時間管理的干擾因素及困難因素

學 校 教 育 生 態 中 埋 藏 著 許 多 複 雜 與 不 確 定 性 ， 很 多 時 間 常 會 因 為 個 人 內 在 或 組 織 外 在 的 原 因 ， 在 有 形 或 無 形 中 被 鯨 吞 與 蠶 食 （ 謝 佳 雯 ， 2003）。Slezak(1984)的 研 究 發 現 ， 幾 乎 所 有 的 校 長 都 承 認 至 少 浪 費 了 百 分 之 二 十 五 的 時 間 。 浪 費 時 間 的 因 素 非 常 多 ， 若 要 有 效 掌 握 時 間 和 妥 善 運 用 時 間 ， 必 須 先 找 出 工 作 環 境 中 ， 到 底 有 哪 些 事 情 偷 偷 啃 噬 了 我 們 的 時 間 ， 又 有 哪 些 行 為 及 觀 念 使 我 們 浪 費 時 間 。 因 此 ， 唯 有 先 瞭 解 影 響 時 間 管 理 的 干 擾 因 素 及 困 難 因 素 ， 才 能 避 免 時 間 的 浪 費 ， 做 好 時 間 管 理 。 本 節 將 針 對 時 間 管 理 的 干 擾 因 素 及 時 間 管 理 的 困 難 因 素，分 別 敘 述 如 下：

壹、時間管理的干擾因素

Mackenzie(1997)認 為 時 間 浪 費 的 因 素 有 二 十 種 ： 應 付 危 機 、 電 話干 擾、計 畫 欠 妥、貪 求 過 多、不 速 之 客、事 必 躬 親、條 理 不 清、欠 缺 自 律 、 無 力 拒 絕 、 做 事 拖 延 、 會 議 耽 擱 、 文 件 繁 雜 、 工 作 擱 置 、 用 人 不 當 、 社 交 閒 談 、 權 責 混 淆 、 溝 通 不 良 、 進 度 失 控 、 資 料 不 全 、 旅 行 洽 公 。

鄭 彩 鳳 （ 1993； 1998） 從 管 理 的 內 涵 依 計 畫 、 組 織 、 指 揮 、 控 制 、 溝 通 、 決 策 等 方 面 來 探 討 浪 費 時 間 的 因 素 （ 一 ） 計 畫 與 決 策 不 佳 ： 工 作 拖 延、危 機 處 理、缺 乏 順 序、優 柔 寡 斷；（ 二 ）組 織 不 當：責 任 不 清、文 件 繁 瑣 ；（ 三 ） 指 揮 不 善 ： 含 糊 授 權 、 成 例 過 多 、 缺 乏 激 勵 ；（ 四 ） 控 制 不 宜：電 話 困 擾、不 速 之 客、不 知 拒 絕；（ 五 ）溝 通 不 良：不 當 溝 通、無 效 會 議 。

鄧 東 濱 （ 1998） 指 出 最 常 見 的 時 間 管 理 陷 阱 有 十 三 種 ， 包 括 欠 缺 計 畫、事 必 躬 親、會 議 過 多、不 好 意 思 拒 絕、拖 延、電 話 干 擾、不 速 之 客 、 文 件 堆 積 滿 桌 、 交 通 往 返 費 時 、 商 務 旅 行 、 午 餐 時 間 、 溝 通 不 良 、 上 司 所 導 致 的 時 間 浪 費 。

許 明 欽 （ 1998） 認 為 影 響 國 中 校 長 時 間 有 效 利 用 的 因 素 有 （ 一 ） 個 人 因 素 方 面：無 法 拒 絕、工 作 拖 延、授 權 不 易；（ 二 ）偶 發 事 件 方 面：電

話 干 擾 不 斷、不 速 之 客 造 訪、學 校 偶 發 事 件 處 理；（ 三 ）行 政 程 序 方 面 ： 缺 乏 計 畫 、 經 常 須 與 他 人 溝 通 協 調 、 經 常 參 加 會 議 及 各 項 活 動 、 上 級 長 官 臨 時 交 辦 事 項；（ 四 ）法 令 規 章 方 面：書 面 資 料 及 公 文 處 理 費 時、權 責 不 清 ， 不 易 做 決 定 。

朱 文 雄 （ 1999） 將 時 間 浪 費 的 因 素 ， 分 為 內 在 因 素 及 外 在 因 素 兩 種

（ 一 ）內 在 因 素（ 個 人 因 素 ）：偷 懶 拖 延、混 亂 失 序、不 敢 拒 絕、缺 乏 興 趣、精 疲 力 竭、貪 求 過 多、完 美 主 義、經 常 賴 床、不 敢 授 權、消 極 情 緒 、 自 我 束 縛 、 時 間 太 多 、 優 柔 寡 斷 、 角 色 不 清 、 方 法 不 對 、 閱 讀 緩 慢 、 溝 通 不 良 、 不 善 利 用 零 碎 時 間 、 缺 乏 計 畫 、 缺 乏 自 律 、 說 話 繞 圈 子 、 沒 有 仔 細 聆 聽 意 見 、 時 間 估 計 不 切 實 際 、 私 務 太 多 、 分 心 、 做 白 日 夢 ；（ 二 ） 外 在 因 素（ 環 境 因 素 ）：訪 客 干 擾、電 話 干 擾、過 多 冗 長 的 會 議、應 付 緊 急 事 件 、 文 件 繁 雜 、 等 候 時 間 太 多 、 資 料 不 全 、 差 勁 的 部 屬 、 頑 固 的 上 司 、 例 行 工 作 太 多 、 缺 乏 順 序 、 擺 脫 不 了 人 情 的 包 袱 、 午 餐 佔 用 過 長 的 時 間 、 缺 乏 溝 通 、 未 充 分 授 權 、 電 腦 當 機 。

郭 清 榮 （ 2003） 認 為 影 響 時 間 有 效 利 用 的 因 素 有 （ 一 ） 計 畫 層 面 ： 缺 乏 計 畫、工 作 拖 延、缺 乏 順 序；（ 二 ）自 我 管 理 層 面：缺 乏 自 律、時 間 估 計 不 正 確；（ 三 ）組 織 層 面：責 任 不 清、事 必 躬 親，不 知 授 權、缺 乏 激 勵；（ 四 ）電 話 與 會 議 層 面：電 話 干 擾、無 效 會 議；（ 五 ）人 際 關 係 層 面 ： 溝 通 不 良、不 知 拒 絕、不 速 之 客；（ 六 ）其 他：外 出 洽 公、來 自 管 理 者 的 時 間 浪 費 。

陳 柏 蓉 （ 2004） 認 為 影 響 教 師 時 間 管 理 有 效 利 用 的 因 素 有 （ 一 ） 內 在 因 素 ： 不 懂 拒 絕 、 做 事 缺 乏 計 畫 、 經 常 與 人 溝 通 協 調 、 例 行 公 事 過 於 繁 雜、工 作 拖 延；（ 二 ）外 在 因 素：會 議 過 多 與 冗 長、文 書 作 業 繁 雜、權 責 不 清 ， 各 部 門 工 作 相 互 干 擾 。

謝 鴻 志 （ 2006） 認 為 影 響 校 長 時 間 有 效 管 理 的 因 素 有 （ 一 ） 計 畫 層 面 ： 缺 乏 擬 訂 具 體 可 行 計 畫 的 觀 念 與 能 力 、 缺 乏 執 行 能 力 、 上 級 臨 時 交 付 的 任 務；（ 二 ）組 織 層 面：未 落 實 分 層 負 責 制 度，造 成 權 責 不 清、缺 乏 危 機 處 理 機 制 的 建 立 ， 未 能 及 時 處 理 偶 發 事 件 、 成 例 規 矩 太 多 、 文 件 檔 案 太 過 繁 瑣；（ 三 ）領 導 層 面：事 必 躬 親、授 權 不 當 及 授 權 含 糊、缺 乏 激

勵 、 對 時 間 估 算 不 正 確 ；（ 四 ） 溝 通 層 面 ： 溝 通 不 良 、 電 話 干 擾 、 e-mail 的 氾 濫、不 速 之 客、不 善 拒 絕 或 不 知 拒 絕、應 酬 太 多；（ 五 ）做 決 定 層 面 ： 欠 缺 做 決 定 的 技 術、延 宕 做 決 定 的 時 機、無 效 的 會 議；（ 六 ）評 鑑 層 面 ： 文 件 檔 案 繁 瑣、缺 乏 評 鑑 機 制、過 多 的 評 鑑 及 訪 視；（ 七 ）自 我 管 理 層 面：

校 長 人 格 特 質 、 校 長 的 行 為 模 式 、 閱 讀 過 度 、 不 知 整 理 資 訊 、 來 自 校 長 時 間 浪 費 。

本 研 究 綜 合 以 上 學 者 將 時 間 管 理 的 干 擾 因 素 ， 歸 納 如 下 ：

一 、 個 人 內 在 因 素 方 面

（ 一 ） 工 作 拖 延

「 拖 延 」 就 是 以 各 種 理 由 為 藉 口 ， 將 現 在 應 該 做 的 工 作 予 以 延 期 ， 而 從 事 一 些 不 重 要 的 事 。 但 多 數 人 往 往 不 自 覺 他 們 正 在 拖 延 ， 因 為 他 們 總 是 忙 著 做 另 一 件 自 認 為 「 非 做 不 可 」 的 事 。 拖 延 會 以 許 多 形 式 出 現 來 矇 蔽 我 們 真 正 的 行 動 焦 點 （ 郭 清 榮 ， 2003）。 要 如 何 避 免 拖 延 ？ （ 1） 摒 棄 完 美 主 義；（ 2）分 辨 重 要 或 緊 急 事 項；（ 3）依 工 作 性 質 劃 分 工 作；（ 4）

直 接 面 對 不 愉 快 的 工 作 ， 下 定 決 心 去 完 成 工 作 ；（ 5） 完 成 工 作 後 獎 勵 自 己 ；（ 6） 掌 握 資 訊 （ 鄭 彩 鳳 ， 1993）。

（ 二 ） 不 善 拒 絕 或 不 知 拒 絕

害 怕 說 「 不 」， 不 敢 拒 絕 ， 對 於 （ 1） 不 該 自 己 去 做 ；（ 2） 不 能 、 不 可 去 做 ；（ 3） 無 法 去 做 ；（ 4） 與 目 標 無 關 ；（ 5） 不 重 要 的 事 情 等 不 敢 拒 絕 別 人 的 請 託，照 單 全 收，因 而 浪 費 了 很 多 時 間（ 朱 文 雄，1999）。以 下 步 驟 可 幫 助 我 們 做 有 效 且 圓 融 的 拒 絕 ， 傾 聽 、 回 絕 、 提 出 理 由 、 提 供 變 通 之 計 （Mackenzie， 1996/1996）。

（ 三 ） 溝 通 不 良

溝 通 不 良 造 成 沒 有 共 識、認 識 不 清 而 造 成 誤 會，浪 費 時 間（ 許 明 欽 ， 1998）。造 成 溝 通 不 良 的 原 因 有 不 知 道 對 方 需 要 何 種 訊 息、語 言 障 礙、用 錯 媒 介、時 機 不 對、過 度 溝 通、接 收 者 未 受 激 勵 等 因 素（ 鄭 彩 鳳，1998）。

如 果 想 要 珍 惜 寶 貴 的 工 作 時 間，有 效 溝 通 意 見 應 注 意 以 下 幾 點（ 1）給 予 對 方 充 分 反 應 的 時 間；（ 2）溝 通 內 容 宜 明 確 與 簡 潔；（ 3）慎 選 時 間；（ 4）

提 供 回 饋 管 道 （ 鄭 彩 鳳 ， 1998）。

（ 四 ） 事 必 躬 親

對 別 人 不 信 任 ， 認 為 唯 有 自 己 能 將 工 作 做 好 ， 任 何 事 情 都 自 己 動 手 做（ 許 明 欽，1998）。由 於 大 小 事 都 親 自 經 手，以 至 於 身 心 俱 疲。跨 越 這 種 陷 阱 的 唯 一 途 徑 就 是 有 效 地 授 權 ， 有 效 授 權 的 步 驟 為 挑 對 人 選 、 下 清 楚 的 指 令 、 給 予 對 等 職 權 、 追 蹤 進 度 、 抵 制 向 上 授 權 （ Mackenzie ， 1996/1996）。

（ 五 ） 做 事 計 畫 欠 妥

缺 乏 計 畫 或 計 畫 欠 妥，容 易 造 成 資 料 不 全、條 理 不 清、缺 乏 順 序（ 郭 清 榮，2003）。所 以 應 詳 實 訂 定 有 效 計 畫，擬 訂 計 畫 時 應 掌 握 計 畫 的 方 法 有 訂 定 目 標、策 略 計 畫、每 月 計 畫、每 週 計 畫、每 日 計 畫（ 朱 文 雄，1999）。 以 及 掌 握 「SMART」 原 則 ， S-specific（ 要 明 確 ）、 M-measurable（ 可 測 知 ）、A-attainable（ 可 達 成 ）、R-realistic（ 要 務 實 ）、T-time bound（ 有 時 限 ）（Jones， 1999/2001）。

二 、 環 境 外 在 因 素 方 面

（ 一 ） 無 效 會 議

過 多 及 無 效 的 會 議 是 浪 費 時 間 的 主 要 原 因（ 郭 清 榮，2003；陳 柏 蓉 ， 2004； 鄭 彩 鳳 ， 1998； 鄧 東 濱 ， 1998）。 因 此 ， 在 會 議 前 備 妥 開 會 所 需 之 資 料 及 工 具 、 會 議 中 發 言 時 掌 握 會 議 意 圖 與 論 題 、 會 議 後 做 成 簡 要 的 會 議 記 錄 ， 追 蹤 執 行 情 形 ， 減 少 會 而 不 議 、 議 而 不 決 、 決 而 不 行 的 無 效 會 議 浪 費 寶 貴 時 間 （ 鄭 彩 鳳 ， 1993）。

（ 二 ） 文 件 繁 雜

學 校 是 一 個 科 層 化 組 織 ， 故 檔 案 、 資 料 之 書 面 化 ， 有 其 一 定 的 重 要 性 ， 但 若 文 件 未 能 分 類 歸 檔 、 書 面 資 料 形 式 化 、 公 文 旅 行 牛 步 化 、 成 例 過 多，則 失 之 形 式 化 且 浪 費 時 間（ 許 明 欽，1998；鄭 彩 鳳，1998）。應 如 何 使 文 件 簡 化 呢 ？ Polaine（ 1997）認 為 應 建 立 文 件 管 理 系 統，利 用 資 訊 和 科 技 來 改 善 文 件 處 理 的 效 率。Jones（ 1999/2001）認 為 有 效 的 文 件 處 理 方 法 有 立 即 處 理 、 轉 給 別 人 、 歸 檔 、 丟 棄 。

（ 三 ） 電 話 干 擾

電 話 是 一 個 科 技 產 品 ， 不 僅 帶 來 方 便 ， 也 為 人 節 省 了 不 少 的 時 間 。

但 是 若 使 用 不 當，容 易 造 成 打 斷 思 路 及 中 斷 工 作 的 情 形（ 許 明 欽，1998；

郭 清 榮，2003；謝 佳 雯，2003）。以 下 提 供 一 些 減 低 電 話 干 擾 的 策 略（ 1）

有 效 處 置 電 話：集 合 所 有 電 話 在 某 個 時 段 一 併 回 掉；同 時 做 點 別 的 事 情；

（ 2）良 好 的 電 話 交 談 技 巧：設 下 每 通 電 話 時 間 限 制；開 門 見 山 講 重 點 ； 坦 率 直 接 結 束 談 話 （Mackenzie， 1996/1996）。

（ 四 ） 不 速 之 客

學 校 是 一 個 開 放 的 系 統 ， 與 社 區 、 家 長 具 有 互 動 關 係 ， 於 是 客 人 造 訪 、 親 師 的 溝 通 、 同 仁 的 溝 通 ， 若 未 能 先 約 定 ， 將 會 造 成 困 擾 。 其 因 應 之 道 有 移 樽 就 教 、 站 立 會 客 、 限 時 面 談 、 利 用 隱 蔽 辦 公 室 等 （ 鄧 東 濱 ， 1998）。

（ 五 ） 學 校 偶 發 事 件 的 處 理

危 機 處 理（ 鄭 彩 鳳，1993）以 及 學 校 偶 發 事 件 的 處 理（ 許 明 欽，1998）

都 是 影 響 有 效 利 用 時 間 的 原 因 。 如 能 建 立 危 機 處 理 機 制 ， 及 時 有 效 的 處 理 突 發 事 件 ， 就 不 用 像 消 防 隊 一 樣 ， 忙 著 解 決 各 種 危 機 ， 可 以 避 免 時 間 的 浪 費 （ 謝 鴻 志 ， 2006）。

貳、時間管理的困難因素

從 時 間 管 理 的 相 關 研 究 中 得 知 ， 學 校 教 職 員 在 時 間 管 理 上 遭 遇 到 了 一 些 困 難 ， 說 明 如 下 ：

許 明 欽 （ 1998） 研 究 指 出 國 中 校 長 時 間 管 理 困 難 因 素 以 「 臨 時 性 、 突 發 性 的 事 太 多 ， 無 法 規 劃 」 最 多 ， 其 次 是 「 缺 乏 時 間 管 理 的 課 程 或 研 習 」。

郭 清 榮（ 2003）研 究 指 出 國 民 中 學 導 師 在 時 間 管 理 遭 遇 的 困 難 以「 臨 時 性 偶 發 性 的 事 情 太 多 ， 擾 亂 時 間 規 劃 」 最 多 ， 其 次 是 「 教 學 太 忙 沒 有 時 間 做 規 劃 」。

陳 柏 蓉 （ 2004） 研 究 指 出 宜 蘭 縣 國 小 教 師 時 間 管 理 遭 遇 最 大 的 困 難 是「 臨 時 性、突 發 性 的 事 太 多，無 法 規 劃 」，其 次 是「 工 作 太 忙、沒 有 時 間 作 規 劃 」。

李 佩 玲 （ 2006） 研 究 指 出 國 中 體 育 教 師 在 時 間 管 理 遭 遇 的 最 大 困 難 是「 臨 時 性 偶 發 性 的 事 情 太 多，擾 亂 時 間 規 劃 」，其 次 是「 基 本 授 課 時 數 太 多 ， 沒 有 時 間 做 規 劃 」。

從 上 述 之 實 徵 研 究 可 以 發 現 ， 國 中 校 長 時 間 管 理 遭 遇 的 困 難 以 「 臨 時 性 、 突 發 性 的 事 太 多 ， 無 法 規 劃 」 最 多 ， 其 次 是 「 缺 乏 時 間 管 理 的 課 程 或 研 習 」；國 中 小 教 師 在 時 間 管 理 遭 遇 最 大 困 難 是「 臨 時 性、偶 發 性 的 事 情 太 多 ， 擾 亂 時 間 規 劃 」， 其 次 是 「 教 學 太 忙 ， 沒 有 時 間 做 規 劃 」。 而 公 立 幼 稚 園 教 師 兼 任 園 長 ， 同 時 身 兼 教 師 及 園 長 的 工 作 ， 其 在 時 間 管 理 所 面 臨 到 最 大 的 困 難 為 何 ？ 是 本 研 究 所 關 注 的 議 題 。