時間管理的相關概念

為 瞭 解 時 間 管 理 的 基 本 理 論 概 念 ， 本 節 將 針 對 時 間 管 理 的 意 義 與 重 要 性 、 時 間 管 理 的 理 論 模 式 及 發 展 作 介 紹 。

壹、時間管理的意義

古 希 臘 哲 學 家 亞 里 斯 多 德(Aristotle)在 西 元 前 四 世 紀 曾 無 可 奈 何 地 長 嘆：「 我 們 周 圍 自 然 界 裡 不 了 解 的 事 物 中 最 不 清 楚 的 就 是 時 間，因 為 誰 也 不 知 道 什 麼 叫 做 時 間 和 怎 麼 控 制 時 間 」（ 李 光 偉 ， 1996， 頁 33）。 學 者 泰 勒(Taylor)也 認 為 要 管 理 時 間 是 不 可 能 的，因 為 無 論 測 量 或 描 述，時 間 總 是 依 據 固 定 的 速 度 消 失 （ 引 自 許 明 欽 ， 1998， 頁 19）。 時 間 按 著 一 定 的 速 率 來 臨，又 按 照 一 定 的 速 率 消 失，時 間 本 身 是 無 從 管 理 的（ 鄧 東 濱 ， 1998）。 根 據 Forster（ 2000/2005） 的 看 法 ， 他 認 為 我 們 無 法 管 理 時 間 ， 需 要 管 理 的 不 是 時 間 ， 而 是 我 們 自 己 。 朱 文 雄 （ 1999） 亦 認 為 時 間 問 題 就 是 管 理 問 題 ；「 時 間 管 理 」 就 是 「 自 我 管 理 」。 也 就 是 「 藉 由 控 制 我 們 生 活 中 的 事 件 與 行 動，來 控 制 我 們 的 時 間，進 而 控 制 我 們 的 生 活 」（ 丁 復 興 ， 2003， 頁 18）。

李 光 偉 （ 1996） 認 為 時 間 管 理 是 一 門 藝 術 ， 在 宏 觀 上 把 握 時 間 ， 在 微 觀 上 珍 惜 時 間 的 技 能 和 技 巧 。 每 個 人 每 天 所 擁 有 的 時 間 都 是 一 樣 的 ，

時 間 管 理 的 問 題 ， 不 在 於 時 間 的 多 寡 ， 而 是 如 何 善 用 及 分 配 自 己 的 時 間

（ 張 志 維，2006）。許 明 欽（ 1998）認 為 時 間 管 理 是 指 個 人 面 對 時 間 而 進 行 的「 自 我 管 理 」，能 確 實 把 握 時 間，合 理 運 用 時 間，使 生 活 急 緩 適 中 ， 進 而 影 響 他 人 ， 使 單 位 時 間 內 的 工 作 效 率 達 到 最 高 點 。 林 鴻 儒 （ 2003）

認 為 「 時 間 管 理 」 乃 是 面 對 時 間 而 進 行 的 自 我 管 理 ， 藉 有 效 支 配 及 妥 善 運 用 時 間 的 方 法 及 技 術 ， 提 升 時 間 使 用 價 值 ， 使 個 人 有 計 畫 的 安 排 工 作 行 程 ， 有 效 達 成 工 作 目 標 的 歷 程 。 何 志 峰 （ 2001） 認 為 時 間 管 理 在 於 自 我 學 習 管 理 時 間 ； 有 效 安 排 工 作 行 程 ； 充 分 掌 握 時 間 ； 有 效 運 用 時 間 資 源 ； 達 成 組 織 預 期 的 目 標 ； 是 一 門 藝 術 也 是 技 巧 。

Martin 和 Osborne（ 1989） 則 認 為 時 間 管 理 包 括 設 定 個 人 目 標 ， 及 其 優 先 順 序 ； 決 定 目 標 完 成 的 最 後 期 限 ； 使 用 有 計 畫 表 的 日 曆 ， 有 助 於 完 成 最 優 先 順 序 的 目 標 ； 並 且 減 少 時 間 浪 費 到 最 低 程 度 ， 也 就 是 在 學 習 尋 求 最 短 的 時 間 內 達 成 目 標 。

綜 合 以 上 學 者 對 時 間 管 理 的 意 義 ， 是 指 個 人 在 有 限 的 工 作 時 間 裡 ， 能 設 定 目 標 ， 把 握 原 則 與 方 法 ， 將 時 間 用 在 與 目 標 相 關 的 活 動 上 ， 有 效 安 排 工 作 流 程 ， 排 除 浪 費 時 間 的 因 素 ， 期 使 工 作 效 能 提 高 ， 以 達 成 目 標 所 進 行 的 一 種 自 我 管 理 的 過 程 。

貳、時間管理的重要性

由 於 終 身 學 習 理 念 、 知 識 經 濟 時 代 的 來 臨 ， 人 類 重 視 工 作 績 效 ， 講 求 休 閒 需 求 及 生 活 品 質 ， 凡 此 種 種 需 要 使 用 更 多 的 時 間 來 因 應 ， 然 則 時 間 卻 依 然 如 其 特 性，無 法 增 加（ 謝 鴻 志，2006）。因 此，唯 有 以 最 有 效 的 方 法 ， 運 用 有 限 的 時 間 ， 做 好 時 間 管 理 ， 對 現 代 人 來 說 其 重 要 性 不 可 言 喻 。

首 先 從 企 業 組 織 經 營 的 觀 點 來 看 ： 時 間 是 項 無 形 的 資 源 ， 且 供 給 有 限 ， 所 以 比 其 他 資 源 如 資 金 、 設 備 等 更 值 得 珍 惜 ； 有 效 運 用 時 間 可 以 增 加 產 出， 等 於 增 加 了 資 源（ 陳 鵬 文，1991）。 陳 義 揚（ 1994）認 為， 時 間 就 是 成 本，在 競 爭 劇 烈 的 今 天，計 算 成 本 必 須 將 時 間 管 理 因 素 考 慮 在 內。

黃 珮 鈞 （ 2004） 也 提 出 ， 在 凡 事 以 速 度 決 定 成 敗 的 時 代 裡 ， 都 必 須 藉 由 時 間 管 理 能 力 的 提 升 和 因 時 制 宜 的 活 性 組 織 ， 將 有 限 且 無 形 的 時 間 化 為 組 織 重 要 資 本 。

再 從 社 會 學 的 觀 點 來 看 ： 網 路 科 技 發 達 ， 使 時 空 的 被 壓 縮 ， 當 社 會 改 變 的 速 度 超 過 人 類 的 處 理 能 力 時 ， 問 題 就 產 生 了 ， 這 些 問 題 幾 乎 都 是 因 時 間 而 起 的，能 掌 握 有 限 時 間，就 能 適 應 社 會 的 變 遷（ 黃 珮 鈞，2004；

鄭 彩 鳳，1993）。家 庭 及 社 會 結 構 改 變，社 會 取 向 多 元 化，每 個 人 扮 演 多 重 角 色 ， 需 在 有 限 的 時 間 內 履 行 比 以 往 更 多 的 角 色 期 望 ， 因 時 間 壓 力 而 造 成 生 活 緊 張 ， 唯 有 透 過 妥 善 的 時 間 管 理 才 能 減 輕 工 作 壓 力 （ 何 志 峰 ， 2001； 許 明 欽 ， 1998； 黃 珮 鈞 ， 2004）。

最 後 從 生 涯 規 劃 的 功 能 來 看 ： 鄭 彩 鳳 （ 1993） 認 為 時 間 管 理 受 到 重 視 ， 是 因 生 涯 規 劃 的 受 重 視 ， 為 了 掌 握 生 涯 發 展 各 階 段 ， 以 追 求 成 功 的 生 涯 。 許 明 欽 （ 1998） 認 為 做 好 時 間 管 理 ， 可 以 提 高 工 作 效 率 ， 增 加 休 閒 時 間 ； 做 好 時 間 管 理 ， 方 能 掌 握 生 涯 各 階 段 的 發 展 。 王 淑 俐 （ 1997）

認 為 妥 善 時 間 管 理 可 以 使 生 活 更 加 有 意 義 、 更 充 實 ， 包 含 工 作 或 學 習 時 間 、 休 閒 時 間 、 家 庭 時 間 、 個 人 時 間 、 遠 慮 時 間 。 人 生 除 了 工 作 之 外 ， 最 重 要 的 就 是 懂 得 享 受 生 活 ， 妥 善 的 時 間 管 理 不 但 能 減 輕 工 作 壓 力 、 提 升 生 活 品 質 ， 能 有 更 多 的 時 間 學 習 ， 達 成 生 涯 規 劃 （ 黃 珮 鈞 ， 2004）。

統 整 而 言 ， 時 間 管 理 的 重 要 性 如 下 ：

一 、 對 企 業 組 織 經 營 而 言 ： 時 間 就 是 成 本 ， 有 效 運 用 時 間 管 理 就 等 於 增 加 資 源 ， 有 利 組 織 經 營 。

二 、 從 社 會 學 的 觀 點 來 看 ： 在 有 限 的 時 間 裡 ， 個 人 須 扮 演 的 角 色 較 以 往 更 多 元 。 透 過 妥 善 的 時 間 管 理 將 有 助 於 減 輕 扮 演 不 同 角 色 所 帶 來 的 壓 力 。

三 、 從 生 涯 規 劃 的 功 能 來 看 ： 人 的 一 生 中 ， 各 階 段 都 有 其 特 定 的 任 務 ， 工 作 、 進 修 與 休 閒 應 融 合 並 行 ， 透 過 時 間 管 理 ， 更 能 掌 握 生 涯 各 階 段 的 發 展 ， 使 生 活 更 加 充 實 、 有 意 義 。

叁、時間管理的發展

Covey, Merrill 和 Merrill（ 1994） 將 歷 來 的 時 間 管 理 理 論 濃 縮 成 若 干 種 基 本 類 型，區 分 不 同 時 間 管 理 的 方 法；傳 統 三 代 的 時 間 管 理 的 發 展，

每 一 代 都 是 以 前 一 代 時 間 管 理 為 基 礎 逐 步 發 展 ， 就 效 率 與 操 控 能 力 方 面 來 加 強 ， 近 年 來 更 衍 生 出 第 四 代 的 時 間 管 理 ， 第 四 代 的 時 間 管 理 主 要 是 在 創 造 更 高 品 質 的 生 活（ 引 自 張 美 惠、陳 絜 吾 譯，2004）。茲 將 四 代 時 間 管 理 分 述 如 下 ：

（ 一 ） 第 一 代 方 法 重 視 備 忘 錄 型

一 方 面 順 其 自 然 ， 一 方 面 追 蹤 時 間 的 安 排 ， 例 如 何 時 寫 報 告 、 開 會 等 。 主 要 特 色 是 使 用 紙 條 或 備 忘 錄 來 進 行 時 間 管 理 。 隨 身 帶 著 備 忘 ， 並 且 常 常 翻 看 是 否 漏 了 什 麼 沒 做 。 每 完 成 一 項 工 作 ， 便 可 從 表 上 劃 掉 ， 否 則 便 增 列 到 明 天 的 備 忘 錄 上 。

（ 二 ） 第 二 代 方 法 重 視 「 規 劃 與 準 備 」

其 特 色 是 使 用 行 事 曆 與 記 事 簿 。 講 求 的 是 效 率 、 個 人 責 任 、 訂 定 合 適 的 目 標 、 事 先 規 劃 、 安 排 將 來 的 行 程 。 因 此 必 須 先 訂 定 所 有 時 間 表 ， 記 錄 應 做 的 事 ， 標 明 完 成 的 期 限 ， 註 明 開 會 的 日 期 ， 甚 至 把 所 有 資 料 輸 入 電 腦 。

（ 三 ） 第 三 代 方 法 重 視 「 規 劃 、 訂 定 優 先 順 序 以 及 操 之 在 我 」

第 三 代 時 間 管 理 方 法 的 重 點 包 含 規 劃 、 訂 定 優 先 順 序 、 操 之 在 我 。 首 先 必 須 先 釐 清 自 己 的 價 值 觀 ， 然 後 制 定 長 期 、 中 期 、 短 期 目 標 ， 以 實 現 其 價 值 觀 。 其 特 色 是 ， 將 每 天 的 活 動 排 出 優 先 順 序 ， 在 紙 上 或 電 腦 上 詳 盡 規 劃 成 各 式 各 樣 的 計 畫 表 、 組 織 表 。

（ 四 ） 第 四 代 時 間 管 理 1.強 調 人 類 四 種 天 賦 能 力

（ 1）自 覺：是 指 將 自 己 抽 離 出 來，檢 驗 自 己 的 思 想、動 機、過 去、先 天 的 條 件 、 行 為 、 習 慣 、 傾 向 等 。

（ 2） 良 知 ： 透 過 良 知 讓 我 們 聽 到 先 哲 的 智 慧 與 自 己 的 心 聲 。

（ 3）自 主 意 志：就 是 行 動 的 能 力。有 了 自 主 意 志，人 們 便 能 超 越 觀 念

架 構，依 據 自 然 原 則 調 整 行 動，而 不 會 完 全 受 制 於 情 緒 或 環 境。

（ 4） 創 造 力 ： 想 像 或 解 決 問 題 時 統 合 各 種 資 源 的 能 力 。 2.完 成 人 生 四 大 需 求

四 大 需 求 指 的 是 ： 生 活 、 愛 、 學 習 與 發 揮 影 響 力 。 生 活 是 指 食 衣 住 行 等 「 物 質 」 需 求 ； 愛 是 指 愛 人 、 被 愛 、 與 人 產 生 關 係 ， 有 歸 屬 感 等 「 社 會 」 需 求 ； 學 習 是 自 我 發 展 與 成 長 的 「 心 理 」 需 求 ； 發 揮 影 響 力 則 是 感 覺 人 生 有 意 義、有 目 的，對 他 人 有 貢 獻 等「 精 神 」需 求 。 第 四 代 的 時 間 管 理 ， 認 為 必 須 超 越 時 間 管 理 ， 進 而 探 討 生 命 的 主 導 權 。 第 四 代 時 間 管 理 的 內 容 不 只 重 視 時 間 管 理 的 過 程 與 步 驟 ， 更 涵 蓋 個 人 領 導 力 的 培 養 ； 其 主 旨 不 只 是 要 提 升 做 事 的 方 法 ， 更 要 確 定 做 的 事 是 重 要 的 、 值 得 做 的 ， 也 就 是 建 築 在 「 重 要 性 」 的 基 本 觀 念 架 構 上 。 所 謂 重 要 的 事 ， 是 指 真 正 有 助 於 達 成 人 生 目 標 ， 讓 生 命 更 豐 富 、 更 有 意 義 的 事 ， 並 能 創 造 出 高 品 質 的 生 活 。

綜 合 上 述 可 知 ， 前 三 代 的 時 間 管 理 ， 強 調 在 最 短 的 時 間 內 做 最 多 的 事 ， 追 求 高 效 率 ； 第 四 代 的 時 間 管 理 ， 則 是 從 自 己 的 內 心 出 發 ， 依 循 心 中 對 事 情 的 重 視 程 度 來 行 事，最 重 要 的 事 情 先 做，重 視 效 能，效 率 其 次 。

肆、時間管理的理論模式

由 於 對 時 間 管 理 的 定 義 不 同 ， 時 間 管 理 的 相 關 理 論 模 式 亦 有 各 自 的 側 重 ， 以 下 提 出 三 種 時 間 管 理 的 理 論 加 以 說 明 ：

一 、 時 間 管 理 系 統

Britton 和 Glynn（ 1989）以 心 理 時 間 管 理 系 統 (mental time management system)的 角 度 出 發，探 討 時 間 管 理 行 為 的 模 式。基 本 上 時 間 管 理 系 統 包 括 三 個 高 層 次 要 素 ： 目 標 管 理 者(goal manager) 、 任 務 計 畫 者 (task planner)、 時 間 表 安 排 者 (scheduler)。 茲 將 三 層 次 要 素 的 關 係 如 圖 2-1-1 所 示 。

慾 望 目 標 和 次 目 標 任 務 和 次 任 務 的 優 先 順 序 的 優 先 順 序

圖 2-1-1 心 理 時 間 管 理 系 統 的 高 層 次 要 素

資 料 來 源 ：Mental management and creativity: A cognitive model of time management for intellectual productivity (p.430). by Britton, B. K.,

& Glynn, S. M. 1989, New York: Plenum.

由 圖 2-1-1 顯 示 ， 並 加 以 說 明 如 下 ：

（ 一 ） 個 人 的 慾 望 輸 入 給 目 標 管 理 者 ， 目 標 管 理 者 依 據 慾 望 及 所 知 的 知 識 辨 別 目 標 的 重 要 性 ， 排 定 目 標 和 次 目 標 執 行 的 優 先 順 序 ， 依 此 完 成 既 定 的 目 標 。

（ 二 ） 目 標 和 次 目 標 執 行 的 優 先 順 序 輸 入 給 任 務 計 畫 者 ， 任 務 計 畫 者 依 據 目 標 思 考 完 成 目 標 所 需 進 行 的 各 種 活 動 、 可 行 性 來 排 定 任 務 執 行 的 優 先 順 序 ， 並 依 此 執 行 任 務 。

（ 三 ） 任 務 和 次 任 務 的 優 先 順 序 輸 入 給 時 間 表 安 排 者 ， 時 間 表 安 排 者 依 據 排 定 任 務 執 行 的 優 先 順 序 ， 再 列 出 每 日 優 先 順 序 工 作 的 工 作

表 ， 並 依 序 執 行 完 成 既 定 的 工 作 目 標 。

綜 上 所 述 ， 時 間 管 理 系 統 最 重 要 的 目 的 就 是 達 成 個 體 認 為 最 重 要 的 目 標 。 也 就 是 經 由 個 人 慾 望 的 輸 入 ， 在 足 夠 的 時 間 內 ， 設 定 目 標 及 目 標 的 優 先 順 序 ， 計 畫 任 務 及 計 畫 任 務 的 優 先 順 序 ， 依 序 排 定 時 間 表 ， 並 加

綜 上 所 述 ， 時 間 管 理 系 統 最 重 要 的 目 的 就 是 達 成 個 體 認 為 最 重 要 的 目 標 。 也 就 是 經 由 個 人 慾 望 的 輸 入 ， 在 足 夠 的 時 間 內 ， 設 定 目 標 及 目 標 的 優 先 順 序 ， 計 畫 任 務 及 計 畫 任 務 的 優 先 順 序 ， 依 序 排 定 時 間 表 ， 並 加