 握 整 體 原 則

時 間 管 理 是 整 體 性 的 ， 工 作 目 標 的 達 成 除 了 必 須 兼 顧 人 、 事 、 時 、 地 、 物 等 層 面 外 ； 也 要 以 學 校 整 體 層 面 來 考 量 規 劃 全 校 的 時 間 管 理 ， 亦 即 需 兼 顧 行 政、教 學、社 區 家 長 等 層 面，共 同 整 體 來 考 量（ 徐 發 斌，2002）。

五 、 彈 性 變 通 原 則

在 處 理 行 政 的 過 程 中 ， 除 了 既 定 的 行 程 外 ， 常 會 遇 到 臨 時 性 的 工 作 內 容（ 鄭 志 富，1999）。保 持 適 度 彈 性，預 留 彈 性 時 間，可 以 處 理 突 發 狀 況 或 作 為 思 考 、 休 閒 之 用 ； 增 進 工 作 樂 趣 ， 減 輕 工 作 壓 力 ， 舒 緩 緊 張 情 緒、提 升 工 作 效 能（ 徐 發 斌，2002）。對 時 間 的 管 理，既 緊 湊 又 有 秩 序 ， 既 有 計 畫 又 注 意 調 節 的 彈 性 原 則 ， 是 時 間 管 理 的 重 要 原 則 （ 李 光 偉 ， 1996）。

六 、 分 工 授 權 原 則

主 管 不 必 事 事 躬 親 ， 依 據 業 務 職 掌 分 層 負 責 或 以 部 屬 的 能 力 充 分 授 權，使 主 管 有 更 多 時 間 來 規 劃 大 方 針 或 其 他 重 要 工 作（ 徐 發 斌，2002）。

適 度 給 予 部 屬 更 多 的 授 權，對 提 升 組 織 績 效 是 正 面 的（ 鄭 志 富，1999）。

七 、 最 佳 時 機 原 則

利 用 最 佳 時 間 ， 把 握 最 佳 時 機 ， 保 持 最 佳 精 神 ， 就 會 出 現 最 高 的 工 作 效 率，發 揮 最 佳 的 時 間 效 能，創 造 出 最 佳 的 工 作 成 績（ 李 光 偉，1996）。

時 間 管 理 應 著 重 於 時 機 問 題 ， 時 間 點 的 切 入 非 常 重 要 ， 若 未 能 把 握 最 佳 時 機 ， 可 能 要 花 費 數 倍 的 精 力 及 時 間 ， 甚 至 無 法 完 善 處 理 ， 因 此 凡 事 要 把 握 在 最 佳 時 機 來 達 成 （ 徐 發 斌 ， 2002）。

八 、 評 估 工 作 習 慣

基 本 上 ， 每 個 人 的 工 作 習 慣 都 不 相 同 ， 在 時 間 管 理 過 程 中 ， 如 有 負 面 之 工 作 習 性 ， 應 切 實 檢 討 修 正 （ 鄭 志 富 ， 19991）。

貳、時間管理的策略

國 內 學 者 鄭 彩 鳳 （ 1993） 指 出 ， 校 長 及 行 政 人 員 對 時 間 管 理 的 概 念 常 是 學 校 經 營 成 功 與 否 的 一 項 重 要 因 素 。 何 志 峰 （ 2001） 研 究 發 現 國 民 小 學 校 長 時 間 管 理 與 學 校 效 能 之 間 有 顯 著 的 正 相 關 ， 時 間 管 理 越 好 的 行 政 主 管 ， 則 學 校 效 能 越 佳 。 國 外 學 者 Ahlver（ 1990） 指 出 時 間 管 理 策 略 對 工 作 生 產 力、工 作 壓 力、創 造 力 和 溝 通 有 重 要 的 影 響；Edwards（ 1990）

研 究 亦 發 現 時 間 管 理 策 略 和 工 作 滿 意 度 有 顯 著 相 關 （ 引 自 陳 柏 蓉 ， 2004）。因 此，具 備 時 間 管 理 的 基 本 概 念 以 及 瞭 解 浪 費 時 間 的 因 素，並 學 習 時 間 管 理 的 策 略 ， 乃 是 教 育 工 作 者 應 重 視 的 課 題 。

以 下 就 學 校 管 理 人 員（ 鄭 彩 鳳，1993）、國 中 校 長（ 許 明 欽，1998）、

國 小 校 長 （ 徐 發 斌 ， 2002） 及 國 中 小 校 長 （ 謝 鴻 志 ， 2006） 對 時 間 管 理 的 策 略 分 別 敘 述 如 下 ：

鄭 彩 鳳 （ 1993） 認 為 學 校 管 理 人 員 的 時 間 管 理 策 略 （ 一 ） 有 效 計 畫 與 監 督：1.計 畫 評 核 術（PERT）由 計 畫、評 估、與 查 核 等 技 術 組 合 而 成 。 2.實 施 目 標 管 理 。 3.將 工 作 簡 化 ；（ 二 ） 擺 脫 時 間 的 浪 費 1.避 免 拖 延 ： 摒 棄 完 美 主 義 ； 分 辨 重 要 或 緊 急 事 項 ； 依 工 作 性 質 劃 分 工 作 ； 直 接 面 對 不 愉 快 的 工 作 ； 完 成 工 作 後 獎 勵 自 己 ； 掌 握 資 訊 。 2.排 除 干 擾 ： 將 電 話 、 訪 客、會 議 的 時 間 浪 費 減 至 最 低；（ 三 ）掌 握 時 間 的 運 用 1.同 時 處 理：有 些 事 情 可 以 在 同 時 段 內 同 時 處 理 。 2.積 極 充 實 ： 利 用 零 碎 時 間 來 充 實 自

己；3.要 配 合 節 奏：把 重 要 的 工 作 安 排 在 能 做 得 最 好 的 時 間 處 理；4.準 時 下 班；5.休 閒 時 間：消 遣 是 增 進 效 率 與 享 受 的 必 需 品；6.彈 性 運 用 時 間 ；

（ 四 ） 加 強 組 織 互 動 1.落 實 職 務 授 權 ： 不 做 能 授 權 別 人 做 的 事 ； 將 工 作 交 給 能 處 理 得 最 好 的 人 或 單 位 ； 所 授 權 的 性 質 與 範 圍 應 特 別 清 晰 與 準 確 的 表 明 ； 信 任 被 授 權 者 ； 一 開 始 時 就 講 明 期 望 完 成 的 狀 態 ； 追 蹤 任 務 的 交 付 情 況 。 2.有 效 溝 通 意 見 ： 給 予 充 分 反 應 的 時 間 ； 傳 遞 訊 息 明 確 與 簡

（ 四 ） 加 強 組 織 互 動 1.落 實 職 務 授 權 ： 不 做 能 授 權 別 人 做 的 事 ； 將 工 作 交 給 能 處 理 得 最 好 的 人 或 單 位 ； 所 授 權 的 性 質 與 範 圍 應 特 別 清 晰 與 準 確 的 表 明 ； 信 任 被 授 權 者 ； 一 開 始 時 就 講 明 期 望 完 成 的 狀 態 ； 追 蹤 任 務 的 交 付 情 況 。 2.有 效 溝 通 意 見 ： 給 予 充 分 反 應 的 時 間 ； 傳 遞 訊 息 明 確 與 簡